盧瑩

高等教育的質(zhì)量保障是我國高等教育發(fā)展的核心問題。高等教育教學(xué)評估作為保障高等教育質(zhì)量的重要手段，具有舉足輕重的地位，必須給予高度重視。評估專家除了實地考察學(xué)校的辦學(xué)情況以外，一項重要的工作就是查閱教學(xué)檔案。通過查閱檔案，了解獨立學(xué)院的辦學(xué)質(zhì)量及管理水平，進而對獨立學(xué)院教學(xué)管理水平做出客觀評價。由此可見，規(guī)范獨立學(xué)院教學(xué)檔案管理尤為重要。筆者擬通過分析獨立學(xué)院教學(xué)檔案的總體情況及存在的主要問題，積極探索一些切實可行的辦法，促進教學(xué)檔案的規(guī)范化管理。

一、教學(xué)評估依賴于教學(xué)檔案

教學(xué)檔案是指在教學(xué)、科研以及教學(xué)管理實踐中形成的具有查考和保存價值并經(jīng)過歸檔整理的多種載體的文件資料。教學(xué)檔案是與確定獨立學(xué)院辦學(xué)方針、制訂教學(xué)計劃、優(yōu)化專業(yè)設(shè)置、檢驗教學(xué)效果和加強學(xué)籍管理等密切相關(guān)的重要文獻，是反映獨立學(xué)院學(xué)術(shù)水平和教學(xué)質(zhì)量的重要材料。隨著我國本科教學(xué)評估活動的深入開展，各獨立學(xué)院管理者已深切體會到教學(xué)檔案對教學(xué)評估的重要性。教學(xué)評估和教學(xué)檔案的關(guān)系是一種相輔相成的辯證統(tǒng)一關(guān)系，一方面教學(xué)評估依賴于獨立學(xué)院的教學(xué)檔案，另一方面教學(xué)評估又可以促進獨立學(xué)院教學(xué)檔案的建設(shè)。因此，優(yōu)化教學(xué)檔案管理對保證獨立學(xué)院教學(xué)評估工作的順利開展起著至關(guān)重要的作用。

教學(xué)檔案是隨著獨立學(xué)院的發(fā)展而逐漸積累起來的，主要形成于獨立學(xué)院的各個教學(xué)管理部門。雖然教學(xué)檔案在評估指標(biāo)體系中沒有單獨設(shè)立指標(biāo)，但評估指標(biāo)體系各個指標(biāo)的評分標(biāo)準(zhǔn)，都以教學(xué)檔案為依據(jù)，每個指標(biāo)的內(nèi)容都是教學(xué)檔案的具體體現(xiàn)。正因為獨立學(xué)院教學(xué)檔案的特點是由獨立學(xué)院教學(xué)活動的特點所決定的，教學(xué)檔案都是獨立學(xué)院在教學(xué)實踐活動中形成的原始記錄。充實和完整的教學(xué)檔案是獨立學(xué)院順利通過教學(xué)評估的必要條件，它直接影響到獨立學(xué)院教學(xué)評估的結(jié)果，是獨立學(xué)院教學(xué)評估的基礎(chǔ)和依據(jù)，也為獨立學(xué)院迎接教學(xué)評估積累條件。

二、獨立學(xué)院教學(xué)評估背景下檔案管理問題

通過對泰州市幾所獨立學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)情況的訪問調(diào)查，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前獨立學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)工作雖已取得一定進展，但問題仍比較突出，主要表現(xiàn)在以下方面：

1.教學(xué)檔案整理、歸檔與本科教學(xué)評估需求相脫節(jié)

獨立學(xué)院教學(xué)檔案整理、歸檔與本科教學(xué)評估需求相脫節(jié)集中體現(xiàn)在以下兩方面：一是許多教學(xué)檔案的收集與整理有非常大的隨意性，沒有充分了解本科教學(xué)評估的實際情況就進行教學(xué)檔案的歸檔，從而造成該收集與整理的教學(xué)檔案沒有落實，不該收集與整理的反而做了大量的工作。二是許多教學(xué)檔案管理人員只注重對紅頭文件的收集與整理，卻不重視本科教學(xué)管理材料方面的歸檔。上述問題直接造成了教學(xué)檔案在平時的整理與歸檔中，對本科教學(xué)評估所需檔案根本沒有預(yù)見性，存在教學(xué)檔案缺失、漏歸等問題，從而導(dǎo)致本科評估過程中許多資料不齊全，評估的參考依據(jù)缺乏等問題。

2.教學(xué)檔案管理意識缺失

獨立學(xué)院教學(xué)評估一般是接到上級教育部門的評估通知后，才開始對教學(xué)評估工作中涉及的教學(xué)檔案進行收集和整理。在準(zhǔn)備教學(xué)檔案的時候，很多獨立學(xué)院往往將教學(xué)實踐工作作為教學(xué)檔案管理重心。但是，由于部分教學(xué)檔案在記錄過程中不具備全面性和及時性，導(dǎo)致教學(xué)檔案比較分散，記錄教學(xué)評估準(zhǔn)備過程中的教學(xué)檔案相對缺失，對獨立學(xué)院教學(xué)評估工作產(chǎn)生了負面影響。相關(guān)負責(zé)人為了迎合教學(xué)評估，投入大量人力物力，對獨立學(xué)院教學(xué)檔案進行統(tǒng)一整理和補充，導(dǎo)致其真實性喪失，也對教學(xué)秩序產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。

3.教學(xué)檔案管理的方式落后

獨立學(xué)院在實際工作開展過程中教學(xué)檔案的載體多種多樣，但是在準(zhǔn)備教學(xué)評估的過程中發(fā)現(xiàn)獨立學(xué)院的教學(xué)檔案仍以紙質(zhì)載體手工管理為主，從而體現(xiàn)出在檔案管理的過程中，教學(xué)檔案的載體單一，且自動化程度不高，與目前的獨立學(xué)院發(fā)展水平不相一致。落后的檔案管理方式為獨立學(xué)院檔案管理帶來許多不便：教學(xué)檔案不完整，紙質(zhì)教學(xué)檔案占據(jù)大量的存儲空間，教學(xué)檔案整理的工作量大且重復(fù)勞動，管理方式落后等，都不便于專家現(xiàn)場調(diào)閱與查找資料。

4.檔案材料缺失，且收集不規(guī)范

獨立學(xué)院教學(xué)評估所需教學(xué)檔案與獨立學(xué)院檔案管理工作范圍存在偏差，很難使檔案管理工作對教學(xué)評估提供全面支持。加之部分有價值的教學(xué)檔案管理不規(guī)范，無法滿足獨立學(xué)院評估要求。一是教學(xué)檔案缺失。獨立學(xué)院檔案管理機制不健全，管理人員更換頻繁，工作交接不到位，使教學(xué)檔案缺乏銜接性，丟失嚴(yán)重。例如，實驗室無開放記錄、學(xué)生作業(yè)和論文沒有教師批改記錄、材料丟失等。二是教學(xué)檔案不規(guī)范情況比較常見。獨立學(xué)院檔案管理工作中，檔案內(nèi)容和格式等不規(guī)范，教學(xué)檔案中沒有加蓋公章或日期不清晰，甚至沒有按照正規(guī)公文格式進行檔案記錄，教學(xué)檔案數(shù)據(jù)存在偏差或失真等，都對獨立學(xué)院教學(xué)評估產(chǎn)生負面影響。

三、以本科教學(xué)評估為契機提高獨立學(xué)院教學(xué)檔案管理規(guī)范化的策略

1.健全教務(wù)規(guī)章制度，有效指導(dǎo)教學(xué)檔案工作

教務(wù)處教學(xué)檔案的宏觀管理，需要制度保障，有效的規(guī)章制度是教務(wù)處教學(xué)檔案管理工作規(guī)范化的重要依據(jù)。因此，獨立學(xué)院要不斷完善規(guī)章制度來保障教務(wù)處教學(xué)檔案的管理工作。而規(guī)章制度的擬定則需要根據(jù)獨立學(xué)院教學(xué)檔案的特點制定出可操作、便于執(zhí)行的管理制度。有了規(guī)章制度的保障，教學(xué)檔案管理人員的管理意識和管理能力才會得到迅速提高。教學(xué)處對教學(xué)檔案的建立和管理才能提綱挈領(lǐng)。各二級院系在教務(wù)處的統(tǒng)籌安排下，對檔案工作才能有大體的了解，這樣也極大地規(guī)范了教學(xué)檔案的歸檔工作。

2.加強教學(xué)檔案的計算機管理，不斷提高服務(wù)質(zhì)量

獨立學(xué)院應(yīng)使用計算機對教學(xué)檔案進行查詢、檢索、立卷、分類、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等，使教學(xué)檔案工作從原始的手工記錄向現(xiàn)代化管理邁進，這樣可以節(jié)省大量的人力和物力，降低人為失誤。運用計算機建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，能突破傳統(tǒng)目錄單點線性排列檢索的弊端。檔案管理人員只需輸入相關(guān)關(guān)聯(lián)詞，就可以即時查找到相關(guān)信息，具有快、準(zhǔn)、全等優(yōu)點。比如輸入“教學(xué)視導(dǎo)員”，即可馬上查到教學(xué)視導(dǎo)員工作條例、教學(xué)視導(dǎo)員專家遴選辦法、教學(xué)視導(dǎo)員工作會議記錄、教學(xué)視導(dǎo)員工作流程等信息，方便查詢，提高了專家現(xiàn)場查詢教學(xué)檔案的效率，保證了教學(xué)評估的質(zhì)量。

3.加強獨立學(xué)院教學(xué)檔案整理、歸檔與本科教學(xué)評估需求的一致性

針對當(dāng)前獨立學(xué)院教學(xué)檔案整理、歸檔與本科教學(xué)評估需求相脫節(jié)的問題，勢必要加強獨立學(xué)院教學(xué)檔案整理、歸檔與本科教學(xué)評估需求的一致性。要求獨立學(xué)院教學(xué)檔案管理人員明確獨立學(xué)院教學(xué)檔案收集與整理的目的性，在充分了解本科教學(xué)評估實際情況下進行獨立學(xué)院教學(xué)檔案的歸檔工作。另外，還需要建立一個由分管領(lǐng)導(dǎo)、獨立學(xué)院教學(xué)檔案負責(zé)人、專職檔案管理人員等組成的獨立學(xué)院教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，充分明確獨立學(xué)院教學(xué)檔案管理的責(zé)任制，制定定期檢查和獎懲制度，從根本上保障獨立學(xué)院教學(xué)檔案長期有效的收集和保存，為后期本科教學(xué)水平的評估提供豐富的原始性材料依據(jù)，最大程度上保障本科教學(xué)水平評估的可靠性、客觀性和真實性。

4.創(chuàng)新檔案工作管理機制，不斷提高檔案管理人員的工作積極性

首先，引入監(jiān)督和信息反饋機制，根據(jù)評估建設(shè)實施方案的具體要求，對獨立學(xué)院層面布置的工作任務(wù)和目標(biāo)的執(zhí)行情況進行定期檢查，將檢查結(jié)果及時反饋給相關(guān)責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)，對于檢查過程中基層檔案管理人員提出的建議虛心接受并積極采納，再根據(jù)工作實際落實到檔案管理工作中。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題要及時掌握并予以糾正，充分發(fā)揮這兩套機制的監(jiān)督和協(xié)調(diào)作用。其次，相關(guān)責(zé)任部門領(lǐng)導(dǎo)要尊重檔案管理人員的工作性質(zhì)和特點，關(guān)心愛護他們，以增強他們的事業(yè)心和責(zé)任心，從而充分調(diào)動他們的工作積極性。

本科教學(xué)評估為獨立學(xué)院規(guī)范教學(xué)檔案管理提供了一個良好的契機，實踐證明，在“以評促建、以評促改、以評促管、評建結(jié)合、重在建設(shè)”的方針指導(dǎo)下，把獨立學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作做得更加扎實有效，有利于促進獨立學(xué)院教學(xué)檔案的全面規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

*本文系江蘇省高校哲學(xué)社會科學(xué)研究基金項目“產(chǎn)教融合背景下獨立學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系研究”（項目編號：2017SJB2103）的階段性成果之一。

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