張汝良

摘 要：在檔案管理工作中，檔案的信息化建設是如今信息科技時代的重要發(fā)展趨勢，隨著管理技術的發(fā)展，逐漸形成一系列檔案管理體系。基于此，本文對檔案信息化建設與檔案管理進行了研究，對檔案信息化建設提出了幾點建議，以期檔案管理的信息化建設能夠跟上經(jīng)濟發(fā)展的步伐，為我國社會生產(chǎn)與經(jīng)濟發(fā)展做好保障工作。

關鍵詞：檔案管理；檔案信息化；信息化建設

引言：傳統(tǒng)的檔案管理是對紙質檔案的管理，已經(jīng)不能夠適應如今社會發(fā)展的速度，利用信息技術對檔案進行數(shù)字化管理才是適合當代社會的檔案管理。企業(yè)檔案管理信息化建設不僅提高了檔案管理的效率，也為人事管理和生產(chǎn)項目的進行提供了很大的便捷。

1 檔案信息化建設與檔案管理的內容

檔案信息化建設是指使用信息技術，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，也是建立了檔案管理的新原則和新理論，是在網(wǎng)絡環(huán)境中重新確立檔案管理的基本框架，實現(xiàn)檔案信息共享以及提供檔案信息社會化的服務，是將不同學科進行融合與整合。檔案信息化建設主要是對基礎設施的建設，基礎設施是傳輸交換檔案信息，進行資源共享，因此對檔案信息的網(wǎng)絡建設是第一步，然后才能充分發(fā)揮檔案信息化的巨大作用[1]。

2 檔案信息化管理中存在的問題

檔案數(shù)據(jù)的異構性。檔案信息分別來自不同的部門或單位，不同的部門和單位之間的檔案都存在結構上的差異，這種現(xiàn)象也就讓檔案的信息化管理變得十分復雜，讓檔案信息的信息化建設過程時間加長。

信息數(shù)據(jù)高度分散。每個部門都有自己的信息數(shù)據(jù)，整個單位也有自己的信息數(shù)據(jù)，在對這些檔案管理時還需要對信息進行整理，這就讓檔案管理工作難度加大。例如一個企業(yè)總體有自己的財務報表，企業(yè)的財務部門也有自己的財務報表，這就需要檔案管理工作增加提取有價值信息的工作內容，才能進行信息的共享。

檔案信息管理存在滯后現(xiàn)象。檔案的信息化建設最主要的效果是將檔案信息管理的過程進行調整優(yōu)化，將信息的利用率進行提高。但是目前很多企業(yè)的檔案信息管理存在很嚴重的滯后，不僅體現(xiàn)在信息技術的滯后，還體現(xiàn)在檔案信息的滯后。

缺少對檔案信息化建設的認識。隨著信息技術的廣泛使用，社會工作效率得到了更大的提高，檔案信息處理得到了更完善的信息框架和處理模式。因此在檔案信息化建設中，需要擴大對信息化管理的認識，以人本為關鍵原則，提高員工建設檔案信息化的認識，提高員工的技術水平，從而提高工作效率。

檔案管理部門的信息化水平較低。如今，我國很多企業(yè)已經(jīng)引進了更加先進的計算機技術管理檔案，但仍然存在很多單位依靠單機操作管理，這就造成了很多信息資源無法實現(xiàn)共享。很多人只會使用計算機進行一些簡單操作，對計算機的使用率相對較低，影響到了檔案信息化建設的進程，現(xiàn)代計算機技術的優(yōu)勢還需要得到更大層面的發(fā)揮。

3 完善檔案信息化建設與檔案管理的策略

3.1 完善檔案信息化管理工作體系

完善檔案信息化建設與檔案管理最重要任務是完善檔案信息化管理工作體系，對檔案管理體系的完善，以及建立監(jiān)管體系和評價體系，形成網(wǎng)狀的管理體系，從多方面維護檔案管理工作的科學進行。首先需要建立完善的檔案管理制度，根據(jù)規(guī)章制度進行檔案管理，做到有章可循，保障檔案管理的效果。其次還需要創(chuàng)新管理方式，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能跟上社會發(fā)展的速度，創(chuàng)新出適應現(xiàn)代化社會發(fā)展的檔案管理方式至關重要，明確并統(tǒng)一檔案管理的管理方式，根據(jù)檔案管理工作的重點提供管理、組織信息，達到管理方式的科學化、規(guī)范化。再次檔案信息化管理的監(jiān)管體系需要引進移動監(jiān)控設備，在計算機內設置瀏覽記錄儲存，一旦出現(xiàn)問題，可以做到有據(jù)可查和有針對的問責。最后檔案管理信息化建設中建立績效評價體系，記錄員工日常工作表現(xiàn)，建立適合的激勵機制，提高員工工作的積極性[2]。

3.2 建立網(wǎng)絡檔案

企業(yè)在建立檔案時就做好網(wǎng)絡檔案的建立，這就為檔案的信息化管理節(jié)省了很多的時間。建立網(wǎng)絡檔案首先需要建設檔案網(wǎng)站，建立內部服務網(wǎng)站以及公共服務平臺，充分發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，增加檔案管理的服務功能。通過宣傳網(wǎng)絡檔案，是網(wǎng)絡檔案成為檔案管理信息服務的良好平臺，實現(xiàn)檔案信息合理高效地利用。其次，引進必要的硬件設備，做好檔案信息化管理的硬件支持，硬件設備是實現(xiàn)網(wǎng)絡檔案資源共享的必備條件，對于保障檔案管理的安全性具有重要作用。

實現(xiàn)檔案信息化管理需要進行檔案信息的共享，推動信息共享進程需要加強數(shù)字化建設，在企業(yè)內部普及電腦的使用，培養(yǎng)數(shù)字化管理專業(yè)人員，保證檔案管理人員對電腦的規(guī)范使用，從而達到檔案管理的高工作效率。另外實現(xiàn)檔案信息資源的共享，對于我國經(jīng)濟建設也具有很重要的意義，也是我國信息化建設的基礎服務。進行檔案信息化建設還需要創(chuàng)新檔案信息服務方式，建設檔案的遠程查閱管理功能，例如對于一些可以公開的檔案信息，由有關部門到指定網(wǎng)站進行發(fā)布，對不同級別的檔案信息，使用連接的方式進行處理信息，在檔案管理網(wǎng)站內向注冊用戶提供遠程服務。對于一些不能公開的檔案信息，需要對檔案使用者身份進行審核登記。

3.3 加強安全建設

檔案信息化建設過程中需要在安全建設上投入更多的關注度，有關企業(yè)需要投入更多精力和資金進行安全建設，促進管理應用的研發(fā)，組織技術人員的培訓，實現(xiàn)信息化技術與人才的平衡發(fā)展，以適應現(xiàn)代化進程。檔案是具有隱私性的重要數(shù)據(jù)，檔案信息化建設的安全建設需要得到更多的注意，例如企業(yè)內部的檔案網(wǎng)站需要設立嚴密的網(wǎng)絡防火墻，防止任何惡意入侵，企業(yè)也需要設置網(wǎng)站的用戶審查以及設置相關權限，保障網(wǎng)站訪問用戶的明確性，也要保障網(wǎng)站內的檔案不能被隨意更改轉發(fā)。

3.4 提高檔案管理工作人員的工作素養(yǎng)

檔案管理工作人員的工作素養(yǎng)是檔案信息化建設的重要基礎，對檔案信息化建設有著推動作用。要想提高檔案管理工作人員的素養(yǎng)需要做到以下內容：第一，招聘具備專業(yè)能力與素質的檔案管理人員，檔案管理不僅僅是存放整理檔案，還需要將檔案備份至網(wǎng)絡上儲存起來，對檔案格式的修改，對檔案內容的整理。這就要求檔案管理人員具備計算機使用能力，因此需要招聘選擇有專業(yè)能力的管理人員。第二，對檔案管理人員定期培訓。信息技術不斷發(fā)展，檔案信息化建設不斷深入，檔案管理人員也需要不斷學習和進步。通過定期培訓檔案管理工作人員，能夠保證檔案管理工作人員的專業(yè)能力與時俱進，檔案管理工作人員的知識儲備逐漸增加，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)得以保障。第三，建立適當?shù)母偁帣C制。競爭機制的作用可以有效地鼓勵管理人員的積極性，激發(fā)出工作人員的無限潛能，也能夠幫助檔案管理工作質量得到提升，更好地做到人盡其才。

4 結論

綜上所述，檔案信息化管理需要從建設檔案信息化管理工作體系、基礎設備建設、信息技術及人員、網(wǎng)絡檔案、安全建設等多方面實施，通過融入先進的信息技術和網(wǎng)絡技術，保障檔案管理質量與效率的同時提高。因此，企業(yè)應該更加關注檔案管理部門硬件設備的提升，管理人員的培養(yǎng)，建立完善的檔案管理規(guī)章制度和工作體系，實現(xiàn)檔案管理的高效發(fā)展。

參考文獻

[1]趙虹.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代基層單位檔案信息化建設的思考[J].辦公室業(yè)務，2018（02）：71.

[2]李峰.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業(yè)務，2017（24）：89-90.