高愛民 韓勁草 霍飛

[摘要]《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》的施行，標(biāo)志著我國(guó)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理邁進(jìn)了以電子檔案為主的后保管時(shí)代；后現(xiàn)代主義哲學(xué)家德里達(dá)關(guān)于記憶的檔案化理論對(duì)建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理具有指導(dǎo)意義。論文從檔案形成者角度提出的“原始信息檔案化”，從電子檔案形成主體和原始信息兩個(gè)源頭保證電子檔案的真實(shí)性，其本質(zhì)是對(duì)信息的實(shí)時(shí)采集和標(biāo)準(zhǔn)化管理，關(guān)鍵是法規(guī)遵從性機(jī)制與透明化體系的契合，目標(biāo)是形成真實(shí)、完整、全息的電子檔案。

[關(guān)鍵詞]建設(shè)項(xiàng)目原始信息檔案化電子檔案法規(guī)遵從性業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)型

[分類號(hào)]G271

Research on Archiving Original Imformation of the Construction Project in Post-custody Era Gao Aimin1， Han Jincao2， Huo Fei2

（1. Zhengzhou Municipal Highway Administration， Zhengzhou， Henan， 450015；2. Highway Administration Bureau of Henan provincial transportation and transportation department， Zhengzhou， Henan， 450016）

Abstract： Chinas construction project archives management has stepped into Post-custody Era based on electronic archives. The archival theory of memory by postmodernist philosopher Derrida has a guiding significance for the construction of electronic archives management. The paper puts forward "the original information file" from the perspective of the archiformers，which ensure the authenticity of electronic archives from the formation of electronic archives subject and two original information sources.Its essence is the real- time collection and standardization of management information， the key is to fit the compliance mechanism and transparent system， and the goal is to form the real electronic archives complete hologram.

Keywords： Construction Project； Archiving Original Information； Electronic Archives； Compli？ ance；BusinessDriven

2016年11月，《國(guó)家檔案局和國(guó)家發(fā)展改革委員會(huì)關(guān)于印發(fā)<建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法>的通知》（檔發(fā)[2016]11號(hào)）印發(fā)。《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》（以下簡(jiǎn)稱暫行辦法）指出，“本辦法適用于中央和省級(jí)政府投資主管部門審批、核準(zhǔn)和備案的建設(shè)項(xiàng)目”；“政府投資主管部門、行業(yè)主管部門應(yīng)當(dāng)把電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃、竣工驗(yàn)收要求”；“檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目電子文件歸檔及電子檔案的保管、利用和移交工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，將電子檔案管理工作納入檔案專項(xiàng)驗(yàn)收內(nèi)容”。[1]

《暫行辦法》的施行，標(biāo)志著我國(guó)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理邁入了以原生性電子檔案為主的“后保管時(shí)代”。為落實(shí)《暫行辦法》，本文把后現(xiàn)代主義哲學(xué)家德里達(dá)的記憶檔案化理論與建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際相結(jié)合，針對(duì)檔案形成主體（建設(shè)單位、監(jiān)理機(jī)構(gòu)和承包商等）提出“原始信息檔案化”，與檔案管理部門的“前端控制”相向而行，從源頭保證電子檔案的真實(shí)性、完整性，探索建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)型電子檔案管理的途徑。

1德里達(dá)的記憶檔案化理論對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理具有重要意義

針對(duì)弗洛伊德的“心靈檔案”理論，雅克·德里達(dá)從人類記憶的高度提出了記憶外部化——檔案化理論?！啊畽n案化也就是對(duì)事件的記錄過程‘檔案中記錄著歷史，它們是檔案化過程的產(chǎn)物”[2]?！皺n案化意味著從文件形成之時(shí)就將檔案目標(biāo)納入考慮范圍，也就是要將保證文件完整性和證據(jù)價(jià)值以及能否有效保存的問題納入形成文件的業(yè)務(wù)活動(dòng)過程，參與規(guī)定應(yīng)該記錄什么和保存什么，包括相關(guān)元數(shù)據(jù)的生成、捕捉和封裝以及如何支持業(yè)務(wù)活動(dòng)，如何反映業(yè)務(wù)活動(dòng)者的社會(huì)責(zé)任”[3]。

電子檔案的發(fā)展對(duì)以紙質(zhì)檔案為客體的傳統(tǒng)檔案理論提出了重大挑戰(zhàn)，“盡管國(guó)內(nèi)外學(xué)者提出了提前介入、前端控制和全程管理的觀點(diǎn)，但問題并沒有解決”[4]。“在實(shí)踐工作中，檔案部門的職責(zé)應(yīng)該是負(fù)責(zé)電子檔案的管理與保存，并從整體出發(fā)，積極關(guān)注與參與相關(guān)工作，而不可能做到針對(duì)電子文件的‘前端控制，或擔(dān)負(fù)起電子文件和電子檔案全生命周期的‘全程管理”[5]。建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成過程復(fù)雜，檔案部門更難以做到前端控制。

檔案化理論以檔案形成為研究起點(diǎn)，涵蓋檔案管理的全過程，超越了一般檔案理論偏重于檔案管理部門的局限性，對(duì)基于建設(shè)項(xiàng)目管理者（檔案形成者）業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)型電子檔案管理的研究具有重要指導(dǎo)意義。

2信息檔案化、原始信息檔案化、建設(shè)項(xiàng)目原始信息檔案化

檔案化是在一定技術(shù)結(jié)構(gòu)環(huán)境下通過載體記錄信息。所以，檔案化在實(shí)踐和微觀層面可以稱作信息檔案化。“信息檔案化是指檔案部門運(yùn)用現(xiàn)代管理理念，采用現(xiàn)代管理方法及技術(shù)手段，按照檔案部門對(duì)信息進(jìn)行有序整合、加工整理、分類檢索、開發(fā)利用信息資源的方法，對(duì)各類信息進(jìn)行有序化、規(guī)范化處理，將系統(tǒng)、全面、有序的信息方便快捷地提供給利用者”[6]。顯然，這一論述指的是檔案部門的信息檔案化，對(duì)形成階段檔案形成者的信息檔案化則付諸闕如。

電子檔案形成階段信息檔案化的核心是信息的采集，檔案形成者采集的信息是第一手信息，所以適合稱作“原始信息檔案化”。形成階段的原始信息檔案化，是指在標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、透明化環(huán)境的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，同時(shí)作為業(yè)務(wù)活動(dòng)者的檔案形成者，按照超前設(shè)定的流程、格式、方法等，實(shí)時(shí)采集上傳電子信息，形成原始電子記錄并賦予其檔案屬性的過程。

建設(shè)項(xiàng)目原始信息檔案化，需要把記憶檔案化理論與建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際情況相結(jié)合，以業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)型檔案管理為理念，注重檔案形成主體和原始信息采集雙源頭治理，做到法規(guī)遵從性機(jī)制與透明化體系內(nèi)外契合，實(shí)現(xiàn)信息采集、文件生成和鑒定歸檔實(shí)時(shí)無縫銜接。原始信息檔案化的本質(zhì)是對(duì)信息的實(shí)時(shí)采集和標(biāo)準(zhǔn)化管理，基礎(chǔ)是多學(xué)科理論和技術(shù)的融合，關(guān)鍵是法規(guī)遵從性機(jī)制與透明化體系的契合，目標(biāo)是形成真實(shí)、完整、全息的電子檔案，目的是促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目管理信息化的發(fā)展。

3建設(shè)項(xiàng)目原始信息檔案化的研究應(yīng)用

3.1原始信息檔案化的主要有利條件

（1）建設(shè)項(xiàng)目檔案“在其被制作時(shí)就是檔案”

“各種各樣檔案的具體形成過程盡管不同且很復(fù)雜，但從其制作動(dòng)機(jī)角度可大致分為兩種類型：一是在其被制作時(shí)就是檔案，其制作者具有明確的檔案意識(shí)，……二是在其被制作時(shí)并不是檔案?！盵7]建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、格式和管理流程等，是根據(jù)法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)等提前設(shè)定的，監(jiān)理、承包商等人員具有明確的檔案意識(shí)。所以，建設(shè)項(xiàng)目檔案屬于“在其被制作時(shí)就是檔案”的類型。

（2）建設(shè)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化程度高

從標(biāo)準(zhǔn)化、信息化到電子檔案管理，伴隨著以標(biāo)準(zhǔn)為載體的科技發(fā)展進(jìn)程。隨著管理理論和信息技術(shù)的發(fā)展，“標(biāo)準(zhǔn)”已經(jīng)滲透到建設(shè)項(xiàng)目管理的全方位和全過程，形成了相對(duì)完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，標(biāo)準(zhǔn)化和信息化管理已經(jīng)具有一定的實(shí)踐基礎(chǔ)，這有利于從基層操作人員（檔案形成者）開始的原始信息檔案化。

3.2建設(shè)項(xiàng)目原始信息檔案化的實(shí)踐應(yīng)用

原始信息檔案化與筆者參與編制的《公路工程工序質(zhì)量節(jié)點(diǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控規(guī)程》（DB41/T1164—2015）相結(jié)合，前置信息采集和檔案管理的技術(shù)結(jié)構(gòu)和流程，建立源頭治理、內(nèi)外契合、實(shí)時(shí)并行的集成管理信息系統(tǒng)，以施工階段工序質(zhì)量節(jié)點(diǎn)為信息源，人工采集與自動(dòng)采集信息相結(jié)合，實(shí)時(shí)采集上傳以質(zhì)量信息為核心的原始信息生成原始記錄，原始記錄實(shí)時(shí)歸檔形成規(guī)范的電子檔案，實(shí)現(xiàn)信息管理與現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)管理融合的在線智能控制。質(zhì)量節(jié)點(diǎn)法管理信息系統(tǒng)目前已經(jīng)在國(guó)道327封丘縣城至原陽(yáng)段改建工程、新增S324鄲城縣城南至淮陽(yáng)瓦關(guān)集改建工程等項(xiàng)目應(yīng)用，取得了良好效果。

（1）構(gòu)建多維全息的信息采集應(yīng)用體系

“檔案化行為當(dāng)然不僅僅是‘對(duì)事件的記錄，更應(yīng)該包括對(duì)‘事件發(fā)生過程及背景的關(guān)注、記錄和闡釋”[8]，對(duì)過程信息的采集，是建設(shè)項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)和抓手。以業(yè)務(wù)過程的發(fā)生次序?yàn)檩S線制定分項(xiàng)工程工序質(zhì)量節(jié)點(diǎn)；在每一個(gè)節(jié)點(diǎn)上，以質(zhì)量信息為核心同步采集進(jìn)度、安全、位置等信息，文字、數(shù)字、圖像、聲音等形式交互融合，形成多媒體的全息剖面；建立時(shí)空節(jié)點(diǎn)與信息剖面對(duì)應(yīng)鏈接的多維全息的信息采集應(yīng)用結(jié)構(gòu)。

（2）省級(jí)平臺(tái)、三級(jí)聯(lián)建、四位一體

建設(shè)項(xiàng)目具有分散性、一次性的特點(diǎn)，管理信息化適合集約化的集成管理。河南省交通運(yùn)輸廳公路管理局提供項(xiàng)目管理平臺(tái)，各省轄市、直管（縣）市和建設(shè)項(xiàng)目直接登錄應(yīng)用，形成了省、市、項(xiàng)目三級(jí)聯(lián)建和建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、承包商等四位一體的管理信息系統(tǒng)，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行立體化的實(shí)時(shí)在線管理。

（3）信息采集的技術(shù)要點(diǎn)

第一，采集信息、生成記錄、鑒定歸檔之間無縫銜接。第二，綜合運(yùn)用文字、圖像、視頻、聲頻等形式，形成多媒體原始記錄。第三，利用導(dǎo)航衛(wèi)星和物聯(lián)網(wǎng)等，人工采集與自動(dòng)采集信息交互印證，減少人工采集信息的機(jī)會(huì)。第四，實(shí)現(xiàn)檔案保管主體與形成主體的相對(duì)分離。第五，信息采集過程中，事件、人物、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、流程等六對(duì)照，保證原始記錄的真實(shí)性。

（4）智能歸檔、數(shù)據(jù)挖掘

超前設(shè)計(jì)定義圖表、圖像等格式和檔案號(hào)序體系并前置于管理信息系統(tǒng)，原始信息采集捕獲時(shí)自動(dòng)生成原始記錄，歸檔后形成信息實(shí)時(shí)高效、數(shù)據(jù)真實(shí)完整、邏輯脈絡(luò)清晰的原始記錄數(shù)據(jù)庫(kù)；充分挖掘數(shù)據(jù)庫(kù)的多維價(jià)值，使管理信息系統(tǒng)成為建設(shè)項(xiàng)目的管理中心、決策中心和智慧中心。

4建設(shè)項(xiàng)目原始信息檔案化的意義

4.1強(qiáng)化檔案形成者的法規(guī)遵從性

“法規(guī)遵從性是指社會(huì)主體在履行職責(zé)和業(yè)務(wù)活動(dòng)中，遵守政府和行業(yè)規(guī)定的各項(xiàng)法律、法規(guī)和規(guī)章，同時(shí)又能證明自己確實(shí)達(dá)到了相關(guān)的要求。電子文件必須依法依規(guī)管理，把法規(guī)遵從作為首要的指導(dǎo)思想和最高理念?！盵9]基于建設(shè)項(xiàng)目管理者的原始信息檔案化，強(qiáng)調(diào)檔案形成者的主體責(zé)任，電子檔案管理融入于業(yè)務(wù)管理，集成制度和技術(shù)優(yōu)勢(shì)調(diào)動(dòng)建設(shè)項(xiàng)目管理者的法規(guī)遵從性。

4.2信息采集透明化，保證檔案的真實(shí)性

建設(shè)項(xiàng)目原始記錄的形成主體、業(yè)務(wù)活動(dòng)主體和利益主體具有三合一的特點(diǎn)，由于利益驅(qū)動(dòng)，原始記錄有意作偽、報(bào)喜不報(bào)憂的現(xiàn)象難以避免。建設(shè)項(xiàng)目原始信息檔案化，從三級(jí)聯(lián)建、四位一體等方面建立反制造假的透明化環(huán)境，節(jié)點(diǎn)式對(duì)原始信息實(shí)時(shí)采集上傳生成原始記錄，有利于保證電子檔案的真實(shí)性。

4.3為建設(shè)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化和信息化奠定基礎(chǔ)

建設(shè)項(xiàng)目的全生命周期都生存在科學(xué)完整的標(biāo)準(zhǔn)體系中。標(biāo)準(zhǔn)化和信息化管理活動(dòng)中，會(huì)遇到許多明確和潛在的問題。原始信息檔案化從源頭把業(yè)務(wù)信息實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)化為真實(shí)規(guī)范的原始記錄，為建設(shè)項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)化和信息化奠定精準(zhǔn)高效的信息基礎(chǔ)。

5結(jié)語(yǔ)

《暫行辦法》的施行，需要理論、制度、方法等方面的研究創(chuàng)新。基于檔案形成者的原始信息檔案化，要把記憶檔案化理論與建設(shè)項(xiàng)目實(shí)踐相結(jié)合，注重從檔案形成的源頭做好電子檔案管理，形成業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)型的電子檔案管理，強(qiáng)化建設(shè)項(xiàng)目管理者的法規(guī)遵從性。

*本文系2017年度河南省檔案科技項(xiàng)目《公路建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)與檔案流程一體化管理信息系統(tǒng)》（編號(hào)為2017-X-06）研究成果。

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