黃苑艷

摘 要：近年來，我國信息科技技術發(fā)展十分迅速，各種各樣的信息數據充斥在人們的生活中，而對這些數據進行收集和利用，不管是對個人還是對企業(yè)都有一定的借鑒作用。在“大數據”時代下，電子檔案工作也面臨著巨大的考驗，因此，改善管理方式就顯得尤為重要，這也是發(fā)揮其有效性的必要途徑。本文針對“大數據”時代下的電子檔案建設趨勢進行分析，并提出一定的保障措施，希望為電子檔案建設提供幫助。

關鍵詞：“大數據”時代；電子檔案；建設趨勢；保障措施

在新時期環(huán)境下，電子檔案成為了對資料信息收集和儲存的主要方式，其對行業(yè)的發(fā)展具有積極的促進作用。在“大數據”時代下，對電子檔案工作也必然提出了更高的要求。而充分發(fā)揮電子檔案工作的作用，就需要掌握“大數據”時代下的電子檔案建設趨勢，進而采取有效的保障措施來促進電子檔案建設，這也是行業(yè)發(fā)展中不容重視的問題。

1 大數據的定義與特征

1.1 大數據的定義

大數據又被稱為巨量資料和海量資料，其所涉及到的資料量具有巨大的規(guī)模，其在一定的時間范圍利用常規(guī)的軟件工具并不能對數據集合進行捕捉、整理、管理和處理等，需要一定的處理模式才能夠具有強大的決策力、洞察的發(fā)現力以及流程優(yōu)化功能的海量與多樣化信息資產，大數據是由一種巨大數量、復雜結構、豐富類型數據的集合，基于一定的云計算進行數據處理和應用的模式，然后再對數據進行整合、共享、交叉、復用等，從而具有智力資源以及知識服務的能力[1]。

1.2 大數據的特征

大數據是在云計算和互聯網后的又一變革性的信息技術，在大數據時代下，數據是核心資產，其對各個行業(yè)的傳統(tǒng)發(fā)展模式都造成了很大的沖擊，如果行業(yè)不能借助大數據來對用戶的需要進行掌握、分析和判斷，就會嚴重影響到事業(yè)的發(fā)展和行業(yè)的決策等。大數據具有著鮮明的特征，一是數據的體量十分巨大，一般私人計算機的硬盤容量是TB量級，而企業(yè)數據量接近到了EB量級；二是數據的類型十分繁多，繁多的數據可以分作結構化的數據以及非結構化的數據，除了文本形式結構化的數據外，其非結構化的數據形式也是越來越多，比如，視頻、音頻、圖片以及網絡日志等，復雜的數據類型對數據處理的能力也提出更高的要求；三是價值的密度比較低，需要使用強大的算法來對數據價值進行提取，這也是大數據下需要解決的難題；四是數據處理的速度要快，在大數據時代下數據挖掘以及數據處理的速度與效率是行業(yè)發(fā)展的突破點[2]。

2 “大數據”時代下的電子檔案建設趨勢和保障措施

2.1 “大數據”時代下的電子檔案建設趨勢

1）擴展性、有效性、真實性以及完整性。擴展性：在大數據時代下，信息數據量是巨大的，并且是持續(xù)增加的，因此，在電子檔案的建設中就一定要重視其擴展性的特征，這也是電子檔案建設的基礎保障。有效性：由于大數據下的環(huán)境是十分復雜的，因此，電子檔案的建設還要有標準化的制度、嚴格程序、妥善安全防護技術以及安全保密防范對策，用以確保電子檔案的有效性。真實性：在大數據時代下，網上電子檔案出現了“百花齊放、百家爭鳴”的局面，這種局面固然為每個領域、每個行業(yè)甚至于個人使用提供了便捷、快速的信息資源，但要想確保所利用的信息是真實有效的，就必須在信息來源、類別、檔號、互見號等方面進行標注說明，在使用者和讀者面前產生共鳴，確保電子檔案的真實性。完整性：在大數據時代下，檔案信息電子化，可謂一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面，但要想保障它的完整性，要在電子檔案信息化整合中不可偷工減料、取章斷義，刪減合成，在保障歸檔檔案的完整基礎上合成電子檔案以保障它的完整性。在以上條件都滿足的前提下，還需要電子檔案建設中具有相應的數字證書以及電子印章技術等，來保證其電子檔案具有嚴謹的憑證性以及法律價值，另外，為了保證其電子檔案在封裝、傳送、整理、儲存、保管以及利用中具有良好的安全性，需要對電子檔案的安全級別進行有效的劃分，進而根據不同級別與權限進行相應的訪問權限設置，從而實現對電子檔案的全面管理，這也是電子檔案建設中的重點和難點[3]。

2）與紙質檔案并存的趨勢。在“大數據”時代下的電子檔案建設的同時，也離不開紙質檔案的輔助，要將兩者進行有效的結合，形成一種雙線并存的發(fā)展模式?！按髷祿睍r代下的電子檔案建設要將紙質的檔案轉化成電子信息形式進行管理，在應用系統(tǒng)中的電子信息通過憑證化的處理后，就會成為電子檔案形式，可以把電子信息在應用系統(tǒng)內進行獨立，形成一種能夠直接進行閱讀的文檔形式，而紙質檔案作為重要的數據基礎，在紙質檔案電子化的管理同時，也要保證紙質檔案的完整性和安全性，使管理模式真正做到切實有效。也就是說，一方面充分發(fā)揮電子檔案在日常利用中的快捷性和方便性，另一方面紙質檔案又是電子檔案的重要支撐和堅強后盾，保存并沿用紙質檔案的原始性和憑證性。

2.2 保障措施

1）完善建設質量標準。在“大數據”時代下的電子檔案建設中，一定要完善質量的標準，這也是推進其工作開展的前提條件。需要建立相應的數字化檔案館和信息安全管控的平臺，從而來實現檔案數據的發(fā)布、管理、報告以及防控等，還要嚴格按照相應公安部門計算機信息管理系統(tǒng)的安全工作要求，執(zhí)行檔案數據安全等級的保護定級要求指標，并啟用相應的測評軟件來對信息安全的測評體系進行完善，同時還要制訂各級單位檔案信息管理的應急預案，并實施模擬性的實踐演練，保證信息化發(fā)展的安全，另外，還要貫徹和落實相應的規(guī)范和制度，并制定配套的規(guī)章和標準，盡快的制定《數字檔案館評估指標體系》，并且構建電子檔案的接收和保存試點[4]。

2）增加資金投入。在“大數據”時代下的電子檔案建設中，想要實現有效的電子檔案信息化發(fā)展，硬件設備是必不可少的，同時大量的數據儲存、整理和分析，還需要有良好的軟件支持，而這些都是需要大量的資金作為建設基礎的，因此，這就需要增加電子檔案建設資金的投入。按照國家檔案局以及相應信息化工作領導小組的要求，檔案部門要積極的向其財政部門進行反映，使現實需求和相關資金的扶持政策相匹配，從而增加信息化建設資金的投入，同時還要按照其信息化的目標進行考核，并出臺相應的政策，來推進檔案的信息化發(fā)展。

3）與時俱進。在電子檔案建設中，由于受到“大數據”環(huán)境的影響，各級的檔案管理部門一定要統(tǒng)一思想，與時俱進，來推進其檔案的信息化發(fā)展和建設，并對檔案的信息化發(fā)展和建設中的問題進行及時的協調和解決。相關部門要積極的和各級的信息化領導小組進行有效的溝通，把檔案的信息化建設納入到電子政務以及民生的信息化發(fā)展中，同時還要注重新技術和新產品的研發(fā)，利用先進的電子檔案信息化技術來推動信息化的建設，完善其檔案信息的數據庫建設，從而來實現電子檔案信息有效的交換和共享。

3 結束語

綜上所述，“大數據”的迅猛發(fā)展，對電子檔案的管理造成了很大的沖擊，而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經滿足不了新時代的要求，為了更好的做好電子檔案工作，發(fā)揮其檔案管理的作用，就需要充分認識到“大數據”時代下的電子檔案建設趨勢，進而采取有效的保障措施來推動其發(fā)展，這也是其長遠發(fā)展的必要途徑。

參考文獻

[1]劉欣欣.試析大數據時代下檔案管理的價值提升[J].赤子（上中旬），2017（3）.152-152.

[2]石峻峰，周俐霞，付雙雙.大數據時代數字檔案資源管理研究現狀與趨勢分析[J].信息安全與通信保密，2014（9）：87-89.

[3]衛(wèi)麗亞.“大數據”時代下的電子檔案建設趨勢[J].企業(yè)文化旬刊，2017（10）.00032-00032.

[4]李楊.大數據背景下檔案工作的發(fā)展機遇、趨勢與挑戰(zhàn)[J].中外企業(yè)家，2016（32）.159-160.