譚彥

摘 要：目前，我國(guó)市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，企業(yè)管理水平在很大程度上代表了一個(gè)企業(yè)的綜合實(shí)力，檔案管理工作作為企業(yè)管理的重要部分，它可以直接影響整個(gè)單位的工作效率和工作質(zhì)量，也反映了一個(gè)單位管理水平的高低。本文將從檔案管理工作的重要性入手，談及新時(shí)期給檔案管理工作帶來(lái)的新要求，另外簡(jiǎn)單分析新時(shí)期檔案管理工作現(xiàn)存的一些問(wèn)題，并針對(duì)如何解決這些問(wèn)題提出了一些相應(yīng)的對(duì)策和方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理工作；企業(yè)檔案；檔案重要性

企業(yè)檔案管理工作量大，且難度高，要想科學(xué)、有效的進(jìn)行檔案管理工作，就必須對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)。我國(guó)企業(yè)檔案管理建設(shè)正處于發(fā)展階段，在其建設(shè)管理中還存在一定的不足，要想不斷完善企業(yè)的檔案管理建設(shè)，就必須著手于規(guī)范建設(shè)的途徑與措施。開(kāi)展對(duì)企業(yè)檔案管理建設(shè)研究，不僅可以推動(dòng)我國(guó)其他領(lǐng)域檔案管理發(fā)展，還可以為檔案管理的相關(guān)學(xué)者提供科學(xué)、有效的參考依據(jù)。

1 做好檔案管理工作的重要性

文件的科學(xué)規(guī)范管理，是衡量單位績(jī)效和管理水平的重要指標(biāo)。檔案記錄了本單位發(fā)展歷史上優(yōu)秀研究成果以及單位經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供第一手資料，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供了良好的方向。在中國(guó)綜合經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史背景下，我們將做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理理念，勇于探索，嘗試新的檔案管理手段，充分、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展情況和經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。檔案管理結(jié)果與單位管理相結(jié)合，決定了單位資源配置的方向和方式，決定了單位的商業(yè)布局和未來(lái)發(fā)展，對(duì)實(shí)現(xiàn)單位業(yè)務(wù)戰(zhàn)略具有深遠(yuǎn)的影響，不斷提高管理效率。因此，做好檔案管理工作，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)綜合發(fā)展，不斷提高企業(yè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

2 新時(shí)期檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理工作者的管理意識(shí)薄弱

企業(yè)要想在新時(shí)代有長(zhǎng)足的進(jìn)步發(fā)展，就必須要重視企業(yè)檔案管理工作，努力提高企業(yè)檔案管理工作水平。但長(zhǎng)期以來(lái)，很多企業(yè)檔案管理人員只是做一些微不足道的程序性工作，沒(méi)有把企業(yè)檔案管理工作落到實(shí)處，只是單純的注重工作流程，而沒(méi)有關(guān)注結(jié)果，僅僅只是對(duì)檔案進(jìn)行過(guò)目檢查，裝訂，歸檔，收集成冊(cè)，這些原有企業(yè)檔案管理工作中常用的方式方法被一直沿襲至今，企業(yè)管理層不予以重視和解決，檔案工作人員也不會(huì)查漏補(bǔ)缺，這些陋習(xí)逐漸擴(kuò)大，最后使得企業(yè)檔案管理水平變得機(jī)械化，低效化，最后讓企業(yè)在新興產(chǎn)業(yè)鏈條中被逐漸邊緣化，讓企業(yè)利益蒙受巨大的損失，無(wú)形中也給國(guó)家的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展帶來(lái)不必要的損耗。

2.2 檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)有待完善

企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)中還存在著許多有待完善的地方。首先，企業(yè)的檔案管理缺乏對(duì)檔案管理緊急事故的準(zhǔn)備和規(guī)劃，這就導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，檔案管理工作一旦出錯(cuò)，將會(huì)造成不可挽回的損失。其次，我國(guó)企業(yè)沒(méi)有專門(mén)為檔案管理設(shè)置相應(yīng)辦公室，這就導(dǎo)致其檔案管理工作的進(jìn)行缺乏效率，同時(shí)也加大了檔案人員的工作難度。再者，個(gè)別企業(yè)對(duì)會(huì)議信息和人員編制信息等收集、記錄不夠及時(shí)，甚至出現(xiàn)一拖再拖的嚴(yán)重現(xiàn)象，長(zhǎng)此以往，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理存在疏漏。

2.3 檔案收集不齊全

長(zhǎng)期以來(lái)，很多部門(mén)的員工為了自己工作上的便利，沒(méi)有及時(shí)將自己負(fù)責(zé)或參與的工作項(xiàng)目的文件資料及時(shí)收集整理按階段移交檔案部門(mén)，不顧企業(yè)的安全利益，占據(jù)了大量的科技信息資源，導(dǎo)致企業(yè)的科技檔案資料的未收集歸檔或收集不完整：具體表現(xiàn)為：第一，國(guó)外信息考察資料不足：海外培訓(xùn)人員將文件信息，結(jié)果據(jù)為己有，使單位，企業(yè)信息資源丟失；第二，設(shè)備開(kāi)箱不通知文件管理人員參加，導(dǎo)致設(shè)備資料不完整。給后面的設(shè)備設(shè)施運(yùn)行維護(hù)檢修埋下不安全的隱患。

2.4 基礎(chǔ)設(shè)施匱乏，管理保存不到位

對(duì)檔案管理工作的不重視也直接造成檔案辦公經(jīng)費(fèi)不足，檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，基礎(chǔ)條件差。有些單位沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，而是與辦公房屋合二而一，有些則與倉(cāng)庫(kù)庫(kù)房合為一體，檔案與雜物堆放在一起，防蟲(chóng)防潮防霉設(shè)備措施不到位，對(duì)檔案資料造成了嚴(yán)重?fù)p毀。

3 加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理工作的對(duì)策

3.1 明確崗位責(zé)任，優(yōu)化工作環(huán)境

堅(jiān)持分工負(fù)責(zé)的原則，明確檔案管理崗位的工作職責(zé)，細(xì)化任務(wù)分工，責(zé)任落實(shí)到人。分管領(lǐng)導(dǎo)有分管責(zé)任，要定期聽(tīng)取檔案管理工作匯報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題；工作人員有具體責(zé)任，要定期接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在工作中恪盡職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保檔案管理有序有效。投入人力物力，切實(shí)改善檔案管理工作環(huán)境，配備必需的辦公場(chǎng)所和設(shè)備，做好通風(fēng)、防蟲(chóng)、防霉、防火、防盜、防鼠、防光等保護(hù)措施。

3.2 要培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員

建設(shè)一個(gè)強(qiáng)大的高效的檔案隊(duì)伍，多多吸納一些復(fù)合型的技術(shù)人才。檔案管理人員不僅應(yīng)該有過(guò)硬的專業(yè)素質(zhì)，還要有較強(qiáng)的接受和學(xué)習(xí)新事物的能力，要不斷給自己充電，學(xué)習(xí)專業(yè)領(lǐng)域以外比如計(jì)算機(jī)技術(shù)等新的技術(shù)。同時(shí)要有敬業(yè)精神，熱愛(ài)自己的工作崗位，具有嚴(yán)格的保密素質(zhì)，以保證檔案的安全性。此外，還要多組織檔案管理工作者參加培訓(xùn)會(huì)或者是工作心得交流會(huì)，號(hào)召大家多學(xué)習(xí)別人的經(jīng)驗(yàn)，提高自己的能力。

3.3 完善檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)

針對(duì)完善檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，企業(yè)可以專門(mén)設(shè)置檔案管理辦公室，組建檔案管理工作小組，對(duì)組內(nèi)人員工作任務(wù)的劃分要秉持合理、有序、明確的原則，以求方便檔案管理工作高效進(jìn)行的同時(shí)，引導(dǎo)管理工作人員明確自我任務(wù)和相應(yīng)責(zé)任。再者，企業(yè)應(yīng)該組建檔案信息、會(huì)議信息的記錄小組，對(duì)人員調(diào)動(dòng)、人員編制等進(jìn)行及時(shí)記錄和入檔，為今后的查找工作提供便利條件。最后，企業(yè)應(yīng)該注重對(duì)檔案安全性的建設(shè)，完善檔案存儲(chǔ)室的建設(shè)，以提升檔案存放的安全性和可靠性。

3.4 提高檔案管理水平

需要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，然后實(shí)施文件管理政策的規(guī)范化，以確保文件管理工作在不同部門(mén)的影響程度。文件管理工作也可以從文件準(zhǔn)備著手，使檔案管理工作能夠反映完整性，真實(shí)性和相關(guān)性。目前的文件管理工作一直涉及員工晉升和員工待遇等實(shí)際關(guān)系的許多問(wèn)題，需要確保檔案管理工作誠(chéng)信，真實(shí)，有針對(duì)性，要求員工必須在文件管理過(guò)程中，提高員工的紀(jì)律，從而提高文件管理工作水平，可以反映公平性等諸多要求。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件管理工作的完善，必須在軟件和硬件中升級(jí)方式和手段，使用專用的文件管理工具進(jìn)行文件管理和其他工作。

3.5 加強(qiáng)督導(dǎo)檢查，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理是一門(mén)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)和專業(yè)技能培訓(xùn)，同時(shí)需要引進(jìn)當(dāng)?shù)貦n案館等外部專業(yè)機(jī)構(gòu)協(xié)助開(kāi)展?？山柚獠繉I(yè)力量對(duì)本單位檔案管理工作加強(qiáng)督導(dǎo)檢查，以提高檔案管理水平。積極引導(dǎo)檔案管理人員樹(shù)立高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)、較高的專業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)掌握現(xiàn)代化技術(shù)和先進(jìn)管理理念。

4 結(jié)語(yǔ)

無(wú)論是過(guò)去還是現(xiàn)在，檔案管理工作對(duì)于不同的領(lǐng)域都有著重大的意義。新時(shí)期、新階段實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行。這是時(shí)代交給各個(gè)檔案管理工作者的重任。所以，檔案管理工作者應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代潮流，打破因循守舊的舊觀念，開(kāi)拓新思想、新觀念。同時(shí)要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，靈活利用信息化技術(shù)，勇于創(chuàng)新善于創(chuàng)新，發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造新的管理方法，提高檔案管理水平。最終實(shí)現(xiàn)檔案更好地為單位的發(fā)展而服務(wù)，為社會(huì)的現(xiàn)代化建設(shè)而服務(wù)的目的。

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