[摘要]論文從監(jiān)理角度探討檔案數(shù)字化外包的質(zhì)量控制問題，重點提出檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制的監(jiān)理策略，主要包括面向檔案數(shù)字化全過程的監(jiān)理、關(guān)注檔案數(shù)字化質(zhì)量控制點的監(jiān)理，以及基于質(zhì)量問題分類進行處理的監(jiān)理，希望能夠為需要進行檔案數(shù)字化工作的機構(gòu)提供一些控制質(zhì)量的策略和方法。

[關(guān)鍵詞]檔案數(shù)字化質(zhì)量監(jiān)理策略

[分類號]G270.7

Supervision Strategy of Archives Digital Outsourcing

Cai Mingna

（School of Society of Soochow University， Suzhou， Jiangsu， 215123）

Abstract： This paper discusses the quality control of archives digital outsourcing from the perspective of supervision， and puts forward the supervision strategy of quality control of archives digital outsourcing. mainly including the supervision of the entire digital archive process， the supervision of the digital quality control point of the archive and the classification based on quality problems of the supervision， hoping to provide some quality control strategies and methods for organizations that need to digitize archives.

Keywords：Archives；Digitization；QualitySupervision；Strategy

檔案數(shù)字化工程正在全國各地如火如荼地開展，嚴控數(shù)字化的質(zhì)量，提高數(shù)字化外包的效率和效益是做好這項工作的關(guān)鍵，也是檔案部門最為關(guān)心的問題。控制檔案數(shù)字化質(zhì)量的方法和手段有很多，經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在數(shù)字化外包過程中引入監(jiān)理的檔案部門，其數(shù)字化工作大多都取得不錯的效果。因此，本文擬從監(jiān)理的角度探討檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制問題，以期為檔案數(shù)字化工作提供些許參考。

1檔案數(shù)字化外包過程中存在的質(zhì)量問題

檔案數(shù)字化外包是社會分工專業(yè)化、精細化的標志，也是通過購買專業(yè)服務(wù)來實現(xiàn)“小政府、大社會”格局的合理策略。檔案部門考慮到自身人力和物力的局限性，根據(jù)檔案信息化發(fā)展的需要，通過招標、競價等方式將檔案數(shù)字化工作委托給外包服務(wù)公司，可以實現(xiàn)檔案數(shù)字化工作效益的最大化，但是，筆者在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)外包公司在檔案數(shù)字化服務(wù)中存在一些問題，主要包括以下幾個方面。

檔案整理不到位。比如需要粘貼于A4紙的發(fā)票只粘貼兩邊而非四邊，常導(dǎo)致掃描時出現(xiàn)卡紙情況，甚至造成檔案實體破損；檔案上的訂書釘沒有完全剔除，影響掃描的進度；檔案袋封面信息與案卷里面的檔案內(nèi)容信息不一致，出現(xiàn)檔案袋錯裝的情況等。

檔案圖像掃描質(zhì)量差?！都堎|(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》中規(guī)定，對檔案進行掃描時，分辨率一般建議選擇等于或者大于100dpi，如果出現(xiàn)文字密集、偏下、清晰度不高等特殊情況，可以適當(dāng)?shù)靥岣邟呙鑳x的分辨率。然而檔案掃描人員在具體操作中，普遍存在“一刀切”的情況。

圖像處理不到位。對于掃描圖像偏斜、有污點、排列順序與檔案實體順序不一致等問題，工作人員不予處理或過度處理。

數(shù)據(jù)掛接不準確。檔案圖像文件的排列順序、內(nèi)容和數(shù)量與檔案原件不一致；檔案的圖像文件與該檔案在數(shù)據(jù)庫中的目錄掛接不準確等。

數(shù)據(jù)檢查不規(guī)范。部分檔案部門沒有對數(shù)字化的成果進行定期或不定期的檢查，未能及時發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化過程中的質(zhì)量問題。

究其原因，部分外包服務(wù)商惡性競爭，以低于成本的報價競標，中標后在各環(huán)節(jié)偷工減料，而檔案工作人員缺乏檔案數(shù)字化的知識與經(jīng)驗，未能有效監(jiān)管各個流程。因此，筆者建議引入監(jiān)理來彌補檔案部門監(jiān)督不力甚至缺位的問題，以期減少數(shù)字化過程中的質(zhì)量隱患，達到數(shù)字化項目的預(yù)期目標和要求。

2檔案數(shù)字化外包監(jiān)理的引入及其作用

2008年11月，時任國家檔案局局長楊冬權(quán)在中央和國家機關(guān)檔案整理和數(shù)字化會上發(fā)表講話，強調(diào)：“要做好檔案數(shù)字化的全程控制，注意全面的質(zhì)量檢查，加強數(shù)據(jù)的全方位質(zhì)量控制，對全過程進行管理，保證檔案數(shù)字化的質(zhì)量?！盵1]檔案數(shù)字化過程中引入監(jiān)理，由監(jiān)理方代表檔案部門對項目全程進行監(jiān)督和管理，按照相關(guān)標準和事前約定，控制檔案數(shù)字化過程各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量，管理整個項目的進度，對于檔案數(shù)字化外包質(zhì)量的控制具有重要的意義和作用，主要包括三個方面：

（1）預(yù)警管理，在問題發(fā)生之前進行監(jiān)管。在實施檔案數(shù)字化之前對各種設(shè)備進行隨機抽樣檢查，防止因為設(shè)備的問題影響項目的進度。此外，監(jiān)理單位也會對數(shù)字化加工人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素質(zhì)進行考核，避免因為人員操作不規(guī)范帶來的一系列問題，減少因人員素質(zhì)問題導(dǎo)致的安全隱患。

（2）規(guī)范項目管理，實現(xiàn)對項目的全程控制。監(jiān)理單位憑借自身的專業(yè)技能、工作經(jīng)驗等對檔案數(shù)字化過程各個環(huán)節(jié)進行全方位把控，達到了對項目數(shù)字化方案、工作流程、工作進度等的全面控制，有效減少數(shù)字化過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題。

（3）協(xié)調(diào)檔案部門與承包商的關(guān)系，減少質(zhì)量紛爭。監(jiān)理方作為獨立的第三方，能夠站在相對公平的立場上，以更加專業(yè)的手法表達檔案部門的想法，提出更加合理規(guī)范的意見。這些建議易于被數(shù)字化加工方理解和接納，不僅可以提高數(shù)字化工作的效率和效益，還可以協(xié)調(diào)好檔案部門和外包服務(wù)商的關(guān)系。監(jiān)理方依據(jù)合同要求及時向檔案部門報告外包服務(wù)的設(shè)施設(shè)備、人員儲備、項目實施等方面的狀況[2]，有助于檔案部門及時了解和掌控整個項目進展情況，減少因溝通不暢而導(dǎo)致的沖突，避免造成檔案數(shù)字化質(zhì)量隱患。

因此，針對檔案數(shù)字化外包過程中出現(xiàn)的各種問題，筆者建議引入監(jiān)理，并具體提出基于質(zhì)量控制的檔案數(shù)字化監(jiān)理策略。

3質(zhì)量控制目標下的檔案數(shù)字化監(jiān)理策略

質(zhì)量控制目標下的檔案數(shù)字化監(jiān)理策略是指以控制質(zhì)量為目標，監(jiān)理單位對外包公司檔案數(shù)字化工作各個環(huán)節(jié)進行全面監(jiān)管，嚴抓主要環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)其中的問題并分類處理，從而達到檔案數(shù)字化項目的目標和質(zhì)量要求，具體來說，主要包括以下三個方面。

3.1面向全程質(zhì)量控制的監(jiān)理

面向全程質(zhì)量控制的監(jiān)理主要包括檔案數(shù)字化前期、中期及事后的監(jiān)理。

第一，檔案數(shù)字化前期的監(jiān)理。所謂謀定而后動，檔案數(shù)字化前期的準備對后續(xù)工作的順利開展影響重大。所以，檔案數(shù)字化開展之前監(jiān)理單位需要對外包服務(wù)公司的情況進行核查，主要包括：

（1）外包商資質(zhì)和能力的審核?？己藢彶橥獍痰慕?jīng)濟狀況、信用等級、經(jīng)營管理水平、人員組織、設(shè)備的配置、是否具有從事檔案數(shù)字化方面的資格認證、項目經(jīng)驗以及社會評價等。

（2）人員素質(zhì)的審核。監(jiān)理單位需要考核檔案數(shù)字化加工人員的職業(yè)技能和職業(yè)操守，檢查他們是否接受了檔案數(shù)字化操作培訓(xùn)，牢記和掌握了檔案數(shù)字化加工的規(guī)范和要求。

（3）數(shù)字化方案的審核。數(shù)字化方案，是整個檔案數(shù)字化項目統(tǒng)籌型的文件，指導(dǎo)數(shù)字化工作的開展，關(guān)系著檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的好壞[3]，因此監(jiān)理單位要嚴格審核數(shù)字化方案的原則、步驟、方法、技術(shù)等內(nèi)容，確保它是合理的、優(yōu)化的、可行的。

第二，檔案數(shù)字化過程中的監(jiān)理。其主要包括隨機檢查和總質(zhì)檢。

隨機檢查是指監(jiān)理單位派遣現(xiàn)場監(jiān)理師，以《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》為依據(jù)，結(jié)合相關(guān)規(guī)定隨機對檔案數(shù)字化過程中的生產(chǎn)環(huán)境及檔案領(lǐng)取、檔案整理、檔案掃描、圖像處理、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、信息打印、檔案裝訂等環(huán)節(jié)進行檢查并記錄。若發(fā)現(xiàn)問題，則要求數(shù)字化加工方進行整改，并填寫相關(guān)記錄。

總質(zhì)檢是指檔案部門、外包公司、監(jiān)理單位各派人員對已完成自檢的掃描加工及數(shù)據(jù)整理成果按規(guī)定的比例進行總體質(zhì)量檢查的工作?？傎|(zhì)檢內(nèi)容中凡有一條不合格，均記作錯誤；抽檢錯誤率/總質(zhì)檢率≤標準A，作為個案返回整改；抽檢錯誤率/總質(zhì)檢率>標準A，整個批次全部返回整改。在總質(zhì)檢過程中，三家單位均應(yīng)認真填寫總質(zhì)檢統(tǒng)計表并簽字確認。同時，三家單位應(yīng)相互對總質(zhì)檢統(tǒng)計表的結(jié)果進行核查，確?？傎|(zhì)檢的可靠性。

第三，檔案數(shù)字化事后的監(jiān)理是檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的最后一環(huán)，主要包括數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)備份和用戶反饋的檢查。

（1）數(shù)據(jù)備份。監(jiān)理方核查數(shù)字化后的檔案信息是否達到備份要求，做到多套備份，異地備份，在線和離線多種方式的備份，從而確保數(shù)字化的檔案信息完整、安全，符合檔案數(shù)字化質(zhì)量要求。

（2）用戶反饋。監(jiān)理方檢查數(shù)字化加工單位對于用戶在試用已投入使用的數(shù)字化檔案成果后提出的問題是否進行了改進，用戶反饋的問題是否得到了解決等。

3.2關(guān)注質(zhì)量控制點的監(jiān)理

檔案數(shù)字化工程是由一系列相互銜接的環(huán)節(jié)組成。[4]控制檔案數(shù)字化的質(zhì)量，監(jiān)理單位需要對各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督管理，對于占主導(dǎo)地位的環(huán)節(jié)，需要監(jiān)理單位重點監(jiān)管，對于處于次要位置的環(huán)節(jié)，僅需要做到一般控制。這種易出現(xiàn)問題需要重點監(jiān)管的主導(dǎo)環(huán)節(jié)就是監(jiān)理質(zhì)量控制點。結(jié)合實踐和理論的分析，筆者總結(jié)了檔案數(shù)字化過程中的監(jiān)理質(zhì)量控制點[5]，結(jié)果如表1所示。

3.3基于質(zhì)量問題分類處理的監(jiān)理

檔案數(shù)字化過程中檢查出的問題分為一般問題和特殊問題，一般問題即工作人員整理的檔案、掃描的圖像等沒有達到標準要求。監(jiān)理員在抽檢檔案時，若發(fā)現(xiàn)一處問題，則要求其整批檔案打回重整。特殊問題即在數(shù)字化的過程中未曾遇到的，沒有現(xiàn)成解決方法的問題。在監(jiān)理過程中，如遇到這類問題可以參考圖1所示的特殊問題處理機制，首先應(yīng)及時同檔案部門人員、業(yè)務(wù)人員進行溝通，確定解決方案或者處理建議，如果得出的解決方案或者意見不一致時，則需要監(jiān)理單位會同項目負責(zé)人將問題（以問題處理單的形式）呈報給上級協(xié)調(diào)組組長。然后上級協(xié)調(diào)聯(lián)系人對匯集的問題進行分類，在一定時間內(nèi)按問題類型分發(fā)給對應(yīng)的組長（技術(shù)組、質(zhì)檢組、管理組），進行研究解決。收到問題處理單后，相關(guān)組長召開專題會議，對問題開會討論并確認最終執(zhí)行方案，形成書面會議紀要。最后書面會議紀要由上級協(xié)調(diào)組聯(lián)系人及時統(tǒng)一送達項目負責(zé)人，便于問題快速有效地解決。

參考文獻

[1]屠躍明，錢毅，李洪.關(guān)于檔案數(shù)字化質(zhì)量控制體系的研究[C].第4屆全國檔案工作者年會，中國福建廈門，2014：114-134.

[2]龍曙東.論監(jiān)理管理在施工現(xiàn)場中的重要性[J].廣東科技，2007（3）：265-266.

[3]王璐穎，軻鑫.檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制[J].檔案學(xué)研究，2011（4）：68-70.

[4]黃偉麗.檔案數(shù)字化過程質(zhì)量控制研究[J].檔案時空，2013（6）：26-28.

[5]周耀林.論檔案數(shù)字化工程質(zhì)量的控制[J].浙江檔案，2015（8）：18-20.

[作者簡介]

蔡明娜，蘇州大學(xué)社會學(xué)院圖書情報與檔案管理專業(yè)2016級碩士研究生，研究方向是檔案學(xué)。