馮嘉文

摘 要：檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展過程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，而在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理工作開始應(yīng)用數(shù)字化的方式，這對(duì)檔案管理具有一定的積極作用，不僅可以提高檔案管理的效率，也為查閱檔案提供了極大的便利。但是在應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方式過程中，出現(xiàn)了許多問題。比如，檔案在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中可能存在被人篡改、非法獲取等情況，因此新時(shí)期科技檔案管理工作還需要進(jìn)行改進(jìn)。筆者在對(duì)新時(shí)期科技檔案管理中存在的問題進(jìn)行深入分析的同時(shí)，也對(duì)相應(yīng)的解決措施進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理；科技化；問題分析

1 引言

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，新時(shí)期科技檔案管理工作已經(jīng)成為人們?nèi)找骊P(guān)注的熱點(diǎn)工作。新時(shí)期科技檔案管理在實(shí)際工作中具有巨大的優(yōu)勢(shì)，它不僅可以提高相關(guān)事業(yè)單位檔案管理效率，而且可以增加查閱者的查閱效率。另外，應(yīng)用科技檔案管理對(duì)管理者的素質(zhì)要求更為嚴(yán)格，管理者必須熟練掌握現(xiàn)代化、科技化的管理技術(shù)。因此在新時(shí)期科技檔案管理的發(fā)展過程中，必然會(huì)遇到多種難題。當(dāng)下，對(duì)新時(shí)期科技檔案管理問題進(jìn)行深入分析十分重要。

2 新時(shí)期科技檔案管理概述

2.1 科技檔案管理

其一，新時(shí)期科技檔案管理工作是對(duì)檔案的高效管理方式，并解決和檔案管理相關(guān)的各種問題。檔案為我國(guó)的社會(huì)提供了信息基礎(chǔ)，將新時(shí)期科技檔案管理方式應(yīng)用于檔案管理的目的在于新時(shí)期科技檔案管理大大提升了檔案的管理和查閱效率、簡(jiǎn)化工作流程、減少人力與物力的投入等。其二，新時(shí)期科技檔案管理是一種以計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)為依托對(duì)檔案管理進(jìn)行操控的一種高效運(yùn)行方式，在運(yùn)行的過程中，新時(shí)期科技檔案管理可以更好地提升信息錄入效率，使管理者減少工作量。而傳統(tǒng)的檔案管理方式則是要投入大量精力，并且還需要耗費(fèi)許多紙張，不符合環(huán)保理念，在查閱時(shí)也需要花費(fèi)大量時(shí)間尋找檔案，并且錯(cuò)誤率偏高，新時(shí)期科技檔案管理則可以解決這一棘手的問題，在檔案存檔、查閱增加了效率，也減少了人力、物力的投入。

2.2 新時(shí)期科技檔案管理的優(yōu)勢(shì)

新時(shí)期科技檔案管理在檔案管理中可以簡(jiǎn)化一些問題，尤其是在各事業(yè)單位的檔案管理中具有很大優(yōu)勢(shì)，在檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.3 提升查閱效率和準(zhǔn)確性

新時(shí)期科技檔案管理在檔案查閱過程中可以有效地解決一些問題，并且迅速在檔案系統(tǒng)中搜索出相應(yīng)檔案，直接將檔案呈現(xiàn)在查閱者面前。而管理者則可以省去繁瑣的尋找過程，增加了查閱效率。在程序的輔助下，查閱者也可以更輕松地找到自己需要的檔案，因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)的檔案管理方式下，查閱者在查閱檔案時(shí)很可能會(huì)發(fā)現(xiàn)尋找到的檔案不符合自身要求，最后只能再次進(jìn)行查找。而新時(shí)期科技檔案管理則是提高了查閱檔案的準(zhǔn)確度，查閱者只需要在查找系統(tǒng)內(nèi)輸入關(guān)鍵詞，便可以輕松尋找到相應(yīng)檔案，減少了重復(fù)查找工作。

2.4 提高錄入效率

應(yīng)用新時(shí)期科技檔案管理在檔案管理中提高了錄入效率，簡(jiǎn)化了錄入程序，比如：存檔歸類由程序在后臺(tái)智能完成，極大程度上減輕了管理者的工作壓力，這種方式與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，方便了管理者對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的掌控，管理者可以隨時(shí)對(duì)檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、檢查等工作，并及時(shí)比對(duì)，體現(xiàn)了新時(shí)期科技檔案管理的巨大優(yōu)勢(shì)。

2.4 符合環(huán)保理念

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，管理者往往會(huì)使用大量紙張進(jìn)行信息整理、登記等工作。這與國(guó)家所主張的環(huán)保理念相悖，不符合當(dāng)今的時(shí)代發(fā)展要求。而新時(shí)期科技檔案管理方式則可以解決這一問題，應(yīng)用新時(shí)期科技檔案管理不僅節(jié)省了紙張，而且還符合數(shù)字化辦公的潮流，因此，新時(shí)期科技檔案管理在踐行環(huán)保方面也具有巨大優(yōu)勢(shì)。

2.5 整合事業(yè)單位檔案，提高使用范圍

應(yīng)用傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案管理，查閱者在查閱檔案時(shí)需要親自到有關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行查閱工作，或者是通過傳真等方式進(jìn)行查閱，而新時(shí)期科技檔案管理則有效地解決了這一問題。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，查閱者在家中就可以進(jìn)行檔案查閱，這給查閱者節(jié)省了許多時(shí)間，并且提高了查閱效率。而管理者在錄入系統(tǒng)后，檔案可以與其它單位共享，并且在條件允許下，可以將信息與其他查閱者共享，這就提高了信息的利用率，也增加了檔案信息的適用范圍。

3 新時(shí)期科技檔案管理中存在的問題

3.1 網(wǎng)絡(luò)安全

應(yīng)用新時(shí)期科技檔案管理方式意味著檔案需通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行錄入處理與傳輸?shù)确绞?，而網(wǎng)絡(luò)恰恰是具有一定危險(xiǎn)性的信息傳遞方式。在檔案的傳遞過程中，被黑客阻截的可能性十分大，因此就可能泄露一些重要信息。被阻截下來(lái)的檔案還可能被黑客惡意篡改，甚至偽造檔案，這就對(duì)檔案管理工作造成了一定打擊。并且現(xiàn)在信息售賣現(xiàn)象十分嚴(yán)重，在信息泄露后，有很大可能造成經(jīng)濟(jì)上的損失，因此網(wǎng)絡(luò)安全問題是最為棘手的問題之一。

3.2 電子檔案的完整性

應(yīng)用新時(shí)期科技檔案管理方式的過程中，管理者需要使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案錄入，也就是存儲(chǔ)在硬盤或云盤中。因此，如果在計(jì)算機(jī)使用的過程中，計(jì)算機(jī)硬盤出現(xiàn)損壞，檔案信息就會(huì)遭到損壞，這對(duì)檔案管理的破壞性十分大，所以新時(shí)期科技檔案管理方式對(duì)管理者的要求相對(duì)較高，如果管理者在檔案管理時(shí)沒有嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，就有可能出現(xiàn)電子檔案的損壞現(xiàn)象。

3.2 電子檔案的真實(shí)性

傳統(tǒng)檔案在封存的過程中需要相關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，并且在檔案上進(jìn)行蓋章等等工作保證檔案信息的真實(shí)性。而電子檔案無(wú)法保證，并且電子檔案在后期容易被篡改，所以電子檔案的真實(shí)性難以保證，這也是新時(shí)期科技檔案管理中的一大難點(diǎn)。

4 新時(shí)期科技檔案管理問題的解決措施

4.1 建立相關(guān)的管理制度

在應(yīng)用新時(shí)期科技檔案管理的過程中，相關(guān)事業(yè)單位必須制定嚴(yán)格的管理制度。在檔案信息的錄入、管理的過程中需由專業(yè)人員嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。無(wú)關(guān)人員嚴(yán)禁在進(jìn)行錄入工作時(shí)參與其中。并且對(duì)檔案的查閱也要嚴(yán)格要求，查閱者必須經(jīng)過相關(guān)程序進(jìn)行身份認(rèn)證，否則不予查閱。并且在查閱的過程中，查閱者也必須按照查閱規(guī)程進(jìn)行查閱，不得隨意復(fù)制、更改，這就有利于預(yù)防電子檔案易被篡改泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

4.2 建立網(wǎng)絡(luò)防火墻

電子檔案在傳輸?shù)倪^程中往往容易被黑客等不法分子進(jìn)行攔截、篡改，有些黑客甚至直接攻擊檔案管理系統(tǒng)，并獲取大量信息，這就要求相關(guān)事業(yè)單位必須建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，最大程度保證電子檔案不被外界獲取，防止出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象。并且一些重要文件最好采用傳統(tǒng)的紙面登記方式，防止重要檔案的泄露。因此，在檔案管理中采用建立網(wǎng)絡(luò)防火墻的方式可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的保護(hù)最大化。

4.3 招納精通現(xiàn)代化、科技化的管理人員

在應(yīng)用新時(shí)期科技檔案管理過程中，對(duì)于管理人員的素質(zhì)要求較高，因此各事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)必須要招納精通計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的管理人員，以保證管理工作的順利進(jìn)行，并且掌握專業(yè)技術(shù)的管理人員還可以優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，這對(duì)新時(shí)期科技檔案管理的發(fā)展具有重要意義。另外，在實(shí)際工作過程中，單位需要對(duì)管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，讓管理人員及時(shí)得到最新的技術(shù)信息，以保證管理人員的管理水平不斷提高，從根本上提高檔案管理效率。

5 結(jié)束語(yǔ)

在新時(shí)期科技檔案管理的發(fā)展過程中雖然存在著一些困難，但是新時(shí)期科技檔案管理在未來(lái)的檔案管理中必定發(fā)揮更大的作用。制定出符合現(xiàn)代化和科學(xué)的管理理論體系，檔案管理與現(xiàn)代化技術(shù)也必將高效結(jié)合，政府和有關(guān)部門的參與也為新時(shí)期科技檔案管理的發(fā)展提供了有力支持，在現(xiàn)代化理念和科學(xué)的管理體系下，新時(shí)期科技檔案管理也將成為未來(lái)檔案管理方式的主流。在將來(lái)的社會(huì)發(fā)展中，新時(shí)期科技檔案管理方式在檔案管理中必定會(huì)被廣泛應(yīng)用。

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