黃驛淳

摘要：會展業(yè)是當下比較熱門的產(chǎn)業(yè)之一，會展項目為企業(yè)單位提供了一個展示自我的窗口，同時為產(chǎn)品打開了銷路，而且人們在會展中可以瀏覽大量不同品牌的商品，因此會展項目受到了大眾的喜愛。會展項目的成功與否在一定程度上取決于會展的策劃，但是會展策劃比較復雜，借助項目管理能夠讓會展策劃進行的更加規(guī)范和順利，因此項目管理在會展策劃實訓中具有非常重要的意義。本文將以建筑建材展覽會為例來解析會展策劃實訓中項目管理的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：會展策劃；項目管理；策劃實訓；建筑建材展銷會

一、會展項目管理類型

（一）會展前期管理

會展前期管理主要涉及到項目的人員、資金、風險、策劃、目標等方面，因此會展前期管理內(nèi)容很多，也很復雜。會展前期管理是會展項目順利實施的基礎(chǔ)，在會展策劃實訓中我們必須在這方面花費很多的精力。會展前期管理首先要確定項目的管理目標，以建筑建材展覽會來說，項目的目標就是成功的舉辦本次展銷會，并且獲得一定的經(jīng)濟效益和社會影響力。其次針對這個目標，我們先要進行可行性分析，保證這個項目理論上能夠?qū)嵤?，再將完成這個目標的各個環(huán)節(jié)進行分解，將目標的責任分解到個人頭上，例如項目的經(jīng)濟目標、招展目標、安全目標等等。然后在進行策劃書的編制，編制策劃書是會展項目實施的重要依據(jù)，因此策劃書必須盡可能的科學、合理。策劃書的內(nèi)容主要包括項目的團隊成員、各成員的任務(wù)分工、項目的實施流程、項目的資金落實情況與使用計劃、項目的風險控制、應(yīng)急預案、項目的目標等。在項目的風險控制這塊，我們需要前期進行調(diào)查研究，做好項目的市場調(diào)查，包括目前消費者對建筑建材商品的需求情況、展銷會的舉辦時間地點的選擇等。另一方面是對展銷會場地的選擇，場地的設(shè)備設(shè)施的新舊程度、應(yīng)急通道的情況等都會直接對項目的風險控制造成影響。因此在項目的策劃時需要安排專人對場地的情況進行排查，尤其是確保消防設(shè)施能夠正常使用。整理清楚事故發(fā)生后如何進行人群的疏散，疏散通道是否通暢。因此在會展策劃實訓中引入項目管理的思想，將前期的管理變成項目管理中的預先控制管理，就可以讓會展項目的前期管理更加的具體完整，降低了會展事故發(fā)生的風險。

（二）會展反饋管理

會展的反饋管理主要是針對會展項目管理的可行性，保證策劃方案與實際情況一致，如此項目才具有順利實施的基礎(chǔ)。在項目的實施過程中會出現(xiàn)很多的突發(fā)事件導致項目不能按照之前的策劃書進行，因此管理人員需要及時根據(jù)實施過程中出現(xiàn)的狀況對項目策劃書進行調(diào)整，保證策劃書的時效性。例如在前期策劃中統(tǒng)計的消費者人數(shù)會在2000人次左右，因此會展服務(wù)人員配置計劃安排50人，但是由于目前已經(jīng)交樓的樓盤很多，許多消費者都會裝修的意向，導致會展人數(shù)可能會達到3000人次，因此在策劃書中要調(diào)整服務(wù)人員的編制，增派保潔、保安人員，同時對項目的資金預算也要進行相應(yīng)的調(diào)整，保證在展會開始當天人員和資金都能夠落實。在會展項目的招展過程中，必須核對招展名單，按照招展計劃書進行實施，保證會展參展商都能夠按時到達現(xiàn)場，如果出現(xiàn)了與計劃不相符的情況，例如多家參展商提出與之前協(xié)商內(nèi)容不相符的要求等，應(yīng)該馬上分析參展商提出這種要求的原因，這件事情會對建筑建材展銷會造成的影響，然后決定是否能夠答應(yīng)參展商的要求，如果不能答應(yīng)將要如何解決，才能保證建筑建材展銷會順利的開展。建筑建材展銷會面向的人群很廣泛，導致項目反饋管理中出現(xiàn)的特殊情況很多，需要我們在項目反饋管理中付出更多的心血。

（三）會展同期管理

會展同期管理主要內(nèi)容是會展會場的管理，會展會場會出現(xiàn)很多意外情況，需要會展團隊具有較強的反應(yīng)能力和靈活性。對于出現(xiàn)的突發(fā)事件要及時的控制影響范圍，減少它對其他計劃的影響程度。雖然會展同期管理不屬于會展策劃的范圍，但是會展同期管理中出現(xiàn)的問題會對以后項目的策劃具有一定的參考價值和借鑒意義。

二、會展項目管理內(nèi)容

（一）項目策劃團隊人員安排

本次建筑建材展覽會的策劃團隊一共8人，其中總負責人1名，3名可行性分析員，2名項目策劃書編寫員，1名項目宣傳人員，1名機動人員。本次策劃團隊人員都具備豐富的會展策劃經(jīng)驗，為本次策劃提供了充足的人力資源。

（二）項目任務(wù)

在規(guī)定的時間內(nèi)完成建筑建材展銷會的會展策劃書。

（三）項目計劃

此次項目策劃方案將在3個月內(nèi)完成，開始30天將進行可行性調(diào)查分析，調(diào)查目前消費者對建筑建材商品的需求情況，對建材產(chǎn)品的參展范圍、展覽規(guī)模等進行分析同時進行會展項目的宣傳工作。之后45天將主要投入到項目策劃書的編寫中，根據(jù)前期的項目可行性分析確定項目的目標，做到貼合生活實際，使策劃書能夠科學合理。最后15天主要是確定展館設(shè)計方案，完成展臺的搭建和布置。

（四）項目資金

項目資金主要來源是展銷商的參展費用和入場門票費用。

三、會展項目的可行性分析

隨著建筑業(yè)的持續(xù)繁榮，人們對住房環(huán)境的要求不斷增漲，在建筑建材的購買上有很多的需求。但是家裝是一項復雜的工作，包括家裝的設(shè)計、各種建材的選擇、家裝工程的承包方式等，消費者都有一定的選擇困難癥，因此開展建筑建材展銷會，能夠很大程度上刺激消費者購買欲。首先建筑建材展銷會涉及到了家裝的方方面面，消費者可以一次性完成所有東西的采購，學到很多的家裝知識。其次對于建材商而言，通過展覽會這個消費者人數(shù)眾多的形式，能夠讓更多需要的人認識到自己的產(chǎn)品，宣傳更加有針對性，而且通過與消費者的交流，也可以及時發(fā)現(xiàn)自身產(chǎn)品的優(yōu)點與不足。

因此，舉辦建筑建材展銷會是符合現(xiàn)場人們的需求的，只要合理的控制展銷會的實施情況，通過收取參展商的參展費和消費者的門票費等是可以獲取一定的效益的。

四、會展項目策劃書

（一）前言

為了提高建材行業(yè)的影響力，提升建材生產(chǎn)廠家的品牌形象，樹立正確的消費觀念，特舉辦本次建筑建材展銷會。本次展銷會可以幫助建材生產(chǎn)廠家創(chuàng)建一個展示自己的窗口，同時清楚消費者的需求，為以后的產(chǎn)品設(shè)計和推廣提前做好計劃。另一方面為消費者提供大量的建材商品，幫助消費者尋找更加符合自身需求的產(chǎn)品，激發(fā)消費者的消費欲望。

（二）目的及意義

促進建材行業(yè)的發(fā)展，提升參展商的品牌形象。

為消費者提高更多的建材產(chǎn)品的選擇，激發(fā)消費者的消費欲望。

（三）展會主題

品味建材 品質(zhì)生活 品嘗幸福

（四）展覽時間

2018年9月15-2018年9月16日

1.2018年6月4日至2018年6月8日，確定參展商，并完成付款，同時進行展覽項目的宣傳工作。

2.2018年8月15日確定展覽場地。

3.2018年9月1日，開始進行展館的設(shè)計和展臺的搭建工作。

4.2018年9月17日進行撤展工作。

（五）展覽規(guī)模

參展商200名，預計到場消費者5000人。

（六）參展范圍

陶瓷衛(wèi)浴、櫥柜、整體家居、門窗、集成吊頂、裝飾五金、建筑涂料、地面材料、供熱設(shè)備、家裝設(shè)計等。

（七）活動形式

1.采用展臺銷售推廣形式，進行產(chǎn)品的銷售。

2.在會展過程中，插入精彩的文藝節(jié)目。

3.進行抽獎、特賣活動、現(xiàn)場家居設(shè)計。

（八）參展商報名方式

采用網(wǎng)絡(luò)報名的方式，以企業(yè)為單位。

（九）展臺標準

標準展位：面積6米*6米；角標準展位：面積6米*7米；特殊展位：面積6米*6米。周邊懸掛橫幅，彩旗，品牌logo等。

（十）消費者入場方式

電話預約、網(wǎng)絡(luò)預約，然后到現(xiàn)場購票，10元/張。

網(wǎng)絡(luò)直接購買，入場券通過郵寄方式達到消費者手上。

（十一）會展活動部門配置及職責

客服部門：主要做好會場人員的迎賓接待工作，為消費者做好指引工作。

財務(wù)部門：做好項目預算工作，以及與項目有關(guān)的費用報銷等，其次是參展商的費用的收集整理，門票的費用的收集。

商務(wù)部門：主要負責參展商的報名接待工作，與參展商對接會場的設(shè)計和布置工作以及會展當天的接待參展商的工作。

工程部門：主要負責會展準備階段對工程設(shè)施設(shè)備進行檢查，保證相關(guān)設(shè)備設(shè)施能夠正常使用，特別是消防設(shè)備能夠正常運行。一旦會展過程中出現(xiàn)設(shè)備故障要及時進行維修處理。

保安部門：保證場館停車場秩序，進場、退場通道的順暢，維持會場內(nèi)的秩序，防止人員的擁擠和聚集，提醒人群注意安全，避免擁擠，妥善保管自己的隨身物品。

保潔部門：做好現(xiàn)場的保潔工作，對會場的衛(wèi)生進行巡檢，特別是衛(wèi)生間的衛(wèi)生。

禮賓部門：做好現(xiàn)場活動的安排，例如抽獎、文藝節(jié)目等。

五、實訓中項目管理的效果

項目策劃實訓是為了加強理論知識的運用，讓項目策劃人員具有更多的實踐經(jīng)驗。在開展本次展銷會活動中，能夠讓項目策劃人員各方面素質(zhì)都得到提升。作為同一個項目策劃小組，大家必須擁有較強的集體榮譽感，發(fā)揮各自的優(yōu)點，彌補他人的缺點，才能保證項目策劃能夠順勢的實施。例如團隊中善于與人交流的人可以進行項目的可行性調(diào)查，多與消費者溝通，尋找項目的機會，盡可能的滿足消費者和參展商的需求；善于文字編寫的人可以進行策劃書的編寫，根據(jù)項目可行性分析情況，豐富策劃書的內(nèi)容，提出針對性的實施流程，提高了策劃書的參考性。大家在實訓中找到了自己的特長，增加了自己的責任心，而且通過實踐加強了業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)。

結(jié)束語

在項目管理的指導方法下，本文以舉辦建筑建材展銷會為例進行了會展策劃，通過對會展策劃中的項目管理的類型、內(nèi)容，以及如何運用項目管理編制會展策劃書的解析，詳盡的闡明了項目管理在會展策劃實訓中的運用。通過實訓增加了策劃人員的自信心，提高會展策劃業(yè)務(wù)能力。不管是從會展策劃的內(nèi)容還是工作的效率來看，項目管理都為會展策劃提供了更好的工作方式，因此我們需要加強項目管理在會展策劃實訓中的運用，讓會展策劃工作更加的科學規(guī)范。

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