李小紅

摘 要：機(jī)要文書既要認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)機(jī)要文書自身的工作特點(diǎn)和規(guī)章制度，又要嚴(yán)格按照保密規(guī)章制度進(jìn)行發(fā)展管理。面對(duì)新的形勢(shì)和任務(wù)，筆者根據(jù)所從事的機(jī)要文書工作實(shí)踐，從機(jī)要文書保密的意義、保密策略等方面入手，提出機(jī)要文書工作中的幾個(gè)重要管理環(huán)節(jié)，并進(jìn)行了探索和研究。

關(guān)鍵詞：機(jī)要文書； 保密 ；策略

一、機(jī)要文書保密的重要意義

機(jī)要文書是國(guó)家秘密的一種存在形式。因?yàn)樗鼣?shù)量大，內(nèi)容多，所以涉及秘密的范圍也廣。獲取一個(gè)國(guó)家的機(jī)要文書，便可掌握對(duì)方一個(gè)方面或幾個(gè)方面的秘密信息。這種信息當(dāng)然要比那些道聽途說的東西更豐富、準(zhǔn)確、可靠，因而更帶權(quán)威性。

二、機(jī)要文書的保密策略

1.建立并執(zhí)行嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，促進(jìn)機(jī)要文書工作扎實(shí)有序開展。

機(jī)要文書管理工作主要是負(fù)責(zé)上級(jí)機(jī)關(guān)和兄弟單位來文、通知、信函、傳真、電報(bào)及內(nèi)部資料的收集、整理、存查利用和保密工作，并負(fù)責(zé)辦理各種機(jī)要文件、函件及機(jī)要參考資料的收發(fā)、登記、送批、傳閱、歸檔、銷毀工作。

2.加強(qiáng)機(jī)要崗位人員的理論和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)， 不斷提高政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和保密工作意識(shí)。

文件管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的活動(dòng)，作為其實(shí)施主體——文件管理人員立該具備三方面的素質(zhì)：職業(yè)道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和科學(xué)文化知識(shí)素質(zhì)，這三種素質(zhì)是相互補(bǔ)充的。

（1）職業(yè)道德素質(zhì)。文件管理人員的職業(yè)道德，是指文件管理人員在履行自己的職責(zé)時(shí)應(yīng)當(dāng)自覺遵守的若干道德準(zhǔn)則。首先，文件管理人員應(yīng)當(dāng)熱愛自己的工作，保持高度的工作積極性。雖然檔案工作不是一項(xiàng)使人聲名顯赫的職業(yè)，但它的意義極為深遠(yuǎn)。文件管理作為檔案工作的源頭，其意艾也相當(dāng)重大。文件管理人員對(duì)此應(yīng)有清醒的認(rèn)識(shí)。如果他們懂得文件以及由其轉(zhuǎn)化而成的檔案，都是“社會(huì)的記憶”，是人類寶貴的歷史財(cái)富.懂得通過其辛勤的勞動(dòng)將會(huì)促進(jìn)科學(xué)文化的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，那么他們就會(huì)熱愛本職工作，產(chǎn)生高度的工作熱忱，把工作做好。其次，文件管理人員應(yīng)當(dāng)妥善保管文件，維護(hù)其形式和內(nèi)容的真實(shí)性和原始性，尊重歷史。

（2）專業(yè)素質(zhì)。文件管理的專業(yè)性較強(qiáng)，這要求文件管理人員應(yīng)具備一定的專業(yè)知識(shí)和工作技巧。文件管理人員的專業(yè)素質(zhì)包括履行專業(yè)職責(zé)的能力、智力、成績(jī)、學(xué)歷和資歷等等。其中能力指的是文件管理人員的決策能力、口頭表達(dá)能力、文字表達(dá)能力、工作能力、組織能力和研究能力；智力指的是專業(yè)知識(shí)、基礎(chǔ)知識(shí)、相關(guān)學(xué)科知識(shí)、語言學(xué)知識(shí)；成績(jī)主要指業(yè)績(jī)，包括工作效率、工作質(zhì)量等；學(xué)歷是指文件管理人員受教育的程度，反映其獲得系統(tǒng)專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)技能的經(jīng)歷；資歷是指文件管理人員的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)水平和成熟程度。文件管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，主要是通過專業(yè)培訓(xùn)的途徑。培訓(xùn)的形式較多，如高校開設(shè)的文件管理課程或?qū)I(yè)，文件管理的短期培訓(xùn)班，等等。

（3）科學(xué)文化知識(shí)素質(zhì)。要進(jìn)行全面、系統(tǒng)的文化、理論和科學(xué)技術(shù)知識(shí)教育，即他們的知識(shí)面應(yīng)廣泛一些。國(guó)外文件管理人員的培訓(xùn)課程既包括相關(guān)專業(yè)課程，也包括其他課程和一些選修課程，這對(duì)拓寬文件管理人員的知識(shí)領(lǐng)域無疑是大有幫助的。近些年來，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在文件管理領(lǐng)域的普遍運(yùn)用，要求文件管理人員不僅應(yīng)當(dāng)掌握管理傳統(tǒng)文件的知識(shí)，而且要具備應(yīng)用現(xiàn)代科技手段管理文件的知識(shí)和技能。

總而言之，文件管理活動(dòng)是一項(xiàng)范圍廣泛的管理活動(dòng)，文件管理人員必須具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和科學(xué)文化知識(shí)素質(zhì)。才能進(jìn)行有效的文件管理。一個(gè)理想的文件管理人員，應(yīng)當(dāng)使這三種素質(zhì)能夠完美統(tǒng)一，國(guó)外目前多是通過各種專業(yè)人員的配備來實(shí)現(xiàn)三種素質(zhì)的統(tǒng)一。

三、強(qiáng)化職責(zé)意識(shí)，增強(qiáng)保密意識(shí)

文書記載著大量的政治、經(jīng)濟(jì)等方面的資料，是最原始、最真實(shí)、最有價(jià)值的資料。江澤民同志指出：“檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，這個(gè)基礎(chǔ)不牢固要負(fù)歷史責(zé)任”。做好文書工作非常重要，而正確的工作態(tài)度和高度的工作責(zé)任心，是做好機(jī)要文書工作的前提。作為一名文書工作者，要時(shí)刻牢記自己的工作職責(zé)，明確自己所肩負(fù)的使命，大力發(fā)揚(yáng)埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的精神，始終把強(qiáng)烈的責(zé)任心放在工作的首要位置，對(duì)所承擔(dān)的工作任務(wù)，做到思想重視、目標(biāo)明確、工作到位，對(duì)具有保存價(jià)值的各種文件、資料，及時(shí)搞好收集、歸檔，確保歸檔文件的整理質(zhì)量，以一流的工作態(tài)度、一流的工作作風(fēng)、一流的工作業(yè)績(jī)做好機(jī)要文書工作。新的形勢(shì)和任務(wù)使機(jī)要文書工作成為保密工作的重中之重，關(guān)系著國(guó)家的利益和單位的發(fā)展。如何適應(yīng)新形勢(shì)的要求，進(jìn)行機(jī)要文書管理研究，根據(jù)本單位的實(shí)際情況和管理制度，認(rèn)真落實(shí)“零差錯(cuò)” 的具體辦法，是每一個(gè)機(jī)要人員需要思考的問題。

做好機(jī)要文書保密工作，必須正確理解和處理機(jī)要文書的利用和保密的關(guān)系。利用與保密這兩者之間的關(guān)系，是辯證統(tǒng)一的關(guān)系， 都是為了更好地發(fā)揮機(jī)要文書在社會(huì)主義事業(yè)中的作用。保密的目的也是為了更好地利用， 在實(shí)際工作中，如果對(duì)什么機(jī)要文書要保密，什么機(jī)要文書不保密，保密范圍的寬窄和期限的長(zhǎng)短等問題處理不當(dāng)， 就會(huì)導(dǎo)致利用與保密之間矛盾的發(fā)生。保密過嚴(yán)， 往往會(huì)限制其作用的發(fā)揮。有密不保，又極容易危害黨和國(guó)家的利益，更不用說企業(yè)的自身利益了。因此，為了正確處理好機(jī)要文書保密和利用兩者之間的關(guān)系， 就必須在維護(hù)黨和國(guó)家利益及企業(yè)自身利益的前提下，根據(jù)黨的方針政策、根據(jù)國(guó)內(nèi)外形勢(shì)，把兩者有機(jī)地結(jié)合起來，加以綜合分析。凡是提供利用，有利于促進(jìn)安定團(tuán)結(jié)、國(guó)家建設(shè)和企業(yè)發(fā)展的機(jī)要文書信息，就應(yīng)積極大膽地提供利用；凡是在一定范圍內(nèi)限制利用，才有利于黨和國(guó)家利益，則應(yīng)嚴(yán)格合理地堅(jiān)持保密。

做好機(jī)要文書保密工作，必須深入學(xué)習(xí)貫徹《保密法》，不斷增強(qiáng)機(jī)要文書管理人員的保密意識(shí)。機(jī)要文書工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)要性很強(qiáng)的工作，機(jī)要文書人員每天擔(dān)負(fù)著各類機(jī)密文件的收集、整理、保管和提供利用的任務(wù)，因此他們的保密意識(shí)的強(qiáng)弱、政治素質(zhì)的高低，對(duì)機(jī)要文書保密工作起著重要的作用。在現(xiàn)實(shí)生活中，有意出賣情報(bào)的人畢竟是少數(shù)，但無意中泄露機(jī)密的情況卻比較多。由于經(jīng)常接觸機(jī)密，就會(huì)在某些場(chǎng)合無意中泄露出去，輕則影響安定團(tuán)結(jié)，重則損害國(guó)家利益。所以，機(jī)要文書部門必須加強(qiáng)對(duì)全體工作人員的保密教育，深入學(xué)習(xí)貫徹《保密法》，提高機(jī)要文書人員的政治素質(zhì)，使他們都具有良好的保密意識(shí)，更好地把保密工作同機(jī)要文書工作結(jié)合起來，將保密意識(shí)落實(shí)到具體業(yè)務(wù)工作中去， 做好機(jī)要文書的保密工作。做好機(jī)要文書保密工作， 必須保證保密工作貫穿于機(jī)要文書工作的每個(gè)程序之中。以東北石油管道公司辦公室為例，隨著機(jī)要文書事業(yè)的發(fā)展，公司機(jī)要文書工作也不斷得到鞏固和加強(qiáng)， 機(jī)要文書工作每個(gè)程序都日趨規(guī)范。機(jī)要文書工作改變了過去業(yè)務(wù)部門不立卷、不歸檔的做法。各部門兼職機(jī)要文書人員負(fù)責(zé)收集本部門一年來產(chǎn)生的不同載體的文件材料，在機(jī)要文書部門指導(dǎo)下， 嚴(yán)格按要求進(jìn)行立卷、歸檔。在這一系列工作過程中， 我們嚴(yán)格執(zhí)行保密制度， 積極向兼職人員宣傳《保密法》， 并規(guī)定當(dāng)天沒有組成卷的文件，下班后一定要放到檔案柜中保管；各部門組成卷后與檔案部門當(dāng)即辦理移交手續(xù)，以示對(duì)文件安全保密負(fù)責(zé)。科技人員深入生產(chǎn)、施工現(xiàn)場(chǎng)， 參加設(shè)備開箱、工程竣工、科研成果鑒定等驗(yàn)收活動(dòng)和會(huì)議， 也都嚴(yán)格把關(guān)， 保證圖紙和文件資料的齊全完整，使檔案資料不遺失。

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