張 維

（中國鐵路總公司檔案史志中心，北京100844）

21世紀(jì)初，地方志續(xù)修工作全面啟動(dòng)。2015年8月，國務(wù)院辦公廳發(fā)布《全國地方志事業(yè)發(fā)展規(guī)劃綱要（2015—2020年）》（以下簡稱《規(guī)劃綱要》），提出“充分發(fā)揮地方志在我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和社會(huì)主義文化強(qiáng)國建設(shè)中的重要作用”。在總結(jié)地方志工作已取得的成就的基礎(chǔ)上，提出了地方志事業(yè)存在發(fā)展不平衡、對(duì)修志工作重要性認(rèn)識(shí)不足、人員素質(zhì)亟待提升等問題。同時(shí)，要求“地方志工作適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)，明確在發(fā)展改革大局中的目標(biāo)任務(wù)，科學(xué)規(guī)劃，積極創(chuàng)新，有序推進(jìn)地方志事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展”。若按照《規(guī)劃綱要》規(guī)定的時(shí)間在2020年高質(zhì)量完成第二輪修志任務(wù)，各史志部門既要解決認(rèn)識(shí)問題，還要解決組織與操作問題。這不僅是地方志主管部門面臨的實(shí)際問題，也是專業(yè)修志工作者亟待探討的理論課題。

本文擬從兩輪修志在涵蓋內(nèi)容、理論認(rèn)識(shí)、編纂條件等方面的差別入手，結(jié)合實(shí)踐中的體會(huì)，探索在確保續(xù)修志書質(zhì)量的前提下，加快修志進(jìn)度、推進(jìn)修志工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展所應(yīng)具備的必要條件與實(shí)現(xiàn)途徑。

一、在認(rèn)真貫徹《條例》的過程中把握傳承與創(chuàng)新的關(guān)系

從20世紀(jì)80年代開始興起的社會(huì)主義新方志編修工作，不僅形成了省、市、縣志編修出版的高潮，也帶動(dòng)了包括國務(wù)院相關(guān)部委直屬企業(yè)，各地區(qū)政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)文化部門，事業(yè)單位參與并獨(dú)立開展修志工作，牽涉面之廣、社會(huì)投入之大前所未有。各地區(qū)、各單位在建立機(jī)構(gòu)與領(lǐng)導(dǎo)體制的同時(shí)，形成了保障修志得以進(jìn)行的工作機(jī)制與組織管理程序、完善質(zhì)量審查標(biāo)準(zhǔn)等，第一輪修志建立起來的志書體例模式與編纂方法形成了一般規(guī)范，逐步深化的理論研究成果產(chǎn)生了重要影響并在各輪修志的實(shí)踐中發(fā)揮著引領(lǐng)推動(dòng)作用。編修地方志這一涉及全國各級(jí)政府與部門、單位的重要文化建設(shè)事業(yè)所呈現(xiàn)的發(fā)展態(tài)勢(shì)與存在的不平衡狀況的矛盾，需要引起重視，需要頂層設(shè)計(jì)和進(jìn)一步規(guī)范指導(dǎo)。

2006年5月，國務(wù)院公布《地方志工作條例》（下簡稱《條例》），不僅重新確定了地方志書（地方綜合年鑒）的基本概念、性質(zhì)與涵蓋范疇，而且提出修志的組織責(zé)任，進(jìn)一步建立了志書質(zhì)量的基本標(biāo)準(zhǔn)，提出了修志專職人員應(yīng)具備的條件及編纂周期等，為志書續(xù)修工作指出了明確方向。為貫徹《條例》，《規(guī)劃綱要》對(duì)修志工作的重要意義進(jìn)行了明確闡述，對(duì)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)提出明確要求，并提出在2020年完成第二輪續(xù)修之后，“要認(rèn)真研究第三輪修志的組織管理、運(yùn)作模式、續(xù)修方式等，為啟動(dòng)第三輪修志做好資料收（征）集、隊(duì)伍培訓(xùn)及理論準(zhǔn)備等工作”，為每一輪志書續(xù)修的銜接與修志工作的持續(xù)發(fā)展提出可操作性意見與起止時(shí)間的要求。

回顧第一輪修志與正在完成的第二輪續(xù)修過程，雖然各個(gè)地區(qū)、單位的志書質(zhì)量差異較大，但多數(shù)單位在修志進(jìn)度上是存在“十年磨一劍”“八年抗戰(zhàn)”等“進(jìn)度標(biāo)準(zhǔn)”，往往一輪志書成書，已經(jīng)達(dá)到下一輪續(xù)修的上限，起步較晚的單位，甚至超過續(xù)修的上限，不僅造成修志編修周期的無限延后，而且降低其實(shí)用價(jià)值，難以及時(shí)發(fā)揮其在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要作用。

在第一輪志書開始編修的20世紀(jì)80年代，在“盛世修志”的大背景之下，相當(dāng)多的單位滿腔熱情、積極啟動(dòng)修志工作，在參考?xì)v史上志書模式前提下“邊實(shí)踐、邊摸索”，在設(shè)想社會(huì)主義新方志與舊志差別的情況下，逐步探討志書內(nèi)容、結(jié)構(gòu)體例、記述語言、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，邊學(xué)邊干，這些成果在志書編寫中發(fā)揮了規(guī)范與引導(dǎo)作用。第一輪志書的上限是各地建制或各行業(yè)的起點(diǎn)，斷限時(shí)間多數(shù)跨越幾個(gè)朝代，資料的收集、篩選、運(yùn)用難度較大，并采取手工抄清、鉛字排版的方式出樣，核實(shí)內(nèi)容與校對(duì)文字的方式都很原始。為客觀條件所限，第一輪修志編纂周期長是可以理解的。

進(jìn)入第二輪續(xù)修，絕大多數(shù)單位已經(jīng)從20世紀(jì)80年代開始出版年鑒，志書中多數(shù)資料已有積累；電子產(chǎn)品軟硬件的飛速發(fā)展與廣泛應(yīng)用改變了書籍出版各環(huán)節(jié)的全部操作方式；修志機(jī)構(gòu)的不斷完善已培養(yǎng)鍛煉出一批專業(yè)修志隊(duì)伍。再按照第一輪修志時(shí)采取“收集資料填寫卡片”“編寫資料長編”“按篇目組織入志稿”“進(jìn)行總纂編寫”“全書進(jìn)行改寫”等，完成一個(gè)步驟，再組織下一個(gè)步驟的模式就顯得程序繁瑣且耗費(fèi)時(shí)日。應(yīng)該依據(jù)第二輪修志的資料來源、參編人員情況等，簡化程序設(shè)計(jì)。重點(diǎn)應(yīng)該按照《條例》規(guī)定的志書內(nèi)容范疇，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況設(shè)計(jì)篇目，要求參編部門、單位按篇目收集入志稿，選擇合適人員參與總纂，最后，由主編組對(duì)總纂稿進(jìn)行修改統(tǒng)纂，而且全部程序都可以交叉推進(jìn)，把資料補(bǔ)充、稿件修改、語言精煉、文字推敲、內(nèi)容數(shù)據(jù)審查貫穿于修志工作的全過程。所以，若在堅(jiān)持質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前提下，確保每輪志書的有序推進(jìn)，組織工作的創(chuàng)新應(yīng)該是志書編纂工作創(chuàng)新的重要前提。

關(guān)于如何確定啟動(dòng)續(xù)修志書的時(shí)間，可以從實(shí)際出發(fā)進(jìn)行推算。1992年，王復(fù)興主編的《省志編纂學(xué)》提出：“下限一般可斷至初稿完成的前一年，大事記也可寫到擱筆時(shí)止?！盵1]王復(fù)興.省志編纂學(xué).齊魯書社,1992.(P12)這樣，如果計(jì)劃志書初稿完成需要5年，啟動(dòng)時(shí)間應(yīng)該是在志書下限的前4年，這是在第一輪修志背景下的經(jīng)驗(yàn)結(jié)論。第二輪續(xù)修整個(gè)斷限時(shí)間20年，提前4年開始準(zhǔn)備，占全部斷限時(shí)間五分之一的資料需要在編寫過程中逐年等待，就會(huì)打亂修志工作的節(jié)奏，不能一氣呵成。因此，啟動(dòng)時(shí)間不宜過早，也就是在認(rèn)真做好準(zhǔn)備之后，啟動(dòng)時(shí)間定在下限的前一年，初稿中各個(gè)篇章節(jié)目的最后一年內(nèi)容在年底或第二年年初補(bǔ)充，避免銜接內(nèi)容太多、出現(xiàn)脈絡(luò)不完整的問題。若滿足上述兩個(gè)時(shí)間點(diǎn)的要求，整個(gè)修志過程的時(shí)間就應(yīng)壓縮到3—5年。當(dāng)然，在組織管理、資料來源、人員素質(zhì)等條件一致的情況下，所用時(shí)間越寬裕，志書的質(zhì)量就會(huì)越好；反之，出現(xiàn)的問題幾率就會(huì)越大。這也是人人都理解的基本常識(shí)。當(dāng)然，解決質(zhì)量與進(jìn)度的矛盾不僅是理論問題，也是實(shí)際操作的問題。要探索如何在有限時(shí)間內(nèi)完成修志任務(wù)，就必須從提升志書質(zhì)量的保障、創(chuàng)新組織管理方式與加快操作辦法入手。

二、在深刻理解志書本質(zhì)屬性的前提下堅(jiān)持志書質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

《條例》第三條，明確了地方志，包括地方志書、地方綜合年鑒的基本概念、涵蓋范圍與基本屬性，為編纂志書、出版年鑒、志鑒理論研究提供了基本依據(jù)。不僅進(jìn)一步規(guī)范了省、市、縣三級(jí)政府的地方志工作，也為省、市、縣下屬重要政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)部門與關(guān)系國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要企業(yè)部門編纂出版行業(yè)、專業(yè)志書、年鑒指明了方向。

1.正確理解“歷史與現(xiàn)狀”，增強(qiáng)志書的現(xiàn)實(shí)服務(wù)意識(shí)。

“地方志書，是指全面系統(tǒng)地記述本行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)的歷史與現(xiàn)狀的資料性文獻(xiàn)”。盡管這個(gè)概念僅41個(gè)字，但已包含了志書有別于其他任何體裁同類書籍的獨(dú)有特征。其中，“資料性文獻(xiàn)”規(guī)定了志書的本質(zhì)屬性。編纂志書必須以權(quán)威性資料內(nèi)容及達(dá)到文獻(xiàn)水準(zhǔn)的語言、文字進(jìn)行“全面系統(tǒng)地記述”，還要在限定區(qū)域或管轄范圍之內(nèi)按照自然、政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)及其涉及的領(lǐng)域進(jìn)行謀篇布局，制定符合地區(qū)、行業(yè)特點(diǎn)的框架結(jié)構(gòu)。

至于對(duì)直接限定資料性文獻(xiàn)的“歷史與現(xiàn)狀”如何理解，筆者認(rèn)為：從廣義概念上看，有人認(rèn)為發(fā)生過的事都可以看作是歷史，志書是記事的書。擱筆之前的“事”，如若都算作歷史，其中的“與現(xiàn)狀”三字就沒有意義。所以，“歷史”與“現(xiàn)狀”，在志書中是有明確區(qū)分的。比如：第一輪志書中，清末時(shí)期的內(nèi)容應(yīng)該屬于歷史，中華人民共和國成立前的各個(gè)時(shí)期也可算作歷史[1]編修國家正史的一般做法，應(yīng)該是隔代修史。中華民國時(shí)期的情況也不應(yīng)該屬于歷史。，其后的情況大體上依據(jù)“詳近略遠(yuǎn)”的原則進(jìn)行篇幅安排與資料運(yùn)用，但是時(shí)間較近、沒有經(jīng)過歷史檢驗(yàn)、無法得出結(jié)論的事項(xiàng)，就不應(yīng)稱為歷史。所以，概念上的“歷史與現(xiàn)狀”應(yīng)該能涵蓋各輪志書，也可理解為斷限之內(nèi)的“前后”與時(shí)間概念的“早晚”，這里更可以理解為要強(qiáng)化“現(xiàn)狀”資料的入志，可以為存史、編史所用，更重要的是，應(yīng)使志書及時(shí)為現(xiàn)實(shí)服務(wù)。到了第二輪修志以后，嚴(yán)格意義上的“歷史”資料已不存在，二十年內(nèi)中國各地區(qū)與部門、行業(yè)的發(fā)展起伏跌宕、日新月異。如果一輪續(xù)修志書的完成，已經(jīng)是下限之后的若干年月，其入志內(nèi)容既不能稱為“歷史”，也難于稱為“現(xiàn)狀”，更會(huì)失去時(shí)效性，在我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和社會(huì)主義文化強(qiáng)國建設(shè)中難以發(fā)揮重要作用。所以，縮短編纂周期，加快志書出版速度，不僅是新時(shí)期文化建設(shè)的需要，也是使志書能夠在提升中國軟實(shí)力的過程中及時(shí)發(fā)揮作用的迫切需求。

2.樹立“存真求實(shí)”觀念，承擔(dān)質(zhì)量責(zé)任。

如何在有限時(shí)間內(nèi)確保志書質(zhì)量？《條例》第六條提出了明確的質(zhì)量要求：“編纂地方志應(yīng)該做到存真求實(shí)，確保質(zhì)量，全面、客觀地記述本行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)的歷史與現(xiàn)狀?！边@里的核心內(nèi)容是：“存真求實(shí)”“全面客觀”“記述歷史與現(xiàn)狀”。實(shí)現(xiàn)這個(gè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，不僅是志書編纂者為之奮斗的目標(biāo)，也是志書編纂組織者必須竭盡全力擔(dān)當(dāng)起來的分內(nèi)職責(zé)。

由全社會(huì)參與的修志工作，需要非修志專業(yè)的相關(guān)管理部門、企事業(yè)單位承擔(dān)相應(yīng)卷、篇的編修任務(wù)。需要各級(jí)政府提出指令性要求，采取組織措施，強(qiáng)力推進(jìn)編修工作按規(guī)定時(shí)限啟動(dòng)和進(jìn)展，否則，很難達(dá)到預(yù)定的進(jìn)度和質(zhì)量要求。因此，各級(jí)編修主管部門應(yīng)該明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，強(qiáng)化地方志工作機(jī)構(gòu)履行組織、督促、指導(dǎo)和檢查地方志工作的職責(zé)，修志工作的領(lǐng)導(dǎo)和組織者必須以求真務(wù)實(shí)的態(tài)度去組織志書的編修工作，避免對(duì)修志工作只提出一般要求和出現(xiàn)官僚主義和形式主義作風(fēng)問題，為修志工作的全面推進(jìn)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

作為永久留存的文獻(xiàn)典籍，志書中的所用資料都應(yīng)經(jīng)得起歷史檢驗(yàn)。這就需要在編纂過程中按照志書內(nèi)容需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，在修志專業(yè)機(jī)構(gòu)與志書參編人員中，樹立“存真求實(shí)”的理念、培養(yǎng)“存真求實(shí)”的行業(yè)品格。

首先，應(yīng)該明確地要求志書的編纂者，在資料收集、整理、鑒別、取舍、運(yùn)用等方面，堅(jiān)定地做到存真求實(shí)，并對(duì)入志資料產(chǎn)生的社會(huì)影響和效果承擔(dān)起社會(huì)責(zé)任。其次，作為志書的編纂者，要開闊視野，積極進(jìn)取，在全面收集本地區(qū)各方面資料的同時(shí)，還要通過調(diào)查研究，了解本地區(qū)的全面情況，掌握第一手資料，對(duì)本地區(qū)20年的變化有一個(gè)準(zhǔn)確的把握，力求資料真正反映出本地區(qū)的時(shí)代特點(diǎn)與地方特點(diǎn)，梳理出20年的發(fā)展脈絡(luò)，避免志書成為“工作總結(jié)與資料匯編”；最后，還要督促編纂者熟練掌握志書編纂的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、行文規(guī)范以及運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)技能，在提升編纂工作效率，在按計(jì)劃推進(jìn)編纂進(jìn)度的同時(shí)，承擔(dān)起編纂內(nèi)容的質(zhì)量責(zé)任。

3.轉(zhuǎn)換角色與角度，全方位實(shí)現(xiàn)“客觀準(zhǔn)確”。

作為權(quán)威性資料文獻(xiàn)，志書之所以能夠成為運(yùn)用廣泛的資料依據(jù)，主要是其具備客觀準(zhǔn)確的基本特征。能夠使志書呈現(xiàn)客觀準(zhǔn)確的特征，不僅需要有存真務(wù)實(shí)的態(tài)度，而且要求作者要徹底地轉(zhuǎn)換角色，需要作者“置身物外”，使自己從歷史的實(shí)踐參與者變?yōu)槔潇o的旁觀者，站在讀者、使用者的立場(chǎng)，從志書的篇章結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、標(biāo)題字詞使用、內(nèi)容語言表述等各個(gè)方面，體現(xiàn)出志書固有的客觀性，精準(zhǔn)地記述所應(yīng)纂寫的具體內(nèi)容。

做到客觀準(zhǔn)確，需在編纂實(shí)踐中不斷探索。編纂者不僅要從本地區(qū)、本單位年鑒條目中搜集志書斷限時(shí)間內(nèi)的可用資料，還要關(guān)注本地區(qū)、本單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展變化信息，調(diào)查當(dāng)?shù)氐纳缜?、地情，關(guān)注體現(xiàn)變化的帶有發(fā)展趨向的新情況，對(duì)入志資料加以補(bǔ)充，為科學(xué)設(shè)計(jì)志書篇目框架、完善整體結(jié)構(gòu)提供參考；要比較、鑒別和篩選征集到的資料，確定其可信性，保證所用資料的真實(shí)可靠；還要挖掘更深層次的資料，確保所記事項(xiàng)要素齊全、內(nèi)容完整。

另外，“客觀地記述”是強(qiáng)調(diào)志書區(qū)別于其他體裁書籍特別是史書的固有特征，注意堅(jiān)持“述而不論”的傳統(tǒng)原則，在志書編纂過程中，除在資料內(nèi)容確保真實(shí)準(zhǔn)確之外，必須兼顧語言表達(dá)方式所帶來的實(shí)際效果，應(yīng)把從史書、教材、總結(jié)、報(bào)告、檔案、文件中的可用資料，改為第三人稱；把帶有“現(xiàn)在”“過去”“將來”“至今”等含混的時(shí)間用語改為“帶有準(zhǔn)確時(shí)間的現(xiàn)在進(jìn)行時(shí)”；把帶有主觀描述性語言改為客觀記述性語言等，這些在這里不一一闡述，總之，要從語言表述方面體現(xiàn)志書的客觀、嚴(yán)謹(jǐn)，體現(xiàn)官修志書的權(quán)威性。

三、在辯證思維的指導(dǎo)下營造志書編纂的穩(wěn)定環(huán)境

在限定時(shí)間內(nèi)確保志書質(zhì)量，不僅需要志書編纂者樹立質(zhì)量意識(shí)、貫徹質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、全力為之奮斗，還需要具備幾方面必要的條件。

志書編修工作無論是在規(guī)模龐大的省、區(qū)，還是范圍較小的市、縣，乃至部門、系統(tǒng)、單位，都是一項(xiàng)需要繁復(fù)的組織工作、抽調(diào)相當(dāng)數(shù)量的高質(zhì)量人才與投入一定的財(cái)力的系統(tǒng)文化工程。需要主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)修志工作認(rèn)識(shí)明確、積極支持；需要有穩(wěn)定的專門機(jī)構(gòu)組織進(jìn)行指導(dǎo)協(xié)調(diào)與推動(dòng)；需要培養(yǎng)一批熟悉本地區(qū)歷史情況、具有良好的文字修養(yǎng)與寫作能力的撰寫人員；還需要有不間斷的財(cái)力物力支持等等。其中，任一環(huán)節(jié)的薄弱，都會(huì)造成志書編纂質(zhì)量的欠缺或編纂進(jìn)度的拖延。第一、二輪修志的實(shí)踐充分證明，修志工作最重要的保障條件是主要領(lǐng)導(dǎo)的重視、編纂組織者的責(zé)任意識(shí)與編纂人員選用得當(dāng)。

1.領(lǐng)導(dǎo)重視是修志工作得以健康發(fā)展的基本條件。

第一輪修志啟動(dòng)之時(shí)，是在“盛世修志”的號(hào)召之下，雖然有各級(jí)政府文件的要求，但不同地區(qū)各級(jí)政府與參編部門的主要領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)、主管部門的組織能力、投入的資金數(shù)量、人力資源水平等方面與修志工作的需求還有一定差距，并且存在參差不齊的情況。一些領(lǐng)導(dǎo)重視、文化建設(shè)意識(shí)較強(qiáng)和具有修志傳統(tǒng)的地區(qū)，不僅按照規(guī)定的時(shí)間期限完成修志任務(wù)，而且編纂出內(nèi)容全面、質(zhì)量上乘的志書，對(duì)于豐富地區(qū)文化資源，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的作用已初步顯現(xiàn)；也有個(gè)別地區(qū)和單位的領(lǐng)導(dǎo)只是把修志工作作為一項(xiàng)一般任務(wù)，支持不夠有力、選人不夠得力，修志工作拖延日久，耗費(fèi)了大量資金；還有的單位志書質(zhì)量低下，如若重修，已錯(cuò)過時(shí)機(jī)，只能束之高閣。

進(jìn)入第二輪修志時(shí)期，各級(jí)修志管理部門從強(qiáng)化專業(yè)機(jī)構(gòu)入手，在組織領(lǐng)導(dǎo)、宣傳動(dòng)員、采取推動(dòng)措施、創(chuàng)造編修條件等方面比第一輪修志時(shí)期有較大改善?！稐l例》的公布，將志書編纂工作納入法治建設(shè)規(guī)范，要求各級(jí)政府加強(qiáng)對(duì)修志工作的領(lǐng)導(dǎo)，將地方志工作所需經(jīng)費(fèi)列入本級(jí)財(cái)務(wù)預(yù)算；明確提出了地方志指導(dǎo)機(jī)構(gòu)的職責(zé)。在領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、財(cái)力物力條件具備的情況下，各級(jí)政府主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)修志工作的態(tài)度，可能還要看修志管理部門的作為。如果同級(jí)地方志辦公室在以往的修志、出版年鑒、編寫地情文獻(xiàn)、宣傳當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會(huì)文化等方面成果成績突出，主要領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)毫不猶豫予以支持；如果地方志工作處于拖沓、被動(dòng)的狀態(tài)，無論主要領(lǐng)導(dǎo)是否重視，要取得修志工作的迅速進(jìn)展，都是不切實(shí)際的。

2.修志組織者的責(zé)任意識(shí)是修志工作健康發(fā)展的關(guān)鍵。

在第一、二輪修志過程中，無論是編纂各級(jí)地方志，還是編纂行業(yè)志、單位志、部門志，都要由修志主管部門預(yù)先謀劃，在達(dá)到修志斷限時(shí)間節(jié)點(diǎn)之前，提出一套符合實(shí)際的啟動(dòng)方案并爭得領(lǐng)導(dǎo)支持。其中，包括編修工作的時(shí)間期限、編委會(huì)的人員組成、牽頭組織與指導(dǎo)協(xié)調(diào)的責(zé)任歸屬、主要編纂人員的選擇與落實(shí)、資金的承擔(dān)與使用規(guī)則以及采取何種方式進(jìn)行整體推進(jìn)等等。能否迅速得到領(lǐng)導(dǎo)的首肯或支持，決定于編纂組織者的責(zé)任能力與啟動(dòng)方案是否符合志書編纂工作以及本單位的實(shí)際情況。這是第一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

志書正式啟動(dòng)之前，還要依據(jù)志書所記各方面內(nèi)容的性質(zhì)分類，起草全面完整、符合本部門實(shí)際情況的篇目；還要在對(duì)應(yīng)篇章節(jié)中注明編寫責(zé)任單位，附于啟動(dòng)文件之后，作為資料征集、初稿編寫的框架性依據(jù)；同時(shí)，將預(yù)先準(zhǔn)備的《志書編纂行文規(guī)定》《志書編纂質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》同啟動(dòng)文件一并下發(fā)，以確保初稿質(zhì)量基本符合要求。這是第二個(gè)重要環(huán)節(jié)。

啟動(dòng)文件下發(fā)后，立即組織召開各參編單位主管領(lǐng)導(dǎo)參加的修志動(dòng)員會(huì)，貫徹文件精神，宣傳修志工作的指導(dǎo)思想與出版志書的重要意義，提出志書質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度要求與各單位參編人員的條件。在限定時(shí)間內(nèi)落實(shí)修志人員之后，迅速組織參編人員參加修志業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。講清志書需要“寫什么”“怎么寫”的關(guān)鍵問題，明確志書資料與工作總結(jié)、專業(yè)教材、歷史書籍的差別，理清思路，客觀準(zhǔn)確地勾畫出本部門20年發(fā)展的清晰脈絡(luò)。動(dòng)員參編者轉(zhuǎn)換身份，鼓勵(lì)他們站在全局的高度勇于擔(dān)當(dāng)，增強(qiáng)其責(zé)任感與使命感。這是第三個(gè)重要環(huán)節(jié)。

上述三個(gè)環(huán)節(jié)完成之后，志書的編纂工作就已全面開始。修志主管部門的編纂組織者不能坐等初稿的完成。在此期間的主要任務(wù)有以下幾項(xiàng)：一是要與參編單位及時(shí)溝通，了解并解決在編寫中遇到的實(shí)際問題，掌握進(jìn)展情況。例如，吉林省地方志辦公室在第二輪修志期間，每年召開“修志工作調(diào)度會(huì)”，由省政府秘書長代表省政府領(lǐng)導(dǎo)與各參編部門負(fù)責(zé)人直接對(duì)話，解決修志中出現(xiàn)的實(shí)際問題，督促修志進(jìn)度；地方志辦公室還下發(fā)《省志編修工作督查表》，了解與掌握修志進(jìn)度與“一納入、八到位”情況。遼寧省地方志辦公室依據(jù)第二輪志書的啟動(dòng)情況，將修志資金分兩批撥給正在續(xù)修的部門和單位，確保修志工作穩(wěn)定進(jìn)展。同時(shí)還定期下發(fā)修志進(jìn)度統(tǒng)計(jì)表，掌握進(jìn)度情況，預(yù)先安排終審時(shí)間，確保按期實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。二是由于各部門進(jìn)度不同，根據(jù)先行交稿的單位稿件中出現(xiàn)的問題，督促其修改補(bǔ)充，并以電子公文的形式下發(fā)情況簡報(bào)，提醒所有參編單位重視質(zhì)量。三是在規(guī)定完成初稿的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，對(duì)尚未完成與尚未達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的個(gè)別單位下發(fā)通報(bào)，敦促其迅速完成任務(wù)，以確保總纂工作按期推進(jìn)。

3.選擇得當(dāng)?shù)膮⒕幦藛T是志書質(zhì)量與編纂進(jìn)度的重要保障。

第二輪續(xù)修與第一輪修志所需人員構(gòu)成發(fā)生了較大變化。一方面，大量參加第一輪修志的人員年事已高，甚至已經(jīng)不在人世，出現(xiàn)了人才斷層；另一方面，也要看到，第二輪續(xù)修具有較高文化素質(zhì)的修志人員增多，選擇面更寬；大多數(shù)單位連續(xù)出版了年鑒，培養(yǎng)了一大批供稿人。雖然30多年的修志過程中培養(yǎng)出來的專業(yè)人才，少部分在崗，個(gè)別人健在，但是，選擇合適的參編人員并不十分困難。除了挑選那些參加第一輪修志且沒有離開崗位的人以外，可以在沒有參加過修志的人員中挑選具備下列條件的人：在具有較高寫作水平的人員中首選自身經(jīng)歷過本部門20年變化的人；在對(duì)本部門業(yè)務(wù)純熟的人員中選擇文字綜合能力較強(qiáng)的人；特別是要重視在具備上述條件的前提下，選擇職業(yè)責(zé)任心強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的人。第一輪修志相當(dāng)多的單位返聘離退休人員，近年來，返聘政策上受到諸多限制，同時(shí)，離退休人員離崗時(shí)間長對(duì)現(xiàn)實(shí)情況了解少、難以跟上迅速變化的新形勢(shì)。所以，第二輪續(xù)修按照條件從現(xiàn)職人員中選擇合適的人員較為合適。如各部門年鑒供稿人員，各部門、各單位負(fù)責(zé)文字綜合工作的人員，盡管擔(dān)任這些職務(wù)的人日常任務(wù)重、工作忙，但他們承擔(dān)起志書編纂工作的任務(wù)較其他人更為得當(dāng)，再經(jīng)過認(rèn)真培訓(xùn)，會(huì)迅速進(jìn)入角色。用人得當(dāng)，不僅能基本保證初稿質(zhì)量，避免出現(xiàn)過多問題，還能保障按期實(shí)現(xiàn)進(jìn)度目標(biāo)。

選擇參編人員十分重要，一旦人選確定，就要承擔(dān)資料收集整理、結(jié)構(gòu)的調(diào)整、初稿的編寫，審查后的修改補(bǔ)充等等任務(wù)，這些重要環(huán)節(jié)都決定著志書的基礎(chǔ)質(zhì)量。盡管在其后的審查中可以修改補(bǔ)充，但基礎(chǔ)質(zhì)量的欠缺是難于彌補(bǔ)的。

另外，無論進(jìn)行什么工作，都怕“中途換將”，修志工作更是如此。如果編纂周期過長，人員變動(dòng)在所難免，包括編委會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的所有重要人員的變動(dòng)，都會(huì)影響編修質(zhì)量。志書編纂工作被擱置、甚至無限延期的例子并不鮮見。所以，要求質(zhì)量與進(jìn)度并重的重要原因就在于此。

四、在快速變化的新形勢(shì)下健全志書質(zhì)量保證體系

第二輪志書續(xù)修雖然斷限時(shí)間僅20年，但也是中國各個(gè)地區(qū)、各個(gè)行業(yè)比以往發(fā)展迅速、需要記述內(nèi)容更加豐富的時(shí)期。變化周期短、頻率大是第二、第三輪續(xù)修內(nèi)容的顯著特點(diǎn)。有時(shí)，一件轟轟烈烈的大事，經(jīng)過時(shí)間檢驗(yàn)，并不算什么；一件小事卻帶有未來發(fā)展的主要趨勢(shì)。遇有類似情況，就要用心分析，謹(jǐn)慎從事。由于改革的不斷深化，經(jīng)濟(jì)、社會(huì)各方面新情況、新事物不斷涌現(xiàn)。對(duì)志書記述內(nèi)容的選擇、分類結(jié)構(gòu)的調(diào)整、記述語言的把握等等，與第一輪修志相比都要提升到較高的水準(zhǔn)。所以，不僅編纂方案應(yīng)該符合時(shí)代要求，記述內(nèi)容更要體現(xiàn)時(shí)代與地方特色。同時(shí)，還應(yīng)把健全質(zhì)量保證體系、嚴(yán)格質(zhì)量審查程序落實(shí)到志書編纂的每個(gè)環(huán)節(jié)。

首先，要超前采取措施，滿足志書的資料需求。第二輪續(xù)修需要的是近年資料，編好年鑒應(yīng)該能夠解決大量的資料需求。因此，一些單位高度重視年鑒質(zhì)量，比如：1999年開始出版的《中國鐵道年鑒》，出刊第一期，就在框架結(jié)構(gòu)上盡量與志書一致，之后各刊在內(nèi)容上確保連續(xù)完整，能夠迅速為正在編修的《中國鐵路志》提供近年的資料?！稐l例》把地方綜合年鑒納入地方志系統(tǒng)，并定義了年鑒的內(nèi)容范疇，為以后的志書續(xù)修又創(chuàng)造了一重要保障條件。

當(dāng)然，年鑒的資料并不能完全滿足志書的需求，還需完善重要事項(xiàng)的發(fā)展變化過程，還要彌補(bǔ)年鑒缺失的內(nèi)容，從各類文獻(xiàn)中篩選資料以充實(shí)志書內(nèi)容。一方面，應(yīng)該進(jìn)一步完善年鑒的編輯方案，系統(tǒng)把握年鑒的編纂內(nèi)容，合理創(chuàng)新年鑒的分類結(jié)構(gòu)，調(diào)整充實(shí)年鑒的條目信息。同時(shí)，還要建立各類資料收集、整理與儲(chǔ)存機(jī)制，確保修志工作的需求，并將其納入志書質(zhì)量保障體系之中。

其次，要把質(zhì)量審查貫穿于修志的全過程。初稿要由編寫單位領(lǐng)導(dǎo)審查把關(guān)、簽字，以確保基本事實(shí)準(zhǔn)確；還要經(jīng)編委會(huì)辦公室審查是否符合志書體例、行文規(guī)定與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；經(jīng)過總纂修改后再返回原部門，審查內(nèi)容修改是否得當(dāng)。編寫部門或單位審查，是質(zhì)量保障體系的第一個(gè)不可或缺的主要程序。

總纂稿由單位審查后，再由編委會(huì)辦公室確定的全書統(tǒng)稿人員審查，這是審查的第二個(gè)重要程序。最后，全書經(jīng)過統(tǒng)稿修改后，統(tǒng)一付印送審稿，上交由編委會(huì)確定的終審人員審查。編纂組織者在選擇終審人員時(shí)，應(yīng)以其是否認(rèn)真負(fù)責(zé)為第一標(biāo)準(zhǔn)，還要兼顧其對(duì)本地區(qū)本單位情況的了解，對(duì)修志工作的業(yè)務(wù)是否精通等。每個(gè)審查程序都可交叉進(jìn)行，完成一章審查一章，完成一篇審查一篇。修改完善后的志稿由主編認(rèn)定，送交出版部門。選擇出版部門也是個(gè)重要環(huán)節(jié)，應(yīng)促使其以讀者身份對(duì)志書再次把關(guān)，避免志書中出現(xiàn)語言邏輯問題或殘留文字差錯(cuò)。

總之，按照《規(guī)劃綱要》提出的進(jìn)度要求，只要各級(jí)修志主管部門強(qiáng)化志書編纂組織管理手段，超前謀劃、超前準(zhǔn)備、強(qiáng)力推進(jìn)，在確保志書質(zhì)量的前提下，每一卷志書的編纂應(yīng)能在5年之內(nèi)完成?？紤]到各承擔(dān)部門、單位的條件差別與主管部門安排終審的準(zhǔn)備時(shí)間等各方面因素，一輪志書同步推進(jìn)，包括卷帙浩繁的省、市志書，在10到15年內(nèi)可以順利完成，各輪續(xù)修工作進(jìn)入常態(tài)化健康有序發(fā)展是完全可能實(shí)現(xiàn)的。