于文華

摘 要 新課改下，進行高校建設(shè)工作落實到方方面面。本文就以新形勢下高校檔案管理工作來說，談?wù)劯咝n案管理工作的現(xiàn)狀，并對其現(xiàn)在管理工作中存在的一些問題提出改進措施。高校檔案是記錄重要檔案信息的工具，所以高校檔案管理工作必須嚴格落實，這也是高校管理工作還有教育質(zhì)量的一種體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞 高校 檔案管理 問題 措施

中圖分類號：G472 文獻標識碼：A

1當前高校檔案管理工作中存在的問題

1.1高校檔案管理人員隊伍專業(yè)性不強，人員素質(zhì)不平均

經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當前高校在檔案管理這方面的人員引進效率不高，這方面的人才比較缺乏，而且他們很多專業(yè)性不強，不少都是其他專業(yè)來應(yīng)聘的檔案管理人員。另外檔案人員多是業(yè)余人員，穩(wěn)崗率不高。新時代下，高校對檔案資料的需求越多越廣，從前多是行政檔案資料的學校檔案庫已經(jīng)不能滿足高校的需求。因此，越來越多專業(yè)檔案管理人員、素質(zhì)高的檔案管理人員被需求。

1.2檔案管理人員對這份工作沒有全面的了解

長時間以來，在各種因素影響下，檔案工作涉及面主要是政治，高校檔案管理工作同樣是如此。因為檔案管理多是行政方面的內(nèi)容，檔案管理人員多是認為檔案管理工作就是對一些歷史性的東西進行收集，整理并且進行保管的工作，是很沒有技術(shù)含量的工作，學不到什么東西。其實不然，隨著高校發(fā)展，越來越多技術(shù)含量方面的檔案會被引進，需要的是專業(yè)的檔案管理人員以及對這份工作有正確認識并會為之努力的人才。

2學校檔案管理自身存在一些需要改進的地方

2.1檔案分散，沒有及時進行歸檔

由于目前高校檔案管理工作沒有一個合理檔案收集管理的途徑，很多檔案沒有進行總的歸檔，而是分散在學校的各個部門。隨著學校部門的更換以及部門員工的流失引進，有的檔案還會丟失。最后形成檔案收藏總部門丟失很多有意義的檔案，例如關(guān)于法治的、科學的、財務(wù)方面的，不能滿足不同檔案利用者的需求。

2.2檔案能為人所用的范圍小

就目前了解來看。檔案多是在各級領(lǐng)導(dǎo)進行做決策時發(fā)揮作用，而在平時的教學研究中使用的機會少之又少。就算有時候教研需要用到檔案，也是需要經(jīng)過一系列繁雜的手續(xù)才能進行借閱，因此極大限制了檔案的使用率。

3檔案管理方式存在問題

3.1檔案多是紙質(zhì)形式進行記錄，增大了管理工作人員的工作量

就目前高校管理工作來看，高校檔案多是以紙質(zhì)形式進行記錄。其他形式的檔案記錄形式，例如音頻、視頻，光盤的記錄形式很少，沒辦法進行檔案的自動化管理。檔案管理工作由人工操作，管理工作人員不斷進行某一種重復(fù)工作，大量浪費了時間和精力。

3.2檔案利用率不高

隨著科技進步，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用到各個領(lǐng)域。但就目前了解來看，檔案管理工作還沒能與信息技術(shù)有機地結(jié)合。檔案管理工作者，沒能利用信息技術(shù)將檔案信息化以及網(wǎng)絡(luò)化。另外，高校檔案管理人員對于計算機操作也不是很熟練，對檔案在電腦上的編輯研究工作不能完成，使得檔案為人們所利用的幾率很小。

4改進高校檔案管理工作的措施

4.1對檔案管理工作人員進行篩選培養(yǎng)

上文提到現(xiàn)在高校管理工作中，工作人員建設(shè)不夠完善，形成隊伍素質(zhì)參差不齊。要做好檔案管理工作，高校應(yīng)該嚴格篩選符合工作內(nèi)容，能勝任工作的人員。由于檔案工作比較繁瑣，需要的是能夠耐心服務(wù)他人的工作人員，因此高校在進行人才選擇時，一定要懂得觀察應(yīng)聘人員是否具有職業(yè)道德。

4.2完善檔案管理制度，進行檔案模式創(chuàng)新

高校根據(jù)國家頒布的關(guān)于檔案管理的某些制度，聯(lián)系高校自身情況，制定合適的檔案管理實施手段。針對檔案管理的工作人員，制定一套管理制度，定期對他們的職業(yè)道德素養(yǎng)以及他們對這份工作的專業(yè)知識的考核。另外，就當前的傳統(tǒng)檔案管理模式來看，已經(jīng)不能滿足時代對這份檔案管理工作的需求，高校急需對這種傳統(tǒng)的檔案管理模式進行創(chuàng)新。例如，在檔案管理工作的某些步驟或者管理手段上進行創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案號可以改變一下，可以換成類似食品包裝的條形碼，既安全又簡單。

4.3確保檔案資料的完整性，提升檔案資源的利用率

為了檔案能夠全面的為人們利用，高校必須確保檔案的完整性。只有齊全的檔案資料才能滿足高校各個部門各個方面的需求。經(jīng)過整理，找出檔案資料，如法律、科研、政治各方面的檔案資料，發(fā)現(xiàn)其中的問題，尋求解決方法。對檔案的丟失毀壞問題，可以制定一定的追究責任制，以保證檔案資源的完整性。

在檔案完整的基礎(chǔ)上，提高檔案資源的利用性。檔案是用來記錄社會歷史的，承載了很強的社會精神，是人們學習和汲取歷史知識的重要來源。因此，檔案管理工作人員應(yīng)對檔案工作有個正確認識，把握好專業(yè)知識，利用信息技術(shù)，加強檔案資源的利用。檔案管理工作人員時刻注意檔案資源的變化動向，及時將開發(fā)改變的檔案資源反饋給學校領(lǐng)導(dǎo)，以便能夠在其做決策時得到幫助。另外為了保證檔案資料的可持續(xù)利用，管理工作人員需要對檔案資源進行編寫和改進。

5總結(jié)

檔案資料是反應(yīng)社會精神的資料，能夠?qū)Ω咝８鱾€方面的工作起到一定的作用。做好為學校提供檔案資料，對檔案資料進行整理修改是必須的，這不單純是檔案管理工作人員的責任，更是學校及學校領(lǐng)導(dǎo)的共同建設(shè)任務(wù)，檔案管理工作的順利實施是衡量高校管理水平的一個重要因素。新形勢下的高校檔案管理工作還存在很多缺陷，需要學校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員共同作出努力，實現(xiàn)規(guī)范管理檔案工作。

參考文獻

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