程平　紀薇

【摘 要】 應收管理一直是財務共享服務的核心業(yè)務，雖然近年來財務共享服務應收流程管理的優(yōu)化有目共睹，但依舊存在過多人工操作造成的時效長、成本高、錯誤不可控等問題。以A集團財務共享中心應收管理為對象，在闡述A集團財務共享中心應收管理現(xiàn)狀及其存在的客戶管理偏重事后評價、發(fā)票開具人工成本高與收賬核對時效長等問題的基礎上，引入RPA機器人流程自動化技術，對客戶信用評價、發(fā)票自動開具與收款自動對賬等方面進行流程優(yōu)化與改進，期望研究能夠為財務共享中心應收管理自動化技術應用提供借鑒與參考。

【關鍵詞】 RPA； 財務共享中心； 應收流程； 流程優(yōu)化

【中圖分類號】 F232；C932 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2018）15-0153-05

一、引言

當前，依托先進的信息技術，財務共享服務模式不斷提升企業(yè)財務管理能力，從多方面提供質(zhì)量管理及決策支持以強化財務人員的財務管理職能，但依舊存在管理流程繁瑣、人工成本過高的問題。云計算、電子發(fā)票與會計電子檔案的應用，大數(shù)據(jù)、云會計[ 1 ]及人工智能的發(fā)展，推動傳統(tǒng)財務向共享財務發(fā)展，也給財務共享服務的優(yōu)化管理帶來了機遇。2017年6月，全球四大會計師事務所應用智能化技術先后推出財務機器人財務流程自動化，實現(xiàn)了RPA（機器人流程自動化）在財會界的初次應用。RPA被業(yè)界譽為財務智能化的第一步，將RPA引入財務共享服務的核心應收賬款處理中，能盡可能地優(yōu)化當前流程，對企業(yè)應收流程的管理有至關重要的作用。

財務共享服務模式已被眾多企業(yè)采用，其優(yōu)化問題一直是開發(fā)者與使用者關注的焦點。何瑛等[ 2 ]指出財務共享服務是在對公司內(nèi)各流程精簡化和標準化的基礎上整合財務運作、再造管理流程的制度安排，針對其財務流程再造進行資金、業(yè)務的集中共享，體現(xiàn)了流程優(yōu)化對財務共享中心優(yōu)化的重要性。張瑞君等[ 3 ]以中興通訊十年的財務共享服務變革之路為例，探討財務共享服務流程再造過程，從組織、技術、流程、績效考評等維度進行了優(yōu)化分析。王志達[ 4 ]基于目前財務智能的發(fā)展，結(jié)合財務共享模式存在的問題，提出利用智能化技術來優(yōu)化財務共享模式的新思路，使財務共享模式對企業(yè)業(yè)財信息流的采集、整合與共享的屬性融合，改善企業(yè)跨部門信息流脫節(jié)的現(xiàn)狀。

綜上所述，現(xiàn)有研究就財務共享中的流程優(yōu)化多針對業(yè)務方面的改進，鮮有基于RPA技術對應收管理流程自動化的優(yōu)化研究。企業(yè)應收管理的流程可靠RPA外掛做集成和自動化優(yōu)化，在不改變企業(yè)原有流程的基礎上對各個系統(tǒng)進行整合連接，實現(xiàn)系統(tǒng)的深度集成與自動化。鑒于此，本文分析了A集團當前財務共享中心應收管理的現(xiàn)狀及存在問題，并基于RPA技術提出了對財務共享中心應收管理的優(yōu)化與改進建議。

二、A集團財務共享中心應收管理現(xiàn)狀與問題分析

（一）A集團財務共享中心應收賬款現(xiàn)狀

A集團創(chuàng)建于1950年，原屬交通部直屬四大航務工程建設一級施工企業(yè)。2006年，集團成為世界500強企業(yè)中國交通建設股份有限公司的全資子公司，集設計、施工、資本運作于一體，以路橋、港航、鐵路、城市軌道交通、市政工程施工為主業(yè)，是一家多元化經(jīng)營的大型工程建設企業(yè)。A集團于2008年開始財務共享中心建設，與浪潮合作并采用浪潮財務共享服務應用，全面整合企業(yè)的業(yè)務流、資金流、核算流，實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部財務流程的標準化、規(guī)范化，進一步實現(xiàn)了信息化建設，有效地提高了企業(yè)的營業(yè)額并節(jié)約了單位成本。歷經(jīng)十年的財務共享服務探索，A集團財務共享建設已處于行業(yè)前端，建立了完整的組織框架、健全的工作機制和具體的內(nèi)部控制實施方案，取得的經(jīng)驗和成績逐漸贏得業(yè)界的認可。

A集團建立的財務共享模式應收管理流程主要包括發(fā)票開具、應收入賬、債權確認、債權核銷、賬齡分析與檔案歸檔等環(huán)節(jié)。集團根據(jù)分子公司業(yè)務部提出的開票申請，首先出納崗人員需人工打開CRM系統(tǒng)從內(nèi)復制粘貼相關數(shù)據(jù)，后由初審崗對金額進行人工審核，審核無誤后交付出納崗開具發(fā)票并由總賬FSSC核算崗進行應收入賬。其次，在出納崗確認收款后，由初審崗對金額、單號等信息人工審核對賬，審核通過后進行債券核銷。最后，根據(jù)此次客戶的付款信息進行賬齡分析，總賬復核崗進行總結(jié)歸檔。A集團財務共享中心應收管理流程如圖1所示。

（二）A集團財務共享中心應收賬款問題分析

1.偏重事后評價，未建立客戶事前信用評估機制

控制收款風險是企業(yè)施行應收管理的一大重要目標，因此針對客戶的信用管理非常重要。目前A集團只存在“向下”信用管理，即對承包商、供貨商等下行對象的信用考核，并未對客戶施行“向上”的信用管理。其針對客戶的信息管理僅是收到款項并完成銷售發(fā)票與收款回單的審核后，由資金系統(tǒng)自動核銷客戶債權信息并根據(jù)各個公司會計政策的不同出具按年或按月的賬齡分析表實現(xiàn)檔案歸檔。這種僅事后分析沒有事前審查的管理方式缺乏對應收賬款收回風險的控制管理，容易造成呆賬或壞賬的發(fā)生。

2.跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法自動采集，交接數(shù)據(jù)需要人工操作

在A集團中，當用戶提出開票申請后公司的會計人員從CRM系統(tǒng)中的客戶驗工計量單、客戶轉(zhuǎn)賬通知單以及相關合同協(xié)議書中復制粘貼相關開票數(shù)據(jù)后交予初審部門進行審核，初審部門人工審核無誤后開具相應發(fā)票。這種通過人工移除、復制、粘貼、提取、合并的方式實現(xiàn)大量的數(shù)據(jù)從一個系統(tǒng)到另一個系統(tǒng)的跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移，不僅效率低下，而且在手工操作過程中容易造成數(shù)據(jù)遺漏，其信息不完整且不準確的潛在性以及操作中解決方案可能出現(xiàn)的分散現(xiàn)象都反映了這是一項低效率且存在誤差的作業(yè)活動。

3.未施行影像管理技術，信息采集需人工輸入

當客戶付款后，依據(jù)收款回單的不同形式有不同處理，出納人員依據(jù)收款詳細信息對其登賬，若有客戶采用轉(zhuǎn)賬或POS機等支付方式產(chǎn)生的電子回單，資金管理系統(tǒng)會自動登記收款；采用現(xiàn)金或承兌匯票等沒有電子回單的，則需要出納人員手工錄入信息。鑒于目前電子票據(jù)并未完全普及，大量繁瑣且低效率的紙質(zhì)回單錄入進一步造成了企業(yè)人工成本的增加、流程速度的降低與誤差的不可控。收款核銷是應收流程中的重要環(huán)節(jié)，對企業(yè)應收賬款的風險管控和客戶信用管理至關重要，企業(yè)若要準確控制最新的應收賬款風險，需要財務人員及時匹配銷售發(fā)票和收款記錄，并清理出未付款客戶。但我國企業(yè)尚未普及將發(fā)票編號等關鍵信息放入支付指令，加之大多企業(yè)長期習慣于合并付款，這增加了財務人員收款核銷的難度，也讓人們普遍認為此流程無法自動化，占用了大量人力成本。

由A集團財務共享中心的現(xiàn)狀不難看出，當前財務共享服務應收流程雖存在一些技術能令已有數(shù)據(jù)自動生成憑證，但對大量基礎性數(shù)據(jù)的錄入、轉(zhuǎn)移還需要人工操作，在耗費人力的同時還不能完全保障輸入數(shù)據(jù)的正確性。同時，由于各信息系統(tǒng)間的跨系統(tǒng)信息集成需要很長的建設周期，現(xiàn)階段企業(yè)主要手動解決，因此財務共享中心需要投入大量的人力來處理集中后各類跨系統(tǒng)、跨部門的繁重、枯燥且低價值的基礎工作，從而難以抽出更多人手從事如戰(zhàn)略決策、內(nèi)部控制等高附加值的工作。若能在數(shù)據(jù)輸入與信息匹配這些繁瑣卻有規(guī)則性的處理活動中有所改進，將在很大程度上推動應收流程管理的優(yōu)化。

三、基于RPA的財務共享中心應收流程優(yōu)化

目前已有眾多企業(yè)啟用財務共享中心，通過財務及人員的集中實現(xiàn)規(guī)模效應，統(tǒng)一業(yè)務流程，進而優(yōu)化企業(yè)財務處理。相較于傳統(tǒng)的線下財務處理方式，財務共享中心的啟用無疑極大地提高了企業(yè)的效率，但這些企業(yè)的財務共享中心仍然有提升空間。根據(jù)安永的最新統(tǒng)計結(jié)果，當前有企業(yè)已經(jīng)開始利用RPA技術自動化財務、稅務或者業(yè)務的一些流程，通過擴大對不同金融系統(tǒng)和軟件應用程序的整合大大減少手工操作時間。

RPA（Robotic Process Automation）是基于計算機編碼以及基于規(guī)則的軟件，通過執(zhí)行重復的基于規(guī)則的任務將手工活動進行自動化的一種技術。RPA業(yè)務對象涵蓋共享服務中心主管及業(yè)務流程外包合同的管理人員，這兩類對象擁有客戶系統(tǒng)眾多的共性，且系統(tǒng)深度集成與自動化程度低，可靠RPA外掛做集成和自動化，通過流程自動機器人和共享中心系統(tǒng)的相互協(xié)助，進一步提升共享中心的效率和準確性。同時，RPA技術也可以對企業(yè)原有系統(tǒng)之間存在的差異化問題進行協(xié)調(diào)優(yōu)化，實現(xiàn)系統(tǒng)之間的對接，幫助解決技術系統(tǒng)之外的溝通問題，使企業(yè)的財務流程處理更加透明與便捷。除RPA帶來的效率提升，其成本效益與施行可行性也非?？捎^?？紤]到RPA不需要存儲任何交易數(shù)據(jù)也不需要數(shù)據(jù)庫，相較于BPMN模型程序包，RPA方案不需要軟件接口配置的編程技能，僅僅通過拖動、刪除和連接圖標就可實現(xiàn)。

當前大多企業(yè)應收環(huán)節(jié)中的數(shù)據(jù)錄入都需要手動操作，存在一些長期被企業(yè)默認為人工處理的環(huán)節(jié)，如發(fā)票開具、票據(jù)識別與供應商數(shù)據(jù)處理等。而RPA技術能夠針對這些重復性大、認知需求低、多系統(tǒng)訪問及誤差不可控的規(guī)則性數(shù)據(jù)進行處理，其在業(yè)務流程自動化方面的優(yōu)勢突出且技術相對成熟，可以針對業(yè)務流程自動化實現(xiàn)短平快的開發(fā)和應用。同時，其侵入性低，不用改變原有的業(yè)務和技術架構，只需要將企業(yè)內(nèi)外部不同的系統(tǒng)連接起來，最終實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的目的。

針對財務共享中心應收管理的優(yōu)化，需先對其流程進行規(guī)范化、標準化處理，以便進一步利用RPA對可行性環(huán)節(jié)進行流程優(yōu)化。財務共享中心應收管理的優(yōu)化，需要創(chuàng)立一個應收共享方案，建立從客戶管理→開票→核銷→應收賬款管理的完整閉環(huán)，完整且規(guī)范化的流程可為RPA自動化處理建立基礎環(huán)境，并更有利于財務共享中心跨系統(tǒng)管理，實現(xiàn)在共享中心對關鍵控制點的集中管控。因此，必須就共享中心和本地財務、業(yè)務涉及的客戶管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、訂單到結(jié)算管理系統(tǒng)與應收管理系統(tǒng)的處理梳理清晰，如圖2所示?；贏集團現(xiàn)行應收管理流程與圖2所示的新閉合流程的RPA財務共享中心應收流程優(yōu)化研究如圖3所示。

（一）通過財務共享中心建立客戶信用體系，實時監(jiān)管收款風險

企業(yè)應收管理的目的之一是最大限度銷售產(chǎn)品，達到銷售額的最大化；其次是最大限度控制風險，將呆賬、壞賬控制在最低限度。若A集團針對客戶的經(jīng)營數(shù)據(jù)、賬齡還款數(shù)據(jù)、違法合規(guī)等信息建立客戶信用體系進行事前評價，則可對收款風險進行有效監(jiān)控。在RPA技術下，機器人通過后臺在CRM系統(tǒng)中獲得客戶信息并實現(xiàn)客戶的基礎數(shù)據(jù)管理，對客戶名稱、稅號、銀行賬號、開戶行等數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一化管理。在已建立的主數(shù)據(jù)基礎上，F(xiàn)SSC的CRM系統(tǒng)還能夠依據(jù)企業(yè)的賬期管理分解項目指標，依靠預先設置的關聯(lián)規(guī)則算法進行客戶評分的自動測算，若測算結(jié)果出現(xiàn)異常狀況，機器人會識別出客戶的異常信息，如負債比率過高、企業(yè)賬期過長、虛假業(yè)績數(shù)據(jù)等，隨后發(fā)出預警并自動將不符合的客戶篩選出來，謹慎選擇與此類客戶的合作。并以此根據(jù)每個客戶的債款償還能力進行分析，以便對每個客戶的付款期進行設置，實現(xiàn)自動和人工催收管理，最終達到企業(yè)應收管理的收款時效最優(yōu)化、壞賬風險可控化。具體如表1所示。

（二）跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動采集，實現(xiàn)自動開票

企業(yè)應收流程起源于業(yè)務部的合同簽訂，簽訂合同之前由財務共享中心的CRM系統(tǒng)（客戶關系管理）收集采購信息，并對前期已有客戶數(shù)據(jù)的信用管理中心進行賬齡分析和信用審核，決定是否接受訂單。CRM系統(tǒng)著重維護信息完整，針對客戶數(shù)據(jù)的新建、更新與注銷，售出商品數(shù)據(jù)的價格與折扣以及保存部分客戶對個別發(fā)票和結(jié)算的特殊要求（如合并付款、分開發(fā)票等）進行信息存儲與分析。RPA技術下機器人可在后臺同步更新并直接提取CRM系統(tǒng)信息，不再需要財務人員進入CRM系統(tǒng)手動提取。合同中含有訂單信息與客戶稅務信息等重要數(shù)據(jù)，當市場人員提供合同訂單后，系統(tǒng)開始通過影像掃描、識別的方法來記錄其中的關鍵信息，將合同信息數(shù)據(jù)化，通過計劃任務方式從SAP等ERP系統(tǒng)中導出待開票數(shù)據(jù)至平臺接口服務，實現(xiàn)跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)支持自動開票。在開票過程中，開票系統(tǒng)實現(xiàn)合并拆分功能，進行按銷售套開票、折扣處理、作廢、沖紅處理以及發(fā)票號碼回寫等基本開票項目；業(yè)務部對已有信息進行真實性確認，確認后將已生成的增值稅發(fā)票預覽傳送至初審崗系統(tǒng)以進行對賬審核；初審崗再次匹配CRM系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)中的相關數(shù)據(jù)進行對賬，對賬確認后交由領導審批、總賬崗復核，最終自動生成發(fā)票憑證。具體如表2所示。

（三）采用影像管理技術，智能采集、傳輸數(shù)據(jù)后自動對賬

影像管理系統(tǒng)通過控制不同的高速掃描儀對各種原始憑證、發(fā)票、報賬單、合同等會計資料進行影像掃描、圖像處理、條碼識別、發(fā)票O(jiān)CR識別等。當出納崗收到賬款后將收款回單交至FSSC初審崗位進行影像掃描，無論對方采取現(xiàn)金、匯款或支票等何種付款方式，其電子回單或紙質(zhì)回單都統(tǒng)一采用ORC掃描自動識別回單數(shù)據(jù)并將數(shù)據(jù)導入系統(tǒng)下沉至數(shù)據(jù)庫。初審掃描通過后自動匹配收款電子回單數(shù)據(jù)和前期的發(fā)票數(shù)據(jù)，機器人根據(jù)內(nèi)置邏輯判斷函數(shù)，自動匹配付款客戶名稱、付款客戶賬戶與已開發(fā)票、金額，若發(fā)生差異則會基于預先設定的各不一致情況的異常處理程序?qū)⒔Y(jié)果反饋給業(yè)務部門進行確認；如通過匹配則送至總賬核算崗進行憑證生成，最后發(fā)送至復核崗位生成憑證，實現(xiàn)自動核銷。具體如表3所示。

四、結(jié)語

本文基于RPA技術進行財務共享中心應收管理研究，引入當下財會界備受矚目的RPA技術對財務共享中心應收流程進行優(yōu)化。優(yōu)化過程在保留現(xiàn)行流程的情況下進行，通過后臺自動跨系統(tǒng)合作，最終達到降低施行成本、提升施行質(zhì)量并完善共享中心處理能力的目的。希望通過本文分析能夠?qū)瘓F企業(yè)進行財務共享服務模式下的應收賬款管理提供理論指導。

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