【摘要】科技在不斷發(fā)展，在新時(shí)代下社會(huì)對(duì)文秘工作的要求越來(lái)越高。在當(dāng)今社會(huì)，文秘在每個(gè)單位中充當(dāng)著重要的角色，是領(lǐng)導(dǎo)者的得力助手，對(duì)單位起著相當(dāng)大的作用。筆者在本文中主要是對(duì)新時(shí)期下文秘工作的性質(zhì)和新時(shí)期下做好一個(gè)文秘工作需要具備的素質(zhì)進(jìn)行介紹，并進(jìn)一步闡述如何在新時(shí)期下做好文秘工作。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；文秘；工作

一、新時(shí)期的文秘工作

（一）在新時(shí)期文秘工作的性質(zhì)

在新時(shí)期要做好文秘工作，必須要了解文秘工作的各種性質(zhì)，熟練地掌握在完成文秘工作時(shí)自身的工作職責(zé)以及需要注意的重點(diǎn)，進(jìn)而不斷地強(qiáng)化自己的文秘工作，不斷地提高自己的工作效率，保證文秘工作的有效性。

（1）文秘工作的服務(wù)性。文秘最主要的職能就是通過(guò)文秘工作為領(lǐng)導(dǎo)者和決策層提供大量的有效信息，完成自己在單位的服務(wù)職能。文秘工作在單位中起著承上啟下的作用，在一個(gè)單位的發(fā)展過(guò)程中扮演者至關(guān)重要的角色。

（2）文秘工作的政治性。文秘工作主要是為了領(lǐng)導(dǎo)者和決策者服務(wù)的，為領(lǐng)導(dǎo)者做決策提供一系列有效的信息，幫助領(lǐng)導(dǎo)者做出科學(xué)有效的決策，做到這些，就需要文秘工作隨時(shí)貫徹國(guó)家和黨的方針政策，提供的內(nèi)容不允許有絲毫的疏忽，每一個(gè)細(xì)小的文秘工作對(duì)單位的運(yùn)行都可能帶來(lái)巨大的影響，所以文秘工作具有一定的政治性。

（3）文秘工作的從屬性。文秘工作是為了給領(lǐng)導(dǎo)者和決策干部提供服務(wù)而存在的，不能與單位分開(kāi)，獨(dú)立存在，可能在一些大型的單位里同時(shí)擁有很多的文秘，但這些文秘的工作內(nèi)容是互不相干的，每一個(gè)文秘只對(duì)自己本職內(nèi)的工作內(nèi)容負(fù)責(zé)，所以文秘工作擁有一定的從屬性質(zhì)。

（4）文秘工作的綜合性。文秘工作包括的內(nèi)容非常多，在日常的工作中包括：收集各種信息、策劃文案、管理檔案、處理及打印文書(shū)……除此之外每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)的請(qǐng)示工作都需要文秘人員進(jìn)行收集、整理并進(jìn)一步地對(duì)文件進(jìn)行處理，所以文秘工作具有一定的綜合性。

（二）在新時(shí)期文秘工作者需要具備的素質(zhì)

文秘工作人員所具備的素質(zhì)與文秘人員的職責(zé)和業(yè)務(wù)要求有著緊密的關(guān)系，人員的素質(zhì)是從業(yè)的基礎(chǔ)，員工的能力是工作的保障。文秘工作人員的素質(zhì)直接影響著文秘人員的工作效率，甚至整個(gè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)效率和經(jīng)濟(jì)效益。

1.文秘工作人員要有一定的政治素質(zhì)

文秘工作包括實(shí)物的準(zhǔn)備工作、數(shù)據(jù)文案的編輯和處理、信息的提取及傳達(dá)，它的工作內(nèi)容繁多而且比較復(fù)雜，文秘工作人員想要在實(shí)際的工作中處理好部門(mén)與部門(mén)之間的協(xié)調(diào)工作，完成好崗位之間承上啟下的職責(zé)，就需要擁有敏感的政治觸角，較高的政治領(lǐng)悟能力，能夠快速準(zhǔn)確把握上級(jí)布置的工作內(nèi)容，準(zhǔn)確無(wú)誤地將工作要求傳達(dá)給下級(jí)部門(mén)。傳達(dá)這些目的性強(qiáng)的信息，要求文秘工作人員對(duì)單位的紀(jì)律要求和工作規(guī)定相當(dāng)?shù)厥煜?，有高的自律能力、紀(jì)律意識(shí)和穩(wěn)妥的做事風(fēng)格，而且能夠掌握思考問(wèn)題，分析和解決問(wèn)題的方法。因此，文秘人員擁有一定的政治素質(zhì)是非常重要的，它有助于培養(yǎng)文秘著眼于全局的政治眼光，使自己能夠與領(lǐng)導(dǎo)快速有效地進(jìn)行溝通，準(zhǔn)確把握自己工作中的要求。

2.文秘工作人員要有一定的思想素質(zhì)

作為一名文秘人員首先就需要具備較強(qiáng)的責(zé)任感和敬業(yè)精神，知道自己的責(zé)任，把自己的工作作為自己的事業(yè)，全身心地投入。面對(duì)復(fù)雜繁多的工作能夠快速準(zhǔn)確地完成，需要工作人員擁有敢于犧牲的精神，勤勤懇懇的工作態(tài)度，吃苦耐勞的工作精神，時(shí)刻牢記提高效率的工作理念，把握好工作的節(jié)奏，保證每一項(xiàng)工作都能準(zhǔn)確落實(shí)單位的政策和目標(biāo)。

文秘工作人員要有非常強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，能夠快速地接收新生事物，學(xué)習(xí)新的工作技能，現(xiàn)在是信息時(shí)代，每天都會(huì)出現(xiàn)許多新事物，面對(duì)這些新事物和新技能，文秘人員需要擁有快速捕捉信息和學(xué)習(xí)知識(shí)的能力，不斷地提高自己的工作能力。

文秘人員要有服務(wù)精神，文秘機(jī)構(gòu)不僅是一個(gè)辦公機(jī)構(gòu)，更是一個(gè)服務(wù)機(jī)構(gòu)，面對(duì)重復(fù)且瑣碎的工作內(nèi)容，文秘人員要有不厭其煩的工作態(tài)度，良好的待人接物能力，能夠主動(dòng)幫助他人，不斷迎接新的挑戰(zhàn)。在生活中注意自己的言行舉止，為自己樹(shù)立良好的形象，能夠?qū)崿F(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者和基層人員的有效溝通，幫助領(lǐng)導(dǎo)者做出最佳決策，積極地幫助基層人員處理問(wèn)題。

3.文秘工作人員的工作能力

工作能力是作為一名文秘人員最基礎(chǔ)也是最首要的素質(zhì)需求，文秘的工作能力包括文字編輯能力、語(yǔ)言表達(dá)能力、邏輯推理能力、閱讀能力、收集和整理資料的能力等等，只有擁有了這些工作能力，才能快速地整理出部門(mén)所需要的文件資料，捕捉相關(guān)數(shù)據(jù)，提取有用信息為決策層提供相關(guān)的信息資料。文秘機(jī)構(gòu)其實(shí)也是一個(gè)信息機(jī)構(gòu)，文秘人員需要從信息的提取、處理、傳達(dá)幾個(gè)方面來(lái)明確自己的工作要求，做到使自己傳達(dá)的信息工作準(zhǔn)確無(wú)誤，及時(shí)有效，為單位的管理層提供良好的決策基礎(chǔ)。

其次，文秘工作人員要有很強(qiáng)的人際溝通能力，作為一位文秘工人員一方面要主動(dòng)與自己的上級(jí)和下級(jí)進(jìn)行溝通，了解他們各自的需求，擁有主動(dòng)溝通的習(xí)慣；另一方面，懂得溝通的技巧，在溝通時(shí)能夠抓住核心進(jìn)行有效溝通。

二、新時(shí)期如何做好文秘工作

（一）做好組織之間的協(xié)調(diào)，完善各種管理工作

文秘工作的主要內(nèi)容之一就是文字工作，在日常的工作過(guò)程中，能夠良好地運(yùn)用文字，可以使單位的政策和條文得到有效地實(shí)施。想要做好文字工作第一要做到及時(shí)收發(fā)文件，工作過(guò)程中遵守文件不漏登、不拖延、不堆積的原則。在處理外來(lái)單位和企業(yè)的文件時(shí)，文秘人員都需要對(duì)這些文件進(jìn)行等記，并經(jīng)過(guò)辦公室的審閱和領(lǐng)導(dǎo)者同意后，將文件送到各個(gè)部門(mén)處理。

優(yōu)質(zhì)的接待工作是一個(gè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)，它不僅可以展現(xiàn)出單位的整體形象，給客戶留下深刻而美好的印象，而且還能夠給單位帶來(lái)良好的聲譽(yù)，提高單位的競(jìng)爭(zhēng)力。做好借貸管理工作，培養(yǎng)良好的服務(wù)意識(shí)，按時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)做好財(cái)務(wù)報(bào)表，使單位的各種活動(dòng)順利的進(jìn)行。

（二）做好檔案管理，提高工作效率

為了將文秘工作和檔案管理有效地結(jié)合起來(lái)，單位要根據(jù)實(shí)際情況，不斷地在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并對(duì)文秘人員進(jìn)行不斷地培訓(xùn)，提高文秘人員的綜合素質(zhì)和相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)水平，不斷地強(qiáng)化他們對(duì)檔案工作的規(guī)范性，更好地完成檔案工作的收集和整理。

所以文秘人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，要將先進(jìn)的管理方式運(yùn)用其中，把現(xiàn)在先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)融入到檔案管理中，提高整理檔案的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的理念。提高文秘工作人員的文檔一體化意識(shí)，讓文秘人員把工作和檔案管理在組織和制度上實(shí)現(xiàn)真正的融合，提高檔案管理的質(zhì)量，減少不必要的程序和重復(fù)的工作內(nèi)容，提高檔案管理的工作效率。做到檔案現(xiàn)代化管理，文秘人員需要全面掌握檔案管理上的事情，將單位內(nèi)部的檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)錄入電腦中，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要時(shí)，能夠及時(shí)地把相應(yīng)的檔案調(diào)出并進(jìn)行查閱，使檔案管理的實(shí)效性得到相應(yīng)的提高，保證檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化以及合理化。另外，文秘人員還可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)向社會(huì)提供更多優(yōu)質(zhì)人才的檔案信息，提高人才利用率和檔案利用率。

（三）具備良好的綜合工作能力

辦公文秘在單位中起著承上啟下的作用，是單位對(duì)外連接的窗口，在單位的運(yùn)行過(guò)程中起著不可估量的作用。一名合格的文秘人員要具備良好的文化知識(shí)水平，并且要擁有深厚的文字功底和快速熟悉單位業(yè)務(wù)的能力。除了這些能力之外，文秘人員需要有一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，能夠熟練地操作計(jì)算機(jī)，通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件為領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供有效的方案等。另外文秘工作人員還需要具備良好的組織協(xié)調(diào)能力，能夠按時(shí)完成信息反饋工作，對(duì)單位的各個(gè)部門(mén)和崗位都十分熟悉，并且在日常的生活和工作中不斷提高自己的綜合管理能力和語(yǔ)言表達(dá)能力，讓自己在傳遞工作信息的時(shí)候，通過(guò)自己的語(yǔ)言表達(dá)，準(zhǔn)確地將上級(jí)所要表達(dá)的意思傳遞給相應(yīng)的部門(mén)人員。再者，文秘工作人員提高自己的學(xué)習(xí)能力，多與同室總結(jié)交流，在工作中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，多參加組織舉辦的文秘工作培訓(xùn)活動(dòng)，慢慢地總結(jié)出適合自己的學(xué)習(xí)工作方法。

三、結(jié)語(yǔ)

因此，要想做好文秘工作，首先要做好組織之間的協(xié)調(diào)工作，完善每一項(xiàng)管理工作、做好檔案管理，不斷地提高工作效率和綜合工作的能力，結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，根據(jù)時(shí)代的需求，培養(yǎng)相應(yīng)的工作能力和素質(zhì)，做好文秘的各項(xiàng)工作。另外相關(guān)單位要不斷地引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，加強(qiáng)對(duì)文秘工作人員的專業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的工作效率和管理效率。

參考文獻(xiàn)

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[2]張紅娥.淺談企業(yè)文秘工作人員的素質(zhì)[J].山西煤炭，2008（06）：121.

作者簡(jiǎn)介：梁紅衛(wèi)（1970.06—），男，漢族，河南湯陰人，文秘收發(fā)員二級(jí)技師，研究方向：旅游文秘。