王英瑋 黃峰 金凡

《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T2-1992）（以下簡(jiǎn)稱T2）是國(guó)家檔案局制定的檔案行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)于1992年7月20日批準(zhǔn)通過(guò)，1992年10月20日開始實(shí)施。T2的實(shí)施對(duì)有效引導(dǎo)我國(guó)科研課題檔案的規(guī)范化管理，維護(hù)科研課題檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，起到了良好的作用。但是由于我國(guó)科學(xué)技術(shù)研究工作的發(fā)展，T2的某些內(nèi)容規(guī)定已顯落后且對(duì)目前科研課題檔案的規(guī)范管理的適用性亟待加強(qiáng)。

一、T2的內(nèi)容構(gòu)成及存在的主要問題T2共分七章及兩個(gè)附錄，包括“主題內(nèi)容與適用范圍”“引用標(biāo)準(zhǔn)”“術(shù)語(yǔ)”“科研課題文件的管理”“科研課題檔案的管理”“科研課題檔案的鑒定與銷毀”“科研課題檔案的統(tǒng)計(jì)與開發(fā)利用”。兩個(gè)附錄是“附錄A：科研課題文件歸檔范圍”“附錄B：科研課題檔案管理幾種常用表格”。

對(duì)照目前的檔案行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)的編制要求，T2需要完善之處包括：

（一）體例規(guī)范性需要加強(qiáng)

較為規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)文件體例框架通常應(yīng)包括：目錄—前言（要說(shuō)明制訂標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)遵循的規(guī)則、提出與歸口管理單位、起草單位、主要起草人、版次）—引言（說(shuō)明制發(fā)標(biāo)準(zhǔn)的目的和主要目標(biāo)）—標(biāo)準(zhǔn)條文—附錄（需要說(shuō)明附錄的性質(zhì)，包括規(guī)范性附錄和資料性附錄）—參考文獻(xiàn)。所以，修訂T2時(shí)應(yīng)增加“目錄”“前言”“引言”“參考文獻(xiàn)”等方面的內(nèi)容，對(duì)于“附錄”應(yīng)說(shuō)明其性質(zhì)。

推薦標(biāo)準(zhǔn)的附錄是檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的組成部分，與標(biāo)準(zhǔn)條文具有同等效力，是標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的一種表示形式。因?yàn)樵跈n案工作標(biāo)準(zhǔn)中有些內(nèi)容較集中，所占篇幅較大或因某些內(nèi)容，篇幅雖不大，但所述的內(nèi)容連貫性較差，所以為使標(biāo)準(zhǔn)的整體結(jié)構(gòu)平衡并保持標(biāo)準(zhǔn)整體結(jié)構(gòu)的連貫性，可以將這部分內(nèi)容摘出，以附錄形式附在正文之后。標(biāo)準(zhǔn)中的附錄分為規(guī)范性附錄和資料性附錄兩種。標(biāo)準(zhǔn)附錄的性質(zhì)由提及附錄的條文來(lái)確定。規(guī)范性附錄是需要遵守的標(biāo)準(zhǔn)條款的組成部分，屬于標(biāo)準(zhǔn)的主體；而資料性附錄則是有助于標(biāo)準(zhǔn)的理解和使用的附加要素，可以參照?qǐng)?zhí)行。

（二）引用標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)效性需要加強(qiáng)

T2的規(guī)范性引用文件缺乏必要的說(shuō)明，完備度也需要加強(qiáng)。引用文件包括兩種類型，其一是注明日期和版本的引用文件，其二是不注明日期的引用文件。前者僅適用于所制定的標(biāo)準(zhǔn)文件，后者則是指只有最新版本才適用的標(biāo)準(zhǔn)文件。T2目前版本所列的引用文件只有兩個(gè)，即GB 3792·5《檔案著錄規(guī)則》和GB/T 11822《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，均未注明日期?！稒n案著錄規(guī)則》（GB 3792·5-85）的首發(fā)版本是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局1985年批準(zhǔn)頒行的，屬于國(guó)家推薦標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)規(guī)范檔案著錄活動(dòng)，建立檔案目錄中心起到了重要作用。1999年修訂后的《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）以檔案行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)的方式重新發(fā)布實(shí)施，規(guī)定了單份或一組文件、一個(gè)或一組案卷的著錄項(xiàng)目、著錄格式、標(biāo)識(shí)符號(hào)、著錄用文字、著錄信息源及著錄項(xiàng)目細(xì)則。隨著我國(guó)檔案資源結(jié)構(gòu)的變化，檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)已逐步被相應(yīng)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)取代。元數(shù)據(jù)是與電子文件的制作形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理、儲(chǔ)存、檢索、傳輸和利用有關(guān)的數(shù)據(jù)。ISO15489將元數(shù)據(jù)定義為：“是描述文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過(guò)程的數(shù)據(jù)”?？梢?，檔案著錄的條目?jī)?nèi)容可以完全被元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)中的“實(shí)體”涵蓋?！犊茖W(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822）于1989年10月25日首次發(fā)布，2000年12月11日第一次修訂，2008年第二次修訂，2008年11月13日發(fā)布，2009年5月1日實(shí)施。其中增加了科研類“成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)”方面的內(nèi)容規(guī)定。

（三）引用標(biāo)準(zhǔn)的適用性不足

隨著科研課題檔案的結(jié)構(gòu)變化，越來(lái)越多的電子文件和電子檔案已成為其有機(jī)組成部分，該標(biāo)準(zhǔn)的適用性已經(jīng)顯得不足。就目前該標(biāo)準(zhǔn)所列的引用標(biāo)準(zhǔn)文件而言，《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）所采集的具有檢索價(jià)值的信息主要來(lái)自科研課題檔案的內(nèi)容和形式特征，并不包括文件和檔案的產(chǎn)生背景、內(nèi)容結(jié)構(gòu)、管理歷史等方面的數(shù)據(jù)，所以在修訂該標(biāo)準(zhǔn)時(shí)引用相關(guān)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)就變得更加必要。鑒于我國(guó)目前已陸續(xù)制定和發(fā)布了《核電電子文件元數(shù)據(jù)》（EJ/T1224-2008）、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）、《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T187-2012）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54-2014）、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T63—2017），以及正在試點(diǎn)使用的《電子文件通用元數(shù)據(jù)規(guī)范》等一系列元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，T2標(biāo)準(zhǔn)的“規(guī)范性引用文件”中應(yīng)有所體現(xiàn)。

二、T2內(nèi)容的修訂建議

（一）術(shù)語(yǔ)及定義的修訂建議

T2中共規(guī)定了三個(gè)術(shù)語(yǔ)的定義，即“科研課題”“科研課題文件”和“科研課題檔案”。科研課題，又稱科研項(xiàng)目，是指開展自然科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨(dú)特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)；此類活動(dòng)不僅有明確的研究目標(biāo)或目的，而且要求應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依科學(xué)規(guī)范予以完成。科研課題或項(xiàng)目包括國(guó)家各級(jí)政府成立基金支撐的縱向科研課題（項(xiàng)目）、來(lái)自于企事業(yè)單位的橫向科研合作開發(fā)課題（項(xiàng)目）和單位自籌科研課題（項(xiàng)目）。鑒于該術(shù)語(yǔ)的設(shè)立目的是為了明確科研課題文件和課題檔案的形成領(lǐng)域，所以建議將“科研課題”的術(shù)語(yǔ)概念命名改為“科研項(xiàng)目”。這樣更有助于說(shuō)明科研課題文件和檔案的來(lái)源特征，及其“按課題成套”的本質(zhì)屬性。T2對(duì)“科研課題”的術(shù)語(yǔ)定義為：“科研課題是具有相對(duì)獨(dú)立目標(biāo)和內(nèi)容的具體研究對(duì)象，是組織科學(xué)技術(shù)研究的單元。”該術(shù)語(yǔ)定義僅說(shuō)明了“科研課題”的對(duì)象特征，并沒有說(shuō)明其他相關(guān)的活動(dòng)特征和概念的外延特征。建議修訂為：科研項(xiàng)目是指圍繞明確的研究目標(biāo)（目的），按科學(xué)規(guī)范開展的一系列創(chuàng)新性、開發(fā)性的探索活動(dòng)，包括縱向科研項(xiàng)目、橫向合作開發(fā)項(xiàng)目和自籌科研項(xiàng)目等。

T2對(duì)“科研課題文件”的術(shù)語(yǔ)定義是“是在科研課題研究活動(dòng)中形成的文字、圖樣、聲像等不同形式和載體的記錄”。該定義沒有揭示“科研課題文件”的術(shù)語(yǔ)概念的價(jià)值特征。建議將“科研課題文件”的術(shù)語(yǔ)命名改為“科研項(xiàng)目文件”，并將其定義修訂為：科研項(xiàng)目文件是在科研項(xiàng)目的規(guī)劃、立項(xiàng)、實(shí)施、評(píng)估、驗(yàn)收等全過(guò)程中直接形成的，具有憑證和參考價(jià)值的數(shù)據(jù)和信息的各種形式的歷史記錄。

T2對(duì)“科研課題檔案”的術(shù)語(yǔ)定義是“指具有保存價(jià)值的歸檔的科研課題文件”。該術(shù)語(yǔ)定義忽視了“文件”和“檔案”概念之間的整體與部分關(guān)系，用“科研課題文件”作為“科研課題檔案”的屬概念。這在邏輯上存在著明顯錯(cuò)誤，即用一個(gè)事物的局部概念來(lái)定義它的整體概念。例如，我們不能用“原子”作為“分子”的屬概念，而應(yīng)用比“分子”概念更大的“粒子”概念來(lái)定義。實(shí)質(zhì)上，“科研課題文件”僅是一個(gè)個(gè)體性的、局部性的概念，它是構(gòu)成“課題課題檔案”這一整體概念的要素而已。而“科研課題檔案”則是一個(gè)有機(jī)整體概念，是由一定數(shù)量的有價(jià)值的課題文件構(gòu)成的文件體系或集合。在科研項(xiàng)目文件由個(gè)體存在狀態(tài)向集合體狀態(tài)運(yùn)動(dòng)的過(guò)程中，其形成者和檔案部門、信息部門、檔案人員需要利用各種相關(guān)的管理工具（如信息系統(tǒng)工具）進(jìn)行擷取、分類、整理、鑒定、元數(shù)據(jù)采集、保存、移交、接收等一系列管控活動(dòng)，而這些活動(dòng)并不是“歸檔”活動(dòng)能夠全部涵蓋的，所以在定義中沒有必要單獨(dú)強(qiáng)調(diào)“歸檔”這種特定活動(dòng)?！氨４鎯r(jià)值”概念的使用通常與“鑒定活動(dòng)”相關(guān)，文件通過(guò)鑒定后，凡是對(duì)今后的科研活動(dòng)具有一定憑證價(jià)值和信息價(jià)值的，均具有相應(yīng)的“保存價(jià)值”。因此，建議將“科研課題檔案”概念修訂為“科研項(xiàng)目檔案”，并將其術(shù)語(yǔ)定義為：科研項(xiàng)目檔案是指圍繞特定科研項(xiàng)目形成的有價(jià)值的項(xiàng)目文件集合。

（二）科研項(xiàng)目文件的管理內(nèi)容及修訂建議

T2的第4章對(duì)“科研課題文件的管理”，按科技文件管理的業(yè)務(wù)“環(huán)節(jié)”，從科研課題文件的“形成、積累”“整理”“鑒定”“歸檔”四個(gè)方面提出了建設(shè)性要求。對(duì)“科研課題文件的形成、積累”，T2明確了“科技管理部門”“課題組”“課題負(fù)責(zé)人或文件管理人員”所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任要求。其中體現(xiàn)了我國(guó)科研檔案管理的成功經(jīng)驗(yàn)，尤其是“三同時(shí)”（即在制定和下達(dá)科研計(jì)劃的同時(shí)，下達(dá)建檔計(jì)劃；在檢查科研計(jì)劃的同時(shí)，檢查建檔計(jì)劃；在鑒定、驗(yàn)收科研成果的同時(shí)，審查驗(yàn)收科技檔案）的思想得到了一定體現(xiàn)。T2的4.1.1規(guī)定“科技管理部門在下達(dá)科研計(jì)劃（含橫向委托合同課題）時(shí)，同時(shí)向課題組下達(dá)建檔任務(wù)。檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)建檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)?！盩2對(duì)課題文件的形成主體責(zé)任及文件的制作質(zhì)量提出了明確要求，即“課題組成員要按照科研課題文件歸檔范圍形成課題文件。文件制作材料必須益于長(zhǎng)期保存?！睂?duì)課題文件的積累和歸檔主體——課題負(fù)責(zé)人或文件管理人員的責(zé)任也進(jìn)行了明確規(guī)定，要求其“按歸檔要求負(fù)責(zé)本課題文件的積累和歸檔”“調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)做好科研課題文件的清理移交工作”。如果在修訂時(shí)，能夠根據(jù)科研項(xiàng)目的階段性特點(diǎn)和文件形成的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，進(jìn)一步明確各階段文件的形成、積累和歸檔責(zé)任，會(huì)更有助于保證“三同時(shí)”“三納入”“四參加”等科技檔案管理制度在科研項(xiàng)目文件管理中的具體實(shí)施和落地。

T2對(duì)“科研課題文件的整理”要求，目前的規(guī)定只能滿足紙質(zhì)文件的整理要求，而電子科研課題文件的整理卻是空白。應(yīng)根據(jù)我國(guó)制發(fā)的電子文件的整理標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合科研項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)予以明確。

T2的“4·3科研課題文件或案卷的鑒定”的章題不夠簡(jiǎn)練，建議修訂為“科研項(xiàng)目文件的鑒定”。它所體現(xiàn)的思想目前看依然較為合理，將鑒定的內(nèi)容范圍劃分為：在歸檔前對(duì)科研課題整體價(jià)值的鑒定及文件完整性、準(zhǔn)確性的審查和劃定密級(jí)、保管期限。但對(duì)“保管期限”的“永久、長(zhǎng)期和短期”規(guī)定應(yīng)修訂為永久和定期為好。T2中“檔案部門配合課題組對(duì)科研課題文件歸檔的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查”的要求是合理的，因?yàn)樽盍私饪蒲形募欠裢暾蜏?zhǔn)確的并不是檔案部門和檔案人員，而是課題組成員或有關(guān)專家。T2中“文件或案卷的密級(jí)和保管期限是以整個(gè)課題為主，結(jié)合文件或案卷在課題中的重要程度劃定其密級(jí)和保管期限”的規(guī)定，可修訂為：科技項(xiàng)目文件的密級(jí)和保管期限劃分應(yīng)以整個(gè)項(xiàng)目的涉密等級(jí)與保存價(jià)值鑒定為基礎(chǔ)，結(jié)合文件在項(xiàng)目中的重要程度具體劃定其密級(jí)和保管期限。

T2的4·4“科研課題文件的歸檔”可修訂為“科研項(xiàng)目文件的歸檔”?？蒲许?xiàng)目文件的歸檔范圍（附錄A），應(yīng)注明為“規(guī)范性附錄”。T2對(duì)項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間目前的規(guī)定是：“研究周期長(zhǎng)的課題按階段歸檔；研究周期短的課題在任務(wù)結(jié)束時(shí)一次歸檔”。這種規(guī)定屬于定性的模糊性規(guī)定，應(yīng)調(diào)整為：研究周期短（2年內(nèi)完成）的課題在任務(wù)結(jié)束時(shí)一次歸檔，研究周期在3年以上的科研項(xiàng)目文件要分階段歸檔，以保證項(xiàng)目文件的完整、準(zhǔn)確、安全、有效。T2對(duì)“科研課題文件的歸檔要求”較為詳細(xì)，如“幾個(gè)單位協(xié)作的科研課題”的文件歸檔，主持單位保存該課題的整套檔案，協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的原件外，將復(fù)制件送交主持單位保存，并在協(xié)議中明確科研課題文件的歸檔和歸屬；“獲得負(fù)成果或因故中斷的科研課題的文件亦應(yīng)歸檔。”T2對(duì)“科研課題文件的歸檔要保證其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)”的要求，建議修訂為：科研項(xiàng)目文件的歸檔要保證其完整、準(zhǔn)確、安全、有效。T2要求“科研課題文件一般歸檔原件，重要的和日后使用頻繁的應(yīng)酌情增加份數(shù)”?？紤]到科研文件的“單軌制”和“雙軌制”的不同要求，建議改為：科研項(xiàng)目文件一般以其形成時(shí)的記錄形態(tài)歸檔，即電子文件以電子或縮微文件的形式歸檔；紙質(zhì)文件則應(yīng)以紙張或縮微文件形式歸檔，但可以利用數(shù)字化工具，制作多套數(shù)字化文件副本保存。

T2對(duì)“科研課題文件的歸檔手續(xù)”提出了明確的要求，其內(nèi)容包括：課題負(fù)責(zé)人填寫“科研課題文件歸檔說(shuō)明書”，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查后，向檔案部門辦理歸檔手續(xù)；檔案部門驗(yàn)收合格后，課題負(fù)責(zé)人和檔案管理人員在“科研課題文件歸檔移交單”上簽字，并各執(zhí)一份；課題負(fù)責(zé)人向科技管理部門報(bào)告課題文件歸檔情況，科技管理部門收到“科研課題文件歸檔說(shuō)明書”后，決定課題結(jié)束。這些規(guī)范性要求的實(shí)施，將有助于保證科研項(xiàng)目文件歸檔工作的順利進(jìn)行。

（三）科研項(xiàng)目檔案的管理內(nèi)容及修訂建議

T2的第5章“科研課題檔案的管理”對(duì)“科研課題檔案”的整理、編目，保管，補(bǔ)充、修改等提出了符合紙質(zhì)檔案管理要求的規(guī)范內(nèi)容。對(duì)檔案的整理要求是“按學(xué)科、專業(yè)進(jìn)行分類，排列”，目前看來(lái)不夠全面。建議修訂為：要按項(xiàng)目的性質(zhì)、專業(yè)、階段進(jìn)行分類，編制科研項(xiàng)目檔案分類方案（大綱），指導(dǎo)科技項(xiàng)目檔案的歸類和排序工作。T2對(duì)檔案的“編目”要求包括：“編制檔號(hào)”“編制案卷總目錄，根據(jù)實(shí)際需要著錄、標(biāo)引”“編制各種檢索目錄”等。這些要求不夠明確，顆粒度較粗。建議修訂時(shí)要將“檔號(hào)”的編制形制和具體的編碼要求予以明確，并對(duì)系統(tǒng)環(huán)境下如何編制科研項(xiàng)目文件歸檔目錄，建立科研項(xiàng)目檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文庫(kù)、專題庫(kù)等方面的要求或應(yīng)參考的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)予以明確。

T2對(duì)“科研課題檔案的保管”的要求是：“技術(shù)秘密的科研課題檔案要特殊保管”“及時(shí)修復(fù)破損、變質(zhì)的科研課題檔案”。這兩項(xiàng)要求也較為籠統(tǒng)、不明確。建議修訂時(shí)可具體提出科研項(xiàng)目的保管要求，如“八防”措施要求、涉密檔案的管理要求及破損檔案的搶救、修復(fù)要求等。

T2對(duì)“科研課題檔案的補(bǔ)充、修改”的要求是：“科研課題負(fù)責(zé)人或文件管理人員完成本課題檔案的補(bǔ)充工作。補(bǔ)充內(nèi)容包括獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用階段產(chǎn)生的文件?！薄胺脖仨毿薷牡目蒲姓n題檔案，由原課題負(fù)責(zé)人填寫修改申報(bào)單，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行修改?！薄皺n案部門對(duì)補(bǔ)充歸檔的文件進(jìn)行整理編目?！苯ㄗh將最后一項(xiàng)要求修訂為：原課題負(fù)責(zé)人或課題組成員在檔案部門指導(dǎo)下，對(duì)補(bǔ)充歸檔的文件進(jìn)行整理編目。以體現(xiàn)“誰(shuí)形成、誰(shuí)整理、誰(shuí)歸檔”的管理思想。

（四）科研項(xiàng)目檔案的鑒定與銷毀的內(nèi)容及修改建議

T2的第6章，對(duì)“科研課題檔案的鑒定與銷毀”的鑒定工作組織形式、鑒定內(nèi)容、鑒定時(shí)間及鑒定、銷毀手續(xù)等提出了推薦性建議。目前來(lái)看，其內(nèi)容基本上還是合理的。但也存在一些需要改進(jìn)和加強(qiáng)之處。

值得肯定的是：

第一，T2對(duì)科研課題檔案的鑒定組織要求較為合理。首先，T2明確了該項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任主體是“單位主管科研工作的負(fù)責(zé)人或總工程師”。檔案鑒定最忌諱的是讓一個(gè)不懂業(yè)務(wù)的行政領(lǐng)導(dǎo)來(lái)主持這項(xiàng)工作。如有的單位成立所謂的“鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，領(lǐng)導(dǎo)人員很多，但都不管事，影響鑒定工作的效率。其次，T2明確了科研課題檔案鑒定工作的組織形式，即“由科技管理人員、科技人員、檔案人員和保密人員組成的鑒定小組進(jìn)行”。這種人員構(gòu)成較為有利于開展檔案的鑒定活動(dòng)。

第二，T2對(duì)“科研課題檔案鑒定內(nèi)容”作了概括性說(shuō)明，即“對(duì)已到保管期限的科研課題檔案決定存毀；對(duì)需要調(diào)整密級(jí)的科研課題檔案重新確定密級(jí)?！边@其中包括期滿檔案的價(jià)值鑒定和檔案保密鑒定兩項(xiàng)內(nèi)容。

第三，T2對(duì)“科研課題檔案鑒定時(shí)間”的要求是：“對(duì)館（室）藏的科研課題檔案每3-5年集中鑒定一次，必要時(shí)可以提前或推后。”這種要求區(qū)分了常規(guī)情況和特殊情況，較為合理。

第四，T2對(duì)“科研課題檔案鑒定、銷毀手續(xù)”的要求是：“鑒定小組填寫‘科研課題檔案鑒定表，寫出鑒定工作報(bào)告，編制檔案銷毀清冊(cè)一式兩份，報(bào)送單位主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，銷毀時(shí)指派兩人監(jiān)銷”?；旧峡梢詽M足檔案管理的安全性要求。

這一章需要改進(jìn)和加強(qiáng)之處是：

第一，簡(jiǎn)化。章題的設(shè)計(jì)可以簡(jiǎn)化為“檔案鑒定”。“銷毀”只是檔案鑒定的一種處置方式而已，沒有必要單獨(dú)拿出來(lái)強(qiáng)調(diào)?！?·1科研課題檔案鑒定工作的組織”可簡(jiǎn)化為“6·1鑒定組織”，“6·2科研課題檔案鑒定內(nèi)容”可簡(jiǎn)化為“6·2鑒定內(nèi)容”，“6·3科研課題檔案鑒定時(shí)間”可簡(jiǎn)化為“6·3鑒定時(shí)間”，“6·4科研課題檔案鑒定、銷毀手續(xù)”可簡(jiǎn)化為“6·3鑒定手續(xù)”。

第二，細(xì)化。對(duì)科研課題檔案的鑒定時(shí)間，什么情況下“可以提前或推后”進(jìn)行，要做出更為明確的說(shuō)明。如在單位被撤銷、改制時(shí)，鑒定工作應(yīng)提前進(jìn)行；在發(fā)生重大自然和人為災(zāi)害時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行；在鑒定工作量較大時(shí)，可提前進(jìn)行；在發(fā)生丟失、盜竊案件時(shí)，可提前進(jìn)行等。對(duì)檔案的處置方式，不應(yīng)局限在“銷毀”上，而應(yīng)對(duì)定期鑒定或期滿鑒定后所進(jìn)行的“后處理工作”，進(jìn)行細(xì)化規(guī)定。如延長(zhǎng)保管期限、縮短保管期限、延長(zhǎng)保密時(shí)限、縮短保密時(shí)限，以及銷毀方法（包括電子檔案載體）等，都應(yīng)作進(jìn)一步明確。

第三，增加。鑒于越來(lái)越多的科研課題（項(xiàng)目）檔案的存在形態(tài)是電子檔案，T2最好單列一章，對(duì)其進(jìn)行明確規(guī)定。

（五）科研項(xiàng)目檔案的統(tǒng)計(jì)與開發(fā)利用的內(nèi)容及修改建議

T2的第7章，對(duì)“科研課題檔案的統(tǒng)計(jì)與開發(fā)利用”僅提出了非常原則和籠統(tǒng)的要求，即“科研課題檔案的統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行?！边@種要求實(shí)際上等于虛設(shè)，沒有任何指導(dǎo)和引導(dǎo)作用。建議修訂時(shí)，應(yīng)著力加強(qiáng)。具體修改建議是：首先，應(yīng)將第7章改為“保管與統(tǒng)計(jì)”，重點(diǎn)說(shuō)明科研項(xiàng)目檔案的保管要求和主要技術(shù)指標(biāo)，如果需要參考或遵從其他標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)具體列出這些標(biāo)準(zhǔn)文件的名稱和標(biāo)準(zhǔn)代碼。其次，應(yīng)增加“提供利用和開發(fā)服務(wù)”一章，著重說(shuō)明科研項(xiàng)目檔案的提供利用的要求、方式和方法，說(shuō)明科研項(xiàng)目檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)、信息開發(fā)的方式、方法及參照標(biāo)準(zhǔn)等。

（六）附錄的修改意見

T2的附錄目前包括“附錄A”和“附錄B”。修訂時(shí)，應(yīng)將附錄A定義為“規(guī)范性附錄”，并將其題名改為“科研項(xiàng)目文件歸檔范圍和檔案保管期限表”。并根據(jù)不同性質(zhì)的科研項(xiàng)目的特點(diǎn)，對(duì)目前的附錄A進(jìn)行細(xì)化處理。對(duì)某些已經(jīng)過(guò)時(shí)的“條款”進(jìn)行推敲，如“機(jī)讀文件”應(yīng)改為“電子文件”等。

T2的附錄中，應(yīng)增加一個(gè)“科研項(xiàng)目電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表”，并按照“批處理”和注重基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、記錄保存的思想，對(duì)科研項(xiàng)目電子文件和電子檔案的管理提供科學(xué)有效的指導(dǎo)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]國(guó)家檔案局.GB/T 1-1992科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范.北京：國(guó)家檔案局，1992.

[3]國(guó)家檔案局辦公室.印發(fā)《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》的通知（檔辦發(fā)〔2015〕4號(hào)）.北京，國(guó)家檔案局辦公室，2015.

[4]國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局.GB/T15237.1-2000術(shù)語(yǔ)工作詞匯第1部分：理論與應(yīng)用.北京：國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局，2000.