電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體中，依靠計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子文件是科技發(fā)展的產(chǎn)物，在使用上具有更好的便利性，也是檔案資源的重要組成部分。因此，做好電子文件的歸檔、管理及利用工作，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。在中小科技企業(yè)，科研成果所產(chǎn)生的各類電子文件繁多，但企業(yè)限于人力、物力及檔案管理意識(shí)的相對(duì)薄弱，對(duì)各類電子文件的歸檔管理不夠正規(guī)，也為今后檔案的有效利用留下隱患。中小科技企業(yè)如何管好、用好各類電子文件檔案值得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員和檔案管理人員認(rèn)真思考。

一、中小科技企業(yè)電子文件歸檔現(xiàn)狀

（一）電子文件歸檔不夠規(guī)范化、制度化。當(dāng)前中小科技企業(yè)由于受人力、物力及相關(guān)人員檔案管理意識(shí)的相對(duì)薄弱等因素限制，電子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明確的制度，執(zhí)行常常不到位。造成了材料歸檔不統(tǒng)一、歸檔材料混亂、不健全、不及時(shí)等。有的單位因?yàn)榕略黾庸ぷ髁慷辉敢獬袚?dān)電子文件歸檔工作；有的單位簡(jiǎn)單地套用紙質(zhì)文件的歸檔范圍，導(dǎo)致有相應(yīng)紙質(zhì)文件的電子文件進(jìn)行了歸檔，而無(wú)紙質(zhì)文件的則處于自生自滅的狀態(tài)，檔案的完整性無(wú)法保證。因此，加強(qiáng)電子文件歸檔管理勢(shì)在必行。

（二）電子文件歸檔管理人員職責(zé)不明確。在中小科技企業(yè)，有些單位電子文件歸檔管理由計(jì)算機(jī)人員操作，有的由檔案管理人員管理。實(shí)踐證明，電子文件的歸檔以及電子檔案的管理仍以檔案管理人員為主較好。因?yàn)闄n案管理人員經(jīng)過多年實(shí)踐與培訓(xùn)，具備了相當(dāng)強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，而且由于電子計(jì)算機(jī)的普及，他們也掌握了簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)的操作原理及特點(diǎn)，更清楚電子檔案與紙質(zhì)檔案的異同。而大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生。

（三）歸檔的電子文件質(zhì)量較差，內(nèi)容真實(shí)性無(wú)法保障，且缺乏可讀性。有些單位僅處于坐等電子文件歸檔階段，且歸檔的電子文件僅從形式上進(jìn)行鑒別，對(duì)其內(nèi)容的真實(shí)性、可讀性未把關(guān)，草率整理刻盤歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，內(nèi)容不真實(shí)，形成電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)未同時(shí)歸檔，無(wú)法提供相關(guān)數(shù)據(jù)資料。

二、電子文件歸檔時(shí)應(yīng)注意的問題

（一）要做好電子文件的鑒定工作。電子文件的歸檔鑒定工作主要包括對(duì)信息內(nèi)容的鑒定和技術(shù)狀況的檢測(cè)。信息內(nèi)容保存價(jià)值的鑒定類似于紙張檔案的鑒定，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級(jí)、歸檔范圍和劃定保管期限。技術(shù)狀況的檢測(cè)包括對(duì)歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無(wú)病毒感染等。經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件才能向檔案部門移交。歸檔時(shí)，應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。

（二）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作。電子文件的歸檔要求中小企業(yè)檔案工作者必須和技術(shù)人員一起探討各類成果以及中間成果的采集、處置乃至存儲(chǔ)工作，保護(hù)電子的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。為確保電子信息原始性，可以對(duì)電子文件采用“雙密鑰碼”進(jìn)行加密。發(fā)文方使用收文方的人開密鑰發(fā)文，收文方用只有自己知道的解密密鑰解密。由于加密和解密是不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文的內(nèi)容來(lái)，從而保護(hù)電子文件在傳輸中的原始性。

（三）要解決好電子文件的保存問題。首先，要保證電子文件物理上的安全，建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，存放載體的柜、架庫(kù)房的溫度均應(yīng)達(dá)到有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等。其次，要對(duì)電子文件進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保護(hù)環(huán)境的影響。因此，對(duì)所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子文件的可靠性。對(duì)于電子文件的檢測(cè)與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格管理，因?yàn)槿魏我淮握`操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為的損害，甚至造成難以彌補(bǔ)的損失。所以必須建立相應(yīng)的維護(hù)管理，對(duì)電子文件的檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。第三，對(duì)電子文件的有效保存與維護(hù)，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。在對(duì)電子文件的保存與維護(hù)過程中，應(yīng)采取有效措施，以確保電子文件的安全可靠，能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在企業(yè)生產(chǎn)中發(fā)揮更大的作用。

三、如何做好電子文件歸檔

（一）電子文件的收集與積累。電子文件的收集積累工作必須貫穿于科技工作的整個(gè)過程，不僅保證電子文件的真實(shí)性，還維護(hù)了它的系統(tǒng)性、完整性。同時(shí)，也防止了存有信息內(nèi)容的載體在個(gè)人手中發(fā)生丟失、損壞，從而保護(hù)電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎(chǔ)。電子文件的特性和表現(xiàn)的功能不同于紙質(zhì)文件，因此造成其收集積累的方法和要求也不同于紙質(zhì)文件。例如對(duì)于草稿文件，由于不具備正式文件的功能，一般情況下可以不保留，但對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求時(shí)，或者從保留電子文件的重要修改過程考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集。采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，應(yīng)建立積累數(shù)據(jù)庫(kù)，或在電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)中將對(duì)應(yīng)在收集積累范圍的電子文件注明積累標(biāo)識(shí)。

（二）電子文件的整理與歸檔。電子文件的整理是指將歸檔電子文件在格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編目等，使之有序化的過程。與紙質(zhì)文件相比較，電子文件在數(shù)據(jù)庫(kù)中是以虛擬形式存在的，經(jīng)過對(duì)電子文件的科學(xué)整理、構(gòu)成有序的虛擬狀態(tài)，通過檢索，可以提取電子文件并在計(jì)算機(jī)屏幕上顯示出來(lái)，數(shù)據(jù)庫(kù)是存、取電子文件的“虛擬文件庫(kù)”。特別說明的是，無(wú)論在任何環(huán)境下，都要拷貝一套保存，并對(duì)這套的軟、硬件環(huán)境作說明。電子文件的歸檔是將應(yīng)歸檔的經(jīng)過整理的電子文件，確定檔案屬性后，從計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)的存貯器上拷貝或刻錄到可移動(dòng)的磁、光介質(zhì)上以便長(zhǎng)期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件其歸檔的方法是不同的，如果是網(wǎng)絡(luò)，可按要求轉(zhuǎn)到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或記錄歸檔的標(biāo)識(shí)。如果是載體傳遞歸檔，就要做一些輔助和認(rèn)證工作，要與紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。

（三）電子文件歸檔的組織管理。加強(qiáng)電子文件歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo)，從電子文件的形成到歸檔，跨躍了多個(gè)部門。這些部門往往通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)成一個(gè)有機(jī)的整體，有時(shí)工作互有交錯(cuò)，職責(zé)界限難以區(qū)分清楚。所以，應(yīng)加強(qiáng)組織管理，由主管部門或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)。電子文件的形成收集積累、整理和歸檔工作，應(yīng)由形成者或承辦部門按照歸檔要求將形成的電子文件收集積累下來(lái)，進(jìn)行整理歸檔，向檔案部門移交。收集積累、整理歸檔又是檔案工作的基礎(chǔ)和重要環(huán)節(jié)，需要由檔案部門進(jìn)行指導(dǎo)和參與管理。對(duì)歸檔后形成電子檔案的管理應(yīng)由檔案部門負(fù)責(zé)，電子文件形成部門要協(xié)助支持檔案部門，做到管理規(guī)范化、制度化。

（四）電子檔案的利用與管理。電子檔案的利用與紙質(zhì)檔案相比，顯著特點(diǎn)是更快捷、更方便。但這必須建立在電子檔案所依賴的技術(shù)上，且必須滿足必要的先決條件和采取相應(yīng)的管理措施才能夠?qū)崿F(xiàn)。對(duì)檔案部門來(lái)說，電子檔案提供利用一般有三種方法：即提供拷貝、通信傳輸、真接利用。由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內(nèi)涵很豐富，從信息安全的角度出發(fā)，主要有對(duì)用戶及提供利用者的管理，對(duì)提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。

四、電子文件歸檔管理措施

（一）加強(qiáng)電子文件制作人員和管理人員的管理。電子文件是由人工制作完成的，其存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行，因此，加強(qiáng)對(duì)參加電子文件制作和管理人員的管理是至關(guān)重要的。應(yīng)建立一套審查制度，加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理，提出嚴(yán)格要求，明確具體管理措施，不斷提高他們的責(zé)任心，是從電子文件制作和處理過程中保證其原始性的重要措施。

（二）電子文件的制作過程要職責(zé)分明。電子文件的制作人員應(yīng)對(duì)其制作的電子文件內(nèi)容的真實(shí)性、保存的有效性負(fù)有責(zé)任，并明確職責(zé)范圍。

（三）建立電子文件全過程管理的制度。電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，因此建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。電子文件形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行匯總，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。電子文件的匯總比紙質(zhì)文件要復(fù)雜得多，稍有不慎，就可能造成無(wú)法挽回的損失。電子文件歸檔應(yīng)對(duì)記錄介質(zhì)有嚴(yán)格要求，并且明確保護(hù)措施；進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換時(shí)也要采取可靠的措施，防止轉(zhuǎn)換過程造成信息的損失。

（四）建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)。紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容特征就不會(huì)再發(fā)生變化，人們可以從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實(shí)文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從匯總開始就要記載電子文件的管理和使用情況。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，電子文件歸檔與管理涉及到許多新的計(jì)算機(jī)技術(shù)及相應(yīng)的檔案管理知識(shí)，中小企業(yè)的檔案管理者要克服單位人力、物力的局限，要更加注重學(xué)習(xí)除檔案管理之外的新知識(shí)，并將檔案管理知識(shí)和技能與計(jì)算機(jī)應(yīng)用相結(jié)合，勇于實(shí)踐，這樣才能提高對(duì)電子文件歸檔與管理的水平和能力。