范琳

摘 要：近年來(lái)我國(guó)教育改革的步伐正在逐年加速，而信息化作為一種信息技術(shù)被高度廣泛應(yīng)用，那么信息化的檔案管理便成為了現(xiàn)階段中學(xué)生學(xué)籍檔案工作中不可或缺的關(guān)鍵問(wèn)題。中學(xué)生在校期間的學(xué)籍檔案憑證有著非常重要的作用，在中學(xué)階段學(xué)生的入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、升學(xué)、出國(guó)、考試、學(xué)生評(píng)價(jià)等多方面都發(fā)揮著極為重要的作用，如何管理和利用好信息化的學(xué)籍檔案便成為學(xué)校管理的基礎(chǔ)和首要任務(wù)。怎樣更好的依托《全國(guó)中小學(xué)學(xué)籍信息管理系統(tǒng)》管理好學(xué)校的學(xué)籍檔案工作？如何利用學(xué)籍檔案信息化更方便、快捷的服務(wù)于師生、家長(zhǎng)？下面我將對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的信息化、服務(wù)能力等若干問(wèn)題，簡(jiǎn)單的陳述自己的觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；中學(xué)生；學(xué)籍檔案；管理人員素質(zhì)

1 全省學(xué)籍檔案信息化的統(tǒng)一管理是必要的、科學(xué)化的創(chuàng)新

近年來(lái)我國(guó)教育改革的步伐加速，信息化的檔案管理成為現(xiàn)階段中學(xué)生學(xué)籍檔案的重要組成部分，中學(xué)生學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校期間的憑證，在學(xué)生的入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、升學(xué)、出國(guó)、考試等多方面發(fā)揮著重要的作用。教育部《中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》和《山西省中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法實(shí)施細(xì)則（試行）》實(shí)施以來(lái)，特別是全國(guó)中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)建設(shè)成并運(yùn)行后，我校依托《全國(guó)中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)》，嚴(yán)格執(zhí)行省教育廳的相關(guān)規(guī)定，在學(xué)校的常規(guī)學(xué)籍檔案管理中起到督促與推進(jìn)信息化的作用。推行全省統(tǒng)一的中學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理，是完成學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，如何落實(shí)好學(xué)籍檔案管理工作的服務(wù)性、科學(xué)性、高效性務(wù)必施行統(tǒng)一的信息化管理，唯有如此才能在效率、便捷、準(zhǔn)確方面完成質(zhì)的提升和改變。

百年名校太原五中經(jīng)歷了110多年的風(fēng)雨征程，是一所有著光榮歷史和文化底蘊(yùn)的學(xué)校，作為山西第一位共產(chǎn)黨員的高君宇和老一輩無(wú)產(chǎn)階級(jí)革命家彭真等，都是從這里走向革命的起點(diǎn)，參加革命活動(dòng)，中共山西省第一個(gè)黨小組、第一個(gè)黨支部都從這里誕生和壯大，為后來(lái)山西的革命事業(yè)打下了穩(wěn)固的基礎(chǔ)。這些歷史風(fēng)云人物的檔案和事跡都保存完好的陳列在學(xué)校的展覽館內(nèi)，每年新生入校第一課的思想教育都會(huì)在五中的展覽廳進(jìn)行。由此可見(jiàn)，無(wú)論什么時(shí)代學(xué)生在校期間的檔案是珍貴而有歷史意義的。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的加速發(fā)展，現(xiàn)在太原五中學(xué)生學(xué)籍檔案的日常管理工作成為了學(xué)校工作的一個(gè)關(guān)鍵組成部分。然而舊體制中的檔案管理存著很多的問(wèn)題，比如檔案工作整理需要大量的人力和物力、保存時(shí)間周期特別長(zhǎng)、翻閱查找所需檔案特別繁瑣的特征。

學(xué)生學(xué)籍檔案作為在學(xué)校學(xué)習(xí)的重要憑證和依據(jù)，包括學(xué)生本人的學(xué)籍卡、各學(xué)期的成績(jī)單、思想品德考核表、體檢卡、體育合格證、畢業(yè)生登記表等等，這些重要的個(gè)人檔案不是以學(xué)生的個(gè)體為單位立卷，而是以班級(jí)或者年級(jí)為單位裝訂成冊(cè)交檔案室保存，因此在查找某一位學(xué)生在校時(shí)期的各種信息就相當(dāng)不容易了。如今按照省教育廳中學(xué)生電子學(xué)籍注冊(cè)的有關(guān)規(guī)定，只要新生入校后，就會(huì)為每一位學(xué)生建立編號(hào)共14位的全省統(tǒng)一學(xué)籍號(hào)，并將其詳細(xì)的信息錄入統(tǒng)一管理的數(shù)據(jù)庫(kù)，錄入完畢核對(duì)后將當(dāng)年新生注冊(cè)的數(shù)據(jù)報(bào)送省教育廳基礎(chǔ)教育處審核并備案。我校的學(xué)籍檔案嚴(yán)格采用省教育廳統(tǒng)一的錄入格式，并建立健全與我校學(xué)籍檔案及學(xué)籍管理相關(guān)的制度和辦法，學(xué)籍的信息檔案應(yīng)永久保存。在不久的將來(lái)網(wǎng)絡(luò)信息化工作啟動(dòng)后，學(xué)校以及教育行政主管部門只要輸入學(xué)生14位學(xué)籍號(hào)就能夠快速準(zhǔn)確的查詢和檢索所有學(xué)生的學(xué)籍檔案信息。家長(zhǎng)和學(xué)生本人也能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)上查詢到學(xué)生初中階段的各類學(xué)籍方面的相關(guān)信息。

學(xué)籍檔案信息化統(tǒng)一管理是檔案能被更好的利用和體現(xiàn)價(jià)值的必然趨勢(shì)。學(xué)籍檔案信息化的利用率正在不斷提高，特別是我校這類省級(jí)示范高中、省文明單位、著名大學(xué)的優(yōu)秀生生源基地，唯有將紙質(zhì)學(xué)籍檔案信息化，才能突破傳統(tǒng)檔案管理的禁錮，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案統(tǒng)一應(yīng)用價(jià)值的最大化。現(xiàn)階段我省統(tǒng)一管理檔案信息化打破了傳統(tǒng)管理的形式，為進(jìn)一步利用好檔案資源提供了健全的體系和必要的條件，確實(shí)是一次十分必要和科學(xué)的改進(jìn)。

2 實(shí)行電子學(xué)籍檔案的審核功能和健全管理制度

2.1 審核功能

多年前，學(xué)生的學(xué)籍信息都是紙制的，經(jīng)過(guò)學(xué)生本人或教師人工手寫(xiě)制成，難免出現(xiàn)錯(cuò)誤。實(shí)行電子學(xué)籍檔案的審核功能是學(xué)校信息化管理的平臺(tái)，學(xué)生只要登錄到學(xué)校這個(gè)平臺(tái)上輸入自己的個(gè)人信息和密碼，就可以校對(duì)本人信息正確與否，既能保證學(xué)生自己的信息不外泄，又能減少教師的審核工作。實(shí)行電子學(xué)籍檔案的審核功能，是鞏固學(xué)校學(xué)籍檔案管理信息化的關(guān)鍵渠道。

中學(xué)生在學(xué)校期間的信息隨著家庭、戶籍或各種因素的變動(dòng)而變化，那么學(xué)生的學(xué)籍信息也應(yīng)及時(shí)做到相應(yīng)的修改。我在學(xué)校負(fù)責(zé)初中的學(xué)籍檔案管理工作，為了能夠及時(shí)掌握學(xué)校學(xué)生信息的變動(dòng)情況，建議初中各班實(shí)行月報(bào)制度，由班主任負(fù)責(zé)每月的月末匯總變動(dòng)學(xué)生的信息并報(bào)送，我把各班報(bào)送的信息匯總后，在學(xué)籍系統(tǒng)中及時(shí)修改學(xué)生的信息并重新審核，審核后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新。例如：初中學(xué)習(xí)階段有出國(guó)的同學(xué)，一系列手續(xù)辦理完成后，必須在學(xué)籍系統(tǒng)中點(diǎn)擊出國(guó)，那么出國(guó)的學(xué)生在中考報(bào)名、綜合素質(zhì)評(píng)定、中考成績(jī)等一系列的工作就與之無(wú)關(guān)了。月報(bào)制度的實(shí)行既做到自己對(duì)每一位學(xué)生學(xué)籍檔案信息和內(nèi)容心中有數(shù)，又方便了學(xué)校對(duì)每個(gè)學(xué)生信息的掌握和查閱的快捷。

2.2 健全管理制度

由于學(xué)生的學(xué)籍內(nèi)容包含著個(gè)人隱私的信息，不能外泄，這就要求學(xué)校健全檔案管理的相關(guān)保密制度，并且要嚴(yán)格依法實(shí)施。例如，學(xué)生參加實(shí)踐活動(dòng)時(shí)需要在學(xué)校管理學(xué)籍的部門開(kāi)具在校證明，由專人負(fù)責(zé)，并嚴(yán)格信息的保密制度；還有學(xué)生辦理病休、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、出國(guó)等手續(xù)時(shí)，家長(zhǎng)或?qū)W生應(yīng)按上級(jí)部門的文件精神和學(xué)校的具體要求及正常程序來(lái)辦理相關(guān)手續(xù)，由專人負(fù)責(zé)，并嚴(yán)格信息的保密制度。只有學(xué)校從實(shí)際出發(fā)建立健全信息化管理制度，才能夠保障學(xué)生學(xué)籍信息內(nèi)容的安全性；才能夠確保學(xué)校學(xué)籍管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；才能夠真正從信息化管理中得到實(shí)惠。

3 學(xué)校學(xué)籍管理人員素質(zhì)的提升，開(kāi)啟校園信息化管理的新模式

我們要牢固樹(shù)立全心全意為師生服務(wù)的宗旨，誠(chéng)心誠(chéng)意為師生服務(wù)的情懷，努力維護(hù)好師生根本利益是學(xué)校服務(wù)的基本要求。檔案管理人員服務(wù)水平與信息化建設(shè)是密不可分的，信息化建設(shè)與檔案服務(wù)能力提升有著必然的聯(lián)系。通過(guò)對(duì)學(xué)校學(xué)籍管理信息化的不斷推進(jìn)，不斷改善管理服務(wù)的手段和方式，不斷提高管理服務(wù)的質(zhì)量和水平。

學(xué)校學(xué)籍信息化管理應(yīng)有專門的、高素質(zhì)的管理人員。信息管理人員在經(jīng)過(guò)相關(guān)部門的培訓(xùn)之后，能嫻熟的操作學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，確保工作的質(zhì)量；學(xué)籍的錄入、整理和歸檔是一項(xiàng)繁瑣的工作，檔案管理人員必須有使命感、嚴(yán)謹(jǐn)、仔細(xì)對(duì)每一位學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行分類，根據(jù)年級(jí)和班級(jí)進(jìn)行標(biāo)記，以簡(jiǎn)便查閱步驟，關(guān)鍵內(nèi)容務(wù)必要備份信息；信息管理人員要對(duì)學(xué)生的學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行正常的升級(jí)以及精細(xì)的維護(hù)。

檔案管理人員素質(zhì)的高低，決定了服務(wù)能力和水平的高低，因此我們要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)方面的學(xué)習(xí)，提升專業(yè)方面的素養(yǎng)，善于總結(jié)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，勤于思考問(wèn)題出現(xiàn)的什么方面，不斷創(chuàng)新檔案信息化和服務(wù)能力的最大化利用。隨著高科技的日益變化和廣泛應(yīng)用，檔案信息化的技術(shù)平臺(tái)正在發(fā)生著質(zhì)的蛻變與飛躍，那么對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、信息技術(shù)以及檔案方面的知識(shí)等有了新的更高的技術(shù)要求和能力的體現(xiàn)。有壓力才能有動(dòng)力，在這樣的高科技趨勢(shì)下，新型檔案管理人才，首先應(yīng)該認(rèn)真貫徹國(guó)家、省、市檔案主管部門關(guān)于加強(qiáng)新時(shí)期檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的指示精神，實(shí)實(shí)在在抓好檔案管理人員的管理、教育和培訓(xùn)，采用“走出去”與“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”相結(jié)合的方式，加速提升檔案信息化的進(jìn)程；其次，要積極參加關(guān)于檔案方面的各類培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，比如參加由省檔案局組辦的“蘭臺(tái)大講堂”公益活動(dòng)，聽(tīng)名師講檔案信息化方面的專業(yè)知識(shí)，學(xué)名師從檔案信息化知識(shí)中提升的內(nèi)涵，用名師從檔案信息化中提練出的精髓；再有就是開(kāi)展橫向聯(lián)系，向先進(jìn)的單位學(xué)習(xí)精華，取長(zhǎng)補(bǔ)短，更有效的利用檔案信息化在校園的各個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮的作用。作為一名省級(jí)示范學(xué)校的學(xué)籍檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)積極踴躍的開(kāi)展自學(xué)和繼續(xù)教育的深造，不停的完善自己檔案信息化專業(yè)方面的知識(shí)體系，以持之以恒的態(tài)度讓自己在學(xué)籍檔案信息化專業(yè)的路上越走越堅(jiān)實(shí)，思路越來(lái)越開(kāi)闊，使自己具備更強(qiáng)、更全面的知識(shí)存儲(chǔ)量和敏銳的信息意識(shí)，用良好的信息道德和過(guò)硬的信息處理能力來(lái)完成學(xué)校學(xué)籍信息化的各項(xiàng)工作，并認(rèn)真做好我市學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)和正常運(yùn)行的工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案有著濃縮的歷史，積淀的文化，蘊(yùn)含的內(nèi)涵，在一生的成長(zhǎng)中記錄了接受教育、增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)、陶冶情操的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。怎么能夠更好的利用檔案信息化來(lái)服務(wù)學(xué)校、服務(wù)師生，是下一步我們研究的方向。我們將用更人性化、務(wù)實(shí)求真的理念來(lái)武裝自己，不斷探索和研究新方法，分析當(dāng)前的新形勢(shì)，解決遇到的新問(wèn)題，加快檔案信息化的進(jìn)程，展望檔案信息化的美好未來(lái)！

參考文獻(xiàn)

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