科研檔案作為醫(yī)學(xué)科研活動的真實記錄，是促進臨床醫(yī)療發(fā)展的重要依據(jù)，做好科研檔案工作，可以使臨床醫(yī)療經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，從而促進臨床醫(yī)療的進步和發(fā)展。檔案的信息化建設(shè)是滿足檔案利用者對檔案信息需求的重要手段，構(gòu)建醫(yī)院檔案信息資源共享利用平臺是我們的目標。國辦之前印發(fā)了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的通知，要求把數(shù)字檔案館建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)籌安排人、財、物，力爭到2020年全部建成數(shù)字化檔案館。

一、醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院在醫(yī)學(xué)科研活動中形成，具有保存價值和利用價值的文件材料。醫(yī)院科研檔案的專業(yè)性強，它包含了大量的新技術(shù)、新療法、新藥開發(fā)等信息，對日常醫(yī)療診治、科研決策、臨床教學(xué)等方面都具有積極的參考與指導(dǎo)作用。隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，用戶獲取檔案信息的方式逐步信息化，檔案管理模式也從過去以紙質(zhì)檔案為主轉(zhuǎn)向紙質(zhì)與電子檔案并存的模式。但目前在醫(yī)院科研檔案管理過程中還存在著一些問題，主要表現(xiàn)在管理制度不健全、檔案管理意識薄弱、歸檔材料和歸檔信息不完整、歸檔內(nèi)容不規(guī)范等現(xiàn)象，給檔案的利用造成了困擾。

二、科研檔案的利用情況

科研檔案的價值是通過提供檔案信息為利用者服務(wù)的途徑來實現(xiàn)的。目前醫(yī)院的科研檔案都是項目負責(zé)人按照自己的習(xí)慣在研究過程中對所獲得的數(shù)據(jù)和資料進行記錄、整理，通過一些基本形式對檔案資料進行保存，這些數(shù)據(jù)資料在保存起來后很少再次使用，等過了一段時間后有些甚至難以找到，嚴重影響了對這些數(shù)據(jù)資料的再次應(yīng)用。全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃中指出：加快推進檔案信息資源整合和數(shù)字化建設(shè)，逐級實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案部門的信息共享并共同向社會提供遠程服務(wù)，最大限度地為人民群眾利用檔案提供方便。因此，運用共享網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺實現(xiàn)信息資源共享，為大家提供全方位的檔案信息服務(wù)是檔案利用的重點方向。

三、科研檔案數(shù)據(jù)庫的建立

科研檔案數(shù)據(jù)庫的建立是基于信息技術(shù)迅猛發(fā)展、信息量急劇增長情況下出現(xiàn)的一種開發(fā)利用方式，是一種新型的、便捷的科研檔案儲存方式。這些數(shù)據(jù)庫平臺的建設(shè)，更注重臨床實際，反映的內(nèi)容必須全面、完整，這樣才能更好地進行再次利用；另外，檢索和統(tǒng)計的途徑要簡便、多樣，符合用戶的利用方式和統(tǒng)計。

按照科研檔案的形成過程和作用對科研檔案數(shù)據(jù)進行分類，分為：1.一般項目，包括項目名稱、類別、領(lǐng)域、申報學(xué)科、負責(zé)人、起止時間等一些基本信息。2.具體內(nèi)容：包括前期調(diào)研報告、檢索查新報告、立項申請書、合同書、項目摘要、關(guān)鍵詞、原始數(shù)據(jù)、原始記錄、實驗報告、結(jié)果、結(jié)論、工作總結(jié)、論文、專利、專著、技術(shù)鑒定、成果報獎、應(yīng)用等。根據(jù)這些內(nèi)容，運用信息化方式進行檔案的歸檔，建立信息化數(shù)據(jù)庫，規(guī)范科案數(shù)據(jù)的錄入和保存，為以后科研檔案的利用提供平臺，提高利用效率。

四、科研檔案數(shù)據(jù)庫平臺建設(shè)

建立科研檔案信息資源共建共享平臺，進行科研檔案信息資源共享服務(wù)，需要做好檔案信息資源的整理，確定所需檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容，提高平臺的有效性與針對性；分析檔案管理與利用的流程，避免重復(fù)步驟，使共享平臺更加方便；加強檔案數(shù)據(jù)安全保護，統(tǒng)一管理、統(tǒng)一認證、統(tǒng)一規(guī)范，做好系統(tǒng)監(jiān)控，為檔案數(shù)據(jù)安全提供有力保障。

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃信息資源，創(chuàng)建共享服務(wù)平臺。在醫(yī)院內(nèi)部進行數(shù)字化檔案的建設(shè)，建立檔案信息平臺專網(wǎng)，增加計算機軟硬件的配置，由信息中心開發(fā)綜合系統(tǒng)平臺，進行信息系統(tǒng)的構(gòu)建與升級，各業(yè)務(wù)部門配合實現(xiàn)各種應(yīng)用功能。不斷完善門戶網(wǎng)站的更新，增加檔案信息的人才培養(yǎng)和引進，實現(xiàn)全院范圍內(nèi)的檔案信息資源共享平臺。

（二）開放信息共享平臺，實現(xiàn)信息資源共享。以檔案信息的收集、管理、存儲與利用為基本框架，在全院范圍內(nèi)進行資源共享平臺，提高檔案數(shù)字化的程度，保證科共享資源的系統(tǒng)性、完整性和平衡性。

（三）建立協(xié)同保障機制，維護檔案信息安全。在院內(nèi)進行檔案信息資源共享，需要在政策上和專業(yè)上進行指導(dǎo)和調(diào)控，及時更新數(shù)據(jù)信息，與各個部門形成協(xié)同機制，提高資源共享水平。建立檔案專人、專機、拷貝、備份等管理制度，確保檔案信息安全。檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，需要醫(yī)院管理部門的高度重視，各個部門共同協(xié)調(diào)完成，需要檔案工作者在實踐中不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)新形勢下的發(fā)展需要，使檔案真正發(fā)揮其效用。

五、檔案資源共享平臺建設(shè)的思考

檔案信息資源共建共享是數(shù)字檔案館的建設(shè)目標之一，為了推動檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，需要在大范圍內(nèi)構(gòu)建檔案信息資源共享平臺，全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃中提出：要以公共檔案資源社會共享為目標，以服務(wù)民生為重點，加快推進檔案信息資源整合和數(shù)字化建設(shè)，逐級實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案部門的信息共享。為了貫徹落實“十二五”目標，進一步推進檔案信息化建設(shè)，要進行統(tǒng)籌規(guī)劃，制定穩(wěn)健可行的拓展計劃，在全省范圍建設(shè)檔案信息資源的“大平臺、大專網(wǎng)”，實現(xiàn)檔案信息資源的共享；加大檔案信息資源的整合力度，創(chuàng)建協(xié)同聯(lián)動的保障機制，建立多層次、全方位的合作機制，通過制定政策、監(jiān)督評估、專業(yè)指導(dǎo)等手段實現(xiàn)上下聯(lián)動的共享，提高區(qū)域檔案信息資源共享水平；運用現(xiàn)代技術(shù)，在平臺的開發(fā)過程中，通過技術(shù)更新，引入最新技術(shù)、新方法，研制出更加安全性有效的檔案信息資共享平臺。

（一）統(tǒng)籌安排合理規(guī)劃。信息資源共享建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的長期目標，并非一朝一夕就能完成的，需要統(tǒng)籌安排，從行政區(qū)域 、檔案范圍、共享程度等各方面制定分階段、分目標的實施計劃。我們可以當?shù)匦l(wèi)生行政部門為中心，向各家醫(yī)院延伸，由中心開發(fā)綜合系統(tǒng)平臺，各個醫(yī)院通過信息網(wǎng)絡(luò)配合適量的終端即可實現(xiàn)各種應(yīng)用功能。

（二）整合數(shù)據(jù)信息資源。檔案信息資源整合是實現(xiàn)檔案信息資源共享的前提與基礎(chǔ)，是開發(fā)與利用檔案信息資源的有效途徑。當前我國檔案信息資源開發(fā)與檔案信息化建設(shè)的核心就在于順應(yīng)社會信息化建設(shè)的要求，充分利用電子政務(wù)的環(huán)境與條件，對現(xiàn)有的檔案信息資源進行整合，實現(xiàn)檔案信息資源的社會性共享，從而提高檔案信息服務(wù)的水平，最大程度上滿足電子政務(wù)與社會公眾對檔案信息資源的需求。加快檔案信息化建設(shè)，有效開展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整合，既是檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇，也是我國電子政務(wù)發(fā)展的客觀要求。在檔案信息化建設(shè)的過程中，要加強管理、合作共建，統(tǒng)一標準，協(xié)調(diào)發(fā)展。在統(tǒng)一的標準下分系統(tǒng)地開展檔案信息資源整合工作，實現(xiàn)檔案信息資源高層次的整合與最大化的社會共享。檔案信息資源建設(shè)是核心，要特別突出國家綜合檔案館檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)這一重點，通過解決存量檔案數(shù)字化和確保增量檔案電子化，加強信息資源整合，協(xié)作分工、合理布局，建立分布式、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、可共享的全國性檔案信息資源體系。整合檔案信息資源，進而改善檔案信息服務(wù)，使檔案信息資源走向大眾，必將極大改變檔案部門的形象，促進檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。但是，由于歷史和現(xiàn)實的原因，目前條件下，檔案信息資源的整合還面臨著一系列的問題和障礙，這就要求檔案部門認清形勢，合理規(guī)劃，在理論與實踐兩個領(lǐng)域不斷探索，不斷總結(jié)，從而使檔案信息資源的整合工程順利地實施，并步入良性發(fā)展的軌道。

（三）建立上下聯(lián)動機制。建立協(xié)同聯(lián)動的保障機制，推行檔案信息資源共建共享，建立多層次、全方位的合作機制，上級部門要發(fā)揮統(tǒng)領(lǐng)作用，通過制定政策、監(jiān)督評估、專業(yè)指導(dǎo)等方式對下級部門進行宏觀調(diào)控和指導(dǎo)，以實現(xiàn)檔案信息資源共享。