牟虹

17年前，美國(guó)麻省理工學(xué)院教授尼葛洛龐帝撰寫(xiě)出《數(shù)字化生存》一書(shū)，描繪了信息技術(shù)的宏偉藍(lán)圖以及數(shù)字時(shí)代人們生活方式的巨大變革。今天，他的預(yù)言一一變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。數(shù)字化不僅徹底改變著人類(lèi)社會(huì)的生活方式，也沖擊著傳統(tǒng)的工作方式。高校檔案工作無(wú)一例外地受到了巨大的影響，檔案工作的對(duì)象、方式、內(nèi)容以及管理思想上都正在發(fā)生著深刻的變革。面對(duì)數(shù)字時(shí)代帶來(lái)的變革，高校檔案館怎樣才能順應(yīng)時(shí)代的潮流，實(shí)現(xiàn)高校檔案館的社會(huì)責(zé)任呢？筆者以為，堅(jiān)持效率與效果并舉，是數(shù)字時(shí)代高校檔案館的理性選擇。

一、效率與效果原則，緣自新公共管理理念

新公共管理（new public management，NPM）是20世紀(jì)80年代以來(lái)盛行于英、美等西方國(guó)家的一種新的公共行政理論和管理模式，也是近年來(lái)西方國(guó)家規(guī)?？涨暗男姓母锏闹鲗?dǎo)思想之一。根據(jù)OECD（經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織）的界定，西方國(guó)家行政改革的共同內(nèi)涵包括三個(gè)方面，即企業(yè)管理技術(shù)的應(yīng)用、服務(wù)及顧客導(dǎo)向的強(qiáng)化、公共行政體系內(nèi)的市場(chǎng)機(jī)制及競(jìng)爭(zhēng)功能的引入。英國(guó)著名的行政學(xué)者克里斯托夫·胡德（Christopher Hood）則將新公共管理的特征概括為：公共政策領(lǐng)域中的專(zhuān)業(yè)化管理；績(jī)效的明確標(biāo)準(zhǔn)與測(cè)量；強(qiáng)調(diào)產(chǎn)出控制；公共部門(mén)內(nèi)由聚合趨向分化；公共部門(mén)向更具競(jìng)爭(zhēng)性的方向發(fā)展；對(duì)私營(yíng)部門(mén)管理思想的重視；強(qiáng)調(diào)資源利用要具有更大的強(qiáng)制性和節(jié)約性。

追求效率是公共行政管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。新公共管理在追求效率方面主要采取三種方法：一是放松嚴(yán)格的行政規(guī)制，實(shí)行嚴(yán)明的績(jī)效目標(biāo)控制；二是重視管理活動(dòng)的產(chǎn)出與結(jié)果，關(guān)注公共部門(mén)直接提供服務(wù)的效率和質(zhì)量，主張對(duì)外界情況的變化以及不同的利益需求作出主動(dòng)、靈活、低成本、富有成效的反應(yīng)；三是強(qiáng)調(diào)廣泛采用私營(yíng)部門(mén)成功的管理理論、模式、方法和技術(shù)，提高效率，如重視人力資源管理、強(qiáng)調(diào)成本——效率分析、全面質(zhì)量管理、強(qiáng)調(diào)降低成本等。

新公共管理的基本理念就是引入現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)學(xué)和私營(yíng)部門(mén)管理的理論，以解決公共部門(mén)管理的效率和效果問(wèn)題。效率和效果是兩個(gè)不同的概念，效率是關(guān)于做事的方式，注重的是目標(biāo)執(zhí)行的過(guò)程，效果則注重的是結(jié)果，或者說(shuō)達(dá)到組織的目標(biāo)。美國(guó)著名的管理學(xué)教授斯蒂芬·P·羅賓斯博士解釋說(shuō)，效率是指以盡可能少的投入獲得盡可能多的產(chǎn)出。因?yàn)楣芾碚呓?jīng)營(yíng)的輸入資源是稀缺的，他們必須關(guān)心這些資源的有效利用，因此管理就是要使資源成本最小化。然而，僅有效率是不夠的，管理者還必須使活動(dòng)實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)，即追求活動(dòng)的效果。管理者也不能只是關(guān)注達(dá)到和實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)，也就是關(guān)注效果，還要盡可能有效率地完成工作。在成功的組織中高效率和高效果是相輔相成的。

二、追求效率與效果相輔相成，堅(jiān)持需求導(dǎo)向與效益優(yōu)先并舉

傳統(tǒng)的高校檔案工作重心是對(duì)檔案實(shí)體的管理與利用，進(jìn)入數(shù)字時(shí)代以后，電子文件的廣泛應(yīng)用，已成為勢(shì)不可擋的潮流，使高校檔案工作的內(nèi)涵發(fā)生了許多新的變化，工作理念與工作方式都面臨全方位的挑戰(zhàn)。在這場(chǎng)挑戰(zhàn)中，高校檔案工作經(jīng)歷著傳統(tǒng)與現(xiàn)代的碰撞，兩個(gè)關(guān)乎數(shù)字時(shí)代高校檔案管理效率與效果的問(wèn)題，即增量電子文件歸檔與館藏存量檔案數(shù)字化的問(wèn)題，已清晰地浮出水面，只有科學(xué)合理地解決好這兩個(gè)問(wèn)題，才能確保高校檔案館既能順應(yīng)數(shù)字時(shí)代發(fā)展的要求，又能有效控制管理成本，提高管理效率，增強(qiáng)管理效果。

筆者認(rèn)為，高校檔案館要解決好上述兩個(gè)問(wèn)題，必須以新公共管理理論的效率與效果原則為指導(dǎo)，做到兩個(gè)堅(jiān)持：第一，堅(jiān)持需求導(dǎo)向，兼顧主體需求與社會(huì)需求。20世紀(jì)50年代，美國(guó)著名檔案學(xué)家謝倫伯格提出文件雙重價(jià)值理論，他把公共文件的價(jià)值分為第一價(jià)值和第二價(jià)值，第一價(jià)值是指對(duì)原機(jī)關(guān)的原始價(jià)值，即文件對(duì)形成機(jī)關(guān)工作事務(wù)的有用性，體現(xiàn)為行政管理價(jià)值、法律價(jià)值、財(cái)務(wù)價(jià)值和科技價(jià)值。第二價(jià)值是對(duì)其他機(jī)關(guān)與個(gè)人利用者的從屬價(jià)值，它是指文件對(duì)形成機(jī)關(guān)以外的其他利用者的有用性，包括證據(jù)價(jià)值和情報(bào)價(jià)值（也稱(chēng)研究?jī)r(jià)值）。第一價(jià)值重點(diǎn)滿足主體需求，而第二價(jià)值則主要滿足社會(huì)需求。因此，在確定增量電子文件歸檔及館藏存量檔案數(shù)字化范圍時(shí)，不僅要重點(diǎn)關(guān)注高等學(xué)校本身的需要，同時(shí)也要充分考慮國(guó)家和社會(huì)對(duì)高校檔案的需要。

第二，堅(jiān)持效益為先，兼顧社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。效益即指實(shí)效，每一種效益都有一種量的表現(xiàn)形態(tài)，效益最大化，即指獲得與付出之間的最高比值。數(shù)字時(shí)代高校檔案工作的效益原則，是最深刻而普遍的社會(huì)效益與最經(jīng)濟(jì)而實(shí)惠的成本效益的統(tǒng)一。按照這一原則，在確定增量電子文件歸檔及館藏存量檔案數(shù)字化范圍時(shí)，既要充分維護(hù)學(xué)校歷史，最大限度滿足高校與社會(huì)的雙重利用需求，同時(shí)也要從經(jīng)濟(jì)上考慮是否合算，如果電子文件歸檔與檔案數(shù)字化所帶來(lái)的效益超過(guò)所付出的代價(jià)時(shí)，為此而開(kāi)展的工作才真正具有意義，否則，將得不償失，并為此承受人力、物力、財(cái)力的負(fù)擔(dān)。

三、增量電子文件歸檔與存量檔案數(shù)字化的實(shí)踐策略

（一）關(guān)于增量電子文件的歸檔策略

隨著高校數(shù)字化校園建設(shè)的推進(jìn)，電子文件正逐漸取代紙質(zhì)文件，成為高校信息資源的主要載體和表現(xiàn)形式。面對(duì)海量增長(zhǎng)的各類(lèi)電子文件，應(yīng)該做出如何選擇，這是當(dāng)前高校檔案館面臨的棘手問(wèn)題。筆者以為，要解決好這一問(wèn)題，必須杜絕兩種錯(cuò)誤做法：一種是忽略增量電子文件的收集和質(zhì)量控制，任憑其散存于各職能部門(mén)自生自滅；另一種是盲目收集，使海量的電子文件全部“檔案化”。兩種錯(cuò)誤做法均有悖于新公共管理理論的效率與效果原則，前者將導(dǎo)致優(yōu)質(zhì)電子文件資源的丟失，使高校檔案館難撇瀆職之嫌，而后者則可能造成人力、物力、財(cái)力的巨大浪費(fèi)，使學(xué)校蒙受經(jīng)濟(jì)損失。為此，高校檔案館必須肩負(fù)起數(shù)字時(shí)代賦予的歷史重任，科學(xué)合理地確定電子文件的收藏結(jié)構(gòu)與歸檔范圍，從而確保有價(jià)值的電子文件轉(zhuǎn)化為檔案，維護(hù)歷史的記憶。

由于目前尚未出臺(tái)高校電子文件歸檔范圍的相關(guān)規(guī)范，各高校檔案館的具體做法不盡一致，筆者認(rèn)為，根據(jù)高校電子文件產(chǎn)生的實(shí)際情況，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)以下五類(lèi)電子文件的收集歸檔：

1.產(chǎn)生于某些通用字處理軟件中的文本類(lèi)電子文件。這類(lèi)電子文件是以計(jì)算機(jī)設(shè)備代替?zhèn)鹘y(tǒng)的書(shū)寫(xiě)方式，不具備體現(xiàn)法律憑證價(jià)值的公章或簽署，文件以單體格式出現(xiàn)，最終主要以紙質(zhì)方式流轉(zhuǎn)。由于沒(méi)有法律效力，且有相應(yīng)的紙質(zhì)文件，其歸檔的價(jià)值主要在于為遠(yuǎn)程利用提供便捷，因此其歸檔范圍和保管期限需要各高校根據(jù)本校檔案利用情況做出認(rèn)真分析后予以確定，無(wú)須與高校紙質(zhì)文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)完全一致。

2.產(chǎn)生于辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)中的電子文件。此類(lèi)電子文件從生成到流轉(zhuǎn)完全在系統(tǒng)中執(zhí)行，以數(shù)據(jù)形式存放于數(shù)據(jù)庫(kù)中，系統(tǒng)對(duì)操作者的權(quán)限進(jìn)行了規(guī)定，文件運(yùn)用電子印章與電子簽署，從某種程度上說(shuō)，此類(lèi)電子文件與普通紙質(zhì)文件一樣具有法律效力，其歸檔范圍和保管期限應(yīng)與高校紙質(zhì)文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)一致，為條件成熟時(shí)實(shí)行電子文件單套保管做準(zhǔn)備。此外，對(duì)于OA系統(tǒng)中形成的有保存價(jià)值的電子郵件亦應(yīng)轉(zhuǎn)化為檔案保存。

3.產(chǎn)生于數(shù)碼相機(jī)、錄音筆、攝像機(jī)等數(shù)字化設(shè)備中的圖像、聲音、影像文件。此類(lèi)電子文件數(shù)量增長(zhǎng)較快，特別是數(shù)碼照片，由于無(wú)需耗費(fèi)傳統(tǒng)的膠卷，拍攝不產(chǎn)生具體成本，拍攝者手指一按即可生成一張甚至數(shù)張照片，往往一項(xiàng)活動(dòng)下來(lái)形成的照片，少則幾十張，多者幾百?gòu)垺＿@些照片重復(fù)場(chǎng)景多，拍攝質(zhì)量也良莠不齊，隨著時(shí)間的推移，眾多的垃圾照片將浪費(fèi)大量的資源。因此，對(duì)照片類(lèi)圖像電子文件必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的鑒定，但其歸檔范圍和保管期限可在紙質(zhì)照片標(biāo)準(zhǔn)上適當(dāng)放寬。聲音和影像電子文件相對(duì)于電子照片來(lái)說(shuō)，產(chǎn)生的數(shù)量相對(duì)較少，但歸檔鑒定仍不能少，可重點(diǎn)將反映學(xué)校重大事件、重大活動(dòng)、重要人物、重大建設(shè)工程等的聲音、影像電子文件收集歸檔。

4.產(chǎn)生于職能部門(mén)信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)電子文件。此類(lèi)電子文件在完全異構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境、應(yīng)用系統(tǒng)環(huán)境下存在，一般不生成對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件，是目前高校電子文件歸檔最薄弱的環(huán)節(jié)。數(shù)據(jù)庫(kù)電子文件歸檔不僅有助于解決數(shù)據(jù)膨脹而導(dǎo)致數(shù)據(jù)性能急劇下降的問(wèn)題，同時(shí)也有助于數(shù)據(jù)恢復(fù)和長(zhǎng)期保存。從高校來(lái)說(shuō)，此類(lèi)電子文件歸檔重點(diǎn)是產(chǎn)生于人事處、教務(wù)處、科研處、設(shè)備處、財(cái)務(wù)處、學(xué)工處等重要職能處室信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)文件。數(shù)據(jù)庫(kù)電子文件屬結(jié)構(gòu)性電子文件，與非結(jié)構(gòu)性電子文件的歸檔方式、歸檔內(nèi)容等均有著較大的區(qū)別。數(shù)據(jù)庫(kù)歸檔技術(shù)是一種保持在線數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模大體不變、為用戶應(yīng)用提供穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫(kù)性能的方法，通過(guò)歸檔把信息生命周期管理的概念引入到應(yīng)用程序數(shù)據(jù)管理中，利用在線數(shù)據(jù)庫(kù)隨時(shí)識(shí)別并定位不活動(dòng)的數(shù)據(jù)或已經(jīng)完成的業(yè)務(wù)工作，把長(zhǎng)期不用的數(shù)據(jù)封裝歸檔，以大幅降低活動(dòng)數(shù)據(jù)的規(guī)模，提升數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序運(yùn)行的效率。數(shù)據(jù)庫(kù)歸檔后，即使在應(yīng)用程序本身已經(jīng)廢棄的情況下仍然能夠重新利用數(shù)據(jù)，并保持實(shí)時(shí)訪問(wèn)已歸檔數(shù)據(jù)的能力。至于如何對(duì)高校職能部門(mén)信息管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫(kù)電子文件進(jìn)行歸檔，目前仍處于探索階段，需要高校檔案部門(mén)與職能部門(mén)聯(lián)合攻關(guān)，共同研究制定出科學(xué)合理的歸檔方案。

5.產(chǎn)生于高校門(mén)戶網(wǎng)站、職能部門(mén)網(wǎng)頁(yè)開(kāi)發(fā)、運(yùn)行、維護(hù)中的相關(guān)電子文件，包括網(wǎng)站、網(wǎng)頁(yè)的界面，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)文件、程序文件等。此類(lèi)電子文件能夠濃縮而真實(shí)地反映出高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的歷史軌跡，具有更新快、壽命短等特點(diǎn)，必須即時(shí)進(jìn)行歸檔。網(wǎng)站、網(wǎng)頁(yè)電子文件的歸檔，仍然需要根據(jù)各高校的具體情況，確定合理的歸檔范圍和保管期限。從技術(shù)上來(lái)說(shuō)，此類(lèi)電子文件歸檔重點(diǎn)應(yīng)包括：系統(tǒng)軟件、自動(dòng)化軟件的結(jié)構(gòu)文件，網(wǎng)站、網(wǎng)頁(yè)日志，圖形、文本以及圖像、音頻、視頻文件等。目前網(wǎng)站、網(wǎng)頁(yè)電子文件的歸檔對(duì)于絕大多數(shù)高校檔案館來(lái)說(shuō)，還沒(méi)有得到足夠的重視，即便已經(jīng)著手對(duì)此類(lèi)電子文件收集歸檔的高校，在具體的歸檔策略方面也欠規(guī)范、科學(xué)，還有許多業(yè)務(wù)和技術(shù)上的問(wèn)題有待進(jìn)行深入細(xì)致的研究。

（二）關(guān)于存量檔案數(shù)字化范圍的界定

隨著數(shù)字化浪潮的到來(lái)，許多高校檔案館提出了建設(shè)數(shù)字檔案館的口號(hào)，并加快了對(duì)館藏檔案數(shù)字化的進(jìn)程，這是與時(shí)俱進(jìn)的表現(xiàn)，但是高校檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)浩大的工程，不僅在前期進(jìn)行檔案數(shù)字化加工時(shí)需要耗費(fèi)巨大的成本，而且后續(xù)對(duì)檔案數(shù)字化形成的電子文件進(jìn)行安全保管時(shí)，還需要不斷增加管理成本的投入。因此高校檔案館在對(duì)存量檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，有必要對(duì)館藏檔案成分及價(jià)值、各類(lèi)檔案利用頻率、數(shù)字化建設(shè)的投入與產(chǎn)出等問(wèn)題進(jìn)行綜合分析，并在此基礎(chǔ)上合理制定檔案數(shù)字化建設(shè)的范圍，確保以最少的投入達(dá)到最佳的效果。為此，筆者就如何確定高校檔案館存量檔案數(shù)字化的范圍，提出一孔之見(jiàn)，與同仁共商：

管理類(lèi)檔案，即傳統(tǒng)意義上的文書(shū)檔案：從原則上說(shuō)，此類(lèi)檔案重點(diǎn)需從四個(gè)方面考慮數(shù)字化范圍，一是形成時(shí)間久遠(yuǎn)的具有歷史文物價(jià)值的珍貴檔案；二是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌且具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；三是對(duì)維護(hù)學(xué)校利益及教職工權(quán)益等方面具有重要憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值的檔案；四是用戶需求大，利用頻率較高的檔案。從保管期限來(lái)說(shuō)，館藏永久、長(zhǎng)期保存的檔案是數(shù)字化的重點(diǎn)；從時(shí)間上說(shuō)，形成時(shí)間久遠(yuǎn)的檔案，以第二價(jià)值為主，利用率相對(duì)較低，轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源時(shí)可從嚴(yán)把握，重點(diǎn)對(duì)具有歷史文物價(jià)值的珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化，以保護(hù)檔案原件；形成時(shí)間較短的檔案，工作查考利用相對(duì)頻繁，轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源時(shí)則可適當(dāng)放寬。

學(xué)籍檔案：可根據(jù)各高校學(xué)籍檔案利用情況確定一個(gè)合理的時(shí)間斷限，重點(diǎn)對(duì)此時(shí)間斷限以后的學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化。因?yàn)楦咝W(xué)籍檔案，主要為校友出國(guó)、求職、晉升等提供利用，因此學(xué)籍檔案形成時(shí)間越短，利用越頻繁，而隨著時(shí)間的推移，校友的自身發(fā)展趨于穩(wěn)定，對(duì)學(xué)籍檔案的利用需求也相對(duì)較少了，因此高校檔案館應(yīng)認(rèn)真分析校友對(duì)學(xué)籍檔案的需求，根據(jù)需求量的大小確定學(xué)籍檔案數(shù)字化范圍。

科研檔案：主要包括科技成果檔案和專(zhuān)利檔案?？萍汲晒麢n案數(shù)字化范圍需要根據(jù)各高校的實(shí)際情況而定，一般可選擇代表學(xué)校不同時(shí)期最高科學(xué)研究水平的科技成果檔案進(jìn)行數(shù)字化，這部分檔案不僅對(duì)后續(xù)研究具有重要的參考價(jià)值，而且對(duì)研究學(xué)校科技發(fā)展史也具有極其重要的意義。對(duì)于每一項(xiàng)科技成果而言，其數(shù)字化的范圍也應(yīng)有所區(qū)別，需要根據(jù)所屬文件材料的價(jià)值而定，對(duì)重要項(xiàng)目中的非重要文件材料無(wú)需轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源。專(zhuān)利檔案數(shù)字化時(shí)，需要將各種文字材料和專(zhuān)利證書(shū)區(qū)別對(duì)待。我國(guó)專(zhuān)利法明確規(guī)定，發(fā)明專(zhuān)利的有效期為20年，實(shí)用新型與外觀設(shè)計(jì)專(zhuān)利的有效期為10年，因此，專(zhuān)利檔案數(shù)字化建設(shè)仍然要有所選擇。筆者建議重點(diǎn)選擇專(zhuān)利證書(shū)及專(zhuān)利說(shuō)明書(shū)進(jìn)行數(shù)字化，因?yàn)檫@部分材料在專(zhuān)利失效后仍然能夠從一個(gè)側(cè)面反映高校科技發(fā)展的歷史，具有一定的史料價(jià)值。

基建檔案：此類(lèi)檔案內(nèi)容廣泛，數(shù)量較大，可重點(diǎn)選擇全校性總體規(guī)劃圖、設(shè)計(jì)總平面圖；水、電、暖、氣管道分布圖；征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖，拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書(shū)；地質(zhì)勘探、地形測(cè)量等設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料；承包合同、中標(biāo)書(shū)、施工執(zhí)照；環(huán)保、消防、衛(wèi)生、水、電、氣、暖供給協(xié)議書(shū)；竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖紙、質(zhì)量評(píng)定材料以及產(chǎn)權(quán)證書(shū)等材料進(jìn)行數(shù)字化。如果經(jīng)費(fèi)條件不允許，可縮小對(duì)竣工圖紙的數(shù)字化范圍，僅選擇歷史悠久和不同時(shí)期典型建筑物的竣工圖紙，以及因長(zhǎng)期提供利用破損嚴(yán)重的竣工圖紙進(jìn)行數(shù)字化。對(duì)竣工圖紙的數(shù)字化需要注意其成套性。

研究生學(xué)位檔案：高校研究生學(xué)位檔案主要是指研究生申請(qǐng)、獲取學(xué)位過(guò)程中形成的文件材料，包括學(xué)位論文及學(xué)位申請(qǐng)、答辯材料。對(duì)于學(xué)位申請(qǐng)、答辯材料可選擇重要程度較高的內(nèi)容，如培養(yǎng)計(jì)劃、選題報(bào)告、論文評(píng)審意見(jiàn)、同行專(zhuān)家評(píng)議意見(jiàn)、學(xué)位申請(qǐng)書(shū)等材料進(jìn)行數(shù)字化。研究生學(xué)位論文全文數(shù)字化需要根據(jù)各高校經(jīng)費(fèi)的實(shí)際情況確定范圍，一般選擇博士學(xué)位論文進(jìn)行數(shù)字化，同時(shí)注意避免與中國(guó)知網(wǎng)的中國(guó)博士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫(kù)重復(fù)建設(shè)。

會(huì)計(jì)檔案：此類(lèi)檔案數(shù)量較大，并且除決算報(bào)表永久保存以外，賬簿、憑證等其他材料的保管期限都相對(duì)較短，加之絕大多數(shù)高校在20世紀(jì)90年代末已開(kāi)始實(shí)行會(huì)計(jì)電算化，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中保存了部分會(huì)計(jì)檔案的電子信息，同時(shí)用戶對(duì)形成時(shí)間較早的會(huì)計(jì)檔案利用也相對(duì)較少。因此，會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的重點(diǎn)主要是具有永久保存價(jià)值的會(huì)計(jì)決算報(bào)表。

此外，照片檔案、榮譽(yù)檔案因存量相對(duì)較小，可以考慮全部數(shù)字化。設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案因利用率相對(duì)較低，且設(shè)備報(bào)廢及產(chǎn)品更新較快，其檔案的價(jià)值亦隨之發(fā)生變化，因此可不納入數(shù)字化建設(shè)的范圍。

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是數(shù)字時(shí)代賦予高校檔案工作的一項(xiàng)新任務(wù)，在建設(shè)過(guò)程中不僅要界定檔案數(shù)字化的范圍，同時(shí)也要對(duì)館藏檔案的價(jià)值予以重新審視。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案人員觀念滯后、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)體系不完善、缺乏專(zhuān)門(mén)的檔案鑒定指導(dǎo)機(jī)構(gòu)以及檔案雙重價(jià)值鑒定機(jī)制缺失等諸多障礙性因素的存在，造成高校檔案價(jià)值鑒定工作質(zhì)量不高，使高校檔案館中保存著一些沒(méi)有保管價(jià)值的檔案。館藏中保存著這部分紙質(zhì)檔案本身就是一種浪費(fèi)，如果檔案數(shù)字化時(shí)再將這部分檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字資源，必將造成更大程度的浪費(fèi)。因此，在效益原則下，必須剔除沒(méi)有保存價(jià)值的檔案，避免把無(wú)用檔案數(shù)字化，再造電子文件垃圾。

綜上所述，增量電子文件的歸檔以及存量檔案數(shù)字化建設(shè)的問(wèn)題，是高校檔案館在迎接數(shù)字時(shí)代挑戰(zhàn)中首先要面臨和解決的兩個(gè)問(wèn)題，這是關(guān)乎效率與效果的重要問(wèn)題，這兩個(gè)問(wèn)題解決好了，不僅可以提升高校檔案館的管理效率，而且也必將有助于實(shí)現(xiàn)高校檔案館的社會(huì)責(zé)任，使高校檔案館不辱時(shí)代和社會(huì)賦予的神圣使命。

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