陳斌

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，行政事業(yè)單位在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)著愈為重要的地位。對(duì)此，加強(qiáng)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理，促進(jìn)信息現(xiàn)代化建設(shè)的快速提升，成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。其中，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化是《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》實(shí)施和落地的重要途徑。文章就行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)思路進(jìn)行詳細(xì)的分析，并針對(duì)其中可能存在的問題提出相應(yīng)的解決方案，以促進(jìn)內(nèi)部控制管理質(zhì)量的提升，促進(jìn)行政事業(yè)單位的進(jìn)步與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；內(nèi)部控制；信息化建設(shè)

一、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)需要解決的問題

1. 內(nèi)部控制信息化的覆蓋面比較小。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制主要包含單位層面內(nèi)部控制和業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制。其中，前者主要是對(duì)部門職能、崗位職責(zé)分工等職權(quán)進(jìn)行控制，主要通過加強(qiáng)日常規(guī)范管理及文化建設(shè)進(jìn)行管控；而對(duì)于后者，則是需要利用強(qiáng)制手段進(jìn)行完成，主要涉及預(yù)算業(yè)務(wù)的處理、收入業(yè)務(wù)的管控等，將控制的核心點(diǎn)與具體業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)進(jìn)行相互融合，提升控制的效率。此外，行政事業(yè)單位還可以通過規(guī)范中的“評(píng)價(jià)與監(jiān)督”手段對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行有效的反饋，同時(shí)著重加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部審計(jì)的管控，以便在最大程度上發(fā)揮審計(jì)的行政職能，控制風(fēng)險(xiǎn)。單位進(jìn)行系統(tǒng)化的信息管理，對(duì)于事業(yè)單位的評(píng)價(jià)與整改起著關(guān)鍵性的作用。

2. 內(nèi)部控制信息化與現(xiàn)存系統(tǒng)存在矛盾的關(guān)系。在開展內(nèi)部控制信息化建設(shè)之前，事業(yè)單位已經(jīng)存在建成的業(yè)務(wù)信息處理系統(tǒng)并，例如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)基本上已經(jīng)是可以滿足單位內(nèi)部控制的基本管理需求。但是，由于行政事業(yè)單位工作的特殊性及技術(shù)環(huán)境的變化、市場(chǎng)的進(jìn)步與發(fā)展等因素，導(dǎo)致了這些系統(tǒng)在管理過程中與采用的信息技術(shù)框架產(chǎn)生了一定的矛盾。因此，單位需要采取一定的措施以保障內(nèi)部控制信息化建設(shè)與現(xiàn)有的系統(tǒng)進(jìn)行一個(gè)整合，并對(duì)內(nèi)部控制信息化建設(shè)進(jìn)行重組與整改。

3. 內(nèi)部控制信息化建設(shè)的組織結(jié)構(gòu)不完善，責(zé)任沒有進(jìn)行明確的落實(shí)。由于我國體制的建設(shè)與發(fā)展，行政事業(yè)單位與市場(chǎng)多數(shù)以盈利為目的的企業(yè)不同，通常沒有設(shè)置專門的內(nèi)部控制管理部門，而是交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行集中的管理。但是實(shí)際上單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)與財(cái)務(wù)部門的管理是存在一定區(qū)別的。針對(duì)這一情況，單位內(nèi)部控制部門應(yīng)當(dāng)是由單位負(fù)責(zé)人牽頭，財(cái)務(wù)部門、行政部門、信息部門共同參與的專門職能組織。內(nèi)部控制部門具有一定的獨(dú)立性，擁有一定的獨(dú)立權(quán)利以便可以保證在最短時(shí)間內(nèi)將問題進(jìn)行解決，這樣才可以保障內(nèi)部控制信息化建設(shè)的順利完成。

二、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的主要思路探討

行政事業(yè)單位內(nèi)部信息控制管理在長(zhǎng)期的發(fā)展中存在一定的問題，將從以下幾方面對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的主要思路進(jìn)行有效性探討。一是從信息化控制的對(duì)象進(jìn)行探討，內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的控制對(duì)象一般是單位日常的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。其中，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)主要是涉及業(yè)務(wù)活動(dòng)，既包含單位日常的管理活動(dòng)，也包含單一具體的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行活動(dòng)，例如材料采購、資產(chǎn)管理或是費(fèi)用報(bào)銷等。業(yè)務(wù)流程貫穿部門預(yù)算系統(tǒng)、政府采購系統(tǒng)等等核心管理系統(tǒng)當(dāng)中，連接著整體與部分的關(guān)系，通過物流和資金流的運(yùn)作形成對(duì)應(yīng)的信息流。二是從采集系統(tǒng)方面進(jìn)行分析。采集系統(tǒng)是收集控制對(duì)象行動(dòng)結(jié)果信息的子系統(tǒng)，在管理活動(dòng)中大范圍采集有效的信息和及時(shí)獲取單位運(yùn)營(yíng)過程產(chǎn)生的信息，這些信息通過分析及論證之后會(huì)將有用的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫中，借此為分析風(fēng)險(xiǎn)來源提供有效的依據(jù)支持。由于采集信息的速度與質(zhì)量直接影響到控制的效率與質(zhì)量，所以在信息化環(huán)境下，應(yīng)當(dāng)確定需要采集的內(nèi)容，并定期對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行清理，以保障采集經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息的深度、廣度、及時(shí)性。三是從規(guī)則庫系統(tǒng)方面進(jìn)行分析。規(guī)則庫系統(tǒng)顧名思義是由內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等具體詳細(xì)的準(zhǔn)則所規(guī)定的控制指令和程序組成的數(shù)據(jù)庫。在規(guī)則庫系統(tǒng)中，可通過結(jié)構(gòu)化語言或是非結(jié)構(gòu)語言對(duì)其進(jìn)行描述并嵌入信息系統(tǒng)中以支持自動(dòng)控制。其中主要的不同點(diǎn)在于非結(jié)構(gòu)語言并沒有嚴(yán)格的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，不具備一定的強(qiáng)制性。四是從風(fēng)險(xiǎn)分析系統(tǒng)進(jìn)行分析。主要是將風(fēng)險(xiǎn)分析的結(jié)果與規(guī)則庫系統(tǒng)中的標(biāo)準(zhǔn)控制進(jìn)行比對(duì)，若是控制對(duì)象與控制標(biāo)準(zhǔn)偏差過大，則可以將信息傳遞至控制系統(tǒng)進(jìn)而阻止該經(jīng)濟(jì)活動(dòng)繼續(xù)進(jìn)行或提示該經(jīng)濟(jì)活動(dòng)已經(jīng)不具備有效的實(shí)際操作性能，可實(shí)施性能降低不利于行政單位的進(jìn)步與發(fā)展。五是從控制監(jiān)督系統(tǒng)進(jìn)行分析?？刂葡到y(tǒng)應(yīng)當(dāng)基于單位當(dāng)前實(shí)際的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況，在了解行政單位管控中出現(xiàn)的問題之后進(jìn)行針對(duì)性的系統(tǒng)控制，在保持管理系統(tǒng)整體性的基礎(chǔ)上進(jìn)行有效性管理，保證信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。同時(shí)，在控制系統(tǒng)的運(yùn)行過程中也絕不能離開監(jiān)督系統(tǒng)的輔助。監(jiān)督系統(tǒng)能夠進(jìn)一步排除其中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，以便及時(shí)解決，避免問題的堆積造成不必要的風(fēng)險(xiǎn)與危害。六是從決策管理系統(tǒng)方面進(jìn)行分析。決策管理系統(tǒng)是行政單位進(jìn)行內(nèi)部控制管理的核心，對(duì)于單位的長(zhǎng)期發(fā)展與進(jìn)步起著至關(guān)重要的作用。因此，管理者在進(jìn)行決策的過程中，決不能僅僅根據(jù)自己的主觀認(rèn)識(shí)及經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行主觀判斷，必須建立在有效數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)之上進(jìn)行，才能保障決策的準(zhǔn)確性。

三、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的建設(shè)過程

1. 完善組織的結(jié)構(gòu)及具備良好的人事關(guān)系。在這部分建設(shè)過程的分析中，主要以交通部某單位為例子進(jìn)行具體的闡述。該單位成立了以局長(zhǎng)為負(fù)責(zé)人的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組及建設(shè)小組，輔以財(cái)務(wù)部門及信息部門等部門進(jìn)行管理，業(yè)務(wù)部門參與，軟件公司負(fù)責(zé)研發(fā)。這些部門應(yīng)當(dāng)具備其本身獨(dú)立的職權(quán)，有獨(dú)立作為的主動(dòng)權(quán)，但同時(shí)這些部門也應(yīng)當(dāng)是互力互助，共同保證內(nèi)部控制的順利進(jìn)行。在該行政單位內(nèi)部控制管理的前期，項(xiàng)目小組分別赴各地進(jìn)行考察，并涵蓋預(yù)算管理、收支管理、政府采購管理及資產(chǎn)管理為主要內(nèi)容進(jìn)行主要的調(diào)研，以保障信息收集的有效性。

2. 落實(shí)詳細(xì)的內(nèi)部控制流程。在這一塊內(nèi)容中，首先，需要建立起一套內(nèi)控信息化體系，并將單位的內(nèi)部制度、崗位職責(zé)、崗位分工等內(nèi)控信息歸集、整理錄入系統(tǒng)中，并在系統(tǒng)中形成相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文檔。其次，對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)等按照內(nèi)控規(guī)范進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)流程梳理，盡可能根據(jù)業(yè)務(wù)的范圍進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的決策與執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制充分融合入實(shí)際的業(yè)務(wù)流程中，強(qiáng)化內(nèi)部控制信息化建設(shè)進(jìn)程。再次，單位需要對(duì)內(nèi)部控制在運(yùn)行的過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)的記錄與報(bào)告，以方便后期進(jìn)行修改和及時(shí)解決相關(guān)問題，同時(shí)也需要跟蹤和監(jiān)督缺陷的整改過程，隨時(shí)監(jiān)督，持續(xù)改進(jìn)，確保內(nèi)部控制的執(zhí)行力度。最后，需要采取多樣的評(píng)價(jià)方法多角度評(píng)價(jià)，通過多方面人員共同參與評(píng)價(jià)的方式進(jìn)行全面評(píng)價(jià)，按照業(yè)務(wù)抽取、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)索引等方式建立內(nèi)控自我評(píng)價(jià)報(bào)告制度，以確保相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門可以及時(shí)獲取內(nèi)控評(píng)價(jià)的相關(guān)數(shù)據(jù)和報(bào)告。

3. 規(guī)范化管理單位內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)，保障各部門之間的交流與合作。信息化建設(shè)的控制主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)資源、業(yè)務(wù)平臺(tái)、內(nèi)控服務(wù)項(xiàng)目等。其中，數(shù)據(jù)資源層的數(shù)據(jù)來源的渠道各異，其中包含結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)及非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。同時(shí)，將服務(wù)總線與內(nèi)部控制服務(wù)進(jìn)行交互的融合，這主要是將內(nèi)部控制的管理平臺(tái)與信息服務(wù)的總線進(jìn)行有效連接，在最大程度上保障信息數(shù)據(jù)的資源共享。系統(tǒng)應(yīng)基于XML的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)作為標(biāo)準(zhǔn)的的分布式調(diào)用協(xié)議，確保單位現(xiàn)有的系統(tǒng)可以與數(shù)據(jù)進(jìn)行相統(tǒng)一。

四、總結(jié)

綜上所述，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)是受到多方面制約的，例如單位內(nèi)部的管理環(huán)境及市場(chǎng)的發(fā)展情況，與時(shí)代信息化的發(fā)展密切相關(guān)。因此，行政事業(yè)單位的信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)以長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的眼光為切入點(diǎn)，盡可能在單位內(nèi)部建立起信息化系統(tǒng)，并且保障多方部門系統(tǒng)的統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，共同為單位的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

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（作者單位：深圳市電子政務(wù)資源中心）