付敏，吳艷，張偉娜

（中廣核研究院有限公司北京分公司，北京 100086）

1 采購(gòu)業(yè)務(wù)在企業(yè)內(nèi)部扮演的角色

采購(gòu)業(yè)務(wù)在企業(yè)中是保證企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保持企業(yè)持續(xù)成本化，確保企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量滿足客戶需求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)存貨投資和損失的最小化，提高公司的盈利水平和競(jìng)爭(zhēng)地位的重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。采購(gòu)工作涉及收集信息，詢價(jià)，比價(jià)、議價(jià)，評(píng)估，索樣，決定，請(qǐng)購(gòu)，訂購(gòu)，協(xié)調(diào)與溝通，催交，進(jìn)貨檢收，整理付款等，這些采購(gòu)工作過程正是與企業(yè)內(nèi)部需求部門以及外部的供應(yīng)商共同合作而滿足各方需要的過程，那么作為一個(gè)企業(yè)內(nèi)外部溝通的樞紐，采購(gòu)信息流的正確順暢傳遞顯得尤其重要，若信息傳遞過程中存在斷點(diǎn)信息，必然會(huì)出現(xiàn)組織間矛盾重重，影響項(xiàng)目進(jìn)度，信息無法溯源，產(chǎn)生大量的核對(duì)工作。

2 中小型制造企業(yè)采購(gòu)組織內(nèi)部信息傳遞過程存在的問題

沒有適合企業(yè)的軟件工具。隨著供應(yīng)鏈管理被國(guó)內(nèi)各大企業(yè)青睞，有些企業(yè)已開始購(gòu)買并使用ERP系統(tǒng)，MDM公共數(shù)據(jù)編碼平臺(tái)等物流信息系統(tǒng)，起到了一定的信息化管理作用，但受各種條件的制，這些系統(tǒng)也存著不同的問題。比如有些大型企業(yè)引進(jìn)了管理系統(tǒng)軟件，軟件的設(shè)計(jì)是站在集團(tuán)的高度進(jìn)行設(shè)計(jì)，而每個(gè)成員公司因業(yè)務(wù)不同存在著個(gè)體差異，加之平臺(tái)使用上存在人工配合的問題，使得軟件平臺(tái)使用的模塊并不能惠及所有成員公司的所有采購(gòu)業(yè)務(wù)，某些工作還必須維持原有的工作模式，這樣就造成了信息共享不完全，不徹底的現(xiàn)狀。而有些中小企業(yè)由于資金問題無法引入這些軟件實(shí)現(xiàn)信息共享。

采購(gòu)工作運(yùn)轉(zhuǎn)效率低，對(duì)于采購(gòu)品種繁多，采購(gòu)頻率高，數(shù)量大的制造型中小企業(yè)，經(jīng)常發(fā)生原材料不能及時(shí)供應(yīng)容易出現(xiàn)整臺(tái)設(shè)備等個(gè)別零部件的停工待料現(xiàn)象，這種情況很難提前預(yù)警。由于原材料供應(yīng)不上造成拖期不僅使中小企業(yè)遭受拖期罰款的經(jīng)濟(jì)損失，而且給中小企業(yè)的聲譽(yù)造成很嚴(yán)重的影響。在采購(gòu)信息的傳遞上存在拖延現(xiàn)象，各部門間存在溝通壁壘，扯皮現(xiàn)象嚴(yán)重。

3 企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)信息流整合

企業(yè)內(nèi)部的信息流主要包括企業(yè)內(nèi)原材料、半成品、產(chǎn)成品物流以及生產(chǎn)過程物流和與之相關(guān)的物流成本核算所產(chǎn)生的信息流動(dòng)；企業(yè)間的信息流主要包括企業(yè)間訂貨、收貨、發(fā)貨、中轉(zhuǎn)、代理以及核算等活動(dòng)所產(chǎn)生的物流信息。企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)整合的信息是采購(gòu)業(yè)務(wù)連接各組織和供應(yīng)商各方的溝通載體，采購(gòu)物項(xiàng)就是通過信息流這條紐帶將供應(yīng)商和企業(yè)內(nèi)部各組織集成起來，供應(yīng)鏈中各個(gè)階段準(zhǔn)確的信息是企業(yè)決策的有力支持和依據(jù)，能有效降低企業(yè)運(yùn)作中的不確定性，提高采購(gòu)過程中的反應(yīng)速度。

本文所述的企業(yè)內(nèi)部信息流主要是以項(xiàng)目采購(gòu)訂單為驅(qū)動(dòng)，刺激采購(gòu)、入庫(kù)、制造、倉(cāng)儲(chǔ)、對(duì)賬等一系列動(dòng)作并如實(shí)記錄其相關(guān)信息的過程，實(shí)現(xiàn)信息流的不間斷流動(dòng)，同時(shí)保證企業(yè)資金良性運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)信息流整合正是指將企業(yè)內(nèi)部的信息和部分外部可用信息串聯(lián)在一起為公司內(nèi)部各部門共享。

4 設(shè)計(jì)適合企業(yè)的信息共享工具

在中小企業(yè)中的采購(gòu)工具無論是大型還是小型，無論是購(gòu)買還是自行設(shè)計(jì)均需以不增加工作量，適合企業(yè)自身業(yè)務(wù)，直觀發(fā)現(xiàn)問題等為原則開展，這樣鏈條上各種角色的人員才能夠積極配合，達(dá)到共同加快采購(gòu)生產(chǎn)速度的目的。同時(shí)，為了規(guī)避大型軟件系統(tǒng)中存在的使用上的問題，需要對(duì)中小型企業(yè)內(nèi)部的采購(gòu)流程，庫(kù)房入庫(kù)流程，支付流程，程序規(guī)定均有清晰的了解并能站在整個(gè)信息鏈路角度思考工具設(shè)計(jì)問題。本文提出了一種用VBA編程的方式設(shè)計(jì)EXCEL表格工具，該工具不僅可以減少每個(gè)環(huán)節(jié)的工作量，而且可以使信息流鏈條上每個(gè)人均能時(shí)時(shí)清晰獲知自己想要的信息，僅僅需要鏈條上各角色的人員配合使用。

4.1 物料信息工具設(shè)計(jì)

為了保證采購(gòu)信息流中的組織和個(gè)人能夠直觀時(shí)時(shí)得到想要的信息，需要將時(shí)間信息轉(zhuǎn)換成直觀的文字信息，并組織信息流上的相關(guān)人員共同維護(hù)基礎(chǔ)信息，用excel編程的方式轉(zhuǎn)換成文字信息。在進(jìn)行信息維護(hù)時(shí)需要人員進(jìn)行錄入，為了減少錄入的工作量，本文用VBA編程的方式設(shè)計(jì)excel，使得維護(hù)人員僅需一個(gè)按鍵就可以完成相關(guān)工作。

按實(shí)際到貨及入庫(kù)情況進(jìn)行信息維護(hù)后，在另一個(gè)sheet頁(yè)面可非常直觀地查看物料位置，跟催狀態(tài)，物料在采購(gòu)組、在供應(yīng)商處、到貨在庫(kù)房停留的時(shí)間等信息.

4.2 支付環(huán)節(jié)的信息流工具設(shè)計(jì)

采購(gòu)組還有一項(xiàng)工作就是支付環(huán)節(jié)，采購(gòu)組每天均會(huì)接收很多發(fā)票，按照企業(yè)內(nèi)部要求，同一物項(xiàng)的資金支付需要發(fā)票和入庫(kù)文件，合同文件等文件信息同時(shí)具備時(shí)方可開展支付流程，而且每一個(gè)項(xiàng)目均在不同的時(shí)間點(diǎn)出現(xiàn)，這就造成了采購(gòu)組每天都會(huì)接收到毫無關(guān)聯(lián)的碎片信息，為了更快速和直觀地發(fā)現(xiàn)哪些訂單滿足支付條件并快速定位該訂單的位置，本文提出了一種快速整理碎片信息的方法和使用工具。即接收到發(fā)票和支付文件時(shí)均對(duì)其進(jìn)行編號(hào)，并將信息錄入到excel表格中，以共有信息為基準(zhǔn)公式自動(dòng)找出發(fā)票對(duì)應(yīng)的文件信息。

4.3 BOM表統(tǒng)計(jì)與跟蹤工具

為項(xiàng)目物料統(tǒng)計(jì)工具，庫(kù)房管理人員可以在接到項(xiàng)目上確認(rèn)的全部物料下單完成的通知，一鍵完成項(xiàng)目物料的統(tǒng)計(jì)，工具上可直觀地看到項(xiàng)目中任何一項(xiàng)物料是在采購(gòu)階段還是在庫(kù)房，若在庫(kù)房，那么這項(xiàng)物料所在的位置號(hào)可直接顯示出來。最終可實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目從BOM到產(chǎn)品的自動(dòng)流轉(zhuǎn)。

表1 生產(chǎn)環(huán)節(jié)優(yōu)化用時(shí)對(duì)比

5 結(jié)論

通過調(diào)研，我國(guó)中小生產(chǎn)企業(yè)數(shù)量眾多，采購(gòu)物項(xiàng)存在種類繁雜、批量小、多批次等特點(diǎn)，若要提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益，增強(qiáng)中小企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，勢(shì)必需要提高采購(gòu)效率，共享采購(gòu)信息，達(dá)到企業(yè)快速運(yùn)轉(zhuǎn)并滿足客戶的需求。適當(dāng)?shù)墓ぞ呤沁_(dá)到這一效果的有效途徑，工具的引進(jìn)與設(shè)計(jì)因企業(yè)而異，不可一概而論，還需要從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)來考慮。