童朝凱

【摘要】在網(wǎng)絡(luò)信息時代，企業(yè)人事檔案信息化管理勢在必行。人事檔案信息化管理可以確保人力資源信息的真實、準(zhǔn)確，使人事檔案的職能充分發(fā)揮出來。本文通過深入分析企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的意義及存在的問題，提出了具體的對策，希望為企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化；意義；對策

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，市場競爭日益激烈，而企業(yè)的競爭歸根到底是人才的競爭，加強企業(yè)人才的管理是促進企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的重要保障。人事檔案管理是人才管理的核心也是最為重要的環(huán)節(jié)，其真實地記錄著各類人才的信息，反映著人才的綜合素質(zhì)，對于人才的選拔與培養(yǎng)具有重要的意義。

一、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）有利于實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理。在強大的信息時代，只有不斷挖掘信息資源，將其價值利用在企業(yè)人事檔案管理中，加強人事檔案信息化建設(shè)，才能把笨拙的工作轉(zhuǎn)換成靈活的流程，極大地提高企業(yè)人事檔案管理的工作效率，實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，從而促進企業(yè)順應(yīng)時代潮流而發(fā)展。

（二）有利于促進企業(yè)人事檔案資源共享。在新時代背景下，信息共建、共享、共用已經(jīng)成為一種趨勢，人事檔案管理信息化管理可以克服傳統(tǒng)“紙質(zhì)化”人事檔案管理搜集、整理、分析中的缺點，快速、全面、準(zhǔn)確地獲取人力資源的基礎(chǔ)信息、專業(yè)特長、個人發(fā)展、工作業(yè)績等多方面的綜合信息，實現(xiàn)人事檔案的共享，提高檔案的使用效率和效益，從而有效推動資源共享的進程。

（三）有利于方便對人事檔案信息的查閱。傳統(tǒng)的檔案查詢一般都需要很長時間，但人事檔案信息化管理能夠快速、準(zhǔn)確地查閱各種人事檔案信息。數(shù)字化和電子化極大地便利了檔案查詢流程，不論多么復(fù)雜的數(shù)據(jù)都能通過計算機集成處理變得簡化起來，也方便了人們隨時查閱人事檔案信息。

二、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)重視不足。雖然很多企業(yè)越來越認可企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)，但由于人事檔案信息化建設(shè)需要投入大量資金來配備基礎(chǔ)設(shè)施，同時也需要對紙制檔案進行數(shù)字化處理，所以需要引進與培養(yǎng)更多的信息化專業(yè)人才。但目前，由于企業(yè)缺乏足夠的重視，無論是硬件建設(shè)，還是軟件建設(shè)，都無法達到人事檔案管理信息化的要求，直接導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理信息化管理遲遲無法落實。

（二）缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)是實現(xiàn)企業(yè)人事檔案信息化管理的前提與保障。但現(xiàn)實中，很多企業(yè)存在著人事檔案管理信息化建設(shè)不科學(xué)的現(xiàn)象，部分企業(yè)不愿意公開人才信息，或者只通過局域網(wǎng)進行內(nèi)部管理，有些企業(yè)從自身利益出發(fā)進行管理，并沒有形成統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案信息網(wǎng)絡(luò)不夠通暢，無法實現(xiàn)檔案資源的共享，使現(xiàn)代檔案管理不能充分展示其強大的功能。

（三）企業(yè)人事檔案管理信息化管理受人員制約。企業(yè)人事檔案管理信息化管理需要以大量專業(yè)化、復(fù)合型的檔案管理人才作支撐，而目前企業(yè)尤其缺乏這種管理人員，導(dǎo)致信息化建設(shè)只是流于形式、浮于表面。雖然一些企業(yè)引進了信息化設(shè)備與人才，但由于管理人員缺乏檔案管理能力與經(jīng)驗，使得人事檔案信息化管理的研究與創(chuàng)新受阻，制約了企業(yè)人事檔案管理信息化水平的提高。

三、企業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)對策

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)重要性的認識。在信息化、大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極轉(zhuǎn)變觀念，充分認識到人事檔案管理的重要意義，從而在思想上重視人事檔案管理信息化建設(shè)，進一步加大對人事檔案管理信息化管理的扶持力度，有效協(xié)調(diào)內(nèi)部組織、人事等部門，發(fā)揮其主動性與創(chuàng)造性，優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)，為人事檔案管理信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。

（二）要為人事檔案信息化管理提供硬件與技術(shù)保障。企業(yè)要想實現(xiàn)人事檔案信息化管理需要相關(guān)的硬件設(shè)施和相關(guān)技術(shù)作為支撐。因此，企業(yè)應(yīng)積極加強人事檔案信息化建設(shè)，引進先進的管理設(shè)施與技術(shù)，使管理部門在保證管理體系正常運行的前提下實現(xiàn)動態(tài)管理，及時掌握檔案信息化管理的最新動態(tài)。另外，要加強相關(guān)部門之間的溝通，使檔案資源充分被利用，為企業(yè)提供更高效、快捷的服務(wù)。

（三）建立健全人事檔案信息化管理的規(guī)章制度。企業(yè)應(yīng)及時改革陳舊的管理制度，制定科學(xué)、合理、規(guī)范的檔案管理制度，并在實踐中不斷落實與完善。同時，人事檔案管理收集要完整、及時，保證人事檔案的真實性，形成一套系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整的管理體系。此外，還要及時更新檔案的內(nèi)容，保護人事檔案的真實性、有效性，為企業(yè)人力資源管理提供真實的參考價值，更好地為企業(yè)人事檔案管理提供服務(wù)。

（四）加強人事檔案信息化管理人才隊伍的培養(yǎng)。一方面，企業(yè)應(yīng)積極引進具有專業(yè)的檔案管理知識且能熟練掌握信息化操作程序的專業(yè)人才，推行檔案信息化管理的高效展開。另一方面，加強現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，拓寬其專業(yè)知識，提高其職業(yè)道德素養(yǎng)。同時，結(jié)合激勵與考核機制，激發(fā)管理人員的積極性，使其認真負責(zé)地做好人事檔案信息化管理的各項工作。

三、結(jié)束語

總而言之，企業(yè)只有不斷加強企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)，才能使人事檔案管理更科學(xué)、更規(guī)范、更高效，為企業(yè)人才管理與資源優(yōu)化配置提供重要的檔案數(shù)據(jù)，促進企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

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