馬定濤

摘 要：現(xiàn)階段，隨著我國(guó)社會(huì)主義制度建設(shè)的不斷完善和國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，我國(guó)的基層事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作也在發(fā)展中逐漸完善。文書(shū)檔案收集管理工作是基層事業(yè)單位日常內(nèi)部管理工作的重要組成部分，文書(shū)檔案收集管理工作的完善，是促進(jìn)基層事業(yè)單位管理工作制度化、規(guī)范化的重要措施。本文首先闡述了文書(shū)檔案管理工作的相關(guān)理論基礎(chǔ)，進(jìn)一步探究當(dāng)前我國(guó)基層事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題和不足，并提出了解決對(duì)策，來(lái)促進(jìn)我國(guó)基層事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作不斷朝著現(xiàn)代化和信息化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位；文書(shū)檔案管理；問(wèn)題；措施

隨著我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)的不斷推進(jìn)，我國(guó)基層事業(yè)單位的各項(xiàng)工作也在不斷完善，文書(shū)檔案管理工作是基層事業(yè)單位重要的工作內(nèi)容之一。文書(shū)檔案記錄著事業(yè)單位各個(gè)工作的備案，是事業(yè)單位發(fā)展演變的重要記錄憑證，因此，文書(shū)檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)十分重要。隨著時(shí)代的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)代事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作也在逐漸發(fā)展，由傳統(tǒng)管理模式下依靠人力管理的方式逐漸過(guò)渡到依靠現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理。盡管如此，我國(guó)基層事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作還是存在一些問(wèn)題和不足，基層事業(yè)單位有其管理工作開(kāi)展的局限性和特殊性，人員配備以及資金問(wèn)題都是制約基層事業(yè)文書(shū)檔案管理工作完善的重要因素。

一、基層事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的具體內(nèi)容

文書(shū)檔案是記錄機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位所從事的行政管理事物活動(dòng)的重要記錄憑證，是對(duì)事業(yè)單位日常會(huì)議報(bào)告的批復(fù)、命令、決定等的文字記錄[1]?；鶎邮聵I(yè)單位文書(shū)檔案管理工作主要是對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行歸類(lèi)整理、保存。文書(shū)檔案管理工作的本質(zhì)就是為更好的使用文書(shū)檔案，不管是對(duì)文書(shū)檔案的分類(lèi)、歸納還是保存，都是為了更好的利用文書(shū)檔案。

二、基層事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題分析

（一）對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度不夠

現(xiàn)階段，基層單位對(duì)文書(shū)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不充分是阻礙文書(shū)檔案管理工作發(fā)展與完善的重要原因之一。首先，基層單位的領(lǐng)導(dǎo)階層缺少對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視，基層事業(yè)單位管理工作有一定的特殊性，基層事物比較繁瑣，很多領(lǐng)導(dǎo)將單位的工作重點(diǎn)放到處理基層問(wèn)題上，沒(méi)有將文書(shū)檔案管理工作作為基層事業(yè)單位日常工作的重要內(nèi)容。其次，文書(shū)檔案管理工作不能為單位的發(fā)展帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益或者實(shí)際的盈利，基層事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)存在重技術(shù)、輕檔案的的現(xiàn)象。再者，領(lǐng)導(dǎo)層的不重視，導(dǎo)致基層的文書(shū)檔案管理人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作的積極性不高，很多重要的文書(shū)檔案沒(méi)有采用現(xiàn)代化的信息手段進(jìn)行備份和管理，使基層文書(shū)檔案管理工作缺乏科學(xué)性。

（二）基層事業(yè)單位文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高

基層事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作比較復(fù)雜，因此對(duì)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)要求比較高。但是現(xiàn)階段我國(guó)基層事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)都有待提高，很多基層事業(yè)單位的檔案管理人員是從其他崗位臨時(shí)調(diào)動(dòng)的，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的文書(shū)檔案管理知識(shí)，對(duì)文書(shū)檔案的整合歸類(lèi)和后期保存都知之甚少，缺乏專(zhuān)業(yè)的文書(shū)檔案管理知識(shí)[2]。除此之外，基層事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致對(duì)相關(guān)的檔案管理人員缺少專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，不能利用現(xiàn)代信息手段和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理。

（三）基層事業(yè)單位文書(shū)檔案的管理技術(shù)和設(shè)備落后

利用現(xiàn)代信息技術(shù)和科技手段，改革傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案管理的科技化和信息化，是推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作發(fā)展和完善的重要途徑。但是現(xiàn)階段我國(guó)基層事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理技術(shù)和管理設(shè)備都比較落后。首先是文書(shū)檔案的保管方式仍然采用傳統(tǒng)的保管方式，將紙質(zhì)的文書(shū)檔案歸置在統(tǒng)一的儲(chǔ)物柜力，這種存儲(chǔ)方式存在很大的弊端，一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的文書(shū)檔案存儲(chǔ)方式不利于文書(shū)檔案的分類(lèi)管理，另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的文書(shū)檔案存儲(chǔ)方式還存在極大的安全隱患。比如，一旦因?yàn)榭陀^因素使存儲(chǔ)檔案的建筑物發(fā)生火災(zāi)等情況，就會(huì)使文書(shū)檔案付之一炬，無(wú)法找回。其次是傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式降低了文書(shū)檔案的使用效率，比如在需要某一個(gè)文書(shū)檔案作為憑證或者依據(jù)時(shí)，由于沒(méi)有現(xiàn)代化的管理方式，只能利用人力進(jìn)行查找，這樣極容易導(dǎo)致文書(shū)檔案的丟失，也增加了檔案管理人員的工作量。

（四）基層事業(yè)單位文書(shū)檔案管理制度不健全

在現(xiàn)階段的基層事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作中，缺少科學(xué)規(guī)范的文書(shū)檔案管理制度。首先，基層事業(yè)單位在文書(shū)檔案管理方面的規(guī)章制度不健全，對(duì)文書(shū)檔案管理工作任務(wù)安排不夠細(xì)致，導(dǎo)致很多文書(shū)檔案管理在實(shí)際的工作中很難被落實(shí)。其次，基層事業(yè)單位現(xiàn)行的檔案管理規(guī)章制度不科學(xué)，導(dǎo)致很多檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量有待提高。

三、提高基層事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的措施分析

（一）增強(qiáng)文書(shū)檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視

基層事業(yè)單位要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作，首先要增強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作重要性的宣傳，使每一位在職人員都能夠認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案管理工作的重要性。其次，基層事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要改變傳統(tǒng)思想，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視，將文書(shū)檔案管理工作作為基層事業(yè)單位日常工作的重要內(nèi)容。再者，要將文書(shū)檔案管理工作列入到基層事業(yè)單位的年度目標(biāo)考核范圍之中，切實(shí)落實(shí)好每一項(xiàng)文書(shū)檔案管理工作，明確每一個(gè)檔案管理工作崗位的職能和責(zé)任，從根本上提高對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度[3]。

（二）提高文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)

基層事業(yè)單位要提高文書(shū)檔案管理工作，就必須不斷提高文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。首先，要完善基層事業(yè)單位的用人制度和招聘制度，選用具有專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)的人員參與檔案管理工作。其次，要提高文書(shū)檔案管理人員的工作責(zé)任心，提高其對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度和認(rèn)可度，強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。除此之外，要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷充實(shí)其檔案管理知識(shí)和技能，使檔案管理人員能夠及時(shí)的學(xué)習(xí)到最新的檔案管理措施和方式。

（三）建立健全文書(shū)檔案管理體制機(jī)制

基層事業(yè)單位應(yīng)該立足于自身文書(shū)檔案管理的實(shí)際情況，制定完善的文書(shū)檔案管理規(guī)章制度，將文書(shū)檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行明確清晰的劃分，制定科學(xué)合理的文書(shū)檔案管理工作流程，保障文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性。

（四）優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作的技術(shù)和設(shè)備

基層事業(yè)單位要提高文書(shū)檔案管理工作，就要利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文書(shū)的現(xiàn)代化和信息化管理?；鶎訂挝粦?yīng)該加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的資金支持，增添現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理設(shè)備，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)。另外，基層事業(yè)單位要學(xué)習(xí)先進(jìn)的文書(shū)檔案管理手段，對(duì)紙質(zhì)的文書(shū)檔案進(jìn)行數(shù)字化的加工，利用現(xiàn)代信息系統(tǒng)加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范性和可行性。

四、結(jié)論

文書(shū)檔案管理工作是基層事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，對(duì)促進(jìn)基層事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義。要立足于當(dāng)前基層事業(yè)單位在文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題，不斷完善文書(shū)檔案管理體制機(jī)制，更新文書(shū)檔案管理觀念，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視，不斷提高文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性，促進(jìn)基層事業(yè)單位管理工作的發(fā)展和完善。

參考文獻(xiàn)

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