邢立麗

摘 要：在傳統(tǒng)人事檔案管理制度中總是存在著主觀隨意性強(qiáng)、容易弄虛作假、以權(quán)謀私以及多頭管理混亂等弊端，使得檔案制度改革難以實(shí)施。為適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)的發(fā)展需求，我們要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，提高檔案信息服務(wù)，對(duì)進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化建設(shè)和管理，具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理現(xiàn)狀；信息化建設(shè)

一、傳統(tǒng)的人事檔案管理存在的弊端

1.人事制度對(duì)人事檔案管理制約。

人事檔案制度作為一項(xiàng)常規(guī)性的公共管理工具對(duì)中國的信用建設(shè)、干部管理、國家安全、福利分配的方面做出了不可磨滅的制度貢獻(xiàn)。但隨著改革開放的進(jìn)程加快和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn)，傳統(tǒng)人事檔案制度的身份和體制性弊端也顯露無遺。

“任何個(gè)人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的檔案”這一人事檔案制度的規(guī)定便于組織管理，體現(xiàn)了高度保密性卻壟斷檔案信息，使“組織意見”主觀隨意性增強(qiáng)?！耙詸n謀私”“虛假檔案”現(xiàn)象日益增多。其“二元化人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“單位封閉”“制度交易”等負(fù)功能愈加顯現(xiàn)，使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、唯一性屢受挑戰(zhàn)。因人事檔案未社會(huì)化使得一些人意識(shí)不到檔案的重要性對(duì)從而成了“棄檔族”，對(duì)于記載個(gè)人信息的檔案內(nèi)容和管理不聞不問的忽略狀態(tài)。因此傳統(tǒng)人事檔案管理制度需探索，創(chuàng)新，建立社會(huì)化的人事檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會(huì)化、電子化和法制化的方向發(fā)展。

2.傳統(tǒng)的人事檔案管理體制不適應(yīng)新的形勢(shì)。

管理體制上實(shí)行多頭管理、管理體系上仍按傳統(tǒng)的三大管理、管理方法上實(shí)行“檔隨人走”、管理模式上實(shí)行封閉式管理，人力、物力、資金不到位、重復(fù)浪費(fèi)極為嚴(yán)重。例如：一個(gè)事業(yè)單位有一千名職工，縣級(jí)以上管理人員檔案由組織部管理，2000年前人員由市主管部門管理，2000年后人員由人事部門所屬人才交流中心結(jié)構(gòu)管理。傳統(tǒng)人事檔案管理工作技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率低，主要依靠檔案管理人員手工操作來進(jìn)行的，不僅分類復(fù)雜案卷數(shù)據(jù)龐大，程序繁瑣及消耗時(shí)間過長。為了準(zhǔn)確性和提高工作效率采用科學(xué)的信息化管理勢(shì)在必行。

二、信息化建設(shè)是新型人事檔案管理發(fā)展趨勢(shì)

1.檔案信息化管理的重要意義。

在當(dāng)今信息時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理工作已不能滿足社會(huì)的需要，現(xiàn)代的檔案管理工作需要現(xiàn)代的管理及創(chuàng)新服務(wù)模式。檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的需要，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。

2.檔案管理信息化的主要內(nèi)容。

（1）檔案資源信息化。檔案資源信息化是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸保存.將原有紙質(zhì)載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置，進(jìn)行信息化有效開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。（2）檔案管理方法科學(xué)化。檔案管理工作方法科學(xué)化，就是根據(jù)信息社會(huì)的特點(diǎn)和檔案工作的客觀規(guī)律，進(jìn)行合理的組織計(jì)劃和控制。科技的飛速發(fā)展，不斷給檔案管理工作提供新理論、新方法和新要求。管理方法的科學(xué)化是新形勢(shì)下檔案管理信息化現(xiàn)代化的核心。（3）管理人員素質(zhì)現(xiàn)代化。管理人員素質(zhì)現(xiàn)代化的主要標(biāo)志是檔案管理人員要有較高的文化水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員除了應(yīng)具備廣博的知識(shí)外，還要有一個(gè)結(jié)構(gòu)合理的人才群體，促進(jìn)全面管理。檔案管理人員要有一個(gè)合理的比例，有較好的知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、素質(zhì)結(jié)構(gòu)等。優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，才能使檔案管理水平達(dá)到更高的水平。

3.檔案信息化建設(shè)的趨勢(shì)與途徑。

檔案信息化管理的發(fā)展將以辦公自動(dòng)化、館藏檔案數(shù)字化、多媒體全檔信息一體化。加快檔案信息化建設(shè)的措施和途徑可從以下幾方面著手：（1）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，它貫穿于檔案信息化管理建設(shè)過程的始終。沒有標(biāo)準(zhǔn)化，檔案信息化建設(shè)難以實(shí)現(xiàn)。應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中要求共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。（2）檔案資源信息化。檔案信息化管理的目標(biāo)之一就是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，最大限度地發(fā)揮檔案所蘊(yùn)藏的價(jià)值。一是運(yùn)用信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息處理的自動(dòng)化，達(dá)到檔案、文件的一體化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高速檢索，對(duì)文字、圖像等不同載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，并通過計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)對(duì)多元的信息資源進(jìn)行圖、文并茂的合成加工，豐富檔案信息資源的表現(xiàn)形式。二是推動(dòng)檔案管理自動(dòng)化的發(fā)展過程，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率，以滿足社會(huì)各界對(duì)檔案資料利用盡全、盡快、盡集中的檢索要求。（3）加強(qiáng)高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案信息化管理和建設(shè)的重要組成部分，檔案數(shù)據(jù)庫主要包括目錄數(shù)據(jù)庫、重點(diǎn)珍貴檔案數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等。檔案信息以數(shù)字形式存在時(shí)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)成為其主要的傳輸平臺(tái)，為檔案信息的快速流通提供可能。所形成的數(shù)字化檔案需要以數(shù)據(jù)庫的形式存放，以便于對(duì)其進(jìn)行有效的管理和利用。因此，要建設(shè)既符合網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)，滿足人們的閱讀習(xí)慣，又符合計(jì)算機(jī)機(jī)讀標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化信息庫，以適應(yīng)未來的需求。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和數(shù)據(jù)的完整性。

三、采用高科技檔案管理手段，提高檔案信息的服務(wù)效率

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是人事檔案管理的發(fā)展方向。確定發(fā)展目標(biāo)，制定業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是目前檔案現(xiàn)代化管理工作的首要任務(wù)。檔案工作應(yīng)該融入國家電子政務(wù)的系統(tǒng)工程之中，真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，這樣就能從根本上節(jié)省人力，提高檔案信息的利用率和服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)服務(wù)效益。目前人事檔案管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范都已滯后于實(shí)際工作需要，只有高科技管理技術(shù)的介入，才是人事檔案管理工作一個(gè)由手工管理向計(jì)算機(jī)信息化管理轉(zhuǎn)變的重要措施。

檔案的信息化管理是當(dāng)前人事檔案工作的需要，也是適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然要求。信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保證，在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在新世紀(jì)發(fā)展中發(fā)揮不可替代的作用，因此我們加快實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化。為社會(huì)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。