王憲敏

摘要：檔案是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的的原始記錄，檔案資料除了具有保存價(jià)值外，還能夠?yàn)楫?dāng)前工作的開展提供借鑒和參考，因此深入挖掘檔案資料的潛在價(jià)值，也是我們開展檔案管理工作的重要任務(wù)之一。隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理工作的內(nèi)容和要求也發(fā)生了與時(shí)俱進(jìn)的變化，這就需要檔案管理工作通過改革創(chuàng)新，適應(yīng)時(shí)代要求和人們需要，為企事業(yè)單位的發(fā)展提供支持。

關(guān)鍵詞：檔案管理 工作創(chuàng)新 意義分析 具體途徑

創(chuàng)新是提高工作效率和質(zhì)量的核心動(dòng)力，傳統(tǒng)的檔案管理通常以人工管理模式為主，隨著檔案數(shù)量的增加，這種管理模式的弊端逐漸暴露出來，檔案的利用價(jià)值不高。依托現(xiàn)代科技加速檔案管理工作模式的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型，成為新時(shí)期檔案管理工作的方向之一。文章首先概述了檔案管理工作中實(shí)施創(chuàng)新的重要性，隨后分別從創(chuàng)新管理手段、拓寬服務(wù)領(lǐng)域等方面，分析了工作創(chuàng)新的具體途徑。

一、現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義

（一）有助于提高檔案管理效率

企事業(yè)單位日常工作中生成的具有保存價(jià)值的資料，經(jīng)過篩選、編輯和整理后，形成檔案文件。隨著時(shí)間的延長(zhǎng)，檔案資料的數(shù)量也會(huì)逐漸累加，這就給檔案的管理、檢索和使用增加了一定的困難。如果檔案管理部門仍然沿用以往的人工管理模式，一方面是工作效率不高，另一方面也制約了檔案價(jià)值的體現(xiàn)。因此，為了迎合當(dāng)前工作的需要，需要在現(xiàn)有檔案管理工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新。例如可以引入信息管理系統(tǒng)，借助于計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的計(jì)算和檢索能力，代替人工作業(yè)，不僅減輕了工作壓力，而且顯著提升了工作效率。

（二）有利于挖掘檔案深層次價(jià)值

檔案的核心價(jià)值在于為當(dāng)前或未來工作提供參考和借鑒，因此如何挖掘檔案資料的深層次價(jià)值是開展檔案管理需要面對(duì)的核心問題。尤其是在一些大中型的企事業(yè)單位中，各部門生成的檔案資料數(shù)量多、內(nèi)容雜，在整理、分析和利用中存在一定的難度。通過進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，可以在檔案生成階段就針對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分門別類的劃分，這樣就實(shí)現(xiàn)了檔案的專業(yè)化管理，也為后期檔案資料的調(diào)用提供了方便，有助于檔案利用價(jià)值的體現(xiàn)。

二、檔案管理工程創(chuàng)新需要解決的“三個(gè)關(guān)系”

（一）創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系

工作創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。建國(guó)以來，我國(guó)檔案工作歷經(jīng)半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗(yàn)，檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨(dú)具特色的工作體系，這些基礎(chǔ)對(duì)我們今后的工作仍具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個(gè)基礎(chǔ)，要在認(rèn)真研究、總結(jié)過去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來的形勢(shì)，在發(fā)展中尋求新的突破。

（二）創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)的關(guān)系

工作創(chuàng)新不能脫離實(shí)際。當(dāng)前，檔案工作仍處于初級(jí)發(fā)展階段，在由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式的轉(zhuǎn)變過程中，許多問題沒有解決好，檔案工作還處于受多種條件限制發(fā)展較慢、社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案部門工作不到位、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實(shí)，面向未來，從實(shí)際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實(shí)存在的問題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。

（三）創(chuàng)新與實(shí)踐的關(guān)系

所有的創(chuàng)新最終都必須落實(shí)到實(shí)踐工作中，這樣才能將工作創(chuàng)新的價(jià)值體現(xiàn)出來。檔案管理工作具有連續(xù)性，檔案管理部門在引進(jìn)新的工作模式和管理系統(tǒng)后，還必須要結(jié)合本部門的工作需要，采用多種方法確保這些新理念、新模式得到落實(shí)。例如在建立電子管理系統(tǒng)后，部分檔案工作人員可能對(duì)這些信息化設(shè)備的操作不夠熟練，這就需要開展一定時(shí)間的專項(xiàng)培訓(xùn)，以提高工作人員的操作能力，確保檔案管理工作高質(zhì)量的開展。

三、現(xiàn)代檔案管理工程創(chuàng)新的途徑分析

（一）建立電子檔案管理系統(tǒng)

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為各行各業(yè)的傳統(tǒng)工作模式造成了巨大的沖擊影響，而信息技術(shù)所帶來的便利性、快捷性，也成為工作創(chuàng)新的主要?jiǎng)恿?。通過建立電子檔案管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，一來避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存、管理過程中可能會(huì)出現(xiàn)丟失、損壞的問題，二來也為實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化管理提供了基本的條件。電子管理系統(tǒng)作為對(duì)傳統(tǒng)管理模式的一種創(chuàng)新，既需要主管部門的統(tǒng)籌規(guī)劃，包括前期的資金支持、后期的設(shè)備維護(hù)等，同時(shí)又離不開各部門的密切配合，以實(shí)現(xiàn)檔案文件的最優(yōu)化利用。

（二）創(chuàng)新服務(wù)手段，提高管理質(zhì)量

服務(wù)性是檔案管理工作的基本屬性之一，我們?cè)谛聲r(shí)期開展檔案管理工作創(chuàng)新的目的，就是要通過轉(zhuǎn)變工作模式、提高工作效率等手段，為人們提供更加完善和優(yōu)質(zhì)的檔案查閱、借用服務(wù)。因此，實(shí)現(xiàn)服務(wù)模式的創(chuàng)新也成為檔案管理工作改革的內(nèi)容之一。例如，可以在檔案管理部門內(nèi)部建立一個(gè)局域網(wǎng)，所有檔案工作人員可以通過賬號(hào)登錄局域網(wǎng)，完成檔案查詢、瀏覽、拷貝等操作。這樣就避免了非工作人員訪問檔案的情況，保證了檔案資料的安全性。

（三）拓寬服務(wù)領(lǐng)域，開展在線服務(wù)

檔案管理工作的創(chuàng)新不止體現(xiàn)在工作模式、管理手段上，而且需要根據(jù)人們對(duì)檔案資料的需要做出相應(yīng)的改變。在信息時(shí)代背景下，一方面是信息來源廣泛，人們對(duì)這些信息資料的要求不斷提高，檔案管理只有拓寬服務(wù)領(lǐng)域，才能更好的滿足人們的使用需求；另一方面，檔案管理人員也要主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，利用信息化手段開展主動(dòng)式的檔案管理服務(wù)，迎合人們對(duì)檔案的使用需求。例如，可以利用網(wǎng)絡(luò)開展在線服務(wù)，通過文件傳輸?shù)男问綄?shí)現(xiàn)電子檔案的共享利用。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作模式的創(chuàng)新是一個(gè)多方面、連續(xù)性的工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新不僅是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求，同時(shí)也是推動(dòng)檔案部門自身工作高質(zhì)量開展的基本前提。作為檔案管理部門的工作人員，一方面要認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代下開展檔案管理工作創(chuàng)新的重要作用，另一方面也要不斷調(diào)整工作方法，找出具有可行性的創(chuàng)新途徑，為加快檔案管理工作創(chuàng)新、深入挖掘檔案潛在價(jià)值提供必要的支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮惠玲，張惠春.檔案信息資源在國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的綜合貢獻(xiàn)力[J].云南檔案，2016，（05）.

[2]賈聰聰.2005—2015年我國(guó)檔案記憶研究主題分布格局——基于檔案學(xué)八種核刊數(shù)據(jù)的計(jì)量分析[J].檔案與建設(shè)，2016，（12）.

[3]魏國(guó)莉.新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路的探索[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)，2015，（03）.

（作者單位：哈爾濱航運(yùn)學(xué)校）