趙鵬

摘 要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理越來越被重視，辦公室檔案管理規(guī)范化的提升，對事業(yè)單位的發(fā)展可謂是百利而無一害，但是檔案管理工作較為繁瑣，需有大量的人力和物力來支撐其穩(wěn)步進(jìn)行，因此怎樣提升辦公室檔案管理的規(guī)范化，幫助其減少工作量、提高工作效率，使各單位的辦公室檔案管理能夠更加的規(guī)范有序，就成為亟需解決的問題。本文根據(jù)社會現(xiàn)狀以及辦公室檔案管理規(guī)范化的重要性提供幾條相關(guān)的優(yōu)化建議，以供交流。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案；檔案管理；規(guī)范化管理

1 辦公室檔案規(guī)范化管理的必要性及其重大意義

辦公室檔案記載的是某一單位的發(fā)展歷程及其發(fā)展現(xiàn)狀，是各單位總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、制定發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)。是否能夠規(guī)范化的管理辦公室檔案，在最大程度上保證檔案材料的完整和真實，對于單位的發(fā)展至關(guān)重要。大數(shù)據(jù)時代背景下，各種數(shù)據(jù)資料數(shù)不勝數(shù)，更是為辦公室檔案管理工作增加了不小的難度，即使增加辦公室檔案管理工作的管理人員，也無法得心應(yīng)手的及時處理各個部門所上交的資料。因此，盡快提升辦公室檔案管理的規(guī)范性就成為各個單位管理者亟需解決的重大問題[1]。

辦公室檔案規(guī)范化管理是單位管理的重中之重，對于單位的有序運作來說也有著重大意義，主要體現(xiàn)在以下幾點：首先，提高辦公室檔案管理的規(guī)范化是新形勢下的必然要求，它能夠使單位在國家新形勢的要求下，更好的為人民服務(wù)，也能夠提高單位應(yīng)對各種危機的能力，不斷優(yōu)化單位的辦公水平、提高辦公效率；其次，提高辦公室檔案管理的規(guī)范性，也是單位對于內(nèi)部管理嚴(yán)格要求的體現(xiàn)。每個單位都是由各個部門構(gòu)成的，盡管他們的分工和職責(zé)不同，但他們的工作重心都圍繞著單位來運作，尤其是檔案管理部門。各部門之間的交流基本上都是通過辦公室檔案管理部門進(jìn)行的?？梢哉f在各部門的交流與聯(lián)系中，辦公室檔案管理部門起著不可或缺的樞紐作用[2]；再次，可以促進(jìn)單位的成長與進(jìn)步，幫助單位形成現(xiàn)代化的管理方式。隨著時代的不斷發(fā)展，辦公室檔案管理工作的工作量越來越大，內(nèi)容也越來越繁雜，而且單位管理人對于辦公室檔案管理質(zhì)量的要求也越來越高，所以為了盡可能的避免不必要的錯誤、提高辦公室檔案管理的工作效率，很大一部分的單位都選擇用計算機系統(tǒng)對檔案的管理進(jìn)行優(yōu)化提升。這在一定程度上既提升了檔案管理的規(guī)范性，又提高了檔案使用的傳輸速度，為單位實行現(xiàn)代化管理提供了巨大的優(yōu)勢。

2 提升辦公室檔案管理規(guī)范化的重大措施

根據(jù)社會各單位的現(xiàn)狀，并結(jié)合辦公室管理的必要性及其意義，僅提出以下參考建議：

2.1 提高對辦公室檔案管理的重視，逐步完善檔案的規(guī)范化管理程序

每個單位的發(fā)展都有其不同的成長史，因而也就形成了它們各不相同的管理方式及其規(guī)范。當(dāng)今各單位普遍存在的問題多是由于自身發(fā)展的種種原因，致使其眼光不夠長遠(yuǎn)，缺乏對辦公室檔案規(guī)范化管理的重視。一個單位若想要更好更快的發(fā)展，在競爭激烈的市場中占有一席之地，就必須要學(xué)會改變這種現(xiàn)狀。單位要學(xué)會“放長線，釣大魚”，用發(fā)展的眼光去看待遇到的問題，不斷改進(jìn)自身的缺點，優(yōu)化辦公水平，以得到更加長久的發(fā)展。

例如，單位可以提高對辦公室檔案管理工作的重視程度并增加對該部門的經(jīng)費投入，調(diào)動部門員工積極性和主動性 ，在此基礎(chǔ)上實行嚴(yán)格公正的獎懲制度，有獎有罰，恩威并施。在檔案的歸類整理中要注意檔案的審批和轉(zhuǎn)交，嚴(yán)格部門及各個管理人員的職責(zé)，以確保高效的工作效率和檔案的完整，這樣即使中間有所失誤，也可以及時追責(zé)[3]；其次，要做好相關(guān)工作的反饋，以便于單位管理人可以及時了解檔案的管理情況并可參考一些優(yōu)秀單位的管理經(jīng)驗。比如：制定員工的具體工作流程，經(jīng)檔案歸類存放；嚴(yán)格控制檔案的借閱時間，保證檔案的完整；不定時對檔案進(jìn)行檢查，以避免檔案丟失。

2.2 緊跟時代的步伐，積極尋求信息化等新興辦公管理技術(shù)

當(dāng)今時代是信息時代，也被稱為大數(shù)據(jù)時代。其最主要的特點便是數(shù)據(jù)數(shù)量龐大、數(shù)據(jù)種類多。例如就辦公室檔案管理工作來說，其在日常的工作中會涉及到單位中各個部門所提交的不同數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)數(shù)量多，種類雜且不說，其中還夾雜著許多重復(fù)的同等數(shù)據(jù)，這也就意味著同一個數(shù)據(jù)的采集涉及到的可能不僅僅只有一個部門。這或許對于其他部門來說不是什么難題，但是對于辦公室檔案管理部門來說就會讓工作人員很苦惱，同一個數(shù)據(jù)，到底要存放在哪一個類別下進(jìn)行歸檔保存？萬一日后有所需要，又怎樣才能迅速而準(zhǔn)確的查找使用？這些都是難題。但若是我們可以引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)和最新的辦公管理系統(tǒng)，使用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，那么這些所謂的難題便可以迎刃而解。當(dāng)檔案管理人員無法對數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確的分類歸檔時，只要使用信息系統(tǒng)并根據(jù)其所給的提示將檔案進(jìn)行存放即可，而后再將紙質(zhì)版的文檔對號入座。再查找時，先在信息系統(tǒng)上進(jìn)行搜索，則省事得多。這樣既節(jié)省了人力，又大大提高了工作效率，使辦公室檔案管理工作的規(guī)范化得到有效的提升。

2.3 從管理部門工作人員著手，提高其工作素質(zhì)

除了在制度上和技術(shù)上的管理與優(yōu)化，從管理部門的實際工作來看，提高工作人員的工作素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)是辦公室檔案規(guī)范化管理的重要一環(huán)。無論是人工服務(wù)的檔案管理方式還是后來的信息化管理方式，都離不開相關(guān)的工作人員。因此對于工作人員的培養(yǎng)也被提上議程。最直接顯著的方法便是對相關(guān)的工作人員進(jìn)行一個長期的培訓(xùn)，讓管理人員們深入了解自己所在的單位的文化，幫助他們樹立對單位的信任與責(zé)任。在日常工作中要做到尊重員工，特別是辦公室檔案工作人員，積極聽取他們提出的合理化建議，加強與他們的溝通，在日常工作中發(fā)現(xiàn)問題并逐步完善管理措施。另外，單位還要鼓勵辦公室檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)，進(jìn)行自我深造。單位可以為管理人員們提供定期外出學(xué)習(xí)的機會，讓他們有足夠的機會去學(xué)習(xí)和接觸最新的檔案管理方式，并將其所學(xué)運用到實際管理中，來提升辦公室檔案管理的規(guī)范化。

總結(jié)：結(jié)合以上內(nèi)容來看，提升辦公室檔案管理的規(guī)范化既對單位的發(fā)展有著至關(guān)重大的意義，也對單位整體工作效率的提高起著無可替代的作用。時代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，意味著單位的管理方式也要與時俱進(jìn)，辦公室檔案管理規(guī)范也要不斷加強與提高。因此立足于眼前、著眼于未來、適應(yīng)時代將成為各單位辦公室檔案管理工作不斷發(fā)展的必然要求。

參考文獻(xiàn)

[1]淺談檔案管理工作的重要性[J].陳釗.科技創(chuàng)新導(dǎo)報.2017（33）

[2]論強化檔案管理的重要性[J].李英蕾.科技創(chuàng)新導(dǎo)報.2017（33）

[3]機關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J]. 鄭盛楠.人才資源開發(fā).2016（22）