胡勝

摘 要：所謂的檔案管理就是把所有紙質(zhì)檔案所包含的信息內(nèi)容做好統(tǒng)一歸類和保管，以便于在查閱檔案的過程中可以在最短的時(shí)間內(nèi)找到所需要的信息要點(diǎn)。不斷提升檔案管理水平能夠不斷完善信息服務(wù)系統(tǒng)，維護(hù)廣大群眾和企業(yè)職工的權(quán)益，保證決策者能夠制定出正確的發(fā)展策略，所以，提升檔案管理科學(xué)化水平對(duì)企業(yè)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步具有重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；路徑選擇

通常情況下，檔案管理工作都是依靠機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行同意保管和完善的，檔案管理工作本身帶有較高的機(jī)密性，管理流程復(fù)雜，收集和歸檔內(nèi)容繁瑣。伴隨計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)利用，我們運(yùn)用強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，有效提升檔案管理效率，使得管理工作趨向科學(xué)化和規(guī)范化。

1我國(guó)當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1檔案管理環(huán)境因素

過去幾年檔案的爆發(fā)式增長(zhǎng)，由于管理檔案的條件有限，甚至有的地方都沒有專門存放檔案的地方，即使有存放檔案的地方也是周圍環(huán)境不合格，普遍存在著濕度過大、溫度不均、灰塵過多等環(huán)境因素，另外就是可能存在的鼠類等。檔案是否能有效長(zhǎng)期保存的關(guān)鍵因素就是環(huán)境因素，環(huán)境不同，對(duì)檔案管理的影響也不同，在潮濕的環(huán)境下，磁盤或磁帶的粘合劑可發(fā)生水解反應(yīng)，使得檔案管理完整性受損。

1.2檔案管理人為因素

人是管理檔案活動(dòng)的主體，是檔案管理的關(guān)鍵核心因素，這里的人為因素不僅是指管理人員還包括非管理人員，管理人員的因素主要包括工作不細(xì)心、不負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，很容易在日常瑣碎的檔案管理中造成的檔案混亂甚至是檔案破損和丟失，隨著數(shù)字化和信息化新時(shí)代的到來，隨著計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)的高速發(fā)展，讀取檔案信息的設(shè)備和軟件升級(jí)換代，管理人員的基本能力有時(shí)并沒有隨之提高。非管理人員是指除管理人員之外的人員由于誤入誤操作、非法入侵甚至盜竊等造成的破壞性事件。

1.3檔案管理制度存在缺陷

對(duì)我國(guó)的檔案管理制度進(jìn)行研究，我們可以發(fā)現(xiàn)，我國(guó)檔案管理的發(fā)展速度緩慢，主要體現(xiàn)在，隨著科技的不斷發(fā)展，關(guān)于檔案管理的方法和管理技術(shù)并沒有得到提升，尤其是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，信息化辦公已經(jīng)成為工作的主要形式，但信息化辦公的形式并沒有廣泛的應(yīng)用到檔案管理的工作中。檔案管理中對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，僅僅局限在電腦上進(jìn)行點(diǎn)按的保存以及查找等操作，只是將檔案在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行保存，并沒有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的共享，未充分的發(fā)揮出檔案資源的作用。

2提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑

2.1提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

任何事情都離不開工作人員的努力，相應(yīng)的在檔案管理中，時(shí)時(shí)刻刻需要具體檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)。在信息化大背景下進(jìn)行檔案管理改革首先需要提高檔案管理人員的工作素質(zhì)，信息技術(shù)作為一門高新的技術(shù)，需要各個(gè)工作人員進(jìn)行相應(yīng)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，包括錄入數(shù)據(jù)，進(jìn)行資料的查找和分析，從而提升自身的工作素質(zhì)。其次，還要加強(qiáng)工作責(zé)任感，有的檔案資料需要進(jìn)行相應(yīng)的保密，因此工作人員應(yīng)該加強(qiáng)自身的工作責(zé)任感。最后，要正確對(duì)待檔案管理這個(gè)工作，樹立正確的工作意識(shí)。

2.2改善存放環(huán)境

不管信息化建設(shè)進(jìn)程如何推進(jìn)，檔案管理的客體仍然是檔案實(shí)體本身，因此要做好檔案管理工作，首先要保護(hù)好檔案。如控制檔案室溫度和濕度，以防止檔案紙張發(fā)生氧化反應(yīng)；定期打掃衛(wèi)生除去灰塵，保持檔案室的干凈整潔，讓檔案一直處在合適的溫濕度環(huán)境，并盡可能的保持恒定；經(jīng)常保持四壁、天花板、地面和柜架的清潔，定期除塵；進(jìn)入庫(kù)房的裝具用品首先進(jìn)行殺蟲處理，并在庫(kù)房中使用安全無害的防霉、防蟲藥品；對(duì)環(huán)境要求差異大的檔案實(shí)體還要考慮分別存放，如將磁帶遠(yuǎn)離能產(chǎn)生磁場(chǎng)的電子設(shè)備或磁鐵，或使用磁性屏蔽材料的裝具進(jìn)行保存。

2.3制定檔案管理的具體工作標(biāo)準(zhǔn)

信息技術(shù)在初期應(yīng)用到檔案管理中會(huì)面臨著許多問題，主要是因?yàn)闆]有建立統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)。在當(dāng)前檔案管理中，各個(gè)單位應(yīng)該明確自身的實(shí)際情況，了解信息化檔案管理的方式，建立完善的組織制度，制定具體的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，明確相應(yīng)的責(zé)任。加快建立數(shù)字化檔案管理方式，提升檔案管理工作的效率和確保檔案管理的安全。積極促進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化管理，在檔案管理的過程中節(jié)約人力成本和管理成本，提升管理效能。最后，要根據(jù)各個(gè)職能進(jìn)行檔案管理工作細(xì)化，明確具體職責(zé)更好保障管理效果。

2.4加大對(duì)檔案的利用程度

檔案的最終價(jià)值體現(xiàn)在應(yīng)用環(huán)節(jié)，很多檔案資料只有在應(yīng)用的過程中才能體現(xiàn)出其意義和本質(zhì)，所以提升檔案的利用程度是非常必要的，只有死檔案變成活信息之后，檔案才能夠最大限度地發(fā)揮出其價(jià)值，相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值也才能展現(xiàn)出來。檔案管理工作的最終目的是從海量的檔案信息中搜尋出對(duì)社會(huì)發(fā)展有價(jià)值或者對(duì)研究主題有意義的信息，這樣才能推動(dòng)社會(huì)不斷向前發(fā)展。所以提升檔案資料的開放程度、重視檔案資料和現(xiàn)實(shí)的結(jié)合是必然而且是必須的，潛在價(jià)值得到充分展現(xiàn)之后，對(duì)組織和社會(huì)的效益也就展示出來了，檔案管理工作者也就自然地重視起自身的工作了。

2.5不斷完善檔案管理機(jī)制

只有在檔案管理單位內(nèi)部已經(jīng)設(shè)立了管理機(jī)制的情況下，才能在實(shí)踐操作中不斷健全檔案管理機(jī)制，而建設(shè)完善的檔案管理機(jī)制需要結(jié)合現(xiàn)實(shí)中管理檔案的需要和特點(diǎn)，在整個(gè)管理機(jī)制里，各工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行自己的職責(zé)，安排管理人員進(jìn)行監(jiān)督管理，建立全面的檔案管理體系，另外，還需嚴(yán)格按照相關(guān)的法律規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為了有效提升檔案工作的科學(xué)化管理方法，不緊要優(yōu)化管理環(huán)境，還應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，完善檔案管理制度，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平和職業(yè)技能，促進(jìn)檔案管理整體發(fā)展水平的提升。

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