申先華

摘 要：對企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展而言，管理的規(guī)范化具有極其重要的意義，尤其是生活水平提高后，人們對檔案管理工作的要求也相應(yīng)提高。當(dāng)下檔案管理工作中有較多的誤區(qū)，諸多管理人員未提高重視，甚至不了解檔案管理的重要作用?，F(xiàn)通過分析影響檔案管理規(guī)范化的問題，并提出相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；規(guī)范化

檔案管理是將檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并對其提供利用服務(wù)的業(yè)務(wù)工作總稱，同時也是我國檔案事業(yè)中重要的組成部分之一，另外，檔案管理工作對各行各業(yè)都有著重要的影響，因此，在開展檔案管理工作時必須要對其進(jìn)行重視，保證檔案管理工作質(zhì)量的同時還要提高工作效率。近年來我國信息技術(shù)等也有了逐步的提升，在新形勢下規(guī)范檔案管理工作勢在必行，那么想要使檔案管理工作更加規(guī)范化，相關(guān)部門就務(wù)必要找到目前檔案管理工作中的問題，從而研討相應(yīng)的解決策略，推動檔案管理工作規(guī)范化的開展。

1 新形勢檔案管理工作概述

1.1 應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理

在信息化大潮來臨之際，應(yīng)用電子信息方面相關(guān)的一些新技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作已逐漸成為了一種全新的潮流。這一檔案管理方式將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為了如今最為常用的電子檔案文件。通過對這些文件進(jìn)行讀取、寫入、修改、查詢等操作，我們能夠十分方便地對我們的電子檔案進(jìn)行管理。這種方式大幅顛覆了我們傳統(tǒng)的檔案管理過程，極大的提升了我們進(jìn)行檔案管理的效率，是一種全新的檔案管理方式。且通過這種方式，在同樣的單位空間內(nèi)我們能夠存儲更為大量的檔案數(shù)據(jù)，一塊小巧的硬盤便可存儲我們使用傳統(tǒng)方式需要使用一整個房間放置的檔案數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)的存儲空間占用率上有著極大的提升。此外，通過這種方式，我們還能夠在文件的編輯、管理等各個方面獲得極大的便利，對我們提升我們的檔案管理工作效率有著很大的幫助。

1.2 真正意義上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)即時上傳

過去，如何及時地對檔案數(shù)據(jù)的更動進(jìn)行及時的處理一直是困擾我們的一大難題。我們需要首先找到對應(yīng)的檔案位置，前往該位置對檔案內(nèi)的文件進(jìn)行修改，將檔案放置到正確的位置……整個過程非常繁瑣，需要辦理諸多手續(xù)方可實(shí)現(xiàn)我們所要達(dá)成的目的，費(fèi)時費(fèi)力。而如今，通過結(jié)合我們現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)方面的一些技術(shù)，我們能夠十分輕松地對我們的檔案內(nèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改和查詢，真正意義上地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)更動即時上傳。應(yīng)用這些全新的技術(shù)，我們能夠大幅度地降低我們檔案管理工作環(huán)節(jié)的繁瑣程度，并提高我們所存儲的檔案信息的準(zhǔn)確程度，保證我們所存儲的檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，從而幫助我們更好地運(yùn)用、管理這些檔案信息。

2 新形勢下檔案管理中所存在的問題

檔案在我國各行各業(yè)的發(fā)展過程中，呈現(xiàn)的重要性越來越明顯，并且對檔案管理的要求越來越高。從當(dāng)前我國的檔案管理工作的情況來看，還有許多不盡如人意之處，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 檔案缺失、不完整

當(dāng)前檔案管理中所存在的最顯著問題，而且不是個別現(xiàn)象，可以說是在絕大多數(shù)企業(yè)中都存在的普遍現(xiàn)象。究其原因，主要是由于相關(guān)人員不重視，工作態(tài)度不積極、檔案信息整理不及時所導(dǎo)致的，那么由于檔案本身的繁雜瑣碎，有些又時隔已久，相關(guān)人員畏難心理嚴(yán)重，使得無數(shù)次的檔案整理無功而返，最終導(dǎo)致了檔案不夠完整、破損嚴(yán)重的現(xiàn)狀。

2.2 檔案管理工作規(guī)章制度不夠完善

檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度是規(guī)范檔案管理工作人員工作行為的標(biāo)準(zhǔn)。但是，一些企事業(yè)單位中所設(shè)立的管理制度，對于如何做好檔案管理工作的描述幾乎是輕描淡寫、一筆帶過，不注重完善檔案管理制度。這些都些都就使得一些檔案管理工作人員消極怠工，工作效率低下。

2.3 管理者素質(zhì)不高

盡管企事業(yè)單位管理工作融入了檔案管理規(guī)范化的理念，但因管理者綜合素質(zhì)不高，進(jìn)而使其管理工作的規(guī)范化受到影響。多數(shù)企事業(yè)運(yùn)行時，管理者未對檔案管理工作的作用形成統(tǒng)一認(rèn)識，進(jìn)而阻礙了規(guī)范檔案管理工作的進(jìn)程。同時，受現(xiàn)代化技術(shù)的限制，設(shè)計檔案管理工作時，無法深入應(yīng)用各類信息化技術(shù)，相當(dāng)一部分管理者無法對專業(yè)化的計算機(jī)檔案管理體系有效掌握，最終影響到信息的收集。

3 確保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的舉措

檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，能夠為各行業(yè)的發(fā)展提供完整、連貫、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料參考，并且能夠推動各行業(yè)各方面工作管理更加高效。結(jié)合當(dāng)前我國檔案管理的實(shí)際情況，提高檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的途徑主要從以下幾方面入手：

3.1 健全和完善檔案管理制度

眾所周知，健全而完善的規(guī)章制度是確保一切工作得以順利規(guī)范進(jìn)行的保證和基礎(chǔ)，對于檔案管理工作也不例外，它的作用在于對相關(guān)工作進(jìn)行約束和管理，確保該工作能夠規(guī)范進(jìn)行，是對相關(guān)人員責(zé)任的明確，從而有效促進(jìn)相關(guān)工作的管理水平并激發(fā)相關(guān)人員的工作熱情。因此，健全和完善檔案管理制度對于新形勢下規(guī)范檔案管理工作來說至關(guān)重要，既是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的前提和保證，也為責(zé)任追究提供了制度上的依據(jù)。

3.2 提高各行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理

工作的重視想要在新形勢下規(guī)范檔案管理工作，首先要做的就是提高各行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，加強(qiáng)規(guī)范化檔案管理工作的措施，讓各行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，才能使檔案管理工作更加規(guī)范化，并將檔案管理工作的作用發(fā)揮出來。近年來我國也打開國門迎接了眾多國外經(jīng)濟(jì)的往來，也是我國經(jīng)濟(jì)走出國門，與國外經(jīng)濟(jì)進(jìn)行融合，使我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展成為全球化經(jīng)濟(jì)，這也加劇了各行各業(yè)之間的競爭。

3.3 科學(xué)分類管理工作

一般情況下，設(shè)計檔案管理工作時，需科學(xué)劃分管理的內(nèi)容。首先，應(yīng)當(dāng)明確標(biāo)注案卷，將齊全的檔案規(guī)劃為同一種類，同時在計算機(jī)中遵照對應(yīng)目錄排版；標(biāo)識不同的資料，以達(dá)到科學(xué)化管理檔案的目的。其次，對于部分比較特殊的檔案資料，管理者需耐心仔細(xì)區(qū)分，結(jié)合檔案的類別，實(shí)施編號、姓名等形式的篩選，以達(dá)到設(shè)計檔案工作的需要，從而給構(gòu)建檔案管理工作提供穩(wěn)固牢靠的支持。

3.4 建立相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制

監(jiān)督檔案管理人員的工作，一方面可以起到督促作用，保證他們較高的工作效率和質(zhì)量；另一方面也可以起到威懾的作用，避免有些檔案管理人員消極怠工、不思進(jìn)取的工作態(tài)度。但是，在建立相應(yīng)的監(jiān)督管理制度的過程中，也要考慮企事業(yè)單位自身的現(xiàn)實(shí)情況，建立的監(jiān)督管理制度必須滿足公平、公正、合理、高效的條件。最理想的監(jiān)督管理制度應(yīng)該是既可以保證檔案管理人員高效工作，又能夠讓他們很樂意接受監(jiān)督。

4 結(jié)束語

檔案管理工作一直以來都是企事業(yè)單位工作的重要內(nèi)容，它對企事業(yè)單位工作的改進(jìn)以及長期的發(fā)展都具有不可替代的作用。新形勢下，企事業(yè)單位檔案管理工作雖然發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，但同時也出現(xiàn)了很多的問題，如何采取有效的措施彌補(bǔ)這些不足，使企事業(yè)檔案管理工作更加規(guī)范化、更加完善，是當(dāng)前企事業(yè)單位檔案管理工作所必須面對的問題。因此，新形勢下企事業(yè)檔案管理工作規(guī)范化分析這一課題很有研究意義。

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