龍向群

摘 要：本文結(jié)合企業(yè)人事檔案信息的應(yīng)用與實(shí)踐，對(duì)人事檔案開發(fā)利用過程中存在的問題及難點(diǎn)進(jìn)行了剖析，并提出了相關(guān)應(yīng)對(duì)措施與建議，以最大限度地發(fā)揮人事檔案信息作用，探索符合人事檔案特點(diǎn)的開發(fā)利用模式。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案；應(yīng)用

企業(yè)人事檔案是人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策和相關(guān)規(guī)定，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思德、業(yè)務(wù)水平、工作能力、業(yè)績考核、工資待遇等內(nèi)容的文件材料。人事檔案是記錄人才信息的重要載體，是合理配置人才資源的重要手段，做好人事檔案信息的開發(fā)利用，對(duì)推動(dòng)企業(yè)發(fā)展具有十分重要的意義。

1.人事檔案信息應(yīng)用存在的問題及難點(diǎn)分析

隨著改革的不斷深化，企業(yè)對(duì)人才開發(fā)工作越來越重視。特別是在國有企業(yè)在面臨經(jīng)濟(jì)運(yùn)行低迷、用工形勢(shì)緊縮、員工隊(duì)伍老化的新形勢(shì)下，急需抓好現(xiàn)有人才挖掘利用，但人事檔案的開發(fā)利用還不能適應(yīng)企業(yè)需求，仍存在著一些急需解決的問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1人事檔案管理模式尚不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，影響了人事檔案的利用效率

在檔案管理利用方面，檔案管理人員大都坐等利用者上門，被動(dòng)提供服務(wù)情況較多；而不能根據(jù)各相關(guān)部門的需求，梳理匯總相關(guān)檔案信息資料，未雨綢繆采取主動(dòng)提供服務(wù)的能力；由于檔案信息收集渠道或手段單一，在實(shí)際工作中，還不能準(zhǔn)確地定位服務(wù)對(duì)象和服務(wù)范疇，及時(shí)有效提供有價(jià)值的人事檔案信息，導(dǎo)致人事檔案信息利用效率較低。

1.2人事檔案材料缺失內(nèi)容失真，影響了人事檔案的利用價(jià)值

少數(shù)人事檔案中反應(yīng)本人經(jīng)歷的重要材料，如員工履歷、學(xué)歷學(xué)位、職業(yè)資格、入團(tuán)入黨、政治審查、招聘錄用等相關(guān)材料缺少；部分檔案材料履行手續(xù)不全，審查機(jī)關(guān)蓋章的地方少了蓋章，負(fù)責(zé)人簽字的地方少了簽字；一些檔案材料中填寫的出生日期、工作時(shí)間、入黨時(shí)間前后不一致；個(gè)別檔案材料信息單一，缺乏反映本人德、能、勤、績方面的材料。以上的問題，直接影響了人事檔案的管理質(zhì)量和有效利用。

1.3人事檔案網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用程度不高，影響了人事檔案的利用水平

人事檔案信息管理在一定程度上還處于原始或半封閉狀態(tài)，計(jì)算機(jī)的信息化程度還不夠成熟，僅僅是將一些人員的基本人事信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)的錄入，還不能實(shí)現(xiàn)各類人事信息的有機(jī)整合、集成匯總，導(dǎo)致人事檔案信息資源不能快捷、準(zhǔn)確地提取并及時(shí)運(yùn)用，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，使用價(jià)值還沒有充分挖掘出來，在企業(yè)選拔人才、使用人才等工作中未能真正起到應(yīng)有服務(wù)作用。

2.人事檔案信息應(yīng)用與實(shí)踐

人事檔案信息的收集和應(yīng)用是一項(xiàng)具有戰(zhàn)略意義的系統(tǒng)工程。人事檔案信息也需要緊緊抓住夯基礎(chǔ)、重利用、提效率這個(gè)中心，不斷提升檔案信息的基礎(chǔ)管理和開發(fā)利用水平，才能為單位科學(xué)決策和科學(xué)管理提供了重要的參考依據(jù)。

2.1抓好檔案管理規(guī)范，為有效開發(fā)利用人事檔案信息奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

一是健全制度規(guī)范檔案管理。完善歸檔制度，明確歸檔要求、歸檔類別，積極主動(dòng)加強(qiáng)與各崗位，各部門溝通聯(lián)系，及時(shí)催交每年例行歸檔的材料，及時(shí)準(zhǔn)確補(bǔ)充新的材料，充實(shí)檔案信息；認(rèn)真做好材料鑒別整理工作，把最全最準(zhǔn)的材料充實(shí)到人事檔案，保證信息的完整準(zhǔn)確。二是加強(qiáng)審核提升檔案質(zhì)量。嚴(yán)把“質(zhì)量關(guān)”。按照“細(xì)審核、嚴(yán)認(rèn)定、全歸檔”工作要求，對(duì)每冊(cè)檔案進(jìn)行逐頁、逐項(xiàng)審核，凡不符合標(biāo)準(zhǔn)的，一律不準(zhǔn)過關(guān)。嚴(yán)把“準(zhǔn)確關(guān)”。重點(diǎn)開展了“四查”即：查是否錯(cuò)裝材料、查檔案目錄、查“三齡兩歷”、查分類明細(xì)。三是創(chuàng)新人事檔案查（借）閱手段。堅(jiān)持推陳出新，使檔案信息由最早的紙制材料查閱、匯總電子表格進(jìn)行檢索，到通過建立人事檔案信息庫進(jìn)行檔案信息調(diào)閱，有效提升了檔案查（借）閱效率。

2.2立足服務(wù)企業(yè)發(fā)展，為有效開發(fā)利用人事檔案信息建立精準(zhǔn)定位

一是為人力資源的優(yōu)化配置提供借鑒和參考。檔案管理部門通過接收和規(guī)范人事信息檔案，為人事部門詳實(shí)提供人員的出生日期、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、品德操行、業(yè)務(wù)素質(zhì)和個(gè)人榮譽(yù)等相關(guān)信息，為人員科學(xué)合理安排崗位、實(shí)現(xiàn)人員優(yōu)化配置提供了重要保證。二是在干部選拔、任免、績效考核時(shí)，配合人事部門查閱和提供檔案中的反映員工個(gè)人素養(yǎng)、思想品行、業(yè)務(wù)能力、歷史經(jīng)歷等材料，作為評(píng)定德、能、勤、績的指標(biāo)，為人才的正確選拔和使用起到了重要參考作用。三是在職稱評(píng)審、專家評(píng)定等工作中，配合人事部門利用相關(guān)檔案信息進(jìn)行量化指標(biāo)的確認(rèn)，如學(xué)歷認(rèn)證、年度考核結(jié)果、獎(jiǎng)勵(lì)確認(rèn)等，都以人事檔案信息材料作為有效依據(jù)。四是在員工基本信息登記、各類保險(xiǎn)專項(xiàng)核定工作中，充分利用人事檔案信息查詢功能，為廣大員工提供準(zhǔn)確詳實(shí)的基本信息。五是在員工培訓(xùn)、人員招聘、職業(yè)生涯設(shè)計(jì)、后備人才管理等方面，及時(shí)提供和建立完善相關(guān)檔案信息，為加強(qiáng)干部和員工隊(duì)伍管理提供了有力保證。

2.3推進(jìn)信息系統(tǒng)建設(shè)，為有效開發(fā)利用人事檔案信息提供科技支撐

一是以推行人力資源管理系統(tǒng)為契機(jī)，使檔案的查（借）閱、材料歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞等較繁鎖的手工流程變?yōu)橄到y(tǒng)化操作，不斷人事檔案的管理水平和利用效率。二是建立和完善人事檔案信息管理、檔案目錄管理、檔案轉(zhuǎn)遞管理等檔案信息條目，實(shí)現(xiàn)了與人事部門各崗位的有效對(duì)接和資源共享。三是通過已建立的人事檔案信息庫，為各崗位向新系統(tǒng)輸入員工信息提供近信息支持，使人力資源管理系統(tǒng)內(nèi)容更加準(zhǔn)確、充實(shí)和完善。四是不斷學(xué)習(xí)人事檔案系統(tǒng)模塊新功能，為各部門各崗位提供便利服務(wù)。

3.人事檔案信息應(yīng)用建議與用力方向

3.1著力改善收集結(jié)構(gòu)，最大限度地充實(shí)檔案材料

隨著企業(yè)改革的推進(jìn)，各部門、各單位對(duì)干部員工的考察、考核、培訓(xùn)等信息的需要不斷增多。檔案管理部門在收集檔案材料時(shí)，應(yīng)做到個(gè)人與集體，內(nèi)部與外部相結(jié)合的方式，嚴(yán)格按照《檔案材料收集歸檔的規(guī)定》，注重把反映人員專業(yè)特長、技術(shù)水平、品德操行等重要的材料納入歸檔內(nèi)容，為企業(yè)人力資源開發(fā)提供有力支撐。

3.2加強(qiáng)紙質(zhì)原始檔案保護(hù)，提升開發(fā)利用價(jià)值

嚴(yán)格加強(qiáng)庫房管理，最大限度地保存好原始檔案材料，確保檔案信息的長期使用價(jià)值。原始紙制檔案材料信息保存越來越難，一部分材料字跡已模糊，紙張發(fā)黃變質(zhì)，保存問題迫在眉睫。建議在人事資源系統(tǒng)里設(shè)置保存檔案模塊，增設(shè)原始材料掃描功能，將紙質(zhì)檔案重點(diǎn)材料及時(shí)掃描保存，做到保護(hù)與利用有機(jī)結(jié)合。

3.3深化信息化建設(shè)管理，提高服務(wù)利用效能

要建立完善統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)模式、規(guī)范系統(tǒng)檔案操作流程，提升檔案信息化建設(shè)和管理水平，加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)的開發(fā)利用。要在不斷完善人力資源檔案系統(tǒng)的同時(shí)，設(shè)置必要開放訪問權(quán)限，確保相關(guān)人員具有檔案管理操作的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)但不同的崗位個(gè)人有專屬的識(shí)別功能，從而能夠向不同部門提供針對(duì)性的服務(wù)。要不斷提高檔案信息的保密制度和安全制度，避免檔案信息的泄露和失密，充分保證企業(yè)信息化檔案數(shù)據(jù)的安全性。

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