靳晉

摘要：角色理論屬于心理學(xué)的范疇，強(qiáng)調(diào)社會(huì)關(guān)系對于人的行為的影響。市場經(jīng)濟(jì)中，角色理論逐漸進(jìn)入各行各業(yè)中。基于此，本文謹(jǐn)就辦公室秘書工作中角色理論的應(yīng)用加以闡述，希望通過辦公室秘書的角色認(rèn)知、角色定位與素質(zhì)提升來提高辦公室秘書工作能力與工作質(zhì)量，充分發(fā)揮辦公室秘書的重要作用。

關(guān)鍵詞：角色理論；辦公室秘書；角色定位

在角色理論中，社會(huì)關(guān)系決定的人的角色，角色定位影響了人的的行為，人所扮演的角色不同，其所要承擔(dān)的工作內(nèi)容與工作要求也就不同。因此，實(shí)際上，人們需要對自己所扮演的角色有正確的認(rèn)知，明確自身在不同工作場合中的角色定位，具備足夠的角色認(rèn)同，并能夠基于該角色要求探索提高自身素質(zhì)與工作能力的方法。

一、辦公室秘書的角色認(rèn)知

以角色理論為基礎(chǔ)開展辦公室秘書工作，首先就需要明確辦公室秘書的角色定位，以此強(qiáng)化辦公室秘書對于自身工作的認(rèn)知與體驗(yàn)，如果辦公室秘書缺乏對于自身角色定位的足夠認(rèn)知，則在實(shí)際的工作中，會(huì)出現(xiàn)工作效率低下、工作責(zé)任意識(shí)匱乏、工作缺乏主動(dòng)性等情況，影響工作效率與質(zhì)量。為此在自我角色定位方面，本文提出以下措施：

其一，對于角色的認(rèn)知。辦公室秘書是單位行政工作的重要環(huán)節(jié)，也是單位內(nèi)部上傳下達(dá)的重要樞紐，辦公室秘書可以起到協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)及下屬部門的重要作用。為此，辦公室秘書需要在充分了解自身工作內(nèi)容的前提下，了解當(dāng)前的工作狀態(tài)，將自身定位在配角、輔助與襯托的角色定位上來，基于現(xiàn)實(shí)情況，秉承從實(shí)際出發(fā)的做事原則，做好上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)關(guān)系與輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的重要任務(wù)。

其二，對于角色的扮演?；谧陨韺τ诮巧恼_認(rèn)知，結(jié)合工作內(nèi)容與工作要求，合理扮演自身角色。同時(shí)，作為領(lǐng)導(dǎo)的重要下屬，以及單位重要的行政人員，辦公室秘書所面臨的工作環(huán)境及人際關(guān)系十分復(fù)雜，需要辦公室秘書能夠靈活游轉(zhuǎn)于辦公室的工作環(huán)境當(dāng)中，協(xié)調(diào)各種關(guān)系的同時(shí)，及時(shí)捕捉其中所包含的信息，以便于更加有的放矢地開展工作。

其三，對于崗位的認(rèn)知。辦公室秘書必須明確自身工作崗位的具體要求與需要承擔(dān)的職責(zé)，形成相應(yīng)的責(zé)任意識(shí)，能夠基于自身對于角色及崗位的具體認(rèn)知，在工作中主動(dòng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，積極探索提高辦公效率與工作質(zhì)量的方法，從而保障辦公室工作的開展。

二、辦公室秘書的角色定位

辦公室秘書要強(qiáng)化對于自身角色的規(guī)劃建設(shè)，可以將自己定位為領(lǐng)導(dǎo)的“管家”“士兵”“幕僚”“勤務(wù)兵”“保密員”等角色當(dāng)中，并且對于每一個(gè)角色的規(guī)劃與定位都有自身的理解。比如，辦公室秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的“管家”，要有處理日常事務(wù)與工作安排的能力，可以將一系列工作都安排好，包括領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)的食宿條件、交通方式、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議通知、會(huì)議材料、會(huì)議概要等具體內(nèi)容，需要辦公室秘書對自己高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，時(shí)刻謹(jǐn)慎，不能有絲毫懈怠[1]。

又比如，辦公室秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的“士兵”，需要具備服從性與忠誠性，能夠以領(lǐng)導(dǎo)為主，在接到工作任務(wù)之后立即著手開展工作，以保證工作效率，避免耽誤工作。尤其嚴(yán)禁工作中的互相推諉，可以靈活采用各種工作方式，但要在規(guī)則的限定范圍之內(nèi)。辦公室秘書中作為領(lǐng)導(dǎo)的“保密員”，在日常工作中要具備保密意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)所處理的工作，許多資料、文件、合同等，都是涉密材料，作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書難免需要幫助領(lǐng)導(dǎo)處理這些材料，在工作中，辦公室秘書就必須時(shí)刻警醒，樹立保密意識(shí)，對于不屬于自己工作范圍中的內(nèi)容不聽、不看、不說，嚴(yán)格避免機(jī)密的無意識(shí)泄露。

三、辦公室秘書的素質(zhì)要求

辦公室秘書是領(lǐng)導(dǎo)的重要下屬，作為行政部門的樞紐角色之一，辦公室秘書對于素質(zhì)與能力要求極高，需要辦公室秘書具備足夠的專業(yè)能力與知識(shí)儲(chǔ)備，以確保在面臨專業(yè)工作時(shí)能夠加以高效地處理與解決。同時(shí)，辦公室工作涉及龐雜，辦公室秘書是領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，需要具備綜合素質(zhì)與全面的工作能力，為領(lǐng)導(dǎo)的決策、管理、監(jiān)督、交際等活動(dòng)提供足夠的智力支持，承擔(dān)一部分的“智囊”的職能。辦公室秘書需要明確自身角色定位之間的差異，不斷強(qiáng)化自身的素質(zhì)提升，能夠在工作中熟練轉(zhuǎn)換自己的工作職能與角色定位，為領(lǐng)導(dǎo)工作的開展提供助力。

辦公室秘書需要承擔(dān)上傳下達(dá)與協(xié)調(diào)各方關(guān)系的重要職能，因此還必須具備管理能力、交際能力、協(xié)調(diào)能力，擁有一定的社會(huì)學(xué)與心理學(xué)專業(yè)知識(shí)，對于行業(yè)現(xiàn)狀、法律法規(guī)、競品信息、市場信息、客戶需求等都有一定的了解，以便于為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供信息支撐。如果是科研單位的辦公室秘書，還需要具備足夠的專業(yè)知識(shí)，包括技術(shù)原理、工藝流程、技術(shù)缺陷、科研問題、市場發(fā)展、國外研究、前沿理論、技術(shù)走向等方面的信息加以了解，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供幫助。

辦公室秘書需要具備一定的創(chuàng)新能力與創(chuàng)新意識(shí)，能夠在日常的工作與生活中多多觀察、多多學(xué)習(xí)、多多吸收與多多總結(jié)，具備足夠的問題應(yīng)對與解決能力，能夠從客觀、公正的角度看待問題，并敢于嘗試，在不斷的工作與實(shí)踐當(dāng)中提高自己的工作能力與應(yīng)變能力[2]。

四、結(jié)語

辦公室工作中，辦公室秘書是其中極為重要的角色，會(huì)起到聯(lián)系內(nèi)外、上傳下達(dá)、機(jī)要保密等工作，在角色理論下，辦公室秘書要明確自己的角色認(rèn)知與角色定位，并且基于自身所扮演的角色不斷豐富自身的專業(yè)能力與工作素質(zhì)，在日常生活與實(shí)踐中通過觀察、學(xué)習(xí)、練習(xí)與嘗試來不斷強(qiáng)化自身的角色建設(shè)，做好辦公室秘書這一重要工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]許擁旺，陳維澤.角色理論視角下高校辦公室秘書的能力提升[J].求知導(dǎo)刊，2015 （3）：108-108.

[2]古麗米拉·艾尼.高校辦公室秘書的角色意識(shí)及實(shí)踐策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015 （12）.