馬當(dāng)喜

摘要：本文對機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理的現(xiàn)存問題進(jìn)行了闡述，在此基礎(chǔ)上研究了機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理效果和效率提升的措施和對策。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；養(yǎng)老保險；檔案管理

2015年國務(wù)院開展了機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度的改革，改革之后養(yǎng)老保險義務(wù)和退休待遇問題在全社會得到了普遍的關(guān)注和重視。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理在過去存在較多問題，在改革過程中也遇到了不少的難題和困境。完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理工作，引導(dǎo)其逐步走上規(guī)范化和制度化道路是當(dāng)前緊迫的任務(wù)。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)存問題闡述

（一）機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理特點(diǎn)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理有其自身的屬性，這種特性可以從以下幾個方面體現(xiàn)：第一，數(shù)量龐大。在養(yǎng)老保險制度不斷深入和改革的過程中，每年參加到機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險之中的人數(shù)都在增加，導(dǎo)致養(yǎng)老保險檔案數(shù)量呈現(xiàn)出幾何式增長態(tài)勢；第二，變化動態(tài)。在事業(yè)單位內(nèi)不，職員的個人職位、薪金水平和工作崗位是動態(tài)調(diào)整和變化的，伴隨而來的是養(yǎng)老保險檔案的變動和調(diào)整；第三，以人為本。機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案在收集、整理和歸檔的過程中都是以人為對象來辦理的，因此在檔案管理過程中必須遵循人本原則，使得養(yǎng)老保險檔案管理最終能夠惠及到機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的每一個人。

（二）機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)存問題分析

目前來看，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理還沒有從傳統(tǒng)管理模式之中解脫出來，呈現(xiàn)出較多的問題和弊端：第一，養(yǎng)老保險檔案管理工作所處層次較低，工作持續(xù)性、穩(wěn)定性較弱，缺乏完善的養(yǎng)老保險檔案管理法律法規(guī)作為支撐；第二，養(yǎng)老保險檔案管理標(biāo)準(zhǔn)性差，各個機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部均按照自身工作需要制定養(yǎng)老保險檔案管理制度和要求，導(dǎo)致各個機(jī)關(guān)事業(yè)單位的養(yǎng)老保險檔案管理一直缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)各行其是、各自為政的工作局面。另外，受到近年來機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員流動性增強(qiáng)的影響，養(yǎng)老保險檔案丟失的情況時有發(fā)生；第三，養(yǎng)老保險檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升，一方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)人往往將工作重點(diǎn)放在了本職任務(wù)和工作上，認(rèn)為養(yǎng)老保險檔案管理工作不甚重要，養(yǎng)老保險檔案管理水平自然比較低，另一方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員工作態(tài)度存在不嚴(yán)謹(jǐn)之處，檔案管理專業(yè)素養(yǎng)也存在較大提升空間，在歸檔和整理養(yǎng)老保險檔案資料時時常發(fā)生漏洞和疏忽。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作往往采取突擊整理模式，致使檔案管理分類混亂，檔案價值得不到充分挖掘。

二、提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理效果的對策和方法

第一，健全檔案管理制度，進(jìn)行檔案管理規(guī)范化建設(shè)。為了提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理整體的規(guī)范性和制度性，我們需要以檔案管理相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)、以機(jī)關(guān)事業(yè)單位整體實(shí)際狀況為依據(jù)進(jìn)行養(yǎng)老保險檔案管理制度的建設(shè)，通過制定規(guī)范化檔案管理流程和檔案管理辦法，將養(yǎng)老保險檔案的歸檔范圍、歸檔期限進(jìn)行制度化規(guī)定，讓一些具有實(shí)用性的檔案能夠及時歸檔、存檔、利用和考察，使得養(yǎng)老保險檔案工作在整個機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部規(guī)范開展。同時，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部還要注重檔案保密制度、檔案存檔制度、檔案分類制度的完善，使得養(yǎng)老保險檔案管理之中的每一個環(huán)節(jié)都處在安全、穩(wěn)定的環(huán)境之中，并有相應(yīng)的管理制度作為保障。

第二，提升檔案管理意識，完善檔案管理組織機(jī)構(gòu)。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)通過各種媒介和渠道進(jìn)行養(yǎng)老保險檔案管理工作的宣傳，要在強(qiáng)調(diào)養(yǎng)老保險檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人要將檔案管理放在重要日程上，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理制度，借助現(xiàn)代服務(wù)理念和現(xiàn)代信息技術(shù)形成機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，建設(shè)一批據(jù)偶有責(zé)任心、服務(wù)意識和現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力的檔案管理人員，使得檔案管理工作能夠得到有效開展。

第三，創(chuàng)新檔案管理方式，進(jìn)行養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)。傳統(tǒng)檔案管理模式下，主要是機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理人員對工作人員的養(yǎng)老保險信息進(jìn)行收集和整理并形成檔案，這種工作方式效率較低、工作精確性也較差。在信息時代背景下，檔案管理工作的手段和要求發(fā)生了變化，信息化檔案管理模式已經(jīng)漸漸成形：首先，要進(jìn)行數(shù)字化檔案管理模式構(gòu)建，要借助現(xiàn)代通訊技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)對傳統(tǒng)文字資料進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)；其次，要進(jìn)行自動化檔案管理模式建設(shè)，信息自動化技術(shù)使得養(yǎng)老保險自動化管理成為現(xiàn)實(shí)，通過提取關(guān)鍵詞就能夠自動地檢索、篩選、收集和整理檔案信息資料；再次，要進(jìn)行體系化檔案管理模式建設(shè)，大數(shù)據(jù)下的數(shù)據(jù)集成技術(shù)和數(shù)據(jù)融合技術(shù)，檔案信息的兼容性和通用性得到了顯著提升；最后，要進(jìn)行互動化檔案管理模式構(gòu)建，在提升檔案信息互動性的基礎(chǔ)上優(yōu)化檔案服務(wù)質(zhì)量，為員工提供滿意服務(wù)。事實(shí)證明，檔案信息化建設(shè)能夠極大地提升養(yǎng)老保險檔案管理效率和質(zhì)量。

第四，強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)，提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)。為了提升養(yǎng)老保險檔案管理工作的科學(xué)性，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還要從建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理隊伍著手，對專職進(jìn)行檔案管理工作的人員開展有目的的培訓(xùn)計劃，具體來講可以采取如下措施：首先，聘請高校在檔案管理上具有深厚理論基礎(chǔ)的教授和具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的專家進(jìn)行課程培訓(xùn)和講授，引導(dǎo)檔案管理人員掌握先進(jìn)的檔案管理工具和深厚的、前沿的檔案管理理論知識；其次，為檔案管理人員爭取去省、市檔案局進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會，讓檔案管理人員的工作理念和知識體系得到及時更新；再次，要結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身情況進(jìn)行檔案培訓(xùn)計劃的制定，組織養(yǎng)老保險檔案管理人員進(jìn)行知識學(xué)習(xí)、軟件操作學(xué)習(xí)；最后，要強(qiáng)化信息化技術(shù)培訓(xùn)的重要性，使得檔案管理人員能夠掌握最新檔案管理技術(shù)和現(xiàn)代科技手段，學(xué)會運(yùn)用計算機(jī)操作系統(tǒng)和檔案管理軟件來開展顏老保險檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的自動化、互動化，提升檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。

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