楊曉杰

摘要：促使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化與最優(yōu)化的目標(biāo)就是檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)質(zhì)。管理思想手段現(xiàn)代化、管理方法、管理人員以及社會(huì)環(huán)境現(xiàn)代化等都在檔案管理現(xiàn)代化的涵蓋范圍之內(nèi)，也就是說在實(shí)際針對(duì)檔案管理檔案進(jìn)行管理工作的過程當(dāng)中我們必須充分考慮上述因素。在檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化目標(biāo)的基礎(chǔ)之上其服務(wù)功能可得到最大限度的發(fā)揮，同時(shí)這也是提升其服務(wù)水平的重要手段。本文主要針對(duì)檔案管理工作現(xiàn)代化以及檔案服務(wù)水平的提升進(jìn)行探究，這可幫助檔案管理工作實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展總目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；檔案服務(wù)水平

在信息技術(shù)不斷發(fā)展與應(yīng)用的過程當(dāng)中檔案載體、記錄方法、管理方法等都發(fā)生一定程度的變化，這對(duì)檔案管理工作提出全新的要求與挑戰(zhàn)，現(xiàn)階段檔案管理部門面對(duì)的主要工作就是如何借助必要的手段促使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化以及最優(yōu)化的目標(biāo)。規(guī)范化、科學(xué)化、法制化以及高效化是檔案管理工作未來發(fā)展的主要趨勢(shì)與方向。為在真正意義上促使檔案管理工作現(xiàn)代化服務(wù)水平得以提升我們必須提高對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，并借助必要的措施與手段對(duì)其進(jìn)行不斷完善與優(yōu)化。

一、更新觀念，強(qiáng)化檔案管理思想的現(xiàn)代化

改變傳統(tǒng)觀念是信息時(shí)代做好檔案管理工作的基礎(chǔ)與前提，主要是在樹立現(xiàn)代化意識(shí)的基礎(chǔ)之上將科學(xué)精神作為主要依據(jù)促，使檔案工作實(shí)現(xiàn)向現(xiàn)代化方向邁進(jìn)。綜合性較強(qiáng)是檔案管理工作的明顯特征，從本質(zhì)上來說該項(xiàng)工作是一項(xiàng)社會(huì)科學(xué)，其自身理論以及發(fā)展規(guī)律都帶有一定的特殊性。

檔案管理人員在工作過程當(dāng)中必須針對(duì)自身的觀念進(jìn)行不斷更新，并在充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)之上促使其作用與價(jià)值得到最大限度的發(fā)揮。在管理過程中我們也要不斷樹立質(zhì)量以及創(chuàng)新意識(shí)，尤其是在實(shí)際操作過程中對(duì)質(zhì)嚴(yán)格抓好質(zhì)量管理工作與各個(gè)環(huán)節(jié)。促使其職能從管理型逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型，并將服務(wù)觀點(diǎn)作為主要依據(jù)幫助服務(wù)工作得到不斷的改進(jìn)。

二、組織機(jī)構(gòu)的現(xiàn)代化

檔案管理可作為主要工具促使其機(jī)構(gòu)管理功能得到發(fā)揮，并完成一系列的管理目標(biāo)。在衡量檔案管理機(jī)構(gòu)是否合理的過程當(dāng)中我們可將機(jī)構(gòu)發(fā)揮作為主要依據(jù)，人力、物力、財(cái)力的最優(yōu)化是檔案組織機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)高效化的重要基礎(chǔ)，人員以及財(cái)務(wù)流通過程必須實(shí)現(xiàn)對(duì)暢通性的保障，并在建立健全信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)之上及時(shí)準(zhǔn)確傳遞各類信息。

三、加大資金投入，充分利用現(xiàn)代化管理設(shè)備及技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化

隨著檔案管理現(xiàn)代化的不斷深入和發(fā)展，各級(jí)檔案部門要在檔案管理軟件和硬件建設(shè)上舍得下本錢，充分使用現(xiàn)代化的管理手段進(jìn)行檔案收集、整理、保存和利用，不斷提高檔案管理工作的科學(xué)化、自動(dòng)化水平。

廣泛采用電腦、光盤、縮微照相等手段輔助管理和開發(fā)，逐步實(shí)現(xiàn)文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件儲(chǔ)存數(shù)字化、文件管理動(dòng)態(tài)化的管理方式，提高檔案信息收集、開發(fā)、傳遞的速度和質(zhì)量。利用計(jì)算機(jī)管理軟件，解決檔案卷內(nèi)目錄，案卷目錄和全引目錄的自動(dòng)檢索問題。隨著電子檔案數(shù)量的增多，要加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和完善，建立一個(gè)開放、多元、多角度的檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以實(shí)現(xiàn)資源共享，滿足用戶的不同需求。

檔案人員可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息采集與核對(duì)。各單位可隨時(shí)將本單位形成的重要電子文件通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到檔案部門，或直接將數(shù)據(jù)信息向檔案部門數(shù)據(jù)庫(kù)錄入。檔案部門也可以定期到各單位、各部門的專門文件夾中采集歸檔資料，工作起來既方便又省力。

檔案管理現(xiàn)代化的體現(xiàn)，主要是運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方法進(jìn)行管理。俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓”，具體到檔案工作也是如此，建立健全規(guī)章制度，是檔案管理方法現(xiàn)代化的一個(gè)重要部分。

四、管理人員的現(xiàn)代化

在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案人員的素質(zhì)格外重要。檔案人員的素質(zhì)狀況，決定著服務(wù)水平和檔案利用者的滿意程度，影響著質(zhì)量和效率。檔案工作人員要積極主動(dòng)地服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)工作的需要，努力提高檔案專業(yè)水平，適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要，調(diào)整優(yōu)化自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)完善的現(xiàn)代化知識(shí)結(jié)構(gòu)體系。

計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，要求檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，而且要加強(qiáng)外語(yǔ)以及計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代化設(shè)備綜合應(yīng)用能力的學(xué)習(xí)，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)。

如計(jì)算機(jī)操作，數(shù)據(jù)錄入，網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能，不僅要有檔案管理的意識(shí)，而且更要具備開發(fā)檔案信息資源，使檔案轉(zhuǎn)化為社會(huì)物質(zhì)和精神財(cái)富，服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)的能力。因此，要提高檔案工作人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的計(jì)算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化，必須加快掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)人才的培養(yǎng)。

五、現(xiàn)代化檔案管理者應(yīng)具備的基本素質(zhì)

1.堅(jiān)定的政治素質(zhì)

檔案人員必須有明確的政治信念和政治方向，要熱愛祖國(guó)，熱愛社會(huì)主義，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則。立場(chǎng)堅(jiān)定，旗幟鮮明，必須有為檔案事業(yè)忠誠(chéng)獻(xiàn)身的精神，有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。甘愿將個(gè)人的畢生精力獻(xiàn)給檔案事業(yè)。

2.優(yōu)良的思想品質(zhì)

要干一行愛一行，能全身心地投入到本職工作中。能忠于職守，嚴(yán)守秘密，無(wú)私無(wú)畏地維護(hù)黨和國(guó)家的歷史真實(shí)。

3.扎實(shí)的工作作風(fēng)

工作中要做到積極主動(dòng)，熱情周到，把能為利用者解決問題看成是工作中的最大樂趣。

4.廣博的科學(xué)知識(shí)

作為一個(gè)稱職的檔案人員，既要學(xué)習(xí)本專業(yè)知識(shí)，又要學(xué)習(xí)有關(guān)的科學(xué)文化知識(shí)，有較為廣泛的知識(shí)涉獵和較高的文化水平。

5.過硬的技術(shù)本領(lǐng)

面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)，檔案人員必須很好地學(xué)習(xí)掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，成為業(yè)務(wù)精通的行家里手。、

其實(shí)，“前端控制”并非電子文件時(shí)代的產(chǎn)物，在紙質(zhì)檔案環(huán)境中就已經(jīng)出現(xiàn)了。如，“紙質(zhì)文件的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)”就是在文件未產(chǎn)生之前去控制文件載體的大小規(guī)格。而在電子文件環(huán)境中采用“前端控制”，對(duì)電子文件的管理具有至關(guān)重要的指導(dǎo)意義和新的內(nèi)涵。

從系統(tǒng)論的觀點(diǎn)出發(fā)，對(duì)電子文件的管理進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，使之在運(yùn)行中高度有序化、規(guī)范化，是電子文件管理的最佳途徑。這一網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的“前瞻策略”使得系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段成為電子文件整個(gè)生命周期的三個(gè)階段中（系統(tǒng)設(shè)計(jì)、電子文件形成、電子文件保存）最為重要的環(huán)節(jié)。在這一環(huán)節(jié)中，文件工作和檔案工作的要求一同被嵌入到系統(tǒng)軟件中去。

今后只要電子文件一形成，電子文件的保管、歸檔、保護(hù)、檢索等一系列工作自動(dòng)完成。整個(gè)電子文件的周期自始自終處于高度有效調(diào)控中。這是電子文件管理高級(jí)階段，是電子政務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)者、電子文件的生成者和利用者、電子文件的管理者和檔案工作者共同盼望的目標(biāo)。

結(jié)語(yǔ)：

面對(duì)信息時(shí)代的沖擊，我們必須積極進(jìn)取，努力應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，使檔案管理工作現(xiàn)代化，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，更大范圍地為社會(huì)提供利用，更好地為公眾服務(wù)。由于新技術(shù)的應(yīng)用，使檔案載體形態(tài)、記錄方法、管理方法及開發(fā)利用等方面發(fā)生了很大變化，這就對(duì)檔案信息的管理和手段提出了更高的要求，因此，檔案管理現(xiàn)代化問題必須提上檔案部門的議事日程。

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