張慧

【摘 要】隨著社會(huì)的向前發(fā)展，未來檔案都將向電子化的方式發(fā)展。在信息化背景下，高校檔案管理人員要做好將紙質(zhì)檔案電子化的工作，發(fā)揮電子檔案共享的優(yōu)勢(shì)，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案服務(wù)；檔案管理

【中圖分類號(hào)】G71 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1671-1270（2018）11-0035-01

一、電子化檔案根源分析

在信息化時(shí)代，將普通的紙質(zhì)檔案電子化，有以下幾個(gè)優(yōu)勢(shì)：第一，便于保存。紙質(zhì)化檔案保存受環(huán)境的影響很大，它要占很大的空間、易受潮發(fā)霉等，將紙質(zhì)檔案電子化，可以將檔案存儲(chǔ)在硬盤中，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，硬盤的容量將越來越大，一塊硬盤可以保存海量的文件；第二，便于索引。如果要查找一份紙質(zhì)存檔，檔案管理員會(huì)花費(fèi)很多時(shí)間，將檔案電子化以后，只要管理員做好檔案的索引工作，就可以根據(jù)一個(gè)或多個(gè)關(guān)鍵詞迅速搜索出來；第三，便于檔案挖掘和推送。目前人們已經(jīng)開發(fā)出智能的檔案挖掘技術(shù)，應(yīng)用電子檔案，可以智能的發(fā)掘出電子檔案的價(jià)值，做好檔案的分享。

二、高校檔案電子化處理分析

（一）應(yīng)用統(tǒng)一的方式處理檔案

應(yīng)用不同的方式把紙質(zhì)檔案電子化，效果也會(huì)不同。比如人們可以把檔案變成word檔案、CHM檔案、PDF檔案等。在處理檔案中的圖片時(shí)，可以應(yīng)用不同的大小、分辨率來處理檔案。如果檔案的質(zhì)量參差不齊，部分質(zhì)量不佳的檔案就沒有應(yīng)用價(jià)值。為了確保檔案的質(zhì)量，必須先建立統(tǒng)一處理檔案的方法。比如人們要建立統(tǒng)一的文格和表格模式、統(tǒng)一的文本錄入格式、統(tǒng)一的圖片處理方法、統(tǒng)一的文本保有格式。

（二）建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案索引格式

人們?cè)趹?yīng)用檔案時(shí)，需要應(yīng)用索引關(guān)鍵詞的方式來查找檔案。如果檔案的索引方法不同，人們會(huì)查找不到需要的檔案，為了做好檔案的索引工作，人們?cè)诮⑽募A的時(shí)候，要把文件夾取名的方式標(biāo)準(zhǔn)化，這利于文件夾的管理和排序。同理，檔案的取名也要依照統(tǒng)一的方式取名，只有應(yīng)用這樣的方法做好檔案索引，人們才能按照需求進(jìn)行索引。

（三）做好多元化檔案保存?zhèn)浞?/p>

通常人們會(huì)把檔案放到服務(wù)器的硬盤中，然而由于種種因素，服務(wù)器中的檔案可能會(huì)出現(xiàn)丟失或損壞的現(xiàn)象，為了保證服務(wù)器中檔案的安全，需要做好多元化的檔案保護(hù)工作。工作人員可以建立多元化檔案保護(hù)機(jī)制。對(duì)于不重要的臨時(shí)檔案，可以不備份；對(duì)于有一定價(jià)值的二級(jí)檔案，可以應(yīng)用兩臺(tái)服務(wù)器雙機(jī)備份；對(duì)于有重要價(jià)值的檔案，可以應(yīng)用雙機(jī)備份+移動(dòng)硬盤備份；對(duì)于有重要價(jià)值的檔案，可以在做好雙機(jī)備份+移動(dòng)硬盤備份的前提下，與云服務(wù)器商簽署協(xié)議，讓服務(wù)器商幫助做好云備份。

（四）優(yōu)化檔案安全保護(hù)措施

為了確保檔案的安全，需要做好安全保護(hù)工作。第一，要建立一套安全保護(hù)體系，這套安全保護(hù)體系包括應(yīng)用虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、應(yīng)用防火墻監(jiān)控外來的入侵、應(yīng)用殺毒軟件監(jiān)控病毒的入侵、應(yīng)用實(shí)時(shí)掃描軟件監(jiān)控服務(wù)器的安全、應(yīng)用監(jiān)控日記記錄服務(wù)器的情況；第二，建立科學(xué)的檔案管理制度，安裝監(jiān)控設(shè)施，避免檔案出現(xiàn)各種風(fēng)險(xiǎn)；第三，建立嚴(yán)格的用戶管理制度，應(yīng)用密碼口令或指紋口令來驗(yàn)證用戶的權(quán)限，避免用戶越權(quán)管理檔案，造成檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。

三、信息化背景下高校檔案服務(wù)策略

（一）應(yīng)用網(wǎng)頁(yè)的方法提供檔案服務(wù)

網(wǎng)頁(yè)的方式，是指高校建立一個(gè)網(wǎng)頁(yè)，用戶通過網(wǎng)頁(yè)來獲得查詢、瀏覽等服務(wù)。這是為用戶提供資源共享的基本服務(wù)方式。工作人員要建立一個(gè)具有親和力的網(wǎng)站，以便用戶能了解網(wǎng)頁(yè)的使用方法；提供多元化的咨詢平臺(tái)，使用戶在遇到困難時(shí)可以獲得咨詢服務(wù)；要提供多元化的索引服務(wù)，使用戶能根據(jù)自己的習(xí)慣來索引檔案；建立交流的平臺(tái)，使用戶可以和其它用戶交流檔案共享的問題。

（二）應(yīng)用定制的方法提供檔案服務(wù)

定制的方法，是指把檔案按某種方式分類，用戶可以直接定制這種類別的檔案服務(wù)。當(dāng)這種類別的檔案更新后，用戶可獲得網(wǎng)頁(yè)的信息推送。用戶了解檔案內(nèi)容變更以后，能根據(jù)需求了解檔案的信息。定制服務(wù)是信息技術(shù)成熟以后的產(chǎn)物，當(dāng)前部分網(wǎng)頁(yè)允許管理員在網(wǎng)頁(yè)中植入插件，為用戶提供定制服務(wù)。

（三）應(yīng)用推送的方法提供檔案服務(wù)

推送服務(wù)是指服務(wù)器會(huì)根據(jù)用戶的使用習(xí)慣來挖掘檔案，為用戶推送相似的檔案。用戶獲得這樣的服務(wù)以后，可以由此及彼的獲得大量檔案信息，拓展檔案索引范圍。

電子檔案在管理和共享上存在很大優(yōu)勢(shì)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，未來檔案的管理方法會(huì)由紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為電子檔案管理。為了做好電子檔案的管理，管理人員要做好電子檔案轉(zhuǎn)化的工作，并應(yīng)用信息化方式共享檔案，做好檔案共享服務(wù)工作。