蔡秀香

[摘 要]高速公路是國(guó)家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重點(diǎn)領(lǐng)域之一，關(guān)系到人民群眾的交通出行。近幾年來(lái)，高速公路建設(shè)項(xiàng)目在規(guī)范化管理水平上的不斷提高，使人們對(duì)高速公路工程檔案管理工作越來(lái)越重視。高速公路工程檔案管理是工程建設(shè)管理的組成部分，是公路建設(shè)中施工管理、竣工驗(yàn)收和工程質(zhì)量檢驗(yàn)的重要記錄依據(jù)。此外，高速公路工程檔案還為高速公路的營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)、擴(kuò)建等提供準(zhǔn)確的信息，避免了時(shí)間和資源的浪費(fèi)，因此，人們應(yīng)該對(duì)高速公路檔案進(jìn)行精細(xì)化管理。本文主要對(duì)高速公路檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)分析，并提出了相應(yīng)的解決策略。

[關(guān)鍵詞]高速公路；工程檔案；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.06.076

[中圖分類(lèi)號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）06-0-02

公路工程檔案是工程從籌建到竣工全過(guò)程的真實(shí)記錄，是日后營(yíng)運(yùn)管理、養(yǎng)護(hù)、改擴(kuò)建決策的依據(jù)，所以工程檔案工作從剛開(kāi)始就應(yīng)高度重視，并把檔案工作作為一項(xiàng)硬指標(biāo)來(lái)抓，以保證工程檔案質(zhì)量。高速公路施工過(guò)程中，會(huì)形成各類(lèi)工程檔案，對(duì)這些檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理，是相關(guān)人員目前最主要的工作。在對(duì)高速公路工程檔案進(jìn)行管理時(shí)，人們也面臨著許多問(wèn)題，其中，如何有效控制并保證各參建單位在建設(shè)過(guò)程中形成規(guī)范、準(zhǔn)確的資料并及時(shí)進(jìn)行管理，是強(qiáng)化檔案管理工作最大的挑戰(zhàn)。因此，人們要及時(shí)對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析，嚴(yán)格按照要求實(shí)行檔案全過(guò)程管理，重點(diǎn)從制度建設(shè)、嚴(yán)抓人員準(zhǔn)入和強(qiáng)化現(xiàn)場(chǎng)管理等方面入手，最終使檔案管理工作趨于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

1 高速公路工程檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理制度不完善

高速公路工程檔案中，管理制度的不完善是檔案管理存在的主要問(wèn)題之一。許多工程檔案管理制度沒(méi)有與內(nèi)部審核、工程交工驗(yàn)收以及企業(yè)的承包經(jīng)營(yíng)相結(jié)合，缺乏指導(dǎo)性、實(shí)操性，導(dǎo)致公路工程檔案精細(xì)化管理困難，同時(shí)影響了工程質(zhì)量的記錄。科學(xué)、合理的檔案管理制度，是保證檔案管理工作的核心，因此，相關(guān)人員需要制定切實(shí)可行的工程檔案管理制度。

1.2 檔案管理模式缺乏創(chuàng)新

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理模式必然會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ?。但我?guó)的高速公路檔案管理模式還比較落后，未能與信息化技術(shù)充分結(jié)合起來(lái)，現(xiàn)代信息技術(shù)與先進(jìn)的管理理念沒(méi)有完全融合，同時(shí)，管理人員還要意識(shí)到信息化的管理和經(jīng)營(yíng)管理不是簡(jiǎn)單的結(jié)合，而是相互融合與創(chuàng)新。由于檔案的管理尚處在傳統(tǒng)的檔案管理模式上，在一定程度上阻礙了高速公路檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理和數(shù)字化管理。此外，檔案管理模式缺乏創(chuàng)新，不僅影響了檔案管理工作的質(zhì)量，還增加了檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)。

1.3 管理水平的滑坡

管理水平的滑坡主要表現(xiàn)在三個(gè)方面。

第一，未設(shè)立專(zhuān)門(mén)檔案部門(mén)，影響了檔案的統(tǒng)籌管理。許多高速項(xiàng)目部門(mén)各司其職，工作中沒(méi)有相互溝通與聯(lián)系，導(dǎo)致資料的形成與工程的建設(shè)不能同步，且質(zhì)量記錄不健全、資料信息不完善、圖紙報(bào)告不齊全等現(xiàn)象隨之發(fā)生。對(duì)檔案的管理也缺乏必要的條件和措施，影響了工程檔案的有效統(tǒng)籌管理。

第二，缺乏從事檔案工作的技術(shù)人員。許多單位未配備專(zhuān)職檔案員，檔案工作由兼職檔案員兼管，而兼職檔案員往往專(zhuān)業(yè)性較差，素質(zhì)不高，而且缺乏相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案工作要求、管理和驗(yàn)收等方面不能全面掌握。此外，檔案管理人員的地位較低，變動(dòng)較大，從而降低了檔案管理人員行使職權(quán)的力度，不利于檔案管理工作的順利。由于大多數(shù)參建單位檔案管理人員非公路或檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，且沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)性的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的收集、整理、歸檔等工作缺乏專(zhuān)業(yè)操作，導(dǎo)致在檔案管理中出現(xiàn)了相應(yīng)的質(zhì)量問(wèn)題。

第三，重工程建設(shè)、輕檔案管理。在高速公路建設(shè)過(guò)程中，許多單位對(duì)檔案進(jìn)行粗放式管理，不注重檔案材料的形成、積累和管理，造成了工程檔案不全。此外，有許多工程檔案管理部門(mén)在工程完工后，對(duì)檔案資料進(jìn)行突擊整理，在整理的過(guò)程中將各類(lèi)文件混淆，增加了檔案管理工作的難度，影響了檔案質(zhì)量。

2 高速公路檔案管理的對(duì)策

2.1 健全檔案管理機(jī)制，夯實(shí)檔案基礎(chǔ)

制度是開(kāi)展工作的先行，建立健全的工作機(jī)制，與檔案完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程有機(jī)聯(lián)系，貫穿于“檔案生命周期”始終，是保證檔案質(zhì)量的前提條件，因此，項(xiàng)目單位須堅(jiān)持制度管檔原則。高速公路項(xiàng)目建設(shè)初期，項(xiàng)目單位應(yīng)根據(jù)檔案的有關(guān)要求，制訂竣工文件編制管理辦法、實(shí)施細(xì)則、檔案工作考核辦法等相應(yīng)的檔案管理責(zé)任制，由專(zhuān)職檔案人員對(duì)此進(jìn)行管理，并嚴(yán)格按照制度的要求和標(biāo)準(zhǔn)貫徹執(zhí)行。為實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效和穩(wěn)定，動(dòng)態(tài)考核和管控參建單位檔案質(zhì)量，還需制訂竣工文件獎(jiǎng)懲及考核辦法。建設(shè)過(guò)程中，相關(guān)人員仍需根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，不斷完善各項(xiàng)檔案管理辦法，制訂工作計(jì)劃，從制度上實(shí)施有力約束，為更好地開(kāi)展檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 完善檔案管理組織機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化檔案主體責(zé)任，推動(dòng)工作落實(shí)

高速公路建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，工期跨度長(zhǎng)，涉及面廣，因此，為了保證檔案管理的系統(tǒng)性和安全性，項(xiàng)目需要成立相應(yīng)的“檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組”，設(shè)立管理機(jī)構(gòu)，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織與協(xié)調(diào)。在實(shí)際的操作中，要明確好每個(gè)部門(mén)、每個(gè)人的職責(zé)所在，要求由總工擔(dān)任檔案工作小組組長(zhǎng)，由專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé)具體的操作，及時(shí)、準(zhǔn)確地對(duì)各種文件進(jìn)行收集、鑒定、整理和歸檔，保證檔案管理的有序開(kāi)展。此外，建設(shè)單位在招投標(biāo)及合同簽訂階段，需約定檔案管理責(zé)任、檔案質(zhì)量和費(fèi)用等相關(guān)條款；在過(guò)程管理階段，需加強(qiáng)履約監(jiān)管，通過(guò)相關(guān)的條款、制度約束各參建單位，促進(jìn)檔案責(zé)任主體落實(shí)。

2.3 充分利用現(xiàn)代化的管理手段

近幾年來(lái)，我國(guó)的檔案學(xué)科得到了有力的發(fā)展，從事檔案管理的人越來(lái)越多，已完整地建立了檔案管理系統(tǒng)，檔案管理工作的效率也得到了快速提高。但現(xiàn)代化的檔案技術(shù)還很落后，沒(méi)有牢牢抓住人們處在信息化技術(shù)發(fā)展時(shí)代這一機(jī)會(huì)，導(dǎo)致管理手段相對(duì)落后。因此，相關(guān)人員要充分運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，采用電子計(jì)算機(jī)、現(xiàn)代通信技術(shù)、自動(dòng)化控制技術(shù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”等先進(jìn)的管理手段，與信息化技術(shù)充分結(jié)合起來(lái)。此外，管理人員觀念的轉(zhuǎn)變，是實(shí)施現(xiàn)代化管理手段的基礎(chǔ)，還要使用較為先進(jìn)的管理設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的信息化管理，不斷提高高速公路檔案管理的質(zhì)量，從而形成完整的、系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)。

2.4 加強(qiáng)人員配備，嚴(yán)把人員準(zhǔn)入關(guān)

檔案員的責(zé)任心、積極性、業(yè)務(wù)水平等方面，對(duì)項(xiàng)目檔案收集齊全、完整起著至關(guān)重要的作用，所以在項(xiàng)目開(kāi)工前，建設(shè)單位需對(duì)各參建單位專(zhuān)職檔案員進(jìn)行面試，對(duì)不合格檔案員要求及時(shí)更換。例如，仁博高速新博項(xiàng)目在項(xiàng)目開(kāi)工前，對(duì)全線22名專(zhuān)職檔案員進(jìn)行面試，更換3名不合格檔案員；同時(shí)，在合同文件中明確規(guī)定，未經(jīng)發(fā)包人同意擅自更換檔案員的予以2萬(wàn)元處罰。新博項(xiàng)目開(kāi)工3年來(lái)，只有1名檔案員因個(gè)人原因離職；且檔案員整體素質(zhì)較高、人員穩(wěn)定，使得項(xiàng)目檔案管理工作在南粵公司歷年檔案考核、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查等方面都取得了較好的成績(jī)。

2.5 強(qiáng)化現(xiàn)場(chǎng)管理，狠抓整改落實(shí)

俗話說(shuō)：“萬(wàn)事開(kāi)頭難”，項(xiàng)目檔案管理同樣開(kāi)頭難。項(xiàng)目檔案管理要開(kāi)好頭，就得先建立好框架，所以，項(xiàng)目在開(kāi)工前，各參建單位需根據(jù)批復(fù)分部分項(xiàng)劃分為若干卷（預(yù)立盒子）進(jìn)行積累，并在盒脊背上標(biāo)注單位工程名稱(chēng)、分部、分部工程名稱(chēng)，并按分部工程編號(hào)的順序排列上架，待資料形成后對(duì)號(hào)存放。要確保資料的齊全完整、及時(shí)準(zhǔn)確，還得加強(qiáng)過(guò)程檢查，采取措施激勵(lì)共進(jìn)，把檔案檢查納入月度綜合檢查和專(zhuān)項(xiàng)檢查中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題狠抓整改，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案問(wèn)題，綜合運(yùn)用發(fā)文通報(bào)、整改通知單等形式督促整改。在項(xiàng)目建設(shè)中，難免會(huì)存在個(gè)別落單單位，但不能置之不理，且要對(duì)這些單位進(jìn)行扶貧，以確保整體水平，因此，需樹(shù)立標(biāo)桿單位，組織全線進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，要求好的單位做經(jīng)驗(yàn)介紹，扶貧較差單位，并對(duì)優(yōu)秀單位進(jìn)行表彰通報(bào)。

項(xiàng)目檔案管理還需規(guī)范化，在建設(shè)過(guò)程中，根據(jù)施工階段，對(duì)各參建單位進(jìn)行檔案工作交底，統(tǒng)一做法。檔案工作交底的內(nèi)容主要有檔案庫(kù)房軟硬件設(shè)施配備標(biāo)準(zhǔn)、原始記錄本填寫(xiě)要求、往來(lái)文件劃分、照片檔案收集范圍以及竣工圖編制要求等。

2.6 明確檔案管理目標(biāo)，治理檔案通病

在高速公路檔案管理中，要制定科學(xué)、合理的檔案管理工作目標(biāo)，明確實(shí)施檔案管理的目的是，對(duì)質(zhì)量檔案通病進(jìn)行嚴(yán)格的控制。同時(shí)，項(xiàng)目的相關(guān)負(fù)責(zé)人也要樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是推動(dòng)項(xiàng)目建設(shè)發(fā)展的重要保障，以及改變以往“重建設(shè)、輕檔案”、資料臨時(shí)抱佛腳、資料后補(bǔ)的思想。在明確目標(biāo)的基礎(chǔ)上，對(duì)高速公路的檔案管理進(jìn)行有效控制，以確保過(guò)程精細(xì)化管理，從而提高檔案管理的整體質(zhì)量。

此外，針對(duì)高速公路旱季大干，資料嚴(yán)重滯后的現(xiàn)象，管理部門(mén)需不斷創(chuàng)新管理手段，把檔案管理工作納入勞動(dòng)競(jìng)賽，且要占整個(gè)勞動(dòng)競(jìng)賽10%的比率，從而提高各部門(mén)的檔案管理意識(shí)，確保資料質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)工程資料的形成與工程建設(shè)的同步進(jìn)行，改變以往高速公路旱季大干期間資料嚴(yán)重滯后的局面，最終消除檔案管理中的通病。

3 結(jié) 語(yǔ)

本文通過(guò)對(duì)高速公路檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，對(duì)此提出了一些有效的管理策略。科學(xué)、精細(xì)化地進(jìn)行檔案管理，是保證高速公路正常使用的重要前提條件，也是高速公路發(fā)展的必備條件。在完善檔案管理工作中，相關(guān)人員要詳細(xì)地對(duì)質(zhì)量檔案的通病進(jìn)行詳細(xì)分析，根據(jù)檔案管理的需求，通過(guò)健全檔案管理機(jī)制、完善檔案管理組織機(jī)構(gòu)、強(qiáng)化檔案主體責(zé)任、充分利用現(xiàn)代化的管理手段以及明確檔案管理目標(biāo)等策略，使檔案管理逐步趨向標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化管理，不斷提高檔案管理的質(zhì)量與效率。

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