于海

摘要：疾控中心的檔案管理工作承擔(dān)著管理疫情的重要作用。疾控中心的各項工作都離不開檔案管理工作的有效支持。在進(jìn)行防控措施制定、疫情監(jiān)測以及疾病信息管理的過程中，都需要檔案管理工作提供有效的信息支持，只有這樣才能實現(xiàn)對相關(guān)疫情的有效管理。同時疾控中心的檔案管理工作還可以為我國的衛(wèi)生事業(yè)提供一定的信息支持，為我國衛(wèi)生事業(yè)起到一定促進(jìn)作用。但是實際管理工作中可以發(fā)現(xiàn)，還存在很多因素制約疾控中心檔案管理工作的管理水平，致使其自身的管理職能無法有效發(fā)揮，對疾控中心的日常工作帶來一定影響。

關(guān)鍵詞：疾控中心；電子檔案；規(guī)范管理

疾控中心檔案管理工作，除了針對疫情信息以及防治措施進(jìn)行有效管理之外，還可以為社會公眾提供疾病預(yù)防的相關(guān)知識，進(jìn)而提升群眾的自我防護(hù)能力，降低疾病的感染幾率，保證我國衛(wèi)生事業(yè)的健康發(fā)展。鑒于檔案管理工作在疾控中心中所發(fā)揮的重要作用，我們有必要加強對檔案管理工作的深入研究。對于以往檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析之后，探討相應(yīng)的解決對策，使得檔案管理工作的自身職能得到有效發(fā)揮。

一、加強對檔案管理重要性的認(rèn)識

為了保證疾控中心檔案管理工作的有效開展，在進(jìn)行實際管理工作時，需要落實責(zé)任機制，將具體的管理責(zé)任分發(fā)到小組或者個人，實現(xiàn)責(zé)任制管理。這對管理人員的自身責(zé)任和管理職能的發(fā)揮具有積極作用，可以有效提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量；近些年，信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得疾控中心檔案管理工作也實現(xiàn)了信息化管理。信息化技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用不僅提升了檔案管理的效率，還對檔案的利用率起到積極作用。但是實際管理工作中可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理的安全問題成為制約檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵因素，為此，需要加大對檔案管理工作的投入，提升檔案管理工作的信息技術(shù)水平，進(jìn)而保障檔案管理工作的安全高效開展。

二、疾控中心檔案管理工作中存在的問題

1、電子檔案缺乏規(guī)范化管理

我國在進(jìn)入大數(shù)據(jù)發(fā)展時代之后，檔案管理工作就面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，大量的數(shù)據(jù)信息和管理內(nèi)容為相應(yīng)的檔案管理人員帶來較大的管理壓力。要想保證檔案管理工作的有效開展，就必須投入大量的人力與財力，這種發(fā)展模式下，必定會對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益帶來嚴(yán)重影響。鑒于以上問題，需要引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)來提升檔案管理的工作效率和管理水平，信息技術(shù)因具備較強的數(shù)據(jù)分析能力被成功應(yīng)用到檔案管理工作中，將紙質(zhì)檔案全面轉(zhuǎn)換為電子檔案，這樣不僅提升了檔案管理的效率，還能有效避免由于人工操作失誤所帶來的檔案信息管理不善問題。

但是由于技術(shù)水平限制，檔案管理工作還沒有實現(xiàn)規(guī)范化管理，致使在管理的過程中存在很多問題，對檔案管理工作的效率帶來嚴(yán)重影響。其中表現(xiàn)最為突出的就是沒有建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，沒有實現(xiàn)自動歸檔功能，各個部門在進(jìn)行信息收入的過程中，還需要采取手工錄入的方式。這對檔案管理工作的效率將帶來不同程度的影響。除此之外，還沒有形成良好的檔案管理制度，在錄入檔案信息之后沒有做好相應(yīng)的備份工作，這對檔案管理的安全性將帶來一定影響。

2、電子檔案開發(fā)利用程度較低

檔案管理的最終目的是為了實現(xiàn)檔案的利用，為了實現(xiàn)更廣范圍內(nèi)的資源共享。疾控中心檔案室藏豐富檔案信息資源，具有極高的參考價值和社會價值。但現(xiàn)階段疾控中心檔案室仍停留在“上門查檔”的被動查檔階段，提供較為簡單的檔案復(fù)制、查閱等檔案服務(wù)。而對于電子檔案的檢索服務(wù)，也僅限于以文件題名、形成者、年代、案卷號等為關(guān)鍵詞的檔案目錄檢索。另外，檔案的編研水平也較低，僅有少量的編研成果。因此，疾控中心日常工作中形成的大量業(yè)務(wù)檔案在一定程度上并未實現(xiàn)其所具有的價值。

三、對疾控中心檔案管理問題的對策建議

1、加強對電子檔案的規(guī)范化管理

隨著疾控中心數(shù)字化建設(shè)水平的不斷提升，電子檔案的日益增多，實現(xiàn)對電子檔案的規(guī)范化管理勢在必行。疾控中心在應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，要不斷實現(xiàn)與疾控中心各科室業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的有效銜接，實現(xiàn)從“源頭上”對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的有效管理，而且各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案要可實現(xiàn)自動歸檔，以減少人工錄入成本以及信息錯誤。同時，疾控中心檔案室也應(yīng)按照國家檔案局發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》進(jìn)一步規(guī)范電子文件的歸檔流程、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)中心電子檔案的統(tǒng)一歸檔，實現(xiàn)各科室業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對接。而對于“存量”部分的紙質(zhì)檔案，疾控中心還應(yīng)不斷實施數(shù)字化建設(shè)。對于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，其中重要的一點就是要不斷加強硬件設(shè)備的建設(shè)，配齊掃描設(shè)備、存儲設(shè)備、計算機設(shè)備等。其次，檔案室人員要熟練應(yīng)用檔案信息化的加工設(shè)備，提高數(shù)字化加工水平。另外，在此基礎(chǔ)上也可選擇“外包”的形式，選擇第三方責(zé)任公司進(jìn)行中心檔案的數(shù)字化加工。

對于疾控中心電子檔案備份程度低的問題，疾控中心要建立電子文件安全保障體系。首先，在本地備份的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)異地備份，以避免突出事件所引起的不可挽回的損失。其次，實現(xiàn)對電子檔案的分級管理，設(shè)置不同的管理權(quán)限，以實現(xiàn)資源的利用安全。再次，要加強對電子檔案的安全加密，防止黑客入侵；另外，對于上網(wǎng)的電子檔案信息要進(jìn)行嚴(yán)格的審核，以防止重要信息外泄。

2、提升電子檔案的開發(fā)利用水平

疾控中心檔案室針對電子檔案開發(fā)利用程度較低的問題，一方面要以中心資源為依托，以歷年疾病預(yù)防控制數(shù)據(jù)為分析對象，從業(yè)務(wù)檔案入手，開展編研工作。對此，中心檔案工作人員不僅要掌握一定的檔案編研專業(yè)知識，還要全面了解中心的各項業(yè)務(wù)工作，積極爭取與各業(yè)務(wù)部門合作，共同完成對中心各項年度業(yè)務(wù)知識的匯編；另一方面，要選擇多樣化的電子檔案利用方式，對內(nèi)以中心局域網(wǎng)為依托，在電子檔案目錄檢索的基礎(chǔ)上實現(xiàn)更高程度上的全文檢索，以及對電子檔案全文的下載、打印、傳輸、共享；對外可選擇以網(wǎng)站的形式，面向公眾提供一定的疾病預(yù)防知識。

四、提高檔案的利用率

疾控中心檔案包括豐富的資料，為維護(hù)和研究疫情、流行病學(xué)、公共衛(wèi)生安全等提供重要的依據(jù)，具有重要的社會價值以及教學(xué)和科研價值。疾控檔案管理部門應(yīng)當(dāng)注重對疾控檔案資料的開發(fā)利用，例如聯(lián)系宣傳部門將疾控檔案作為公共衛(wèi)生宣傳資料；聯(lián)合學(xué)校為學(xué)校衛(wèi)生教育提供教學(xué)資料等。疾控中心檔案的利用率提高，會提升檔案的地位和工作重要性，為今后檔案的進(jìn)一步發(fā)展打下基礎(chǔ)。

結(jié)語：

疾控中心檔案不僅是預(yù)測疫情、制定防控策略、實施公共衛(wèi)生監(jiān)測、研究預(yù)防醫(yī)學(xué)的重要參考，同時也是我國公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要資源。隨著疾控中心檔案數(shù)字化建設(shè)的不斷提升，電子檔案管理問題不斷顯現(xiàn)。針對疾控中心電子檔案管理存在的規(guī)范化問題、開發(fā)利用問題，疾控中心檔案室應(yīng)當(dāng)不斷加強對電子檔案的規(guī)范化管理以及提高電子檔案的開發(fā)利用水平。

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