張玉紅

【摘要】會(huì)計(jì)檔案既是單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄，又是單位檔案的重要組成部分，是重要的信息資源。單位會(huì)計(jì)檔案的收集、歸檔、保管、借閱水平，都將直接影響到單位會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量，做好會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)重點(diǎn)把握四個(gè)環(huán)節(jié)。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案室；四個(gè)環(huán)節(jié)

一、要做好會(huì)計(jì)資料的記錄和收集工作

會(huì)計(jì)資料的記錄和收集要以會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為主線，凡具有保管價(jià)值的所有會(huì)計(jì)事項(xiàng)、核算資料、財(cái)務(wù)管理類的資料，涉及到的文件、規(guī)定、通知等都應(yīng)及時(shí)記錄和收集，不得遺漏，如借出導(dǎo)致資料殘損，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)的當(dāng)事人追回或采取必要的補(bǔ)救措施，以確保會(huì)計(jì)檔案資料的完整性。依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)檔案資料主要包括如下幾種：

（一）會(huì)計(jì)憑證類。包括外來(lái)和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、其他會(huì)計(jì)憑證。常用的記賬憑證有收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證。

（二）會(huì)計(jì)賬簿類。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)賬、其他輔助性賬簿。

（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類。包括《會(huì)計(jì)制度》規(guī)定和主管部門臨時(shí)通知編報(bào)的主要財(cái)務(wù)指標(biāo)。分為月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注、文字說(shuō)明及其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

（四）其他會(huì)計(jì)資料類。包括銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、納稅申報(bào)表、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)等與會(huì)計(jì)資料緊密相關(guān)的由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)資料，必須按規(guī)定歸檔。

二、要做好會(huì)計(jì)檔案的整理和歸檔工作

對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理和歸檔要根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，制定科學(xué)規(guī)范的分類編號(hào)方法和歸檔時(shí)限，建立會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、移交清冊(cè)、借閱登記單等，保證會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容完整、整理歸檔及時(shí)、手續(xù)完備，并按會(huì)計(jì)檔案分類編號(hào)規(guī)則整理會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料，合理確定擺放各類會(huì)計(jì)檔案的位置，提高利用效率。

（一）會(huì)計(jì)月度終了。將會(huì)計(jì)憑證和所屬的原始憑證按順序排列、整理，按月立卷，按要求裝訂成冊(cè)，正確填寫(xiě)記賬憑證封面，填寫(xiě)并粘貼包角并蓋好騎縫章。正確填寫(xiě)單位名稱、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽字等。

（二）年度終了。將會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他資料（主要是銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單）按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求分類整理、編頁(yè)碼、裝訂成冊(cè)，正確填寫(xiě)封面各項(xiàng)內(nèi)容，填寫(xiě)并粘貼標(biāo)簽，填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案賬簿案卷目錄、會(huì)計(jì)檔案報(bào)表案卷目錄及會(huì)計(jì)檔案其他類案卷目錄。對(duì)于上級(jí)、財(cái)政部門下達(dá)專項(xiàng)資金、部門預(yù)算指標(biāo)等文書(shū)檔案也應(yīng)及時(shí)收集齊全，單獨(dú)裝訂成卷一并交由單位檔案部門整理歸檔。

三、要做好會(huì)計(jì)檔案的保管、移交工作

單位應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，指定專人管理，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案資料的管理人員應(yīng)及時(shí)收集、立卷、整理、裝訂、保管。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)中應(yīng)列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止時(shí)間和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限等內(nèi)容。

四、要做好會(huì)計(jì)檔案借閱、銷毀工作

各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得隨意借出。在實(shí)際工作中，在業(yè)務(wù)主管部門檢查時(shí)，審計(jì)部門或者出于司法需要，會(huì)計(jì)檔案會(huì)被借出。須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可提供查閱或復(fù)制，并辦理借閱、復(fù)制登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。各單位應(yīng)建立、健全會(huì)計(jì)檔案借閱、復(fù)制登記制度。

根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，各單位保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由本單位檔案部門會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，各單位應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定委員會(huì)或小組，定期對(duì)已保管到期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀意見(jiàn)書(shū)，經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)重新劃定保管期限，對(duì)保管期滿確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案可以進(jìn)行銷毀。對(duì)銷毀的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明待銷毀會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等。單位負(fù)責(zé)人必須在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)并簽章。會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員參加。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)審計(jì)部門派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)對(duì)照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上所列內(nèi)容逐一清點(diǎn)核對(duì)，并在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽字蓋章。

總之，會(huì)計(jì)檔案是單位在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算過(guò)程中直接形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及財(cái)務(wù)分析報(bào)告及具有保存價(jià)值的一系列文字資料等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位財(cái)務(wù)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案管理反映了單位綜合管理水平的高低。因此，各單位應(yīng)組織會(huì)計(jì)人員加強(qiáng)對(duì)檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)法制意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，確保單位會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，為單位財(cái)務(wù)審計(jì)工作及領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。