摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，在文書(shū)檔案管理工作上，逐漸擁有了越來(lái)越多的信息化技術(shù)。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)設(shè)備，能夠在文檔資料收集和整理過(guò)程，幫助管理者節(jié)約時(shí)間和精力，提高工作效率。信息化技術(shù)的出現(xiàn)，使得管理者能夠在這段時(shí)間內(nèi)處理越來(lái)越龐大的信息和數(shù)據(jù)，具有十分重要的意義。然而，在現(xiàn)階段的信息化管理過(guò)程中，仍然存在著較多的問(wèn)題，例如由于程序自身的問(wèn)題，很容易在整理過(guò)程中出現(xiàn)混亂。本文將針對(duì)文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀提出相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞：信息化；文書(shū)管理；優(yōu)化

1 引言

文書(shū)檔案工作是一項(xiàng)十分重要的工作，在黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體及企事業(yè)單位中有著不可或缺的地位，其最主要的作用就是將現(xiàn)有的資料和信息進(jìn)行統(tǒng)一且規(guī)范的整理，來(lái)幫助管理者更加高效率的搜集和尋找檔案。在信息化時(shí)代，越來(lái)越多的辦公工作呈現(xiàn)出無(wú)紙化、電子化的趨勢(shì)，檔案工作也不例外。面對(duì)著數(shù)量越來(lái)越多，種類(lèi)越來(lái)越復(fù)雜的檔案文件，必須借助相應(yīng)的信息化技術(shù)，才能夠更加有效，正確的處理檔案。

2 信息化條件下文書(shū)檔案管理的重要意義

2.1 改善文書(shū)檔案管理效能

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，政府的工作職能越來(lái)越深入到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，隨之而來(lái)的是數(shù)量眾多，種類(lèi)復(fù)雜的文書(shū)業(yè)務(wù)，這些業(yè)務(wù)通過(guò)傳統(tǒng)的人工整理已經(jīng)不可取，必須借助信息化技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)操作的便捷性和高效性，來(lái)實(shí)現(xiàn)大規(guī)模的檔案處理工作。通過(guò)信息化技術(shù)的利用，能夠進(jìn)一步提升檔案管理的工作效率，從而改善文書(shū)檔案的管理效能，更好的為機(jī)關(guān)政府的工作服務(wù)。

2.2 提高管理水平的必然選擇

依托于計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施的高速運(yùn)算能力和處理能力，使得信息化條件下的文書(shū)檔案管理工作呈現(xiàn)出高效性和便捷性，極大提高了管理水平。相比于傳統(tǒng)的人工整理，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)的檔案整理，能夠更加方便的設(shè)定分類(lèi)項(xiàng)目，通過(guò)設(shè)立項(xiàng)目?jī)?nèi)容、名稱(chēng)、類(lèi)別等分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，能夠很快的將所有檔案進(jìn)行批量化處理，讓文件資料變得更加規(guī)范。除此之外，信息化處理還有一個(gè)好處，就是安全性。在人工整理文件資料時(shí)，很容易出現(xiàn)資料泄密的現(xiàn)象，但是在有過(guò)安全加密的系統(tǒng)進(jìn)行處理時(shí)，安全性就會(huì)大大的提高，同時(shí)還能減少失誤率，從而提升管理水平。

3 現(xiàn)階段文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

隨著各政府機(jī)關(guān)部門(mén)對(duì)于信息化檔案處理工作的呼聲越來(lái)越高，信息化檔案管理工作得到了十分迅速的發(fā)展，但由于在相關(guān)方面的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平和知識(shí)儲(chǔ)備仍然不足，以及規(guī)范化問(wèn)題，導(dǎo)致了在現(xiàn)階段文書(shū)檔案管理過(guò)程中，仍然存在著較多的不足。

3.1 缺乏標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范

隨著信息化技術(shù)水平的不斷提高，在近幾年，政府部門(mén)的文書(shū)工作運(yùn)用了越來(lái)越多的計(jì)算機(jī)技術(shù)，其工作效率和管理水平，較傳統(tǒng)也有了較大幅度的提高。但是由于信息化發(fā)展速度較快，各類(lèi)辦公平臺(tái)的更新速度較快，導(dǎo)致了許多文件檔案不能夠得到及時(shí)的更新和處理，再加上現(xiàn)階段缺乏一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，就導(dǎo)致了許多文件出現(xiàn)了難以查詢(xún)、關(guān)鍵信息丟失的現(xiàn)象。除此之外，不同的部門(mén)所收集的檔案，不能夠進(jìn)行有效的共享和互通，形成了一個(gè)又一個(gè)的信息孤島，導(dǎo)致彼此之間缺乏統(tǒng)一的處理標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法進(jìn)行有效的管理。

3.2 缺少相應(yīng)的資金投入支持

隨著行政辦公文件數(shù)量逐漸提高，其規(guī)模和復(fù)雜程度也在迅速增長(zhǎng)，導(dǎo)致了電子化辦公的需求越來(lái)越高。但是由于在此方面的資金投入較少，導(dǎo)致了相應(yīng)的硬件設(shè)施條件發(fā)展較慢，無(wú)法滿(mǎn)足日益增長(zhǎng)的檔案管理需求。信息化檔案管理的條件要求較高，要求必須擁有電腦、網(wǎng)絡(luò)以及相對(duì)應(yīng)的辦公軟件和平臺(tái)，辦公平臺(tái)的開(kāi)發(fā)和日常維護(hù)也需要資金的投入。但是現(xiàn)階段，我國(guó)關(guān)于信息化檔案管理的資金投入較少，這主要是由于部分部門(mén)對(duì)于信息化工作的重視程度不足，從而導(dǎo)致了在檔案工作中無(wú)法進(jìn)行正常的軟硬件配備，影響了工作效率。

3.3 隊(duì)伍人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

現(xiàn)階段，我國(guó)大部分政府部門(mén)的檔案管理人員都不是專(zhuān)職工作，而是由辦公室人員進(jìn)行兼職的。由于這些辦公室人員不是科班出身，沒(méi)有受到過(guò)系統(tǒng)的教育和訓(xùn)練，缺乏信息化檔案管理的相關(guān)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，從而導(dǎo)致了在文書(shū)管理工作團(tuán)隊(duì)中，工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低，導(dǎo)致了工作的專(zhuān)業(yè)程度不足，對(duì)一些較為專(zhuān)業(yè)化，有較高難度的工作項(xiàng)目是無(wú)法勝任的。面對(duì)越來(lái)越專(zhuān)業(yè)化的信息化處理系統(tǒng)，需要有專(zhuān)業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行處理和操作。

4 文書(shū)檔案管理優(yōu)化建議

4.1 規(guī)范文書(shū)檔案管理工作

針對(duì)在目前條件下，政府部門(mén)關(guān)于文書(shū)檔案管理工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題，應(yīng)該進(jìn)行全新的制度設(shè)定。在以往的傳統(tǒng)檔案管理模式下，不同的部門(mén)擁有不同的管理制度，這是基于不同部門(mén)工作性質(zhì)而決定的。但是在信息化條件下，傳統(tǒng)的制度已經(jīng)不再實(shí)行，需要一個(gè)能夠進(jìn)行全面規(guī)范的制度。尤其是在批閱修改的痕跡記錄方面，每一次批閱修改，系統(tǒng)都應(yīng)該保存相應(yīng)的記錄；除此之外，在檔案管理分類(lèi)上，應(yīng)該設(shè)定更加細(xì)致的劃分標(biāo)準(zhǔn)，從而針對(duì)不同的檔案，進(jìn)行更加準(zhǔn)確的類(lèi)型劃分，來(lái)確保信息化條件下文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化。

4.2 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

由于受到傳統(tǒng)檔案管理工作模式的影響較深，所以導(dǎo)致了現(xiàn)階段許多政府部門(mén)的管理人員，無(wú)法正確認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理工作的重要性，同時(shí)在工作內(nèi)容的理解上，也存在著較大的誤差。在文書(shū)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題上，存在著較多的解釋方式，導(dǎo)致了無(wú)法形成一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。面對(duì)這個(gè)現(xiàn)狀，必須建立起更加標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范化的電子檔案管理工作要求，通過(guò)整合多方面的意見(jiàn)，做到整體上規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)節(jié)上因人而異的標(biāo)準(zhǔn)。這樣做能夠更加促進(jìn)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，從而進(jìn)一步提升政府機(jī)關(guān)的文件管理工作水平。

4.3 改善文書(shū)檔案工作隊(duì)伍整體素質(zhì)

在關(guān)于文書(shū)檔案管理部門(mén)工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)問(wèn)題上，應(yīng)該更加注重提升工作團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)，通過(guò)加大相關(guān)工作的資金投入力度，改善硬件配備，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)和知識(shí)培訓(xùn)，來(lái)達(dá)到提升人員素質(zhì)的目的。在人員任職方面，要拋棄原有的辦公室人員兼職現(xiàn)象，努力尋找，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的優(yōu)秀人才，從而打造一支具有專(zhuān)業(yè)工作水平，擁有足夠的工作經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)化團(tuán)隊(duì)。能夠幫助政府機(jī)關(guān)在日益變化的信息化背景下，能夠隨著時(shí)代的變化而進(jìn)行發(fā)展創(chuàng)新，從而提高自身的工作效率和水平，激發(fā)行政職能的創(chuàng)新性思維。

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作者簡(jiǎn)介

徐仕穎（1983-），男，漢，四川瀘州，本科，職員，館員（檔案系列），研究方向：人事檔案、文書(shū)檔案。