顏丙通

[摘要]《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）首次提出歸檔文件檔號編制內(nèi)容，其基本立意是通過規(guī)范化的檔號編制促進(jìn)全國范圍內(nèi)的檔案信息集成與資源的在線共享，這為《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的檔號編制改革提供了參考藍(lán)本。論文通過對二者的比較分析，明確了新形勢下高校檔案檔號編制的原則要求，在對整理規(guī)則和實(shí)體分類進(jìn)行技術(shù)處理的基礎(chǔ)上，提出了一套適用于高校檔案的檔號格式。

[關(guān)鍵詞]高校檔案檔案實(shí)體分類檔號結(jié)構(gòu)改革

[分類號]G272.4

DiscussionontheReformofArchivalCodeMakinginCollegeArchives——The Revelation in the New Edition of the Arrangement Rule of Archival Documents

Yan Bingtong

（Archives of Suzhou Vocational University， Suzhou， Jiangsu， 215104）

Abstract： The Arrangement Rule of Archival Documents（DA/T 22 - 2015）first puts forward the content of archival codes， in order to promote both the integration of archives information and the online sharing of resources by standardized archival codes all over our country， which provides a reference to the reform of archival code making in the entity classification of college archives. Through the comparison and analysis of the both sides， the article clarifies the requirements for the entity classification of college archives in the new situation， and puts forward a format of archival code for college archives on the basis of the technical treatment of the sorting rules and the entity classification.

Keywords： College Archives； Archival Entity Classification； Archival Codes Structure； Reforma？ tion

自1994年實(shí)施以來，《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》（以下簡稱《高校分類法》）有力推動(dòng)了高校檔案的科學(xué)管理和檔案工作的科學(xué)開展，規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化也得到了加強(qiáng)。隨著檔案工作的不斷深化，尤其是以電子文件管理為主要特征的檔案信息化建設(shè)日新月異，高校檔案的傳統(tǒng)立卷方式及相應(yīng)的檔號編制規(guī)則已無法完全適應(yīng)新的要求，亟待調(diào)整。

在《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/ T 22—2000）（以下簡稱“舊《規(guī)則》”）的基礎(chǔ)上，國家檔案局在2016年頒布實(shí)施了修訂后的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）（以下簡稱“新《規(guī)則》”）。新《規(guī)則》首次提出了歸檔文件檔號編制這一內(nèi)容。作為館藏檔案的重要識別要素，檔號賦予了每一份歸檔文件唯一的檢索標(biāo)識，在文檔一體化管理、數(shù)據(jù)質(zhì)量控制、信息資源開發(fā)與共享、檔案利用統(tǒng)計(jì)等方面具有重要意義。

1兩種檔號編制規(guī)則的比較分析

檔號是立檔單位檔案管理編號的總稱，適用范圍涵蓋紙質(zhì)檔案和電子文件[1]。它不僅具有“對檔案實(shí)體的指代功能”[2]，代表“某一特定的案卷或文件，作為存取檔案的標(biāo)記”[3]；還有對歸檔電子文件的標(biāo)識功能，代表經(jīng)過邏輯化排列后某一特定的實(shí)體檔案對應(yīng)的電子文件（文件集合），作為數(shù)據(jù)檢索的標(biāo)識。檔號同時(shí)兼具檔案的唯一指代性和標(biāo)識序列性兩大功能。

1.1適用對象不同

《高校分類法》中的檔號編制規(guī)則的適用對象為高等學(xué)校的全部檔案。但由于對實(shí)物、名人、干部（人事）檔案，以及《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27號）中涉及的學(xué)生類檔案等未作詳盡的分類和說明，在實(shí)踐中，各高校編制檔號的做法并不一致，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

新《規(guī)則》中的檔號編制規(guī)則適用對象為各立檔單位的文書檔案（包括紙質(zhì)和電子文件材料），其他門類檔案可參照執(zhí)行，企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，遵從其規(guī)定[4]。這就將包括高校檔案在內(nèi)的所有檔案門類納入管理范疇，檔號結(jié)構(gòu)有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)參考格式，為全國范圍內(nèi)各立檔單位檔案資源的信息集成、分類檢索和“大數(shù)據(jù)”開發(fā)提供了行業(yè)指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)。

1.2標(biāo)識功能不同

《高校分類法》中規(guī)定的檔號結(jié)構(gòu)為“年度號-分類號-案卷號”，對于高校保管多個(gè)全宗，并且標(biāo)識到文件級的，在編制檔號時(shí)前后還應(yīng)分別加上全宗號、件號，即“全宗號-年度號-分類號-案卷號-件號”。由于該檔號結(jié)構(gòu)缺少“保管期限”作為位類要素，同一保管期限內(nèi)檔案的順延性消失，弱化了檔案的標(biāo)識序列性功能，不利于檔案排架、插卷、利用統(tǒng)計(jì)、批量鑒定和分類資源開發(fā)。

新《規(guī)則》中檔號的建議結(jié)構(gòu)為“全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號”。這一結(jié)構(gòu)同時(shí)具備實(shí)體存放的“身份”定位意義和邏輯存儲的檢索標(biāo)識意義，實(shí)現(xiàn)了檔號唯一指代性與標(biāo)識序列性的科學(xué)統(tǒng)一，為檔案實(shí)體管理和海量數(shù)據(jù)整合提供了技術(shù)支撐。

1.3理念偏好不同

由于《高校分類法》對歸檔文件整理仍為立卷形式，編號體系上未對保管期限作單獨(dú)區(qū)分，同一年度、門類下整理的案卷多進(jìn)行流水排列，造成各門類不同價(jià)值的檔案混編在一起，對后期的庫房管理、利用統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀等工作帶來極大不便。《高校分類法》的檔案整理強(qiáng)調(diào)實(shí)體案卷的整體性、連續(xù)性，在檔案分級、分類整理方面的考慮有所欠缺，歸根結(jié)底是一種粗放型的檔案管理方式。

而無論對于新《規(guī)則》，還是舊《規(guī)則》，它們都將“區(qū)分不同價(jià)值”作為檔案整理的基本原則，突出保管期限在檔案管理（尤其在分類法的選擇、檔號編制等檔案整理環(huán)節(jié)，進(jìn)而延伸到檔案排架）中的重要地位，其實(shí)質(zhì)是從資源優(yōu)化配置的視角加強(qiáng)對不同價(jià)值檔案的分級、分類管理，相對而言是一種集約化的檔案管理方式。

2新形勢下高校檔案檔號編制的原則要求

新《規(guī)則》中明確指出“檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則”，新形勢下就高校檔案來說，其檔號編制還應(yīng)關(guān)注以下幾個(gè)方面。

2.1以“簡化整理，深化檢索”為宗旨

不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范的檔號編制方法，比如將不同類型的高校、同一高校不同門類檔案的檔號編制規(guī)則割裂開來，容易導(dǎo)致歸檔工作復(fù)雜化，增加工作量，成為檔案整理工作的“攔路虎”；更為重要的是，在檔案數(shù)字化著錄標(biāo)引時(shí)，凌亂的檔號結(jié)構(gòu)不利于深層次的檔案數(shù)據(jù)挖掘，淪為信息檢索的“絆腳石”。

2.2便于數(shù)據(jù)交互與資源共享

在信息技術(shù)的推動(dòng)下，檔案信息資源的系統(tǒng)集成和線上資源共享已是大勢所趨?，F(xiàn)階段，在檔案分類法的選擇上，全國大部分高校采用問題分類法（“十大類”），少部分高校采用機(jī)構(gòu)分類法。按問題分類的高校，有的全部為立卷歸檔；有的部分參照以件為單位整理歸檔（黨群類、行政類），部分沿用立卷歸檔（教學(xué)、科研、基建等）。在檔號編制上，對同一單位不同門類檔案有的按年度結(jié)合類別進(jìn)行小流水編號（紙質(zhì)檔案等），有的完全按類別進(jìn)行大流水編號（聲像、實(shí)物檔案等），檔號結(jié)構(gòu)繁雜多樣，“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重。因此，從長遠(yuǎn)來看，編制相對統(tǒng)一、整齊、規(guī)范化程度高的檔號能夠?yàn)楦鞲咝５臋n案數(shù)據(jù)交互和資源共享創(chuàng)造前置條件。

2.3兼顧統(tǒng)一性和靈活性

檔號結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一性、整齊性不是絕對的，而是一個(gè)相對的概念。檔號結(jié)構(gòu)在確實(shí)無法完全統(tǒng)一的情況下，應(yīng)盡量避免為了達(dá)到資源共享采取“一刀切”的做法。在進(jìn)行具體的檔號編制前，各高校應(yīng)充分兼顧到檔案的問題特征（檔案門類）和形式特征（載體形式）：對于常見的或業(yè)內(nèi)已達(dá)成共識的“十大類”檔案和聲像、實(shí)物檔案可以根據(jù)新《規(guī)則》要求進(jìn)行編號，必要時(shí)可以調(diào)整上下位類要素順序；對于后出現(xiàn)的、尚有爭議的或暫未納入高校檔案館藏統(tǒng)一編號體系的學(xué)生類檔案、干部（人事）檔案、名人檔案、口述檔案等，可以參照新《規(guī)則》采取相對靈活的編號形式，從而保持全國范圍內(nèi)高校檔案檔號結(jié)構(gòu)體系的相對統(tǒng)一，最終實(shí)現(xiàn)國家檔案資源的集中、統(tǒng)一管理。

2.4理論邏輯與實(shí)踐操作相適應(yīng)

在檔號結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)過程中，除考慮檔案的實(shí)體整理、保管、利用等因素外，還應(yīng)充分考量新檔號的格式與各高校檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)類型、字段值的兼容性和匹配度，不同檔案管理系統(tǒng)與國家檔案信息資源整合平臺實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互的現(xiàn)實(shí)可行性等，做到檔號編制的理論邏輯與實(shí)踐操作相契合。

3對高校檔案整理規(guī)則和實(shí)體分類的技術(shù)處理

3.1總體要求

高校檔案類別眾多，總體上涵蓋紙質(zhì)和特殊載體兩大檔案類型。具體包括黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會十大門類紙質(zhì)檔案；照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等聲像檔案；獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書、禮品、題詞、稿畫等實(shí)物檔案；以及圍繞人物所形成的學(xué)生、干部（人事）、名人、口述等類別的檔案。為盡量“避免出現(xiàn)在一個(gè)區(qū)域內(nèi)存在多種檔號結(jié)構(gòu)”[5]，高校既要以新《規(guī)則》為參考藍(lán)本，又要結(jié)合自身的特點(diǎn)編制檔號，使檔號結(jié)構(gòu)科學(xué)規(guī)范、合理適用、相對整齊、簡明易懂。

從嚴(yán)格意義上討論，高校檔案實(shí)體分類法中規(guī)定的類別并非傳統(tǒng)認(rèn)知上的檔案門類劃分標(biāo)準(zhǔn)。由于在文件制作、形成、文件間的有機(jī)聯(lián)系、材料規(guī)格及樣式等方面都存在較大差異，業(yè)界通常將檔案劃分為文書檔案、科技檔案、專門檔案，其實(shí)這主要是根據(jù)檔案的內(nèi)容屬性針對紙質(zhì)材料劃分的標(biāo)準(zhǔn)。近年來，科技檔案和專門檔案得到強(qiáng)化：2008年，國家質(zhì)檢總局發(fā)布《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，明確了科技檔案的構(gòu)成；2011年以來，國家檔案局先后公布了兩批《國家基本專業(yè)檔案目錄》，100種必須建立的專業(yè)檔案門類被正式列入。在高校檔案整理和分類時(shí)，除文書檔案外，對于科技檔案和專門檔案，需要類別復(fù)分的，還“應(yīng)參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822—2008）和《國家基本專業(yè)檔案目錄》執(zhí)行”[6]。

3.2改革思路

檔案整理規(guī)則和實(shí)體分類這一“頂層設(shè)計(jì)”方案在檔號結(jié)構(gòu)的確定中至關(guān)重要，它是檔號內(nèi)上下位類要素匹配的基礎(chǔ)條件。傳統(tǒng)類型的紙質(zhì)檔案可以結(jié)合《高校分類法》繼續(xù)延用問題分類法，但在檔案門類設(shè)置上須做出適當(dāng)調(diào)整：如原黨群類、行政類檔案合并組建文書檔案門類；原科研檔案中的專利（著作權(quán)）類、原行政檔案中的審計(jì)類、原教學(xué)檔案中的學(xué)籍類等應(yīng)抽出，另行單獨(dú)組建檔案類別，并歸入專業(yè)或科技檔案門類；教學(xué)檔案中的其他類歸并至原行政檔案；外事檔案本身具有較強(qiáng)的文書檔案屬性、形式，以及管理利用方式，也應(yīng)劃歸原行政檔案進(jìn)行整理、編號。特殊載體檔案門類可以沿用原有的按照載體類型分類，人物檔案門類可以按照類型分類。如圖1所示。

為保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，《高校分類法》中未作任何調(diào)整的各檔案門類的一、二級類目代碼保持不變，如DQ11、SB12、CB13等；一、二級類目內(nèi)有移出、移入的檔案門類，其類目代碼可重新編排；對于新設(shè)立的科技或?qū)I(yè)檔案的一、二級類目，可根據(jù)問題類別確定一級類目，同時(shí)結(jié)合其歸檔范圍作進(jìn)一步細(xì)分，如將學(xué)籍檔案中的學(xué)生名冊、學(xué)籍登記卡、成績單、畢業(yè)生登記表分別賦予XJ12、XJ13、XJ14、XJ15等二級類目代碼。

保管期限方面，盡量采取與歸檔文件整理相應(yīng)的“永久、定期”劃分方法，即將原有的“永久、長期、短期”統(tǒng)一調(diào)整為“永久、30年、10年”。其中原“長期、短期”保管的檔案可通過保管期限的重新劃分或后期延長的方式解決，如2016年1月1日施行的《會計(jì)檔案管理辦法》已作了這方面的突破性嘗試。

在立卷（件）環(huán)節(jié)，可以將文書檔案按照“件”為單位整理，其他門類檔案應(yīng)根據(jù)各自的特點(diǎn)合理選擇立卷或立件形式。考慮到檔號的相對穩(wěn)定性與統(tǒng)一性，以及“簡化整理、深化檢索”的宗旨，建議盡可能采用立件形式歸檔（可以是件的形式、卷的概念）。學(xué)者黃金國認(rèn)為，影響科技檔案和專門檔案立件的影響因素主要是“對歸檔文件材料的‘件的界定與實(shí)體分類方法的確定，以及歸檔文件材料的著錄方法”[7]，比如可以將一個(gè)具體的科研項(xiàng)目、一個(gè)工程項(xiàng)目中某一階段（如施工）的某一個(gè)工作環(huán)節(jié)（如隱蔽工程）、一個(gè)班的學(xué)生名冊立為一件等。以件代卷的檔案整理、編號形式應(yīng)在檔案數(shù)字化著錄時(shí)追加文件級目錄。

4高校檔案檔號結(jié)構(gòu)的適用格式

新《規(guī)則》中的建議檔號結(jié)構(gòu)有很強(qiáng)的普適性，為高校檔案的檔號編制提供了很好的參考依據(jù)。結(jié)合高校各門類檔案的特點(diǎn)，檔號結(jié)構(gòu)可調(diào)整為：全宗號-檔案門類代碼·年度-問題代碼-保管期限-件號。需要特別強(qiáng)調(diào)的是，為保持各高校檔號結(jié)構(gòu)的一致性，實(shí)現(xiàn)明晰、高效的數(shù)據(jù)銜接，應(yīng)由國家檔案行政主管部門會同教育行政主管部門等統(tǒng)一規(guī)定“檔案門類代碼”“問題代碼”兩個(gè)關(guān)鍵位類要素。具體說明如下：

4.1文書檔案門類

文書檔案門類主要包括黨群類和行政類。如某高校文書檔案中2016年度作永久保管的學(xué)校黨委會議記錄本，其檔號可表示為：F001-WS·2016-DQ11-Y-1。

4.2科技檔案門類

科技檔案門類主要包括科研類、專利類、產(chǎn)品類、城建類、設(shè)備類。如某高校科技檔案中2016年度作定期保管的某個(gè)已結(jié)項(xiàng)的科研項(xiàng)目，其檔號可表示為：F001-KJ·2016-KY12-D30-1。

4.3專業(yè)檔案門類

專業(yè)檔案門類主要包括學(xué)籍類、出版類、會計(jì)類、審計(jì)類。如某高校專業(yè)檔案中2016年度作永久保管的某個(gè)班級的學(xué)生成績單，其檔號可表示為：F001-ZY·2016-XJ14-Y-1。

4.4特殊載體檔案門類

特殊載體檔案門類主要包括聲像類、實(shí)物類。如某高校特殊載體檔案中2016年度作定期保管的某塊實(shí)物獎(jiǎng)牌，其檔號可表示為：F001-TS·2016-SW12-D30-1。

4.5人物檔案門類

人物檔案門類主要包括學(xué)生類、干部（人事）類、名人類、口述類等。由于人物檔案在收集、保管、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)的特殊性，在檔號編制時(shí)可對具體的類別酌情考慮是否標(biāo)注“年度”位類。如某高校人物檔案中作永久保管的某一名人校友材料，其檔號可表示為：F001-RW-MR11-Y-1。

5結(jié)語

新《規(guī)則》的實(shí)施強(qiáng)化了檔號編制在歸檔文件整理環(huán)節(jié)的重要地位，它將檔案信息的系統(tǒng)集成和資源的最大化共享作為目標(biāo)愿景，為今后高校檔案整理、資源建設(shè)、保管與開發(fā)利用工作進(jìn)一步明確了方向，也成為高校檔案檔號規(guī)范化編制的內(nèi)在動(dòng)力和行動(dòng)指南。《高校分類法》推行至今近25年，其現(xiàn)有的整理規(guī)則與工作規(guī)范在實(shí)踐層面已顯諸多弊端，“與國家在文書檔案、電子文件管理等方面頒布的新標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)定未有效銜接”[8]，無法適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的時(shí)代要求，檔案業(yè)界、學(xué)界提出改革的呼聲也由來已久。因此，深化高校檔案檔號編制改革不失為一個(gè)有效的切入點(diǎn)，以推動(dòng)《高校分類法》的修訂、完善。

*本文系江蘇省高校檔案研究會立項(xiàng)課題（項(xiàng)目編號：JSGDF 2018-18）“高校檔案檔號編制改革研究”的研究成果。

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