蘇青麗

【摘要】土地整治項(xiàng)目檔案是指在整個(gè)土地整治項(xiàng)目推動(dòng)和建設(shè)過(guò)程中形成的具有歸檔價(jià)值的所有文字、圖表、音視頻等不同形式的歷史記錄。本文以河南中緯公司參與土地整治項(xiàng)目檔案管理的實(shí)踐為例，并就其中的問(wèn)題談些意見(jiàn)和建議，以求教于同行。

【關(guān)鍵詞】土地整治項(xiàng)目；檔案管理；意見(jiàn)和建議

一、土地整治項(xiàng)目檔案的概念及工作范圍

（一）概念。土地整治項(xiàng)目檔案是指各地重大工程和一般土地整理復(fù)墾開(kāi)發(fā)等土地整治項(xiàng)目在推動(dòng)和建設(shè)過(guò)程中形成的具有歸檔價(jià)值的所有文字、圖表、音視頻等不同形式的歷史記錄。包括立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等一系列活動(dòng)。

（二）工作規(guī)范。檔案管理工作機(jī)構(gòu)要積極協(xié)調(diào)項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，做好項(xiàng)目相關(guān)檔案資料的接收和管理工作，要確保檔案資料的完整性和連續(xù)性。應(yīng)將土地整治項(xiàng)目過(guò)程中的檔案形成和交接納入工程建設(shè)管理的所有環(huán)節(jié)和相關(guān)人員的職責(zé)范圍，及時(shí)將形成的文件立卷后向項(xiàng)目承擔(dān)單位進(jìn)行移交。

二、項(xiàng)目檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化使單位工作步入正軌

（一）公司概況。河南中緯是河南省規(guī)劃設(shè)計(jì)行業(yè)第一個(gè)改制的專業(yè)測(cè)繪規(guī)劃科技企業(yè)，已躋身全國(guó)測(cè)繪規(guī)劃行業(yè)的

“三甲”資質(zhì)行列，國(guó)家甲級(jí)測(cè)繪資質(zhì)，國(guó)家甲級(jí)土地規(guī)劃資質(zhì)，國(guó)家甲級(jí)工程勘察資質(zhì)；全國(guó)勘察設(shè)計(jì)行業(yè)首批AAA級(jí)誠(chéng)信單位，檔案管理省級(jí)達(dá)標(biāo)單位，全國(guó)測(cè)繪產(chǎn)品質(zhì)量?jī)?yōu)秀單位。在土地整治項(xiàng)目檔案管理方面有較為成熟的經(jīng)驗(yàn)。

（二）工作制度的標(biāo)準(zhǔn)化。河南中緯在實(shí)際工作中，制定了詳細(xì)的工作制度，為規(guī)范化進(jìn)程打下了基礎(chǔ)。在工程文件與檔案的整理立卷、驗(yàn)收移交工作過(guò)程中，要求項(xiàng)目承擔(dān)單位必須履行以下職責(zé)：1.在簽訂相關(guān)協(xié)議、合同時(shí)，對(duì)工程文件的套數(shù)、質(zhì)量、移交等提出明確要求，避免后期出現(xiàn)扯皮和推諉等問(wèn)題。2.對(duì)收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的所有文件，隨時(shí)進(jìn)行立卷，避免拖拉及遺失。3.切實(shí)負(fù)起督促勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位文件形成和立卷歸檔工作全過(guò)程的重任。4.收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的所有工程檔案，并指派專業(yè)人員進(jìn)行管理。5.將土地整治項(xiàng)目檔案統(tǒng)一納入本單位工作中進(jìn)行管理，并按照檔案管理有關(guān)要求，及時(shí)歸檔并登記造冊(cè)。以上標(biāo)準(zhǔn)化制度的制定和落實(shí)，保障了土地整治項(xiàng)目檔案管理工作前期階段的有效實(shí)施。

（三）歸檔范圍與質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化。1.凡與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的所有過(guò)程中具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均列入歸檔的范圍。2.歸檔的質(zhì)量要求。（1）所有歸檔的文件必須為原件。

（2）歸檔文件的內(nèi)容必須保證真實(shí)，要與工程的實(shí)際相符合。（3）所有歸檔文件必須保證字跡清晰，簽字蓋章要完備，紙張應(yīng)按歸檔要求用紙。（4）所有竣工的圖紙均須蓋竣工圖章；施工方利用施工圖改繪竣工圖時(shí)，必須要標(biāo)明變更修改的依據(jù)；圖紙變更超過(guò)1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。（5）歸檔的影像資料除要求音視頻清晰外，須標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)、作者等內(nèi)容。以上歸檔范圍與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化的制定和落實(shí)，保障了土地整治項(xiàng)目檔案管理工作中期階段的有效實(shí)施。

（四）檔案立卷的標(biāo)準(zhǔn)化。卷內(nèi)文件的排列要求：1.文字材料須按事項(xiàng)、專業(yè)順序進(jìn)行排列。同一事項(xiàng)中的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開(kāi)，要按照批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。2.圖紙按專業(yè)類別進(jìn)行排列，相同專業(yè)的圖紙按圖號(hào)順序進(jìn)行排列。3.文圖并存的案卷，文字在前，圖紙?jiān)诤蟆?.編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)遵循下列規(guī)律：均按有書寫內(nèi)容的頁(yè)面進(jìn)行編號(hào)，每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始；單面書寫的文件編號(hào)在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角；折疊圖紙?jiān)谟蚁陆?；成套圖紙或印刷成冊(cè)的材料自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁(yè)碼；案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。5.卷內(nèi)目錄的編制、卷內(nèi)備考表和封面的編制也有詳細(xì)的規(guī)定。以上檔案立卷標(biāo)準(zhǔn)化制度的制定和落實(shí)，保障了土地整治項(xiàng)目檔案管理工作后期階段的有效實(shí)施。

三、目前項(xiàng)目檔案管理工作中的問(wèn)題

筆者長(zhǎng)期參與土地整治項(xiàng)目檔案工作，曾對(duì)業(yè)內(nèi)工作進(jìn)行了調(diào)研，發(fā)現(xiàn)了一系列的共性問(wèn)題，值得研究并破解。

（一）驗(yàn)收與移交期間不規(guī)范?？辈臁⒃O(shè)計(jì)、施工單位在將文件整理立卷后，項(xiàng)目承擔(dān)單位未對(duì)檔案文件完整、系統(tǒng)和質(zhì)量進(jìn)行審查，出現(xiàn)問(wèn)題較多。1.檔案文件分類不齊全、系統(tǒng)不完整。2.檔案的內(nèi)容無(wú)法真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程實(shí)際狀況。3.竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格不符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面不整潔，甚至未蓋竣工圖章。4.要求單位或個(gè)人簽章的文件，簽章手續(xù)不完備。以上種種問(wèn)題使土地整治項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收及移交工作不全面。

（二）借閱手續(xù)不規(guī)范。1.本單位工作人員借閱土地整治項(xiàng)目檔案時(shí)，因種種原因，未按規(guī)定讓領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，有時(shí)以打招呼的形式批準(zhǔn)，破壞了制度的落實(shí)。2.外單位人員查閱檔案時(shí)，按規(guī)定需持該單位介紹信，并經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，實(shí)際操作中，也存在制度落實(shí)不嚴(yán)格的現(xiàn)象。3.檔案借出后，不能及時(shí)歸還，影響管理和其他機(jī)構(gòu)的使用。4.借閱歸還的檔案，發(fā)現(xiàn)涂改、損毀或遺失等情況，造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

（三）管理人員執(zhí)行制度不規(guī)范。1.土地整治項(xiàng)目檔案管理人員不能嚴(yán)格按要求對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查，無(wú)法保證賬物一致。對(duì)破損或字跡失真的檔案，未能及時(shí)修復(fù)。2.檔案管理人員不能定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，核定保管期限，并剔出無(wú)保存價(jià)值的檔案。導(dǎo)致失去保存價(jià)值的檔案資料未登記造冊(cè)并處理。

（四）單位管理制度欠規(guī)范。1.對(duì)忠于職守、遵守紀(jì)律，在檔案的收集、整理、保護(hù)、利用等方面成績(jī)顯著的工作人員未及時(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)造成檔案損失的未及時(shí)追究當(dāng)事人責(zé)任。3.人員調(diào)動(dòng)時(shí)未按檔案管理有關(guān)規(guī)定做好項(xiàng)目檔案的交接工作，導(dǎo)致后期工作中出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象。

四、新時(shí)期加強(qiáng)土地整治項(xiàng)目檔案的思考

在新時(shí)期、新背景下，如何加強(qiáng)土地整治項(xiàng)目檔案，是業(yè)內(nèi)同行應(yīng)該共同研究的課題。筆者認(rèn)為，做到如下方面，可使檔案的收集整理過(guò)程有條不紊地進(jìn)行。

（一）收集要合規(guī)。必須要根據(jù)歸檔的范圍收集有關(guān)文件和資料，在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，詳盡、完整地做好各類資料的收集、整理，只有前期規(guī)范化，才可避免后期出現(xiàn)連鎖性問(wèn)題。

（二）整理過(guò)程要規(guī)范。必須要將收集到的資料，遵循其自然形成的規(guī)律，保持各類文件材料的有機(jī)聯(lián)系，以便于保管和利用的原則，對(duì)土地整治項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)整理和編目，對(duì)于項(xiàng)目形成檔案數(shù)量大、種類多、內(nèi)容復(fù)雜的，要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充收集。

（三）分類要科學(xué)合理。土地整治項(xiàng)目檔案要按項(xiàng)目進(jìn)行分類，在每一類下，按項(xiàng)目各實(shí)施階段、工程類型等分成若干小類。對(duì)于土地整治項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的有關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表和原始憑據(jù)，應(yīng)該分類進(jìn)行歸檔保存。

（四）歸檔措施要完善。1.土地整治檔案歸檔管理要按照分級(jí)管理的原則，明確相關(guān)單位在資料歸檔工作中的職責(zé)。項(xiàng)目承擔(dān)、實(shí)施、監(jiān)理和施工單位必須加強(qiáng)檔案管理，建立工作制度和責(zé)任追究制度。2.加強(qiáng)歸檔管理的過(guò)程控制。從項(xiàng)目立項(xiàng)到驗(yàn)收整個(gè)過(guò)程，每一項(xiàng)工作完成后都應(yīng)及時(shí)收集、整理并歸檔。建立行之有效的控制機(jī)制，將檔案歸檔與否作為項(xiàng)目管理各環(huán)節(jié)銜接、控制的內(nèi)容之一，上一階段工作未及時(shí)歸檔的，不能開(kāi)展下一階段工作。3.加大對(duì)檔案日常管理的核查力度。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改，注重落實(shí)。4.項(xiàng)目工程初驗(yàn)合格后，應(yīng)督促各參建單位按要求整理檔案資料，完善后提交項(xiàng)目承擔(dān)單位。5.土地整治項(xiàng)目檔案應(yīng)專人管理，并加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確管理責(zé)任，加大監(jiān)督和檢查力度。

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