摘 要：檔案工作作為重要的信息資源，還包含了文字，聲音，圖像等重要信息。 檔案管理是所有企事業(yè)單位工作過程中不可或缺的一部分。 但是，信息時(shí)代下檔案工作仍存在一些問題。 本文分析了信息時(shí)代檔案工作面臨的問題，提出了促進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作深度融合的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；信息技術(shù)；檔案管理；融合

前言：科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和信息時(shí)代的到來，極大地影響了許多傳統(tǒng)工作，檔案管理工作也不例外。 面對(duì)社會(huì)急劇變化，如何推進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作深度融合，是我們面臨的一個(gè)亟待解決的問題。

一、信息時(shí)代下檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，信息資源的有效利用已成為社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。然而，信息技術(shù)與檔案工作相融合仍存在一些問題。首先，檔案管理的概念滯后。傳統(tǒng)的檔案工作觀念更注重檔案的收集，往往忽略了檔案的實(shí)際功能。在信息時(shí)代，檔案的管理，由于信息量大、實(shí)用性強(qiáng)，員工應(yīng)樹立服務(wù)意識(shí)。服務(wù)對(duì)象不僅僅是領(lǐng)導(dǎo)者，服務(wù)范圍不僅是內(nèi)部的，也要引導(dǎo)到基層，從內(nèi)到外，這是工作人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)的理念。其次，檔案管理模式比較落后。傳統(tǒng)的檔案管理，信息歸檔是由人員手工編輯的，這種歸檔方法有兩個(gè)弊端，首先是檔案不能及時(shí)完整歸檔。其次，信息檢索的低效性難以充分發(fā)揮檔案信息資源的應(yīng)有作用。最后，檔案管理規(guī)劃設(shè)計(jì)滯后。規(guī)劃設(shè)計(jì)落后是信息時(shí)代檔案管理面臨的首要問題。由于檔案信息資源的產(chǎn)生和管理受空間地理區(qū)域的影響，在權(quán)力，資金和規(guī)范方面存在一定的局限性。在這個(gè)背景下，制定統(tǒng)一的國家計(jì)劃是非常困難的。此外，由于自身的變化，檔案信息管理系統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)相對(duì)不確定，難以實(shí)現(xiàn)全面的管理。

二、信息時(shí)代檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）對(duì)傳統(tǒng)檔案管理手段和方式的挑戰(zhàn)

相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理，一般使用紙張的形式保存，紙張容易隨著時(shí)間的推移，顏色發(fā)黃，文件保存時(shí)間短，利用信息技術(shù)可以隨時(shí)歸檔，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，并且可以使用電子編碼技術(shù)編輯和保持，還可以加強(qiáng)檔案信息的更新速度。

（二）對(duì)檔案管理人員自身素質(zhì)提出的挑戰(zhàn)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融入檔案管理工作，需要員工熟練操作技術(shù)，了解相關(guān)操作知識(shí)，正確處理常見問題和困難。因此，信息的檔案管理不可避免地給檔案管理人員帶來了新的要求和挑戰(zhàn)。

（三）檔案文件查詢利用方式對(duì)傳統(tǒng)檔案的挑戰(zhàn)

信息多媒體和新存儲(chǔ)媒體的發(fā)展影響了傳統(tǒng)檔案的長期可讀性。檔案部門工作人員可以在備份電子文件后打印出文件，但最終的解決方案仍然需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和檔案部門的合作。文件歸檔部門收到電子文件后，通過文件格式轉(zhuǎn)換，將接收到的電子文件以通用統(tǒng)一格式進(jìn)行存儲(chǔ)，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展仍然可以讀取以前存儲(chǔ)的文件，保證信息資源的方便使用。

（四）電子文件檔案的歸檔時(shí)間對(duì)傳統(tǒng)檔案歸檔時(shí)間的挑戰(zhàn)

電子文件可以在文件關(guān)閉或定期存檔后隨時(shí)歸檔，由工作人員通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送到文件部門，文件完成后需要將打印的文件歸檔。歸檔時(shí)間的紙質(zhì)文件一般分為兩類。一是文件歸檔，二是周期內(nèi)歸檔，主要為行政文件。其次，項(xiàng)目檔案結(jié)束后進(jìn)行歸檔，主要應(yīng)用于科技檔案，這無疑給傳統(tǒng)檔案的存檔時(shí)間帶來了又一個(gè)挑戰(zhàn)。

三、推進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作的深度融合的途徑

（一）引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，提高檔案管理水平

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，科技日新月異。過時(shí)的檔案設(shè)備和檔案工具已經(jīng)不能達(dá)到現(xiàn)代管理的要求。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代手段組織檔案，不充分發(fā)揮了計(jì)算機(jī)管理等方面的優(yōu)勢(shì)，減少了人為因素的影響，提高了工作效率，可以得到事半功倍的效果，而且更好地服務(wù)于工作。檔案工作人員應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，融入國際先進(jìn)水平，把握國際檔案管理新局面，將現(xiàn)代技術(shù)引入管理工作，學(xué)習(xí)新技術(shù)和外文檔案管理辦法，完善檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

（二）創(chuàng)新檔案管理工作的優(yōu)化服務(wù)

創(chuàng)新和優(yōu)化服務(wù)是構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的第一步。傳統(tǒng)的文件管理滯后。手工編輯的文件不利于文件的使用。檔案部門必須對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行查詢，以節(jié)約人力、物力、低效率、低效率。如果建立了一個(gè)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，那么無論何時(shí)何地從文件查詢中提取相關(guān)的身份驗(yàn)證信息，都可以實(shí)現(xiàn)對(duì)時(shí)間和空間約束的資源利用。建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的自動(dòng)化管理。這是電子數(shù)據(jù)的自動(dòng)上傳和分類。上傳的電子文件可以下載，以實(shí)現(xiàn)實(shí)際的價(jià)值。

（三）加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

我國大多數(shù)檔案處理處于信息管理的過度階段，如何加快信息管理，最重要的是檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。但是，信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)需要很長時(shí)間才能形成。因此，有必要按照從低到高的建設(shè)過程，運(yùn)用信息技術(shù)科學(xué)系統(tǒng)地管理和利用信息資源。在建設(shè)過程中，檔案管理與信息技術(shù)應(yīng)該結(jié)合起來，并進(jìn)行協(xié)調(diào)。綜合數(shù)據(jù)庫和各個(gè)檔案應(yīng)結(jié)合起來，形成網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和分布的數(shù)據(jù)庫，從而有效提高檔案管理的效率。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和數(shù)字化

在檔案管理方面，要根據(jù)信息時(shí)代的發(fā)展要求，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)，如CAD/CAM系統(tǒng)、檔案信息的電子檔案保管等。將信息設(shè)備技術(shù)融入檔案管理工作中，運(yùn)用創(chuàng)新的思想觀念，建立數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將檔案管理服務(wù)與網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)相結(jié)合，開放網(wǎng)上服務(wù)形式，拓寬視野檔案管理，加強(qiáng)和創(chuàng)新管理思想，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案管理的功能和價(jià)值。開創(chuàng)新的管理形勢(shì)，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。

三、結(jié)語

檔案管理工作既需要專業(yè)知識(shí)又要有高度的責(zé)任心和耐心。它要求我們不僅具有與時(shí)俱進(jìn)的思想，而且要轉(zhuǎn)變觀念，不斷充實(shí)和更新我們的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大工作視野，同時(shí)以極大的熱情投入工作，做好新時(shí)期的檔案管理工作科學(xué)有效地服務(wù)單位，服務(wù)社會(huì)。

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作者簡介

艾娜， 性別：女，1979年，籍貫：四川德陽， 學(xué)歷：本科，助理館員，研究方向： 信息技術(shù)與檔案工作的深度融合