黃靈

摘 要：隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用范圍也在擴(kuò)大，尤其是對(duì)中學(xué)龐大的檔案數(shù)據(jù)的處理有著便捷、高速和系統(tǒng)化的作用。現(xiàn)階段，中學(xué)檔案管理工作還存在著不少問(wèn)題，給教學(xué)管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了影響。本文分析了中學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義和問(wèn)題，提出了有效的創(chuàng)新方法。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案；數(shù)字化；創(chuàng)新；方法

中學(xué)檔案記錄了學(xué)生在這一時(shí)期的學(xué)習(xí)狀況、心理思想發(fā)展，也反映出了學(xué)校的管理、教學(xué)的發(fā)展過(guò)程，對(duì)于日常的學(xué)生管理、教學(xué)工作安排等工作都有著重要的作用。傳統(tǒng)的保管方法無(wú)論是在保存還是使用的過(guò)程中都比較困難，而數(shù)字化技術(shù)的出現(xiàn)能夠解決這些問(wèn)題，提高檔案管理工作的效率。

1 數(shù)字化檔案管理的作用和問(wèn)題

中學(xué)檔案是學(xué)校各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，包括了學(xué)生檔案、教師檔案、教研檔案等多種類型，其中最重要的就是學(xué)生檔案和教師檔案。目前，大多數(shù)的中學(xué)都建立了信息化教學(xué)和管理系統(tǒng)，在檔案管理方面更是為學(xué)生建立了單獨(dú)的電子檔案。由于學(xué)生人數(shù)的增加以及檔案的流動(dòng)性，產(chǎn)生了繁多的檔案，單純地使用信息化管理無(wú)法解決，這就需要建設(shè)數(shù)字化的檔案管理模式[1]。

中學(xué)檔案的數(shù)字化建設(shè)對(duì)學(xué)校管理有著重要的作用，可以分為三個(gè)方面。第一，中學(xué)檔案中的學(xué)生檔案以及教師檔案的數(shù)量比較大，同企業(yè)檔案相比流出和新近的檔案較多。以往的檔案形式查找和利用上都存在問(wèn)題，而數(shù)字化建設(shè)的完成可以在網(wǎng)上對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行大規(guī)模的處理，并且在查找使用時(shí)只需鍵入關(guān)鍵詞盡可以實(shí)現(xiàn)檢索，避免了時(shí)間和場(chǎng)地的限制，極大地增加了中學(xué)檔案的使用效果。第二，數(shù)字化建設(shè)簡(jiǎn)化了檔案管理的工作流程，降低了在管理工作中的經(jīng)濟(jì)投入。數(shù)字化檔案的使用縮減了工作人員數(shù)量，避免建設(shè)獨(dú)立的檔案管理室，節(jié)約了空間和人資。同時(shí)，數(shù)字化檔案的閱讀主要是以電子檔的形式展示，無(wú)需對(duì)紙質(zhì)檔案翻閱，減少了對(duì)原檔的損壞。第三，提高學(xué)校管理工作的效率。中學(xué)檔案因其涵蓋了學(xué)校工作的方方面面，對(duì)教學(xué)活動(dòng)以及日常管理有著積極意義。數(shù)字化技術(shù)的使用除了能夠提高檔案管理工作的效率外，對(duì)學(xué)校教學(xué)工作管理效率的提升也很重要。

基于數(shù)字化建設(shè)在中學(xué)檔案中的優(yōu)勢(shì)，大多數(shù)學(xué)校都已經(jīng)開(kāi)始引進(jìn)這一管理體系，但在實(shí)際的使用中也存在多種問(wèn)題。一是中學(xué)檔案在收集時(shí)，包含的文件和種類很多，檔案的來(lái)源也呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，而且原檔還會(huì)存在信息不完整、材料不準(zhǔn)確的問(wèn)題。二是中學(xué)在設(shè)備資源以及資金上都略顯不足，完善的數(shù)字化檔案建設(shè)需要完備且獨(dú)立的檔案室，但大部分學(xué)校都不具備這一條件。即使部分學(xué)校能夠做到數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化，在信息共享和網(wǎng)絡(luò)設(shè)置上也存在著問(wèn)題。三是中學(xué)的主要工作重點(diǎn)都集中在教學(xué)上，對(duì)檔案管理以及數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足且大部分的管理人員都具備專業(yè)的技術(shù)操作能力。四是，相關(guān)教育部門(mén)對(duì)數(shù)字化檔案制度的制定以及規(guī)范上還存在問(wèn)題，導(dǎo)致每所學(xué)校在檔案管理、審核以及查驗(yàn)的階段標(biāo)準(zhǔn)不一。此外，學(xué)校在數(shù)字化管理制度的制定上也存在缺失。

2 創(chuàng)新中學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的方法

2.1 提高檔案管理人員的專業(yè)能力

中學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)主要是由管理人員負(fù)責(zé)，因此，管理人員要從思想、文化和專業(yè)能力三個(gè)方面進(jìn)行提高。第一，提高檔案管理人員的思想素質(zhì)。學(xué)校要定期組織管理員進(jìn)行思想培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，增強(qiáng)其對(duì)檔案管理的重視程度，樹(shù)立責(zé)任感。第二，提高管理人員的文化素質(zhì)，鼓勵(lì)工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，不斷地進(jìn)行知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握多方面的知識(shí)，能夠?qū)Σ煌臋n案信息進(jìn)行處理。第三，提高管理人員的專業(yè)技能。學(xué)校要最大程度地加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員信息化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)力度，使其能夠?qū)n案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，并為調(diào)用檔案的教師和學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.2 做好數(shù)字化建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)

數(shù)字化建設(shè)可以分成三個(gè)階段，分別是數(shù)字化前處理工作、數(shù)字化中以及數(shù)字化后期。在數(shù)字化前處理階段，要調(diào)動(dòng)學(xué)校的各級(jí)人員，針對(duì)學(xué)校的實(shí)際情況制定完整、可操作性的計(jì)劃，并做好原檔的收集等前期準(zhǔn)備工作。接著成立專門(mén)的數(shù)字化建設(shè)小組，一般在進(jìn)行檔案錄入時(shí)要遵守固定檔案以及時(shí)間久、價(jià)值大的檔案優(yōu)先的原則，錄入檔案的時(shí)間和范圍也要這一階段做出具體的要求。其次，確定工作流程和方法。為了更好地實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案的數(shù)字化建設(shè)，管理人員要做好登記統(tǒng)計(jì)以及分類的工作，以便在轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形式時(shí)能夠按照相應(yīng)的順序錄入，減少時(shí)間的浪費(fèi)。最后，數(shù)字化檢索系統(tǒng)也十分重要。檔案的檢索目錄的制作是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一，也是常出現(xiàn)問(wèn)題的所在。相關(guān)人員要規(guī)范目錄信息輸入的格式以及準(zhǔn)確性，借鑒企業(yè)檔案管理的規(guī)章制定出一套完整的檢索要求，保障質(zhì)量。同時(shí)，在對(duì)目錄進(jìn)行分類時(shí)要注意詞語(yǔ)重復(fù)和模糊的現(xiàn)象，必須將題目統(tǒng)一。

在數(shù)字化建設(shè)的中間時(shí)期，要嚴(yán)格地對(duì)檔案數(shù)字化加工監(jiān)督。將中學(xué)收集的原檔分類處理，并按照一定的數(shù)字化流程進(jìn)行，如紙質(zhì)檔案整理、掃描、圖片加工、存儲(chǔ)等九個(gè)步驟。在這一系列的過(guò)程中，要對(duì)檔案掃描加大重視程度。先要根據(jù)檔案的尺寸大小選擇合適的掃描設(shè)備，對(duì)于出現(xiàn)缺損和褶皺的檔案要在修復(fù)后再次掃描，且掃描檔案時(shí)不能出現(xiàn)缺頁(yè)和漏頁(yè)的問(wèn)題。想要保證檔案的清晰度，可以使用彩色掃描設(shè)備，若檔案出現(xiàn)了污點(diǎn)等問(wèn)題要清理后再進(jìn)行掃描工作。在數(shù)字化的后期，要做好數(shù)字化檔案的日常管理和維護(hù)工作[2]。

2.3 健全檔案管理制度

中學(xué)答案管理中之所以會(huì)存在文件收集以及管理中出現(xiàn)問(wèn)題，主要在于學(xué)校沒(méi)有制定完善的數(shù)字化管理制度，對(duì)每個(gè)班級(jí)以及各個(gè)部門(mén)提交的原檔沒(méi)有統(tǒng)一要求。為了解決這一問(wèn)題，學(xué)校的文檔數(shù)字化管理部門(mén)要完善相關(guān)的檔案管理制度并按照實(shí)際管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題對(duì)條款適當(dāng)?shù)膭h減和增加。

首先，學(xué)校的檔案管理部門(mén)要對(duì)實(shí)際工作中產(chǎn)生的原檔類型進(jìn)行劃分，有針對(duì)性和目的性地將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并對(duì)紙質(zhì)檔案的文檔格式和內(nèi)容統(tǒng)一要求，例如：以班級(jí)為單位提交的學(xué)生檔案就可以規(guī)定以表格的形式，內(nèi)容則要包括學(xué)生的年齡、籍貫等基本個(gè)人信息、學(xué)生有無(wú)違紀(jì)現(xiàn)象等在校表現(xiàn)、各個(gè)學(xué)期的成績(jī)等。而中學(xué)檔案中也會(huì)出現(xiàn)特殊形式的檔案，一般有兩種，一是學(xué)校對(duì)教師教學(xué)考察中產(chǎn)生的記錄視頻和音頻圖像，這種文檔的提交要先轉(zhuǎn)化為文字形式后在統(tǒng)一的使用表格提交。二是學(xué)校的實(shí)習(xí)教師和待考察學(xué)生的答案，由于檔案的不穩(wěn)定性，文檔管理人員在保存這類文檔時(shí)，要建立臨時(shí)的信息儲(chǔ)備庫(kù)，方便對(duì)文檔信息及時(shí)的修改和調(diào)用。

其次，在保證原檔信息的完整和準(zhǔn)確之后，要將其同意轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案的形式，借鑒國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和先進(jìn)學(xué)校的經(jīng)驗(yàn)，制定符合上級(jí)要求以及學(xué)校發(fā)展的檔案管理制度。學(xué)校要將各個(gè)班級(jí)提交原檔的時(shí)間幾率到學(xué)校規(guī)章中，并在各個(gè)年級(jí)分設(shè)檔案管理負(fù)責(zé)人，對(duì)檔案提交延遲和信息不規(guī)范的年級(jí)進(jìn)行懲處，并且要對(duì)數(shù)字化處理進(jìn)行管理，以免在這一過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題。最后，檔案數(shù)字化管理離不開(kāi)監(jiān)督制度。監(jiān)督制度的建立能夠規(guī)范中學(xué)檔案管理工作，確保管理制度在日常的工作中順利地開(kāi)展。

3 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化同中學(xué)檔案管理的結(jié)合能夠提高管理工作的效率，簡(jiǎn)化查閱和使用流程，對(duì)優(yōu)化學(xué)校的管理工作有著積極影響。在實(shí)際的數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，要做好數(shù)字化建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)、健全檔案管理制度和提高人員素質(zhì)，發(fā)揮出中學(xué)檔案的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]陳麗冰淺談如何推行中學(xué)檔案工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].中國(guó)高新區(qū)，2018，12（02）：114.

[2]王嘉璽，淺談中學(xué)檔案管理人員的素養(yǎng)[J].學(xué)周刊，2017，23（33）：50-51.