文/華電章丘發(fā)電有限公司 王慎貞

公文一般由辦公室負責(zé)制發(fā)和處理，辦公室一名文書，一名文牘秘書，負責(zé)單位所有公文的核稿、制發(fā)和流轉(zhuǎn)，還要負責(zé)單位其他文字材料的起草，工作量非常大。如何提高單位公文處理水平，提高工作效率，讓秘書從重復(fù)、繁重的工作中解脫出來，有更多的時間去學(xué)習(xí)提升自己，寫出更好的文字材料，是當(dāng)前面臨的一大難題。

經(jīng)過一段時間的思索和實踐，筆者認為應(yīng)從以下幾個方面做好工作，把好公文起草關(guān)、審核關(guān)和辦理關(guān)，大大提高公文的辦理效率。

一、把好起草關(guān)

作為工業(yè)生產(chǎn)企業(yè)，單位文筆好的并不多，各部門公文起草的質(zhì)量更是良莠不齊。格式錯誤、語句不通、層次混亂等問題經(jīng)常發(fā)生，有的文件改好多次仍然不合格。辦公室核稿工作量很大，但實際上掌握了公文的基本格式，基本的公文寫作方法，這些問題就能很大程度上得到改變。關(guān)于核稿，我經(jīng)歷了三個階段：

第一階段：包辦。各部門發(fā)來的文件，我都一一改過，然后送下一步處理。這樣其實效率還蠻高的，但擬稿人認識不到問題在哪里，下次起草，依然錯誤頻出。

第二階段：一對一輔導(dǎo)。文件有問題，我不再代替修改，而是指出問題，退回擬稿人修改。但這樣一來工作量更大，有的擬稿人這次改對了，下次舊病復(fù)發(fā)，挑戰(zhàn)你的耐心！

第三階段：微信群通報。建立單位公文微信群，核稿中遇到的問題，截圖說明發(fā)到群里，擬稿人明白問題出在哪里，其他人也跟著接收教訓(xùn)。經(jīng)過一段時間的熏陶，單位擬稿質(zhì)量大大提升，低級問題發(fā)生的頻率大幅下降。

同時，就一些常用文種的寫法，好的公文范本在群里與大家一起賞析，讓大家知道好的公文是怎么寫出來的。這種交流方式簡潔明快，受到大家的普遍歡迎，簡潔明快的圖片說明，讓大家一目了然，公文寫作不再神秘。

二、把好審核關(guān)

核稿，是保證公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。按照公文處理流程，擬稿人擬稿完畢，送部門負責(zé)人審核。目前存在的主要問題是部門負責(zé)人把關(guān)不嚴，直接通過。一是增加了辦公室核稿的難度，二是擬稿對公文的起草不夠重視。畢竟部門負責(zé)人對部門人員崗位的升遷有著很大的決定作用。而辦公室的核稿環(huán)節(jié)，最多只能是考核一次而矣。為此辦公室多次在公文中強調(diào)，部門負責(zé)人要對本部門公文質(zhì)量嚴格把關(guān)，同時設(shè)置部門兼職文書，對本部門公文進行初步審核。這樣一來，撰稿人對擬稿質(zhì)量的重視程度大大提升，報送公文質(zhì)量也有了很大的提升。在辦公室核稿階段，對每個存在的問題都與擬稿人進行交流，確保同樣的問題不再重復(fù)發(fā)生。

三、把好流轉(zhuǎn)關(guān)

公文流轉(zhuǎn)是公文處理的重要環(huán)節(jié)，流轉(zhuǎn)是否順暢直接影響公文處理效率和工作效率。公文流轉(zhuǎn)包括登記、批示、傳閱、分辦、催辦及歸檔工作。

第一，及時流轉(zhuǎn)?！凹皶r”是確保公文處理工作時效性的基本前提。要及時認真做好文件的簽收登記和傳閱工作，隨到隨辦，不積壓、不拖拉、不誤事，提高文件管理效率。來文較多時，先處理與本單位有直接關(guān)系的文件。如果領(lǐng)導(dǎo)出差或者忙于其他事項忘記批閱文件時，要適時委婉地予以提醒。在處理過程中，要準確理解領(lǐng)導(dǎo)批示意見，凡是批示意見中涉及到的領(lǐng)導(dǎo)和部門一一傳閱到位。

第二，適時催辦。文件進入分辦階段，要跟蹤文件的落實情況，可采用靈活多樣的形式，主動聯(lián)系對方，不能將領(lǐng)導(dǎo)批示的文件送達具體承辦部門就萬事大吉、不管不問，而要定期對所辦的文件進行核查，跟蹤督查落實情況，杜絕文件壓誤或漏辦，確保承辦部門在要求時限內(nèi)落實承辦事項。對于緊急重要文件，必須確保事事有結(jié)果、件件有回音。

第三，分類做好歸檔和保密。公文辦完后，要分類存放，方便取用。年底時立卷、歸檔。公文運行中，若涉及秘密事項，要嚴格按照《中華人民共和國保密法》的要求，積極做好涉密文件的各個環(huán)節(jié)工作，嚴格按照保密要求和閱知范圍辦事，并在運行和處理中妥善保管。

四、結(jié)束語

提高公文處理水平，需要在實踐中不斷摸索，要多總結(jié)、多鍛煉。通過以上三點的實踐，目前各部門上報的公文質(zhì)量得到很大改進，流轉(zhuǎn)效率得到提升，有效地促進了單位各項工作的高質(zhì)量開展。