摘 要：社會(huì)信息化程度正在逐步增強(qiáng)，檔案管理的重心也逐步向信息化方向遷移。檔案管理信息化是科研單位檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的必然選擇，是時(shí)代發(fā)展的要求，也是科研單位提升檔案管理成效，推動(dòng)單位改革進(jìn)步的巨大推動(dòng)力?？蒲袉挝灰P(guān)注檔案管理方面的信息化改革，保證科研單位的管理和發(fā)展順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的潮流以及與科研單位的進(jìn)步步伐趨于一致，確?？蒲袉挝辉诂F(xiàn)代化檔案管理的支持之下獲得更大的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：科研單位；檔案管理；信息化建設(shè)

信息化時(shí)代為整個(gè)社會(huì)帶來了巨大的變革，信息技術(shù)開始廣泛滲透和應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，也成為各個(gè)行業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要途徑，那么科研單位的檔案管理工作也不例外。檔案管理是科研單位管理體系的重要環(huán)節(jié)，這些寶貴的檔案信息不僅僅是科研單位發(fā)展和研究的重要成果，還能夠?qū)ι鐣?huì)進(jìn)步和國(guó)家建設(shè)帶來深遠(yuǎn)影響?？蒲袉挝灰獙⑿畔⒒夹g(shù)的應(yīng)用作為創(chuàng)新檔案管理的重要工具，結(jié)合單位檔案管理和應(yīng)用的需求提出信息化建設(shè)的方案。

一、科研單位檔案管理特征

科研單位本身和其他的單位相比就有著一定的特殊性，在國(guó)家科技進(jìn)步和發(fā)展當(dāng)中發(fā)揮著重要作用。而科研單位的檔案管理工作更是具有不可替代的價(jià)值，能夠有效配合科研單位的改革發(fā)展，同時(shí)還可以為國(guó)家科研事業(yè)的全面進(jìn)步提供良好的服務(wù)支撐。科研單位檔案管理的主要任務(wù)是對(duì)科學(xué)研究過程當(dāng)中生成的檔案信息進(jìn)行細(xì)致劃分和歸類和歸類，分析與研究不同種類科研檔案的保存和應(yīng)用需求，為檔案信息的借閱、管理以及應(yīng)用打下堅(jiān)實(shí)的根基。當(dāng)前，我國(guó)的科研工作正在穩(wěn)步實(shí)施，科研單位在科研工作當(dāng)中生成的檔案資料也在持續(xù)增加，進(jìn)而加大了檔案管理的任務(wù)量和管理難度。面對(duì)這樣的工作現(xiàn)狀，科研單位從根本上改變過去落后的管理思想，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)和大膽創(chuàng)新，推進(jìn)檔案管理的信息化變革。

二、科研單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

2.1提高檔案管理效率

在科研單位的日常研究工作當(dāng)中為持續(xù)性的生成大量的檔案信息，而信息內(nèi)容會(huì)涉及到方方面面，即使是將信息存檔之后還有可能被多次查看、借閱以及完成日常維護(hù)管理工作。隨著時(shí)間的推移，檔案重要性、質(zhì)量等因素的變化，科研單位的檔案還會(huì)出現(xiàn)一定的變動(dòng)?？蒲袉挝坏臋n案管理工作隊(duì)細(xì)致性和工作效率的要求較高，如果單一依靠人工管理的話會(huì)降低工作效率，難以滿足高效服務(wù)的要求。而在檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)之后，則能夠有效解放人工操作，提升檔案管理效率。

2.2提高檔案管理質(zhì)量

長(zhǎng)時(shí)間以來，科研單位的檔案管理工作都依靠人工處理方式完成，而在人工處理的條件之下很多時(shí)候提供的檔案信息并不能夠滿足科研人員的科研工作處理需要，還需要展開新一輪的查找工作。所以檔案會(huì)被頻繁使用，那么原始文件的損耗率就會(huì)大大提高，甚至出現(xiàn)檔案丟失等不良后果。所以在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，科研單位難以確保檔案管理的質(zhì)量，而用信息化方式進(jìn)行檔案管理的話，則能夠明顯提升檔案借閱應(yīng)用的針對(duì)性以及維護(hù)工作的全面性，從根本上提高檔案管理質(zhì)量。

三、科研單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1積極樹立檔案管理信息化意識(shí)

要想保證科研單位檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量，確保各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的有序展開，其基礎(chǔ)和前提條件是要保證信息化意識(shí)深入人心。首先，科研單位領(lǐng)導(dǎo)要樹立正確的思想認(rèn)識(shí)，也就是明確檔案信息化管理的突出價(jià)值，并在正確思想的引領(lǐng)之下調(diào)整檔案管理戰(zhàn)略方案，深化檔案管理的信息化程度。其次，科研單位要拓寬檔案管理信息化的宣傳渠道和宣傳范圍，從而有效傳達(dá)以及推廣信息化檔案管理的先進(jìn)思想，促使檔案管理人員有效運(yùn)用信息化技術(shù)處理檔案事務(wù)。最后，科研單位要積極營(yíng)造有利于檔案信息化管理的良好氛圍，將這一工作提入管理日程，讓廣大工作人員主動(dòng)參與到檔案管理信息化建設(shè)活動(dòng)中來，提升科研單位的信息化發(fā)展水平。

3.2科學(xué)設(shè)計(jì)信息化檔案管理系統(tǒng)

信息化檔案管理系統(tǒng)是科研單位進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，也是完成各項(xiàng)工作的核心環(huán)節(jié)。在設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的過程中需要建設(shè)完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，保證數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中集合了檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中的綜合數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)除了有科研檔案本身信息之外，還要有管理實(shí)踐當(dāng)中的生成信息，從而保證信息化管理的全面性。因此，科研單位在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)時(shí)，要將提高檔案管理嚴(yán)謹(jǐn)性和便捷性作為核心原則，預(yù)防信息化管理系統(tǒng)運(yùn)作當(dāng)中的漏洞問題。在生成了科研檔案之后，需要及時(shí)把這些生成的檔案信息納入到數(shù)據(jù)庫(kù)管理當(dāng)中，做到檔案信息的及時(shí)補(bǔ)充。而檔案管理人員需要詳細(xì)登記新檔案信息，利用數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)自動(dòng)生成序列號(hào)，完善數(shù)字化存儲(chǔ)，對(duì)日后的檔案應(yīng)用提供便利。

3.3推進(jìn)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經(jīng)難以在信息化時(shí)代發(fā)揮突出作用，那么在傳統(tǒng)檔案管理模式基礎(chǔ)上建立的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)無法適應(yīng)信息化時(shí)代的檔案管理需要，甚至還會(huì)對(duì)實(shí)際的管理工作帶來制約。所以，科研單位在完善了數(shù)據(jù)庫(kù)和信息化檔案管理系統(tǒng)之外，都需要將檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)放在制度改革層面，有效革新和完善信息化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化制度。在全新的標(biāo)準(zhǔn)化制度當(dāng)中，需要明確指出數(shù)據(jù)庫(kù)類別確定標(biāo)準(zhǔn)、新檔案內(nèi)容設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)、信息化檔案保存標(biāo)準(zhǔn)等，將標(biāo)準(zhǔn)化制度貫穿于信息化檔案的收集、保存與應(yīng)用過程。在有了標(biāo)準(zhǔn)化制度的支持后，科研單位在檔案管理當(dāng)中可以逐步簡(jiǎn)化工作程序，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。

3.4健全檔案信息化管理防范機(jī)制

科研單位的檔案信息需要做到嚴(yán)格保密，也就是科研檔案管理工作的安全性等級(jí)要求很高，否則很容易影響到我國(guó)的科研成果應(yīng)用，帶來科學(xué)研究方面的損失和不良后果。特別是在信息化時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)在為人們提供便利的同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)安全方面也出現(xiàn)了一定的難題。因此，科研單位在檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中要注重健全安全防范機(jī)制，結(jié)合信息化管理的安全管理特點(diǎn)和實(shí)際需求提出嚴(yán)格的安全規(guī)范措施。檔案管理者要對(duì)檔案的安全性和保密級(jí)別進(jìn)行逐步提升，同時(shí)要完善安全保護(hù)技術(shù)體系，做好文件加密、監(jiān)控等技術(shù)保密工作。

3.5提高檔案管理人員信息化素質(zhì)

檔案管理人員在科研單位的檔案管理事務(wù)處理當(dāng)中承擔(dān)著主要責(zé)任，在新的時(shí)代背景下，檔案管理人員在信息化檔案管理當(dāng)中要承擔(dān)的責(zé)任以及完成的檔案管理工作變得更加重大。檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，尤其是信息化素質(zhì)，將會(huì)對(duì)檔案信息化管理的效果帶來直接影響。所以，科研單位要在檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)方面投入更多的精力，確保人員教育培訓(xùn)的效果。一方面，在教育培訓(xùn)當(dāng)中要把握專業(yè)技能訓(xùn)練和信息化素質(zhì)培養(yǎng)這兩個(gè)核心要素，完善檔案管理人員的理論知識(shí)，提升其實(shí)踐能力。另一方面，在思想教育培訓(xùn)當(dāng)中要將提升檔案管理者的責(zé)任意識(shí)和信息化管理意識(shí)作為重點(diǎn)，保障每一個(gè)檔案管理者都能夠與科研單位的信息化檔案建設(shè)相契合，在實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值的同時(shí)，為科研單位的長(zhǎng)足進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。

四、結(jié)語

科研單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該遵循循序漸進(jìn)的原則，認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)實(shí)效性的提升并不是一蹴而就的，應(yīng)該從大局出發(fā)進(jìn)一步完善檔案管理信息化建設(shè)方案，順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的要求。具體而言，科研單位在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中要積極樹立信息化管理意識(shí)，科學(xué)設(shè)計(jì)信息化的檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，健全信息化管理的安全防范機(jī)制，提升檔案管理人員信息化素質(zhì)，從而全面優(yōu)化信息化檔案管理服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介

張莉（1983-），女，山東菏澤，本科，助理館員，從事檔案管理工作