張延華

【摘 要】文章通過分析現(xiàn)今企業(yè)檔案的3種不同管理階段的特點(diǎn)及其對企業(yè)發(fā)展的不同影響，闡明企業(yè)檔案管理與時代發(fā)展同步及與企業(yè)發(fā)展同步的重要性。同時，提出了加強(qiáng)檔案管理的具體策略。

【關(guān)鍵詞】實(shí)體管理階段；信息管理階段；知識管理階段

【中圖分類號】F27 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2018）03-0238-02

0 引言

檔案管理的整個歷史發(fā)展進(jìn)程分為3個階段：檔案實(shí)體管理階段、檔案信息管理階段及檔案知識管理階段。每個檔案管理階段的側(cè)重點(diǎn)有所不同，對檔案管理的認(rèn)識也不相同，因此本文對這3個階段的特點(diǎn)進(jìn)行分析，并闡述每個階段對企業(yè)發(fā)展所起到的不同作用，闡明企業(yè)檔案管理必須與時俱進(jìn)的重要性。

1 檔案實(shí)體管理的特點(diǎn)及其對企業(yè)發(fā)展的影響

檔案作為有價值的信息資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)，在企業(yè)管理中的地位越來越重要，并且發(fā)揮了積極的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理方法也發(fā)生了變革，檔案的科學(xué)化和規(guī)范化越來越受到重視，同時檔案管理還要注重與企業(yè)的同步發(fā)展?，F(xiàn)今，仍有不少企業(yè)檔案工作理念還停留在20世紀(jì)80年代前普遍采用的檔案管理模式，即檔案實(shí)體管理階段。采用檔案實(shí)體管理方式的企業(yè)，檔案管理工作的側(cè)重點(diǎn)在于“六個環(huán)節(jié)”，即實(shí)體檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用。檔案管理工作的目是實(shí)現(xiàn)歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用。檔案實(shí)體管理主要手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項(xiàng)工作。也有一些企業(yè)雖然已經(jīng)開始采用計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)輔助管理，也著手開展了信息化建設(shè)，但缺少總體規(guī)劃，難以在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時建設(shè)一套與企業(yè)發(fā)展與時俱進(jìn)的、規(guī)范的、科學(xué)的檔案管理體系，這樣使得檔案管理的發(fā)展與企業(yè)的發(fā)展慢慢地拉開了距離，最終導(dǎo)致檔案的價值無法體現(xiàn)，也無法發(fā)揮其規(guī)避和抵御各種風(fēng)險的作用。這種落后的檔案管理理念導(dǎo)致檔案管理人員對檔案工作極不重視，檔案設(shè)施配備不足且配備落后；檔案人員專業(yè)素質(zhì)偏低，人員流動頻繁；檔案管理制度不健全，工作流程不具體、不科學(xué)等。檔案管理被當(dāng)成只投入不產(chǎn)出的包袱，使其在企業(yè)發(fā)展中形成可有可無的尷尬局面。一般來說，采用檔案實(shí)體管理方式的企業(yè)，其本身的信息化建設(shè)水平很低，企業(yè)信息管理往往采用事后管理模式，對企業(yè)信息的產(chǎn)生、處理、傳遞、留存沒有形成行之有效的管控制度，信息利用的效率較低，常常使企業(yè)的計(jì)劃、指揮、決策、生產(chǎn)等各項(xiàng)工作的信息共享程度低、互不溝通，降低了企業(yè)的信息利用率，同時還會出現(xiàn)企業(yè)管理混亂的局面，在某種程度上提高了企業(yè)的投入，而且在市場競爭如此激烈的今天，降低了企業(yè)的競爭力，最終導(dǎo)致企業(yè)難以生存。

2 檔案信息管理的特點(diǎn)及其對企業(yè)發(fā)展起到的巨大作用

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)與通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫及多媒體等技術(shù)的日漸成熟和普遍使用，企業(yè)開始越來越重視檔案信息資源開發(fā)工作，這給檔案和檔案管理的發(fā)展帶來革命性的影響。這些企業(yè)已經(jīng)把檔案信息管理的要求和具體實(shí)施滲透到企業(yè)活動的方方面面，檔案管理已從實(shí)體管理階段進(jìn)入信息管理階段，并因此帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益。2000年歐盟估計(jì)，歐盟各國政府以電子檔案為主體的信息資源蘊(yùn)涵了4 700億歐元的價值。在組建上海石油天然氣公司時，上海海洋地質(zhì)調(diào)查局的參股為東湖油氣田勘探階段的檔案資料，將這些檔案資料估值1.2億元作為股份參股。在非洲的中國企業(yè)，以知識資產(chǎn)的名義將檔案帶回國內(nèi)。

進(jìn)入檔案信息管理階段的企業(yè)，有統(tǒng)一的檔案歸口管理部門，檔案設(shè)施配備充足，檔案設(shè)備先進(jìn)，檔案人員專業(yè)素質(zhì)高，檔案隊(duì)伍穩(wěn)定，檔案管理制度健全，工作流程具體、科學(xué)。這類企業(yè)其本身的信息化建設(shè)水平較高，能對檔案信息進(jìn)行獨(dú)立管理，便于企業(yè)對這些信息的加工和利用，培植企業(yè)的信息資源，為企業(yè)的決策建議提供支持，這也是導(dǎo)致作為信息資源的檔案所帶來的價值和所起的作用越來越凸顯的重要因素。這類企業(yè)由于建立了行之有效的信息管控制度，信息利用效率很高，決策的前瞻性很強(qiáng)，在風(fēng)云變幻的激烈市場競爭中能夠主動出擊而不是被動轉(zhuǎn)變，不僅能很好地立足、生存，并且也能持續(xù)不斷地做強(qiáng)做大。

3 檔案知識管理的特點(diǎn)及其對企業(yè)發(fā)展的重大意義

21世紀(jì)是知識經(jīng)濟(jì)的時代，檔案這種知識資源直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展和決策的制定，因此檔案知識管理越來越受到重視，并且已經(jīng)成為檔案管理工作的一個創(chuàng)新點(diǎn)。一些企業(yè)已經(jīng)率先開始推動本企業(yè)檔案管理由信息管理階段逐步進(jìn)入知識管理階段，此舉在增強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)生存能力和面對未來的競爭能力的同時也進(jìn)一步提高了企業(yè)的市場生存力和競爭力。采用檔案知識管理的企業(yè)，既看重知識創(chuàng)新，也看重知識服務(wù)，并推動檔案部門積極參與企業(yè)的知識創(chuàng)新與知識服務(wù)。這一階段管理的重點(diǎn)是通過重組檔案知識，實(shí)現(xiàn)檔案知識的共享和創(chuàng)新，并且根據(jù)實(shí)際的檔案管理需求構(gòu)建靈活的檔案管理知識服務(wù)體系，將檔案管理的重點(diǎn)由檔案實(shí)體、檔案信息落實(shí)到知識庫的建立。

檔案知識管理階段注重文件形成之前的提前控制，并對文件實(shí)施全過程進(jìn)行管理，企業(yè)的管控能力進(jìn)一步增強(qiáng)，工作精細(xì)化程度進(jìn)一步提高。對文件采用側(cè)重于職能、業(yè)務(wù)和風(fēng)險分析的宏觀鑒定方式，可以極大地提高鑒定效率與質(zhì)量，以最快的速度抓住有價值的信息，對利弊得失的評估高效、科學(xué)。在風(fēng)云變化的市場競爭中，速度就是金錢、效益，誰抓住有用的信息快，誰的市場分析精準(zhǔn)度就高，掌控市場的敏銳度強(qiáng)，誰就會成為市場競爭的領(lǐng)跑者。

4 檔案管理的具體策略

4.1 完善檔案管理的制度

通過完善的檔案管理制度對管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和規(guī)范，這樣才能更好地落實(shí)檔案管理工作，提高檔案的利用效率。在檔案管理的過程中，檔案的收集和整理工作是基礎(chǔ)。企業(yè)要先制定完善的檔案管理制度，根據(jù)要求對檔案進(jìn)行整理和歸檔，收集檔案管理中涉及的文件，并且每份檔案都要加蓋公司的公章，根據(jù)分類方法將歸檔的文件組成案卷便于檔案的保管和利用，根據(jù)時間先后順序排列，逐頁編號，最終形成規(guī)范、完整的歸檔文件。確定檔案的密級，對于一些需要特別保密的檔案，需要加強(qiáng)工作人員的保密意識。

4.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

檔案管理是一項(xiàng)繁瑣的工作，因此在企業(yè)檔案管理過程中，需要工作人員具有良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，注重計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識的學(xué)習(xí)，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行整理，形成檔案資源信息庫，提高檔案管理效率，達(dá)到事半功倍的效果，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化。

4.3 加強(qiáng)檔案保密意識，使檔案管理水平不斷提高

在企業(yè)檔案管理過程中，檔案保密是檔案管理的關(guān)鍵部分，由于檔案可能涉及企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的相關(guān)內(nèi)容，尤其是一些科技檔案和會計(jì)檔案直接關(guān)系到企業(yè)的競爭力和經(jīng)濟(jì)型效益，事關(guān)黨和國家的根本利益，因此應(yīng)該加強(qiáng)檔案保密工作，降低檔案的丟失率和泄密的發(fā)生率，同時加強(qiáng)檔案管理工作人員的保密意識。

4.4 不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理的人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到企業(yè)檔案管理工作的水平及成效，因此需要不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，加強(qiáng)思想教育培訓(xùn)，使檔案管理人員意識到檔案管理工作的重要性，意識到自己工作過程中的不足，主動學(xué)習(xí)；其次，從企業(yè)檔案管理的具體需求出發(fā)設(shè)置培訓(xùn)內(nèi)容，讓工作人員掌握更先進(jìn)的理論知識，同時還要學(xué)習(xí)《檔案法》，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理的宣傳教育，只有這樣，才能不斷提高企業(yè)檔案管理工作的成效。

5 結(jié)論

企業(yè)的發(fā)展水平和市場競爭力與企業(yè)檔案的管理水平息息相關(guān)。檔案管理水平越高的企業(yè)，其規(guī)模就越大，市場競爭力就越強(qiáng)，反之，檔案管理水平越低的企業(yè)，其規(guī)模就越小，市場競爭力就越弱。由此可見，企業(yè)檔案管理必須與時代的發(fā)展、與企業(yè)的發(fā)展同步。企業(yè)要想在競爭中生存和發(fā)展，就必須順應(yīng)時代的發(fā)展，高度重視檔案管理工作，促使檔案管理由實(shí)體管理向信息管理并最終向知識管理轉(zhuǎn)變，科學(xué)有效地管理好企業(yè)信息資源，并發(fā)揮其在企業(yè)活動中應(yīng)有的支撐作用。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]趙林霞.淺談企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用的重要性[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012（17）：280.

[2]史曉仙.淺談新形勢下的檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（23）：73.

[3]陳靜.淺談如何做好檔案管理工作[J].科技與創(chuàng)新，2016（18）：58.

[責(zé)任編輯：高海明]