李志鳳

摘 要：我國(guó)事業(yè)單位歷來(lái)對(duì)檔案管理工作不夠重視，對(duì)檔案的收集整理、立卷歸檔等管理程序缺乏制度化，管理不夠規(guī)范，檔案管理的技術(shù)手段落后，檔案資料的利用率低。隨著信息科技發(fā)展和各項(xiàng)工作改革的深入，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理也提出了更高要求。本文從檔案管理創(chuàng)新必要性出發(fā)，分析了事業(yè)單位檔案管理存在的問題，并提出創(chuàng)新與改革措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新與改革

檔案管理對(duì)事業(yè)單位的管理工作起到了很大的影響，在信息化和經(jīng)濟(jì)全球化的時(shí)代，事業(yè)單位想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)展，必須重視檔案管理工作，創(chuàng)新管理理念，建立健全檔案管理制度體系，培養(yǎng)提升檔案管理人才素質(zhì)，加大對(duì)檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使檔案管理創(chuàng)新與改革符合當(dāng)前信息化時(shí)代的要求。

1 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革必要性

隨著科技發(fā)展，檔案管理成為事業(yè)單位各項(xiàng)工作順利開展的基礎(chǔ)。信息化與各領(lǐng)域的融合使傳統(tǒng)檔案管理途徑發(fā)生了變化，人工進(jìn)行檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求和社會(huì)發(fā)展節(jié)奏。為了適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展，需要將檔案管理向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化，才能實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置和最大化利用。電子檔案的建立和利用信息手段對(duì)檔案進(jìn)行管理可提高管理效率，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)即時(shí)查詢，使檔案使用不再受地域限制，以實(shí)現(xiàn)資源共享最大化。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 管理制度不健全，信息技術(shù)應(yīng)用滯后

在事業(yè)單位檔案管理中，完善的制度是十分必要的，但是很多事業(yè)單位的檔案管理制度形同虛設(shè)，很多工作人員敷衍了事，不按規(guī)章制度辦事，導(dǎo)致檔案管理工作混亂。同時(shí)，隨著科技水平的更新，信息技術(shù)的應(yīng)用沒有和檔案管理有效結(jié)合在一起，檔案的更新速度以及管理方式也未實(shí)現(xiàn)信息化，與當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展不相適應(yīng)。

2.2 對(duì)檔案管理工作不夠重視，管理程序缺乏制度化、規(guī)范化

各事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度存在差異，許多單位對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，未單獨(dú)設(shè)置專門組織機(jī)構(gòu)，只是將檔案管理放在辦公室管理工作當(dāng)中，缺乏獨(dú)立性，檔案基礎(chǔ)設(shè)施硬件配套不到位。檔案資料收集內(nèi)容不全面，擺放雜亂無(wú)章，檔案管理程序缺乏制度化，管理不夠規(guī)范。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)差異大，能力水平不高

檔案管理是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的專業(yè)工作，要求檔案管理人員具有較全面的工作能力，但在檔案管理的實(shí)際工作中，從業(yè)人員隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)不高，理論水平、文化程度等參差不齊，實(shí)踐能力相對(duì)薄弱，檔案的分類、整理和記錄不嚴(yán)格，不能按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，對(duì)檔案的綜合管理力度不夠。也由于缺乏相應(yīng)地培訓(xùn)，使得新技術(shù)、新設(shè)備不能夠較好地使用，檔案管理模式和信息服務(wù)水平與信息化時(shí)代的管理要求不適應(yīng)。

2.4 檔案資料的利用率低，設(shè)施較落后

由于對(duì)檔案的利用價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠，各事業(yè)單位對(duì)信息化基礎(chǔ)檔案保護(hù)和信息資源開發(fā)不足，檔案資料利用率低的問題比較突出。目前仍有許多事業(yè)單位的檔案管理部門只有少量的計(jì)算機(jī)及落后的軟件設(shè)備，有些單位檔案室?guī)旆拷ㄔ觳煌晟?，雜亂無(wú)章、塵土飛揚(yáng)，設(shè)備陳舊不及時(shí)更新，基礎(chǔ)設(shè)施落后。

3事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革有效措施

3.1 建立健全檔案管理制度體系

為了保證檔案管理工作的順利實(shí)施，要制定符合單位實(shí)際情況與檔案管理需要的規(guī)章制度，體現(xiàn)科學(xué)性、合理性。檔案管理系統(tǒng)要具有良好的可行性、實(shí)用性、簡(jiǎn)便性，可以通過(guò)操作簡(jiǎn)便的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更好的規(guī)范和引導(dǎo)。制定科學(xué)的檔案管理制度體系，既要約束檔案管理工作者，也要約束機(jī)制的主導(dǎo)人員，確保制度體系的公正性和嚴(yán)肅性，要結(jié)合檔案管理的特點(diǎn)，盡量的實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)性、靈活性和高效性。

3.2 強(qiáng)化管理層對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)

在事業(yè)單位的管理活動(dòng)中，檔案管理是單位發(fā)展的潛在推動(dòng)力，它的作用一般都是潛移默化的，并沒有明顯表現(xiàn)出來(lái)，導(dǎo)致很多事業(yè)單位在實(shí)際工作中忽略檔案管理的作用。對(duì)于檔案管理工作，要從領(lǐng)導(dǎo)做起，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的重視，成立專門的檔案管理部門，配置專業(yè)的檔案管理人才。制定合理的獎(jiǎng)懲措施，對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)異的人員要適當(dāng)?shù)鬲?jiǎng)勵(lì)，刺激員工的積極性，從而保證檔案管理工作正常高效地運(yùn)行。

3.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)

事業(yè)單位檔案管理的專業(yè)性和實(shí)用性比較強(qiáng)，檔案的質(zhì)量是由檔案管理人員的工作水平?jīng)Q定的，如果沒有足夠的工作經(jīng)驗(yàn)，將會(huì)遇到一些困難，很難滿足檔案收集和管理的要求。檔案管理人員，應(yīng)具備能夠獨(dú)立完成檔案收集管理工作，確保歸檔的完整及時(shí)和統(tǒng)一。要適應(yīng)信息化形勢(shì)下的檔案管理工作，必須轉(zhuǎn)換思維，提高對(duì)信息化的接受能力與認(rèn)識(shí)，掌握應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)處理檔案業(yè)務(wù)的流程、方法和手段。要建立并確保檔案管理團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理與知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷提高掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合管理素質(zhì)能力，樹立正確的職業(yè)道德與操守，通過(guò)培養(yǎng)更多的檔案管理人才以滿足現(xiàn)代檔案管理的需要，提高管理效率。

3.4 加大資金投入，加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高現(xiàn)代化水平

事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和改革的開展離不開基礎(chǔ)設(shè)施的完善，齊備的基礎(chǔ)設(shè)施可以為檔案管理提供保障。在管理經(jīng)費(fèi)上要加大投入，保證有充足的資金滿足基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極購(gòu)買檔案管理設(shè)備，提高檔案管理工作效率。在基礎(chǔ)設(shè)施的購(gòu)進(jìn)方面，要結(jié)合單位實(shí)際情況和實(shí)際需要，對(duì)不符合需求的設(shè)備要及時(shí)更換，提高現(xiàn)代化水平。

3.5 實(shí)行檔案項(xiàng)目負(fù)責(zé)制

事業(yè)單位檔案數(shù)量多，工作規(guī)模大，更適合采取協(xié)作的工作方式來(lái)完成。在團(tuán)隊(duì)管理中實(shí)行檔案項(xiàng)目負(fù)責(zé)制，項(xiàng)目檔案任務(wù)確定時(shí)，組成一個(gè)工作小組，分工協(xié)作完成檔案收集、整理、檢查、歸檔、移交等相關(guān)工作，使檔案項(xiàng)目形成閉環(huán)管理。當(dāng)檔案項(xiàng)目出現(xiàn)交叉時(shí)，小組之間工作也交叉進(jìn)行，人員靈活調(diào)配，互相支持，優(yōu)先完成重點(diǎn)項(xiàng)目和交付時(shí)間緊的項(xiàng)目檔案。

3.6 加強(qiáng)信息化管理，促進(jìn)檔案信息共享

隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，信息技術(shù)成為各領(lǐng)域的重要支撐力量，將事業(yè)單位的檔案管理與信息化融合是檔案管理創(chuàng)新和改革的必然趨勢(shì)。信息化檔案管理可以解決傳統(tǒng)管理中的效率低、分類不完善等問題，提高檔案管理與應(yīng)用的效率。

構(gòu)建信息化檔案管理共享平臺(tái)，方便內(nèi)部各部門對(duì)于檔案信息的調(diào)取，有效提升了檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效管理和資源共享，從而使檔案管理信息化發(fā)揮出積極的影響力。

深化信息化平臺(tái)的構(gòu)建和應(yīng)用，圍繞檔案的錄入、檢索和應(yīng)用等基本需求來(lái)強(qiáng)化管理思路，建立起檔案管理的信息庫(kù)，將檔案都能夠以電子版的形式呈現(xiàn)出來(lái)，同時(shí)可開通云端存儲(chǔ)的功能，將檔案信息上傳云端，使檔案信息能夠得到永久性的保存，以促進(jìn)信息化檔案管理的全面提升。

實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，減輕管理人員的工作壓力，節(jié)約人力與物力資源，提高檔案管理的質(zhì)量與效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，如今我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新是勢(shì)在必行，唯有創(chuàng)新才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，才能促進(jìn)檔案管理工作的深入發(fā)展，檔案管理信息化，已經(jīng)成為新形勢(shì)下發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，必須高度重視檔案管理創(chuàng)新與改革工作，在資金和人才方面加強(qiáng)保障，不斷加強(qiáng)硬件設(shè)施與管理人員的素質(zhì)能力建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化提高到一個(gè)新的水平。

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