文/廣西北海市疾病預(yù)防控制中心 黃以寧

檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，而檔案管理的難度也在與日俱增。為了推動(dòng)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位必須對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效改革，徹底突破傳統(tǒng)的管理模式，運(yùn)用更加便捷高效的檔案管理方法，簡(jiǎn)化過程，完善檔案管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化就是事業(yè)單位必須要達(dá)成的目標(biāo)，也是單位未來可持續(xù)發(fā)展的重要因素。下面將重點(diǎn)就事業(yè)單位如何進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行探討。

一、樹立信息化的管理理念

長(zhǎng)時(shí)間以來，事業(yè)單位雖然關(guān)注檔案管理工作，但是不注重對(duì)管理方法的改革和創(chuàng)新，造成了一個(gè)直接結(jié)果就是檔案管理十分落后，無法適應(yīng)事業(yè)單位改革建設(shè)的工作要求。在信息化時(shí)代環(huán)境之下，各行各業(yè)都開始在信息化建設(shè)方面積極探索，廣泛地將信息技術(shù)應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，也獲得了顯著的成效，極大程度上提高了工作效率和質(zhì)量。在這樣的情況下，事業(yè)單位在明確檔案管理價(jià)值的同時(shí)，要注重對(duì)傳統(tǒng)管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用與融合，為檔案管理的信息化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)自己的管理觀念進(jìn)行更新，明確檔案信息化管理的突出價(jià)值，并將其納入單位核心管理體系當(dāng)中。在此基礎(chǔ)之上，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)還需要號(hào)召?gòu)V大員工積極投入到檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中，明確具體的管理需要和管理特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)上下一致，通力協(xié)作，共同為單位檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)作出不懈努力。

二、做好檔案管理人員培訓(xùn)

事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展，必須要在人才建設(shè)方面投入更多的精力，要對(duì)以往運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行日常工作處理的人員進(jìn)行綜合性的教育培訓(xùn)，使得他們能夠結(jié)合當(dāng)前的新情況和新特征來進(jìn)行工作改革。另外，事業(yè)單位的檔案信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性和綜合性工程，涵蓋范圍廣，包括的內(nèi)容豐富而又復(fù)雜，如果不能夠妥善處理好這些檔案信息，將會(huì)對(duì)單位的日常工作帶來不良影響。所以，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)力度，助推檔案管理優(yōu)秀工作隊(duì)伍的建設(shè)。單位要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部檔案管理者的教育培訓(xùn)，指導(dǎo)他們廣泛接觸檔案管理的新知識(shí)和新技術(shù)，樹立信息化的管理觀念，運(yùn)用綜合管理技能和管理方法來滿足如今檔案管理的需要。與此同時(shí)，要注重考核機(jī)制的建立，讓參與培訓(xùn)的人員得到良好的考核與鍛煉，確保其能夠更好地將培訓(xùn)當(dāng)中的收獲應(yīng)用于崗位工作。與此同時(shí)，事業(yè)單位也要加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀人才的引進(jìn)工作，彌補(bǔ)檔案管理信息化人才匱乏的缺陷。

三、加強(qiáng)檔案的軟硬件建設(shè)

檔案管理的信息化建設(shè)必須要有完善的軟件與硬件設(shè)施作為根本保障，只有這樣才能夠從整體上提高管理的穩(wěn)定性，保證檔案管理安全，為檔案的利用創(chuàng)造良好條件。第一，單位要加大對(duì)檔案信息化管理工作的資金投入，特別是在設(shè)備采購(gòu)方面加大支持。在購(gòu)置信息化檔案管理設(shè)備的過程中，單位要給予充足的資金支持，同時(shí)還要在采購(gòu)工作完成之后專門對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)設(shè)備使用的培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠明確設(shè)備與技術(shù)的應(yīng)用方法，更加規(guī)范科學(xué)地進(jìn)行實(shí)際操作，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命，提高檔案管理質(zhì)量。第二，單位需要對(duì)檔案信息化管理的軟件與硬件進(jìn)行不斷的更新，如果條件允許的話，還可以結(jié)合單位現(xiàn)狀自主開發(fā)與單位管理需求相適應(yīng)的軟件，有效減輕檔案管理者的工作量，確保管理效率。在這其中需要特別注意的一個(gè)問題就是要提高檔案信息化管理的安全性，于是要運(yùn)用好加密技術(shù)，避免檔案信息泄露。

四、構(gòu)建完善的檔案管理制度

事業(yè)單位走檔案管理的信息化改革道路是適應(yīng)單位改革要求的重要措施，而此項(xiàng)工作的深入推進(jìn)不僅需要有人的支持以及軟硬件設(shè)備等條件的支持，還需要在制度方面擁有堅(jiān)實(shí)的保障，進(jìn)而維護(hù)檔案管理信息化的規(guī)范化與科學(xué)化發(fā)展。面對(duì)這樣的現(xiàn)狀，事業(yè)單位必須堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，考慮到檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)要求，認(rèn)真分析信息技術(shù)與檔案管理的整合需要，從而構(gòu)建與實(shí)際情況相符的檔案管理規(guī)章制度，明確信息化管理建設(shè)當(dāng)中的要求和程序，讓每一個(gè)管理事項(xiàng)都能夠在管理制度的約束和規(guī)范下進(jìn)行。在檔案管理制度當(dāng)中需要明確提出將信息化建設(shè)作為考核的指標(biāo)，并設(shè)立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度、考核制度、責(zé)任制度等，要求檔案管理人員全方位地貫徹規(guī)定和各項(xiàng)制度，充分承擔(dān)各自的崗位職責(zé)，讓他們能夠在檔案管理上投入更大的熱情，從而保障檔案管理的質(zhì)量。

總之，檔案管理是影響事業(yè)單位改革進(jìn)步的重要事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展的有效路徑。為了最大化地發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，完善事業(yè)單位的管理體系，單位必須深層次地分析和把握信息技術(shù)與檔案管理整合的價(jià)值，樹立信息化的管理理念，做好檔案管理人員培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理的軟硬件建設(shè)，構(gòu)建完善的檔案管理制度，推動(dòng)單位建設(shè)的同時(shí)，為國(guó)家進(jìn)步創(chuàng)造良好條件。