(天津電子信息職業(yè)技術(shù)學院，天津 300350)

一、前言

會展業(yè)在服務行業(yè)中占有重要的地位，它具有巨大的發(fā)展?jié)摿?，其發(fā)展對國家政治經(jīng)濟文化等諸多方面都有著重要的的影響?！笆晃濉睍r期，我國會展業(yè)呈現(xiàn)快速發(fā)展的趨勢，2011年12月，商務部又印發(fā)了《關(guān)于“十二五”期間促進會展業(yè)發(fā)展的指導意見》，旨在促進我國會展業(yè)的快速健康發(fā)展?？梢娢覈鴷箻I(yè)正在一步一步走向成熟。但不容忽視的是，在會展業(yè)迅速發(fā)展的同時，一些原有的內(nèi)部管理制度已經(jīng)不適應新階段的發(fā)展，因此，進一步完善和健全企業(yè)內(nèi)部管理是其繼續(xù)向前發(fā)展的保障。本文將就會展企業(yè)內(nèi)部管理中的預算管理進行討論，并引入超越預算管理的理念，結(jié)合會展行業(yè)的特點，以A會展服務中心為例，研究基于超越預算理念的全面預算管理在會展企業(yè)中的運用。

二、超越預算的背景及特點

(一)超越預算的背景

1998年1月跨國型高新科技制造業(yè)聯(lián)合會在歐洲組建了“超越預算圓桌會議論壇(簡稱BBRT)”，兩位負責人JeremyHope和RobbinFraser提出了“超越預算”概念，主要通過提倡組織權(quán)力下放，靈活運用各種業(yè)績評價方法和預測方法，克服傳統(tǒng)預算的負面影響，構(gòu)建能夠?qū)κ袌龊铜h(huán)境做出及時反應，不斷改進和發(fā)展的戰(zhàn)略導向組織體系。

(二)超越預算的特點

1.考核評價激勵與預算目標相分離。傳統(tǒng)的預算目標僅僅是實現(xiàn)以中短期的潛在利潤為基礎(chǔ)制定的各項關(guān)鍵績效指標。超越預算的評價和獎勵則以相對目標和調(diào)整為基礎(chǔ)，取消了以預定目標為績效評價的固定業(yè)績合同，采用戰(zhàn)略導向的相對改善合同。對團隊的評價以其歷史的水平、同期競爭對手的水平甚至是世界領(lǐng)先的水平為確定標準，而不是僅僅局限于是否實現(xiàn)了目標，從而增加業(yè)績評價的準確性和公平性。

2.激進的分權(quán)。超越預算不再是傳統(tǒng)的命令式或控制式，它是通過激進的分權(quán)，給予一線管理人員更大的自由度和發(fā)展才能的空間，從而可以利用自己的主動性和決策力來參與判斷和定奪而達到目標，且不會造成權(quán)力泛濫。因為，團隊中的每個人都必須對自己的績效和其所數(shù)的團隊負責。因此，自由的同時也須對自己的行為承擔更多的責任。這一模式為接受挑戰(zhàn)的人提供了一個寬松的平臺，釋放其工作的激情，發(fā)揮其學識和直覺，從而實現(xiàn)決策的本地化。

3.以強大的企業(yè)文化為支撐。企業(yè)實施權(quán)力的下放必須建立在員工的目標和企業(yè)的總體目標一致的基礎(chǔ)上，換言之，必須建立企業(yè)和員工都認可的企業(yè)文化和核心理念。員工認可和接受了這些理念后將其運用到工作中，從而對日常運營起到指導、控制作用。這種雖不同于以往的控制的和命令的，而是隱性的和柔性的，但是對員工的激勵是建立在彼此信任的基礎(chǔ)上，更有利于調(diào)動員工的創(chuàng)造力，主動地為組織的可持續(xù)發(fā)展而努力工作。

三、會展企業(yè)對超越預算理念需求的體現(xiàn)

(一)會展企業(yè)的特點

1.會展企業(yè)必須關(guān)注消費者和參展商的需求變化，投入可創(chuàng)利的成本，開發(fā)出滿足消費者差異化需求的產(chǎn)品。一般情況下，會展產(chǎn)品的功能越多，越有個性化服務，展位銷路就越好。這就需要會展企業(yè)要關(guān)注如何提高客戶效用，而不是僅僅達到內(nèi)部目標值。

2.會展業(yè)的經(jīng)營理念尚未完全成熟,市場還未做到十分規(guī)范,市場供求關(guān)系也不是非常穩(wěn)定，因此會展企業(yè)對預算環(huán)境的準確把握難度較大，這就要求其必須具備市場思維和觀念，信息不能只源于企業(yè)內(nèi)部，同時要重視外部信息的搜集，如消費者的需求、參展商和代理商的信息、供應商及各中間商的協(xié)調(diào)等，需要對市場的變化做出及時的反應，以市場為導向，使企業(yè)真正成為市場的主體。

3.會展企業(yè)必須清楚整個價值鏈中貫穿于會展項目周期的所有預算內(nèi)容，它包括策劃階段的策劃成本，項目實施前宣傳的營銷成本和展位銷售過程中的服務成本等，這就需要參與以上每一個環(huán)節(jié)的部門和人員都要參加預算的制定。

4.隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，會展企業(yè)對人員的要求也越來越嚴格。人才是推動會展行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的核心動力。會展業(yè)屬于綜合且系統(tǒng)的工程，需要會展組織、會展開發(fā)、會展策劃、會展服務和市場營銷等方面的專業(yè)知識且具備綜合素質(zhì)人才。

(二)傳統(tǒng)預算模式產(chǎn)生的問題

1.采用傳統(tǒng)預算管理模式，會展企業(yè)領(lǐng)導核心往往把重點僅放在如何減少預算成本上，而不深入地分析項目的限制因素等，很可能由于盲目的減少預算成本，而導致宣傳不到位、人力不足、銷售情況欠佳等結(jié)果。

2.在傳統(tǒng)預算管理摸式下，會展企業(yè)領(lǐng)導核心往往只注重某些財務指標的高低，如投資回報率、銷售凈利率等，從而只局限于追求局部效益最佳，導致資源不能優(yōu)化的配置，與全局優(yōu)化的目標相脫節(jié)，沒有重視整個經(jīng)濟過程中的預算管理。對部門及員工的考核也往往注重于招商收入、展位面積等一些固定的內(nèi)部目標，不利于員工積極性的調(diào)動。

3.傳統(tǒng)預算管理摸式是一個靜態(tài)的過程，預算目標往往由會展企業(yè)領(lǐng)導核心決定，預算的具體編制主要由財務部門負責完成，無法切實收集到實際過程中來自各個部門的專業(yè)意見。編制方法也采用靜態(tài)的固定預算，主要在實際發(fā)生額與預算金額出現(xiàn)較大偏差后才引起重視，導致發(fā)現(xiàn)問題不及時，因此應向事先控制轉(zhuǎn)變，更加關(guān)注對未來的規(guī)劃而不是對過去的評價，為未來執(zhí)行中可能出現(xiàn)的偏差提供更早的預警信號，使管理者能有更多的時間對戰(zhàn)略進行調(diào)整。

四、會展企業(yè)超越預算管理的應用

(一)建立扁平化的N型組織結(jié)構(gòu)。

扁平化的網(wǎng)狀預算管理組織結(jié)構(gòu)是一種靜態(tài)架構(gòu)下的動態(tài)組織結(jié)構(gòu)，它的優(yōu)點包括快速靈活、降低成本、提高效率、緊湊協(xié)作、自主決定等。4對于會展企業(yè)而言，實施超越預算的組織基礎(chǔ)是分權(quán)化管理，必須建立扁平化的組織結(jié)構(gòu)，從而使各個部門能夠?qū)︻櫩驼埱?、競爭環(huán)境和市場需求的變化迅速作出反應。該組織減少了組織的層次,所有員工都可以參與到預算管理中，從而激發(fā)員工的創(chuàng)造性、主動性和積極性，增加員工之間、部門之間的彼此信任。

采用超越預算理念前A會展服務中心為M型組織結(jié)構(gòu)，編制年度預算時，沒有部門間的溝通，主要編制工作由財務部門完成，并由高級領(lǐng)導核心審核。導致預算管理過分集權(quán)，基層部門及人員只能被動的接受和服從預算結(jié)果，遏制了員工的積極性和創(chuàng)造力，當競爭對手等外部市場情況發(fā)生變化時，財務部門人員無法及時了解并作出反應，產(chǎn)生一系列的負面效應。

采用超越預算理念后A會展服務中心調(diào)整為扁平化組織結(jié)構(gòu)，領(lǐng)導核心直接下設(shè)招商部、會議部、后勤部、辦公室、財務部等，管理層級少，領(lǐng)導層將預算項目下達到各部門后，各部門根據(jù)自己的實際情況，進行編制，各部門充分擁有自主權(quán)，面對市場和機遇可以及時做出反應，并促進部門之間的溝通，提高預算管理效率。從企業(yè)外部來看,組織結(jié)構(gòu)的網(wǎng)絡化使企業(yè)成為一個有機整體,有利于和外部的企業(yè)進行溝通，參與市場的信息交換,從而有利于考核中的標桿管理。A會展服務中心調(diào)整前后組織結(jié)構(gòu)如圖1和圖2所示。

圖1 A會展服務中心調(diào)整前組織結(jié)構(gòu)

圖2 A會展服務中心調(diào)整后組織結(jié)構(gòu)

(二)采用動態(tài)預算編制方法。

會展企業(yè)超越預算管理的目標是動態(tài)的、可持續(xù)、相對的目標，并非是靜止的年度目標。為了及時適應外部環(huán)境的變化，避免發(fā)生與現(xiàn)實脫軌的情況發(fā)生，會展企業(yè)在編制預算時應該采用動態(tài)預算編制方法，即滾動預算。滾動預算可以隨時發(fā)現(xiàn)預算的編制過程以及具體操作和實際執(zhí)行過程中的問題，及時做出調(diào)整,逐步提高預算管理水平。滾動預算強化了預算管理的指導和控制作用,使預算管理成為一種全程監(jiān)管過程。

A會展服務中心采用超越預算理念前使用的是固定預算編制方法，當年第四季度初就開始做下一年度的預算。這就導致企業(yè)在存在諸多的不確定事項和因素時，就要強制進行預算；而且，企業(yè)更多的是考慮如何完成本期的預算，一些在未來才能收到成效的廣告費、宣傳費等支出，由于不能很快收到相應回報，而放棄支出，無疑形成了短期行為，影響企業(yè)客戶群的發(fā)展，片面的重視成本控制，而沒有強調(diào)資源優(yōu)化配置，不利于前后期間預算的銜接。而采用超越預算理念后使用的是滾動預算編制方法，將年度預算進行月度分解，每月過后，將實際發(fā)生額與預算金額進行比對，結(jié)合當前企業(yè)內(nèi)部和市場情況的變化，以差異化分析結(jié)果為基礎(chǔ)，對其余的月份加以調(diào)整，并自動向后滾動一個月，重新形成一年的預算期。隨著預算的不斷延伸和補充，通過月度預算得逐月滾動，不斷的修改預測結(jié)果，管理者可以通過動態(tài)預算始終保持對未來一年期的經(jīng)營活動的全盤規(guī)劃，以指導最新的決策。

(三)采用多種預算分析方法。

會展企業(yè)在預算編制完成后，可以采用多元化的預算分析方法，有利于從多角度發(fā)現(xiàn)預算存在的問題，且全方位的分析企業(yè)的未來發(fā)展趨勢。企業(yè)可通過比對分析計算實際績效與預算數(shù)值間的差異，分析其內(nèi)部原因和外部原因，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的風險和出現(xiàn)的問題，為預算控制提供方向和指導；采用環(huán)比分析、同比分析等對比分析的方法探討產(chǎn)生差異的原因，判斷企業(yè)預算的實際執(zhí)行情況；分析選取行業(yè)內(nèi)標桿企業(yè)作為對比標準，評價企業(yè)與行業(yè)領(lǐng)先水平的差距，實施改善措施，提升企業(yè)的競爭水平；采取趨勢分析，根據(jù)企業(yè)若干個連續(xù)期間資料進行分析，確定各期有關(guān)項目的變動趨勢。在超越預算控制中，更偏向于相對控制和柔性控制。

A會展服務中心在預算分析中采用除了采用傳統(tǒng)的差異分析法，還采用了對比分析、對標分析、趨勢分析等方法。僅以2011年第一、二季度的部分預算項目為例對A會展服務中心進行如下分析：1、對比分析，2011年第一季度的實際完成的比率、上半年累計的完成比率(見表1)、第二季度與第一季度的實際發(fā)生額比較、2011年上半年實際發(fā)生額與2010年上半年實際發(fā)生額比較(見表2)；2、對標分析，選取了本地區(qū)市場占有率最高的B會展公司為對象，將有關(guān)指標進行對比(見表3)；3、趨勢分析，2011年第一季度及上半年實際值季度累進趨勢分析(見表4)。

表1 A會展服務中心對比分析法(一)

表2 A會展服務中心對比分析法(二)

表3 A會展服務中心對標分析法

表4 A會展服務中心趨勢分析法

(四)提高人員全面素質(zhì)。

會展企業(yè)在實施超越預算管理的過程中，需要強有力的有人力資源的保障。超越預算實行分權(quán)管理的同時責任也隨之下放，這就要求一線管理人員面具有較強的專業(yè)知識和判斷力，對市場情況、顧客需求、競爭對手的變化及時作出反應。因此，會展企業(yè)各部門人員需要經(jīng)過優(yōu)化組合，每個部門應具有較高學歷、較強能力、工作經(jīng)驗豐富以及縝密的思維和快捷的反應能力的人員，為實施超越預算管理提供堅實的基礎(chǔ)。A會展服務中心采用超越預算理念前，沒有對員工進行系統(tǒng)的培訓，且本科以上學歷以及相關(guān)工作經(jīng)驗豐富的員工較少。采用超越預算理念后，定期組織員工進行系統(tǒng)的培訓，從而提高員工全面素質(zhì)和職業(yè)道德觀念；在員工學歷構(gòu)成上，本科以上學歷的員工占全體員工的70%以上，三年以上相關(guān)工作經(jīng)驗的員工占全體員工的60%以上。

(五)建立動態(tài)考核和評價指標。

會展企業(yè)應設(shè)定一系列相對于內(nèi)部同行的目標，以不斷改善的相對績效為基礎(chǔ)進行考核和激勵，以此推動戰(zhàn)略的發(fā)展。為了改變傳統(tǒng)預算僅以絕對指標、定量指標和財務指標為標準，而且組織各層面的目標存在不統(tǒng)一性的弊端，會展企業(yè)應加入各種非財務的相對指標，并且使從組織整體到員工的績效結(jié)合起來。完善預算考核體系，企業(yè)在考核指標設(shè)置上必須全面覆蓋業(yè)務發(fā)展的全過程。衡量績效的標準不再是是否達成某個固定的目標，而是更多關(guān)注趨勢和預測，鼓勵在競爭中勝出，激勵承擔風險，屬于長期激勵。企業(yè)可以采用標桿法、KPI關(guān)鍵業(yè)績指標法、平衡計分卡等考核方法。將內(nèi)部各項流程的優(yōu)化、外部顧客的拓展、過去的財務指標分析、未來的學習成長結(jié)合起來考核評價，將預算考核與激勵相結(jié)合，增強員工實現(xiàn)目標的一致性、主動性和責任感。

A會展服務中心采用超越預算理念前，只是以一些絕對的財務指標為考核標準，如招商部員工的一項重要的考核標為年度招商招展收入，如果沒有達到預算標準，將會減少員工年終獎金及部門下一年度開支。并沒有設(shè)立以自身以前年度的縱向比較和行業(yè)先進水平的橫向比較的相對指標為考核標準，也沒有將員工的業(yè)績考核與企業(yè)的整體績效聯(lián)系起來。給預算具體執(zhí)行的員工帶來了壓力，加劇了因預算目標不一致而造成的企業(yè)高層與基層的利益沖突，對企業(yè)和員工產(chǎn)生了消極影響。A會展服務中心在實施超越預算管理的過程中，績效考核有如下特點：一是采用標桿法對各部門進行考核。A會展服務中心以各部門上一年度的各項指標完成情況以及同行業(yè)的先進水平為標準，對員工進行考核。以招商部為例，2012年招商展位共計4500平方米，比2011年招商展位提高18.42%，與所在地的2012年會展企業(yè)先進水平招商展位面積基本持平。二是對員工的考核加入非財務指標的績效。一方面重視對客戶忠誠度和滿意度的分析，例如關(guān)注本屆參會參展的客戶，下屆會議是否會繼續(xù)參加，如不繼續(xù)參加要進一步分析原因，繼續(xù)追蹤和改進。體現(xiàn)出企業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)橐灶櫩蜑閷?，圍繞客戶群體的特殊要求進行快速反應的新的目標。另一方面重視員工的素質(zhì)提高，關(guān)注員工參加培訓，取得執(zhí)業(yè)資格證書的情況，對員工有一定的激勵效果。三是以企業(yè)的整體的業(yè)績增長對全體員工進行考核。A會展服務中心以企業(yè)總體的年度銷售收入增長率、凈利潤增長率、凈資產(chǎn)收益率等設(shè)定為全體員工的主要考核指標。四是對員工引入非貨幣性獎勵，如職位提升、員工培訓與選拔等。

(六)倡導統(tǒng)一的企業(yè)文化。

基于超越預算的理念，會展企業(yè)的員工應建立共同的核心價值觀，有利于員工積極主動地為實現(xiàn)組織目標而努力。以分權(quán)管理為基礎(chǔ)，會展企業(yè)制定出戰(zhàn)略目標后，每個員工在理解和支持的基本上，根據(jù)分解的任務制定預算目標，并與總體目標保持一致，增強員工的使命感和歸屬感。會展企業(yè)計劃的制定要讓所有人員都參與且不能局限在每年一次的計劃制定上。企業(yè)預算管理文化是將預算管理的理念植入企業(yè)文化之中，其功能的實現(xiàn)必須借助企業(yè)文化的強大力量。8A會展服務中心采用超越預算理念后一直本著“以人為本”的企業(yè)文化，增強企業(yè)的歸屬感和凝聚力，形成一種有利于員工充分發(fā)揮其創(chuàng)造性和積極性的氛圍,員工實現(xiàn)了潛力最大化，充分發(fā)揮每個人在整個企業(yè)價值傳遞系統(tǒng)中的作用,減少了員工的流失率,進而促進了企業(yè)的發(fā)展。

五、超越預算管理方法在A會展服務中心運用的成效

基于超越預算理念的全面預算管理主要是以企業(yè)未來的各項業(yè)績?yōu)榛A(chǔ)，設(shè)置相應的指標，從而使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動和資源能夠得到高度有效的配置。使員工和部門全方位深層次地了解任務和組織特點，明晰策略成功的關(guān)鍵因素。9以促進業(yè)績的持續(xù)改進和組織目標的實現(xiàn)，將組織目標細化為業(yè)績評價指標，并通過預算的編制和實施的計劃高效地聯(lián)系起來。運用標桿分析法對相對業(yè)績水平進行獎勵，用相對目標替代了傳統(tǒng)預算中的固定指標，有效克服了傳統(tǒng)預算中對預算目標多分計較、職能紊亂等負面影響。2010年開始，A會展服務中業(yè)通過應用超越預算來進行預算管理工作,明顯提升了各項業(yè)績水平。

先看2012年企業(yè)財務業(yè)績方面情況。1、從企業(yè)的獲利能力方面看，2012年度銷售總額為2700萬元，比2010年增長了68.75%；銷售凈利率為9.26%，比2010年增長了1.76%。表明企業(yè)的獲利能力明顯提高，有效改善了生產(chǎn)銷售方面或者成本控制方面的管理工作。2、從企業(yè)的營運能力方面看，2012年應收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)為26天，比2010年降低了19天，表明企業(yè)收回客戶所欠款項的時間大大縮減了。3、從企業(yè)的償債能力方面看，2012年資產(chǎn)負債率為16%，比2010年降低了20%，該指標有明顯下降的趨勢,說明企業(yè)提升了償還長期債務的能力,實現(xiàn)了對債權(quán)人利益的保障。4、從企業(yè)的發(fā)展能力方面看，2012年比2010年的營業(yè)利潤增長率為108.33%。

其次看2012年員工的學習和成長方面情況。A會展服務公司一共為員工組織了12次培訓，培訓內(nèi)容包括會展行業(yè)分析、營銷、策劃方法等，比2010年增長了200%；員工自身素質(zhì)方面有明顯提高，表現(xiàn)在取得會展職業(yè)策劃師、會計師等證書的人數(shù)2012年達到了7人，比2010年增長了250%；2012年辭職員工僅為1人，比2010年降低了87.5%。

再看2012年客戶績效方面。2012年，A會展服務公司積極維護與老客戶的關(guān)系，減少老客戶的流失，客戶保留率為95%，比2010年提高58.33%；同時提高獲取新客戶的數(shù)量，2012年新獲取客戶數(shù)量比2010年增長了約30%。

六、結(jié)語

本文在分析會展企業(yè)采用基于超越預算理念的全面預算管理模式的過程中，分別從組織結(jié)構(gòu)、預算編制與分析、人才素質(zhì)、績效考核、企業(yè)文化等方面闡述了如何將從剛性到柔性、從固定到動態(tài)的超越預算管理理念融入會展企業(yè)的經(jīng)營活動中，從而確保年輕蓬勃的會展企業(yè)不斷的向前發(fā)展。但是，在具體的管理實踐中，如何在大多數(shù)會展企業(yè)中順利實施與推廣還需進一步研究。