黃英 眭建軍

摘要：隨著時代的發(fā)展，我們已經(jīng)進入了信息網(wǎng)絡化高速發(fā)展的時期，各行各業(yè)都已經(jīng)與網(wǎng)絡接軌。但目前，我國幾乎各級檔案部門作為信息資源的集中地仍然停留在傳統(tǒng)人工操作的模式層面，這一點在基層檔案管理上體現(xiàn)得尤為明顯。許多單位對檔案管理工作不重視，甚至某些領導認為檔案工作可有可無，更有一些企業(yè)只是把檔案部門作為擺設罷了。檔案工作手段落后，工作中漏洞頻出，這些弊端已經(jīng)不能滿足信息時代對檔案工作的要求?；谝陨显?，本文旨在探究企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新管理方法。

關鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；信息化

1、引言

檔案是一種信息的記錄，是指機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來的具有一定價值的的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。

檔案管理工作的主要內(nèi)容是用科學的方法去收集、整理、利用、鑒定、統(tǒng)計和編研檔案。而檔案管理工作涉及的領域非常廣，包括普通的人事、醫(yī)療、教育、科研以及其他領域的檔案等，這涉及到我國經(jīng)濟文化發(fā)展的各個方面，是一項非常龐大而復雜的工作，不光需要有專門的檔案管理人才，更需要有先進的創(chuàng)新理念。

2、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式經(jīng)歷的幾個階段

2.1集中管理模式

集中管理模式是企業(yè)所設立的檔案管理部門和檔案人員對本企業(yè)的檔案資料實行集中統(tǒng)一管理的模式。其優(yōu)勢與不足表現(xiàn)為：

（1）集中管理模式的優(yōu)勢

集中管理模式的優(yōu)點是可以保證企業(yè)檔案的整體性和安全性，便于檔案管理人員管理，有利于企業(yè)檔案工作的全方面建設，有利于檔案管理部門與其他部門的配合協(xié)調(diào)工作，讓檔案管理更易于融入企業(yè)文化。檔案人員在收集、整理檔案的過程中能夠及時發(fā)現(xiàn)缺失檔案的問題，最大限度地保證檔案的完整性，發(fā)揮集中統(tǒng)一管理的作用。

（2）集中管理模式的不足

集中管理模式模式比較單一，效率偏低，消耗了過多的人力物力。尤其在大中型企業(yè)中，它的弊端更為明顯。企業(yè)需要員工檔案時，不能快速高效地獲取信息，以至于很多時候延誤了商機。在信息化高速發(fā)展的今天很難適應時代的發(fā)展與要求，導致很多時候檔案信息滯后，不能及時完成企業(yè)的任務和目標，大大降低了企業(yè)的經(jīng)濟效益。

2.2分散管理模式

分散管理模式是企業(yè)沒有為檔案專門設立一個管理部門，也沒有專門的檔案管理人員，檔案分散在企業(yè)各個職能部門或個人手中的一種檔案管理模式。其優(yōu)勢與不足表現(xiàn)為：

（1）分散管理模式的優(yōu)勢

分散管理模式，能夠明確劃分企業(yè)職責，部門和個人查找利用檔案資料方便快捷，便于小范圍管理。這樣既節(jié)約了人力物力，又減小了企業(yè)空間的壓力。這種方法充分發(fā)揮了企業(yè)員工的積極性，每位員工都要為自己的檔案負責任，這樣既分工明確，又充分利用了各種資源。

（2）分散管理模式的不足

企業(yè)對自身的檔案管理無法控制，對企業(yè)自身檔案的整體性了解不夠透徹，沒有形成集中的管理制度，領導難以對企業(yè)檔案狀況有一個整體的了解，這樣就難以發(fā)揮檔案管理的最大優(yōu)勢和作用。

2.3分布管理模式

分布管理模式是指企業(yè)的檔案資料由檔案部門和業(yè)務職能部門分別保管的管理模式。其優(yōu)勢與不足表現(xiàn)為：

（1）分布管理模式的優(yōu)勢

分布管理模式的優(yōu)勢主要表現(xiàn)在管理上高效、便捷。具體體現(xiàn)在：一是檔案部門和其他職能部門都可以保管檔案，所以在移交檔案資料時可以更加快捷，減少時間，減少各部門之間的扯皮。二是檔案部門和各職能部門在保管檔案資料方面能夠有一個統(tǒng)一的、標準化的流程和制度，這樣既避免了工作的重復與分歧，又大大提高了工作效率。三是各職能部門之間可以相互監(jiān)督，相互交流經(jīng)驗，讓檔案管理工作平穩(wěn)順利的進行。在實踐中總結經(jīng)驗，在經(jīng)驗中提升企業(yè)產(chǎn)生檔案資料的質(zhì)量。

（2）分布管理模式的不足

分布管理模式的不足之處在于，第一，對于如何劃分檔案管理部門和其他職能部門的優(yōu)先管理權問題難以區(qū)分，會產(chǎn)生權責不清的情況。檔案管理部門常常無法發(fā)揮主動權，這樣也降低了工作效率。第二，會使許多企業(yè)逐漸忽視了檔案管理部門，因為分布管理模式下檔案部門的作用和權利都被削弱了，不利于檔案管理部門檔案業(yè)務的快速發(fā)展。也無法使企業(yè)迅速地找到檔案管理的優(yōu)勢所在。

3、檔案創(chuàng)新管理的必要性

（1）提高科學化管理水平是時代發(fā)展的需求

提高檔案管理水平，其內(nèi)涵就是以科學理論指導實踐，以科學的制度保障檔案管理的質(zhì)量。隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作的地位和作用不容小覷，它已經(jīng)與各行各業(yè)有著千絲萬縷的聯(lián)系，與我們的日常生活密不可分。其管理水平的高低將直接影響企業(yè)決策的制定，同時也關系著人民群眾的切身利益。檔案管理需要向著科學化，細致化的方向發(fā)展。這也是提高企業(yè)效率的必經(jīng)之路。

（2）提高檔案管理科學化水平是提升國家文化實力的需要

當今時代，文化越來越成為國家文明與高速發(fā)展的重要標志，同時也成為綜合國力競爭的重要因素之一。檔案是一個民族整體性、歷史性的傳承，是寶貴的精神文化財富。在推動社會文明與發(fā)展的過程中具有獨特的優(yōu)勢和作用。檔案具有原始記錄的最真實的本質(zhì)屬性，能夠真實客觀地再現(xiàn)一段歷史時期社會發(fā)展的原貌，與其他信息來源相比較，檔案更具有可靠性和說服力。而且，檔案內(nèi)容涵蓋社會、經(jīng)濟、文化、制度等方方面面，是民族文化的“線索”，是推進文化創(chuàng)新的最好素材和堅實基礎。與此同時，檔案對于豐富企業(yè)文化，提升企業(yè)的文化底蘊，擴展文化區(qū)域空間同樣具有重要的意義。當前國際國內(nèi)競爭日益激烈，誰占據(jù)了文化的制高點誰就有可能在未來的發(fā)展中占據(jù)先機。作為國家文化實力建設的重要組成部分，只有不斷提高檔案管理的科學化水平，才能使檔案的文化價值得到充分發(fā)揮，更好地為企業(yè)和國家服務，以期達到事半功倍的效果。

（3）提高檔案管理科學化水平是順應信息化時代發(fā)展的趨勢

現(xiàn)在，我國互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅速，越來越多的產(chǎn)業(yè)已經(jīng)與網(wǎng)絡密不可分。現(xiàn)代科學信息技術的迅速發(fā)展和廣泛運用，極大地豐富了檔案管理的載體、途徑和樣式。這種趨勢給檔案管理工作帶來了前所未有的機遇。系統(tǒng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化已成為檔案管理的重要發(fā)展趨勢。同時，隨著信息技術的發(fā)展，人們對檔案信息的多元化需求也日益增長。國家政策的實施賦予了公眾更多的檔案知情權，同時也要求檔案管理工作者具有更多的責任感。檔案管理工作必須站在時代的前沿，把握人民和企業(yè)需求的新變化，努力提高科學文化水平，使其更好地為企業(yè)為社會為國家服務。

（4）提高檔案管理科學化水平是推動企業(yè)快速發(fā)展的需要

經(jīng)過長期地努力，我國企業(yè)檔案管理工作日益完善，從單打獨斗到群力群策，在一定程度上有了長足的發(fā)展和進步。但是仍有一些問題亟待解決。一是檔案管理人員需要有專業(yè)化的知識和技能。許多檔案管理人員思想陳舊落后不敢放開手腳，他們年齡偏大，信息技術和網(wǎng)絡技能的掌握都相對缺乏和落后。所以企業(yè)要高度重視檔案管理人員的發(fā)展，鼓勵年輕人加入到檔案管理的工作中來。三是檔案管理制度不盡完善。檔案管理的標準化、制度化體系還沒有真正建立起來。有時還會存在檔案遺失，管理不規(guī)范的問題。以上種種原因，讓我們感到了時代的壓力，檔案管理工作的科學化創(chuàng)新刻不容緩。

4、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新的探究

（1）檔案管理模式的重要性

一個企業(yè)若想立于不敗之地，嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，有條不紊的工作流程是必不可少的環(huán)節(jié)。試想一個企業(yè)如果對自己的員工，各部門情況都不能了如執(zhí)掌的話，又何談發(fā)展與創(chuàng)新呢？我國現(xiàn)階段與發(fā)達國家還有一定的差距，檔案管理可以給我們提供歷史依據(jù)，讓我們總結前人的經(jīng)驗，客觀準確的分析當前企業(yè)的弊端與優(yōu)勢。檔案工作看似簡單輕松，實際上它更需要有恒心有鉆研精神的專業(yè)人員，特別是像我們這一類的科研單位，檔案工作更是馬虎不得。我們既要有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度又要有勇于進取的創(chuàng)新精神。

（2）思想觀念的創(chuàng)新

思想不改變就很難從根本上解決問題。多年來我國沿用了傳統(tǒng)的檔案管理方法，不僅耗費人力物力，而且效率頗低。很多企業(yè)的檔案依舊是紙質(zhì)成冊，占用了大量的空間。檔案查閱整理起來更是繁冗拖拉。若要改變檔案管理方法要先從改變觀念開始。把傳統(tǒng)的管理方法向信息網(wǎng)絡化方向轉(zhuǎn)變。

（3）信息化網(wǎng)絡化是提高檔案工作效率的關鍵

信息化時代的到來，給我國檔案工作既帶來了前所未有的發(fā)展機遇，又對我們提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。時代迫切要求我們用信息技術開展檔案工作，以提高檔案工作的效率和質(zhì)量，從而帶動企業(yè)健康有序地發(fā)展。檔案工作者不僅要有良好的心態(tài)，要守得住復雜枯燥的工作，還要掌握如何使用計算機和檔案數(shù)字化管理軟件處理檔案信息。檔案工作者還應該學會利用網(wǎng)絡進行檔案信息的應用開發(fā)，最好還能根據(jù)工作實際獨立開發(fā)檔案網(wǎng)絡信息資源，在管理方面實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡管理，做到檔案信息資源共享。資源共享的同時又能準確快速的選取出企業(yè)所需的資料。這種信息化手段易于保存，省去了大量的空間和人力，處理起來方便快捷。

（4）管理創(chuàng)新是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的重要手段

檔案工作的創(chuàng)新需要加強理論學習，研習借鑒國內(nèi)外先進的檔案管理辦法，結合本企業(yè)的實際情況加以實踐。理論指導實踐的過程中必然會遇到阻力和未知情況，這時候我們要盡可能的充分利用國內(nèi)外多方合作交流的的機會，和同行業(yè)或跨行業(yè)的企業(yè)合作，努力尋求適合本企業(yè)發(fā)展的檔案管理辦法。

檔案工作創(chuàng)新要采用“走出去”的策略，閉門造車永遠不能把企業(yè)管理好。因為有了網(wǎng)絡，世界變得越來越小，我們要充分利用網(wǎng)絡資源，吸納國內(nèi)外企業(yè)檔案管理信息的相關知識。建構檔案信息庫，利用“海量”存貯等高新技術，以滿足本企業(yè)全方位利用需求，實現(xiàn)信息和知識共享。

5、檔案管理工作的前景與展望

檔案管理工作作為一項長期的歷史任務，企業(yè)管理部門應該具有長期的計劃和長遠的戰(zhàn)略眼光。創(chuàng)新源于生活，創(chuàng)新源于對本職工作的熱愛，創(chuàng)新更是源于我們對企業(yè)文化的一種責任感。新時代企業(yè)檔案工作主題是：不忘初心，牢記使命，傳承開疆擴土新建家園的激情與夢想、留存原始詳盡珍貴準確的信息與數(shù)據(jù)，不僅做檔案的保管者，更要做檔案知識的掌握者，從檔案中學習積累，在檔案知識中分享傳遞，在檔案創(chuàng)新中發(fā)明應用，為實現(xiàn)新時代信息化檔案服務堅定前行。因此，檔案管理工作的發(fā)展指日可待，只是我們?nèi)沃囟肋h。

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作者簡介：

黃英，中國航空工業(yè)空氣動力研究院信息管理處檔案資料室主任，研究方向為檔案管理；眭建軍，中國航空工業(yè)空氣動力研究院信息管理處檔案資料室，碩士研究生，研究方向為檔案管理。