黃麗君

一、檔案概述

檔案是指人們在各項活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。檔案是一個民族的財富，是國家發(fā)展的基礎(chǔ)，也是社會信息系統(tǒng)的重要組成部分。檔案作為過去，現(xiàn)在、將來的記錄載體，是推動各項事業(yè)發(fā)展的基石，是推動整個社會的發(fā)展有著重要保障。

二、檔案管理目前存在的問題

（1）檔案重視程度不夠。檔案作為一項重要的基礎(chǔ)資源，有著重要的社會效益和經(jīng)濟效益。但是，大部分時候由于單位的檔案意識薄弱，對檔案工作重視程度不夠，對檔案工作開展所需的人、財、物沒有保障。同時，缺少相應(yīng)的引導(dǎo)和宣傳，使得人們對檔案的影響所知甚少。導(dǎo)致檔案的開發(fā)利用不夠充分，檔案事業(yè)的發(fā)展進程緩慢。

（2）檔案制度不健全。強本固基，制度的完善能進一步提升檔案的規(guī)范化水平。檔案管理工作需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髦贫群鸵?guī)范的工作流程。目前，我國的檔案制度在一定程度上已經(jīng)有了較大的完善。但是，隨著社會的發(fā)展，各種情況層出不窮。對檔案的搜集、整理、利用、銷毀等工作有了更高的要求。因此，制度的更新和健全顯得尤為重要。同時，檔案制度的建立以國家的法律法規(guī)為依據(jù)，遵循原則性、穩(wěn)定性、適應(yīng)性的原則。保持制度的相對穩(wěn)定和連續(xù)性，一切從實際出發(fā)，切不可盲目跟風(fēng)。

（3）檔案人員的業(yè)務(wù)水平有待提高。目前，檔案管理人員的水平層次不齊，由于對檔案工作的不重視，許多單位都不設(shè)有專職檔案管理的崗位，取而代之的是各個部門的兼職檔案管理員。造成這種情況的原因主要是檔案工作的不夠重視、對檔案工作的誤解造成的。認(rèn)為檔案工作只是簡單的搜集、整理、歸檔的工作，并沒有太多的技術(shù)含量。恰恰相反，檔案管理工作不但需要過硬的業(yè)務(wù)水平，可以說技術(shù)上要求也是很高的。然而，正是這種誤解，導(dǎo)致了單位對檔案工作的忽視、降低了對檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的要求。檔案管理人員缺乏系統(tǒng)性的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，因此也使得檔案工作無法深入、有序的開展。

（4）缺少切實有效的現(xiàn)代化管理技術(shù)?？萍荚谶M步，檔案管理的也應(yīng)借助科技的手段為檔案事業(yè)所用。在網(wǎng)絡(luò)化、信息化的今天，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普及，但是很多地方仍在使用老舊的管理手段，用單機版的軟件、手工收集記錄，這對于檔案資源較多的單位是極不適應(yīng)的。不僅增加了檔案工作量，也加大了檔案管理的困難。檔案的數(shù)字化、檔案軟件與辦公自動化的無縫對接、大數(shù)據(jù)時代檔案資源的挖掘與利用，這些都是運用現(xiàn)代化管理手段才能得以實現(xiàn)的。

盡管目前存在著種種問題，但是我們?nèi)詰?yīng)該堅信在不斷完善的過程中，檔案工作的發(fā)展一定會有著翻天覆地的變化。

如今，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，信息化水平的提高，對檔案管理的信息化和數(shù)據(jù)化也提出了更高的要求。當(dāng)下的檔案工作，應(yīng)當(dāng)不斷通過信息化的手段，提升檔案的利用價值，扭轉(zhuǎn)重藏輕用的觀念，把“死”檔案做“活”，從而體現(xiàn)檔案自身價值，彰顯檔案工作的重要性。

三、檔案信息化建設(shè)的重要性

檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛躍發(fā)展，檔案的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)已是必然趨勢。過往的檔案管理理念已經(jīng)更不上新時代的步伐，如何全面運用現(xiàn)代技術(shù)對檔案資源進行整合、提煉，推進檔案管理的現(xiàn)代化進程才是當(dāng)下研究的命題。實現(xiàn)將檔案管理重實體的現(xiàn)狀轉(zhuǎn)向重視檔案信息化類型轉(zhuǎn)變，加速檔案現(xiàn)代化管理水平的進程。

檔案信息化建設(shè)的核心即是信息資源的管理和利用。實現(xiàn)檔案資源利用開發(fā)的，有助于實現(xiàn)更廣的社會效益和經(jīng)濟效益。

四、如何推進檔案信息化建設(shè)進程

檔案信息化建設(shè)要具體問題具體分析，因地制宜，不能照抄照搬、脫離實際。信息化建設(shè)不是簡單的將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化，而是不但要注重檔案的數(shù)量，更要講究檔案的質(zhì)量。從點到面，從當(dāng)下到將來，將資源的服務(wù)性功能不斷延伸。檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面又具體的工程，不是一朝一夕就能完成的，也不是僅靠一個人或者一個部門就能實現(xiàn)的。因此，在謹(jǐn)慎選擇的同時，必須找準(zhǔn)定位，多分析、多研究。下面就如何做好檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)主要做好以下幾個方面的工作：

第一，加強領(lǐng)導(dǎo)，健全工作體制。當(dāng)下，對檔案管理的時效性要求越來越高，勢必需要建立一套健全的管理機制。然而，上至國家，下至單位，要成功建立起一套完整的檔案管理機制，必須從加強領(lǐng)導(dǎo)開始。增強領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，只有領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理的重要性，才能從人財物各方面為檔案工作的發(fā)展保駕護航。同時，建立健全檔案管理制度，根據(jù)《檔案法》制定檔案管理員職責(zé)、搜集、歸檔、借閱、銷毀等一系列制度，使得檔案工作當(dāng)中做到有章可循、有據(jù)可依，保證檔案工作流程的規(guī)范化、制度化。

第二、加大投入、“軟硬兼施”。任何一項事業(yè)的發(fā)展，都離不開資金的投入。完善資金的投入機制，為檔案信息化的建設(shè)提供源源不斷的支撐和動力。相適應(yīng)的軟件、硬件，為檔案信息化工作提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案管理軟件、OA自動化系統(tǒng)，使得檔案流程電子化，有痕操作，規(guī)范了檔案流程；增設(shè)掃描儀、復(fù)印機、服務(wù)器，為檔案數(shù)字化工作提供便利，做到了異質(zhì)備份，保障了數(shù)據(jù)的安全；按照《檔案館設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)》建立符合“八防”（防火、防潮、防盜、防高溫、防光、防塵、防鼠、防有害生物）要求的檔案室，保障檔案資料的安全、完整。

第三、加強培訓(xùn)教育，加快建設(shè)檔案信息化建設(shè)隊伍。從目前基層檔案管理工作人員來看，很少是科班的專業(yè)人員，這對于開展檔案信息化工作并不是一件好事。要改變這種情況，首先，應(yīng)在提高現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平之外，加大培訓(xùn)力度，增強專業(yè)知識的提升。邀請專業(yè)人士對相關(guān)人員進行培訓(xùn)，改變高、中、基層的知識構(gòu)成，適應(yīng)檔案信息化的管理要求。其次，檔案信息化建設(shè)的實施，需要引進大量的檔案資源及網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)設(shè)施，為了保障信息化的健康有序的發(fā)展，需要專門的人才從事運維等工作。因此，需要引進一批專業(yè)人才，構(gòu)建一支高水準(zhǔn)、高效率的檔案隊伍，加快建設(shè)檔案信息化隊伍的建設(shè)。

第四、做好檔案信息的開發(fā)與利用。檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)性的工程，要擴大檔案信息化建設(shè)的影響力，需要進一步提煉檔案的價值，做好檔案信息資源的開發(fā)與利用。注重收集、歸檔工作，處理好檔案的開發(fā)和保密的關(guān)系，不斷挖掘檔案內(nèi)在價值，在檔案開發(fā)和利用的方面提升檔案服務(wù)意識，實現(xiàn)檔案工作的社會效益和經(jīng)濟效益相統(tǒng)一。

總而言之，檔案的信息化管理是傳統(tǒng)理念向現(xiàn)代管理理念轉(zhuǎn)變的結(jié)果，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。這是一次挑戰(zhàn)，也是一場變革。我們需要抓住機遇，努力把檔案信息化建設(shè)作為今后的一項重點工作來抓。加強領(lǐng)導(dǎo)、健全體制、加大投入、提升業(yè)務(wù)水平，為檔案信息化建設(shè)打造一個良好的基礎(chǔ)，使得檔案工作穩(wěn)步邁上新臺階。