文/隋笑林

文書，本文主要討論公務文書，主要是指機關在公務活動中形成或使用的具有特定格式的文書，如：請示、批復、報告、通知等。在以往的文書檔案管理中，主要采用的是紙質檔案管理方式，但當今社會科技不斷進步，各類技術革新為紙質文書管理模式提供了更多的可能性。在這樣的背景下，各單位紛紛開展了紙質文書檔案管理工作的改革，但因為缺乏相關的經(jīng)驗，所以改革效果并不是很理想，新的文書檔案管理模式還在探究過程中。本文將就目前文書檔案管理工作中存在的不足進行分析，以期能找到更佳的管理工作模式。

文書檔案管理中存在的不足

文書工作與檔案工作銜接不順暢

文書檔案管理工作是一個整體，但在整體之下，文書工作與檔案工作是分開的。文書工作與檔案工作之間有著密不可分的聯(lián)系，但又是獨立存在的個體，因此在開展這兩項工作的過程中，既需要注重整體，同時也需要尊重個體。就文書工作和檔案工作的落實現(xiàn)狀進行分析可以看出，大部分單位在兩項工作獨立開展中取得了一定的成效，但在兩項工作銜接中存在問題。文書工作人員的檔案管理意識淡薄，而檔案管理人員則對文書工作不夠了解，在這樣的情況下，就導致了兩項工作的銜接不順暢，文書檔案管理工作的整體落實效果受到了影響。

各部門的配合不到位

文書檔案管理工作涉及到的內容廣、部門多，因此需要單位各部門密切配合，才能保證工作的順利落實。但在實際操作過程中，有些部門缺乏配合意識，有些部門不愿意配合，在各部門配合不力的情況下，文書檔案管理人員收集資料的難度增加，很多機密的資料無法收集齊全，不完整的文書檔案資料，限制了文書檔案價值的發(fā)揮。同時在各部門配合不力的情況下，文書檔案管理人員的工作積極性會受到打擊，從而影響這一管理工作的開展。

文書檔案管理人員綜合素質較差

文書檔案管理工作開展的質量與檔案管理人員的綜合素質有著密不可分的關系。對各單位的檔案管理人員綜合素質進行評價發(fā)現(xiàn)，大部分檔案管理人員并不是檔案管理專業(yè)人才，而是從其他崗位臨時抽調出來的，對文書檔案管理工作認識淺顯、知識體系不完備，極大程度地束縛了文書檔案管理工作的開展和創(chuàng)新。

改進文書檔案管理工作的措施

對文書工作和檔案工作銜接進行規(guī)范

在文書檔案管理工作中，文書工作屬于基礎性工作，文書工作的主要職責是收集文書資料，做好文書資料的立卷歸檔工作。在此工作完成之后，檔案管理人員才能從事具體的管理工作。因此，在文書工作開展中，各單位應給予這一工作更多的關注和支持，文書工作人員在實際工作中，應對文書資料的紙張、文字格式等進行要求，在收發(fā)文件的時候，必須要做好登記工作，若是發(fā)現(xiàn)文件缺失，則應及時查找。在對領導的講話、外出開會的記錄等賬外資料進行整理過程中，必須要及時收集處理，確保文件材料的完整。做好文書工作，可以為檔案工作做好鋪墊，兩者的有效銜接，對文書檔案管理工作效率的提升有著積極的作用。

增強各部門的配合意識

在文書檔案工作開展中，資料的收集是非常關鍵的，因此文書檔案管理人員應多與各部門交流，多了解各部門的工作，及時掌握最新的資料。同時為了增強各部門的配合意識，單位應對文書檔案管理工作的重要性進行宣傳，對各部門的配合職責進行明確，以此來促使各部門能夠配合文書檔案管理人員的工作。另外，在各部門開辦各項活動的時候，文書檔案管理人員應積極參與其中，整理單位在活動中形成的反映細節(jié)的檔案資料，篩選研究、綜合分析、認真整合，發(fā)揮檔案信息功能，豐富檔案資源。

對文書檔案管理人員進行培訓

文書檔案管理工作的執(zhí)行離不開相關的工作人員，因此在落實這一工作的過程中提升從業(yè)人員的綜合素質尤為重要。單位應聘請此方面的專家為工作人員講解最新的文書檔案管理技術、管理要點等，以此來增加文書檔案管理人員的知識儲備，提升其專業(yè)技能，促使工作人員能夠更好地完成工作。

綜上所述，在文書檔案管理工作中，面對切實存在的問題，我們應及時地進行分析、予以解決，應跟隨時代的步伐創(chuàng)新文書檔案管理工作，確保文書檔案管理工作能夠與時俱進，為單位提供更加可靠的歷史資訊。