姜鵬

摘 要：隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息化成為當代企業(yè)發(fā)展的一個重要方向，尤其是對于企業(yè)檔案信息化的建設，企業(yè)信息化建設可以為企業(yè)信息檔案提供有效的開發(fā)途徑，并且提供足夠的技術保障，但是與此相應的是，現(xiàn)代部分企業(yè)并未意識到信息化建設的重要性。本文主要討論企業(yè)信息化建設的相關問題以及解決的途徑，并針對其提出相應對策。

關鍵詞：企業(yè)檔案；信息化建設；信用體系

一、企業(yè)檔案信息化建設的重要意義

現(xiàn)代企業(yè)在檔案活動活動中，越來越需要現(xiàn)代信息技術的支持，不管是存儲、調出或者是征用，因此實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化對于企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟利益最大化擁有重要意義。

（一）企業(yè)檔案信息化簡化信息應用的程序

人類信息的采集與應用正處于數(shù)據(jù)庫時代，而數(shù)據(jù)庫的大數(shù)據(jù)分析成了信息應用的重要途徑，尤其是現(xiàn)代大型企業(yè)，其檔案建設更需要發(fā)達的信息系統(tǒng)，而利用互聯(lián)網(wǎng)與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對企業(yè)檔案進行信息化建設，可以極大程度地節(jié)約企業(yè)人力資源，提升相關部門的辦事效率。而相對于紙質的信息檔案管理，在檔案信息調集的時候，更加簡化了檔案調集人員的工作程序。運用信息化的檔案管理程序，在優(yōu)化檔案管理的同時，同時促進企業(yè)檔案管理人員的技術水平并且促進相關人員對于企業(yè)檔案管理思想的發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化的目的是提高企業(yè)檔案管理的效率并且擁有足夠的技術能力給予企業(yè)提供高價值的信息資源。

（二）提高企業(yè)信用體系的建設程度

建設現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)可以將企業(yè)人員的各種信息納入企業(yè)成員檔案，同時可以將此與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及互聯(lián)網(wǎng)技術相結合，進而全面了解企業(yè)自身人員的信用級別，對不同信用級別的員工進行不同的工作安排。同時運用信息化系統(tǒng)將各企業(yè)的信用程度納入社會征信體系，提高企業(yè)運行的透明度，倒逼企業(yè)強化自身信用程度，減少失信企業(yè)的產(chǎn)生。

（三）減少了企業(yè)檔案的丟失

紙質化企業(yè)檔案管理過程中不僅存儲或者調集程序繁瑣，并且紙質化企業(yè)檔案可能存在紙質老化的問題，或者出現(xiàn)火災、洪水、地震等自然災害的時候，可能造成紙質檔案的丟失以至不可還原，企業(yè)可能丟失重要檔案，還原企業(yè)檔案需要極大的人力、物力，造成了企業(yè)自身資源的極大浪費。管理人員的錯誤操作也可能導致企業(yè)信息的丟失，或者商業(yè)戰(zhàn)爭中商業(yè)間諜的存在更容易導致企業(yè)重要檔案信息的錯誤或者丟失。利用信息化的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)可以對相關重要企業(yè)檔案進行備份，并且可以減少企業(yè)檔案的丟失，減少存儲所需資源，同時可以利用信息加密技術減少其他對手對于自身企業(yè)檔案的竊取，并且信息化系統(tǒng)可以對丟失資源進行還原，強化了檔案系統(tǒng)的管理。

二、企業(yè)檔案信息化建設存在的問題

（一）信息化建設發(fā)展不均衡

目前，社會主義市場經(jīng)濟深度發(fā)展，大多數(shù)企業(yè)進行了企業(yè)檔案管理信息化建設，但是僅僅部分大型企業(yè)進行了深度的檔案管理信息建設，大部分企業(yè)對于企業(yè)管理信息化建設依舊處于層次前、范圍窄、角度少的局面，企業(yè)檔案信息化程度不高，實質上并未進行足夠的信息化處理，僅僅是形式化的存在。

部分企業(yè)對于企業(yè)檔案管理信息化建設理解出現(xiàn)偏差，以為就是簡單的將企業(yè)相關資料或者相關資源納入企業(yè)檔案，并且使用信息化的技術進行管理，并未與現(xiàn)代計算機技術以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相結合，導致企業(yè)信息建設的部分資源開發(fā)不足，功能不健全甚至出現(xiàn)檔案管理建設停滯不前的問題。

中小型企業(yè)對于檔案管理信息化建設沒有具體方案，對于大型企業(yè)想干方案進行盲目模仿，導致其方案并不能適應自身發(fā)展，沒有合理規(guī)劃，導致建設出現(xiàn)阻礙，進而企業(yè)檔案信息化建設程度低。與此相對應的是，規(guī)模越大的企業(yè)越擁有足夠的資金來支持檔案管理系統(tǒng)建設，其檔案管理系統(tǒng)信息化建設程度越高，越容易成為小型企業(yè)爭相模仿的對象，但是大型企業(yè)畢竟與小型企業(yè)實際情況不同，所以小型企業(yè)的盲目模仿不但沒有使其檔案管理系統(tǒng)的信息化程度提高，反而使得其信息化的檔案管理系統(tǒng)建設找不到合適的途徑，誤入歧途，喪失檔案管理系統(tǒng)信息化發(fā)展的黃金時期。

（二）基礎設施建設條件差

小型企業(yè)不比大型企業(yè)，資金缺乏，管理人員意識不足，導致企業(yè)檔案管理信息化建設的基礎物質條件和觀念差，一旦出現(xiàn)資金投入過量，則可能導致企業(yè)資金鏈運行中斷，投入過少，則無法達到效果，因而缺少專業(yè)人員對企業(yè)進行信息化建設所需資金的合理評估。大多數(shù)小型企業(yè)缺乏資金來招聘優(yōu)秀的人才，導致其缺乏專業(yè)人員對檔案管理系統(tǒng)進行信息化升級。

傳統(tǒng)檔案管理人員由于對于信息化建設不甚了解，并且信息化建設損害了他們的既得利益，或者是說造成了他們工作崗位的調動或者下崗失業(yè)，因而對于檔案信息化建設態(tài)度相對抵觸，導致前期檔案管理系統(tǒng)信息化建設時期的資料錄入以及后期資料管理以及調動產(chǎn)生阻礙。由于管理人員的抵觸情緒，前期建設基礎沒有打好，后期的管理將具有更大的阻礙，加上小型企業(yè)資金和人員、技術的缺乏，以及沒有先進的管理經(jīng)驗，及其容易導致企業(yè)檔案管理信息化建設出現(xiàn)南轅北轍的現(xiàn)象。

（三）缺乏統(tǒng)一管理，各自為政

不管是大型企業(yè)還是小型企業(yè)，都容易出現(xiàn)企業(yè)內部各部門相互踢皮球的現(xiàn)象，對于信息化建設問題上，也容易出現(xiàn)各自為政的現(xiàn)象。企業(yè)檔案管理建設缺乏統(tǒng)籌全局的規(guī)劃，導致建設過程中各部門只顧自身利益而忽略了企業(yè)整體利益，對于利益分毫必得，因而打亂整體檔案管理系統(tǒng)信息化建設的規(guī)劃。

企業(yè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，導致無法有序合理地開展企業(yè)檔案信息化假設工作，工作流程和工作原則混亂，工作人員在工作時對于檔案管理隨意規(guī)劃，過程不嚴謹，容易導致未來的檔案信息存儲出現(xiàn)信息不對稱的現(xiàn)象，并且后期的信息查詢以及檔案調集出現(xiàn)互相矛盾以及相互扯皮的現(xiàn)象，影響檔案信息化建設的水平。企業(yè)應當根據(jù)自身的實際情況，借鑒大型企業(yè)的相關經(jīng)驗，對自身的檔案管理信息化建設做出合乎實際的規(guī)劃方案，避免過量的資金投入導致企業(yè)資金鏈運轉中斷或者資金投入過少不足以支撐信息化建設。

（四）沒有與社會信息系統(tǒng)實現(xiàn)有效對接

大部分企業(yè)對于檔案信息化建設僅僅停留在自身內部的信息化建設，而忽略了與大數(shù)據(jù)系統(tǒng)以及社會信息系統(tǒng)的對接，導致自身僅能利用自身的資源，缺乏從外界獲取高價值信息資源的能力。企業(yè)自身檔案應公開部分未公開，不利于企業(yè)信譽形象的塑造，進而影響企業(yè)的經(jīng)營能力。

企業(yè)檔案管理信息化建設與其他企業(yè)的檔案系統(tǒng)缺乏相應互動，導致自身的有效檔案資源開發(fā)程度低，其效果未能很好地發(fā)揮。企業(yè)檔案信息化建設程度低，導致管理體制出現(xiàn)問題，未與社會征信系統(tǒng)做對接，導致其信息共享能力低，不能做到企業(yè)運行的透明化，不利于企業(yè)樹立良好的信譽。企業(yè)無法將檔案信息系統(tǒng)與計算機網(wǎng)絡技術做對接，導致從外界獲取資源的能力偏低，無法為企業(yè)發(fā)展提供有效信息，導致即使有了檔案管理系統(tǒng)也無法發(fā)揮其作用，從而導致相關人員形成一種企業(yè)檔案管理系統(tǒng)信息化建設沒啥用，浪費企業(yè)資源的思想，以至于形成惡性循環(huán)，更不容易引導企業(yè)進行檔案管理的信息化建設。

三、強化檔案系統(tǒng)信息化建設的對策

企業(yè)檔案信息建設對于企業(yè)自身發(fā)展的重要性不言而喻，它可以為企業(yè)檔案信息的充分利用提供有效的技術支持，提升企業(yè)的生存能力，因而必須對企業(yè)檔案管理系統(tǒng)信息化建設中出現(xiàn)的問題加以重視，并提出相應解決途徑。

（一）以實用為原則，以服務為宗旨

企業(yè)檔案管理信息化建設必須以服務企業(yè)發(fā)展為宗旨，以起到實際作用，建立起實用性的原則。以提升服務效率為目標，以實用性作為原則指導，才能建設良好的檔案管理系統(tǒng)。以實用作為原則，可以提升企業(yè)檔案的利用率，改變傳統(tǒng)工作人員對于企業(yè)檔案信息化建設的抵觸情緒，推進檔案管理的信息化建設進程。

企業(yè)檔案的信息化建設還應遵循循序漸進的原則，任何事情都不是一蹴而就的，而由于企業(yè)檔案信息化建設過程更是阻礙重重，因此必須對于企業(yè)檔案系統(tǒng)信息化建設加以堅定不移的支持，必須對其擁有耐心，對于其中出現(xiàn)的問題不畏縮、不逃避，在各個步驟中，做好當前人物，按照統(tǒng)一規(guī)劃和全局計劃建立起信息化的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。

（二）轉變觀念，加大重視

企業(yè)領導者以及管理者必須對檔案信息化建設加大重視程度，這樣才能引起相應員工的積極性，對于自身的檔案信息化建設持積極態(tài)度，給予企業(yè)相關部門一定權力，明確企業(yè)檔案管理信息化建設的規(guī)定，以此提升信息化建設水平，發(fā)揮原有檔案系統(tǒng)的充分優(yōu)勢。

（三）引進人才，學習先進經(jīng)驗

小型企業(yè)學習大型企業(yè)對于信息化建設的管理經(jīng)驗，再根據(jù)自身實際制定出切合實際的檔案管理信息化建設規(guī)劃。大型企業(yè)之間可以相互借鑒，相互學習，取長補短，提升自身對于檔案管理系統(tǒng)的信息化建設水平。

企業(yè)可以加大資金投入，以股權激勵等措施，提高相關工作人員待遇，從而吸引優(yōu)秀人才的加入，更新人力資源。企業(yè)對于自身擁有的人才進行全方位的培訓，組織定期的學習活動，為企業(yè)信息化建設提供強力支持，規(guī)范企業(yè)檔案信息化建設的制度，優(yōu)化檔案信息化建設流程。

（四）重視基礎工作，做好員工思想工作

思想是變革的先驅，員工思想不變革，檔案的信息化建設過程永遠不會順利，因此企業(yè)應當組織定期的全體員工學習活動，改變員工傳統(tǒng)意識，從思想上進行變革，以思想變革引導制度變革，進而促進檔案系統(tǒng)信息化建設。

檔案信息化建設最重要的還是資金問題，企業(yè)可以進行合理的資金評估，合理增加對于企業(yè)檔案信息化建設的資金投入，加強對于相關工作人員的管理，從而使得資金達到利用最大化和效益最大化。

四、小結

市場經(jīng)濟深入發(fā)展，但是現(xiàn)代企業(yè)對于檔案信息化建設的程度并不高，且發(fā)展極不均衡，針對以上情況，企業(yè)必須提高自身管理人員素質，與時俱進，學習先進經(jīng)驗，順應社會發(fā)展，認識到企業(yè)檔案信息化建設是個任重道遠的過程，對此充滿信心，以此促成企業(yè)檔案信息化建設過程的順利進行。

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